為受眾量身定制溝通方案

在為受眾量身定制溝通方案的時(shí)候，有三個(gè)方面非常重要，即我們溝通的常規(guī)方式、制作的輔助材料以及會(huì)面的場(chǎng)地環(huán)境。在后文中，我列出了一些問(wèn)題，可以幫助你確定每個(gè)方面的具體內(nèi)容。我提出這些問(wèn)題的時(shí)候，依據(jù)的出發(fā)點(diǎn)是溝通對(duì)象是只有一人還是人數(shù)不多的群體（我們并沒(méi)有針對(duì)很多人參加的大型會(huì)議，當(dāng)然，你也可以考慮在這種情況下應(yīng)該提出怎樣的問(wèn)題）。此外，僅僅回答這些問(wèn)題并不足夠，它們的目的是啟發(fā)你的思維。

常規(guī)方式

? 對(duì)方希望你如何與他們溝通？他們更傾向于面談、視頻會(huì)議、電話交流還是使用電子郵件？

? 溝通持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間最為合適？考慮到對(duì)方繁忙的日程安排，你應(yīng)該速戰(zhàn)速?zèng)Q，還是希望他們能為你留出較多的時(shí)間？

? 常規(guī)對(duì)話你會(huì)如何措辭？對(duì)方是希望你循序漸進(jìn)，先介紹相關(guān)背景，最后闡述重點(diǎn)，還是直接回答對(duì)方最為關(guān)切的問(wèn)題？

輔助材料

? 是否需要準(zhǔn)備輔助材料？對(duì)方會(huì)要求你制作一套精致的幻燈片嗎？還是隨意地交談更適合？

? 是否需要提前發(fā)送材料？對(duì)方希望你提前發(fā)送材料，了解情況，見(jiàn)面之后只解決問(wèn)題，還是希望你在指定時(shí)間內(nèi)講完所有內(nèi)容？

? 怎樣分享信息是最佳選擇？對(duì)方希望看到屏幕上的幻燈片，還是希望翻閱打印出來(lái)的宣傳材料并在上面做筆記？

? 對(duì)方對(duì)于細(xì)節(jié)的關(guān)注程度如何？他們是希望你始終描述宏觀情況，還是希望了解全部細(xì)節(jié)？

? 對(duì)方希望你加入數(shù)據(jù)和圖表嗎？他們非常重視數(shù)據(jù)或者期待你引入數(shù)據(jù)嗎？他們喜歡還是反感材料中有圖表？你應(yīng)該加入的是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)或者圖表還是復(fù)雜的數(shù)據(jù)或者圖表？

場(chǎng)地環(huán)境

? 你們要在哪里會(huì)面？對(duì)方是希望你前往他們的辦公室見(jiàn)面，或者在會(huì)議室會(huì)面，還是邊走邊談？如果是視頻會(huì)議，對(duì)方希望你使用哪種軟件？

? 一天中什么時(shí)候見(jiàn)面最合適？對(duì)方是早上精力充沛，午餐之前則變得不耐煩，還是在某個(gè)例會(huì)之后會(huì)變得情緒低落？

? 你是否應(yīng)該讓其他人參與進(jìn)來(lái)？是否應(yīng)該單獨(dú)與對(duì)方進(jìn)行溝通？你的團(tuán)隊(duì)成員、組織其他部門支持你項(xiàng)目的人員或者是對(duì)項(xiàng)目有影響力的人員，他們的參與是否有助于溝通成功？

如果能客觀、仔細(xì)地思考，溝通計(jì)劃在許多方面會(huì)更具針對(duì)性。我們不可能優(yōu)化溝通的所有元素，但是優(yōu)化的元素越多，溝通效果就越好。正如本章開(kāi)頭所述，如果你能滿足受眾的需求，那么你的需求也將得到滿足。

接下來(lái)，讓我們來(lái)看看如何應(yīng)用本章的內(nèi)容。