第二周　認識行政管理

行政管理是指通過有效的計劃、組織、監督、控制與協調來對企業的人、財、物等內部事務和活動進行統一的管理，以便提高企業組織效能和效率的一種方法。

問題5：行政管理有什么功能？

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜的。企業行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。

概括起來說，行政管理在企業中主要有如圖1-10所示的三大功能。

1.管理是主干

行政部不能滿足于在日常事務的層次上做好領導的“參謀和助手”，還必須在企業的經營理念、管理策略、企業精神、企業文化、用人政策等重大問題上有自己的思考，并且高屋建瓴地在實際工作中加以貫徹落實，成為領導不可缺少的“高參和臂膀”。

這就要求行政經理不能滿足于做一個事務主義者，而是要做一個有思想、敢創新、有沖勁的領導者；換句話說，他不能僅僅滿足于做好一個戰術家，還要努力做好一個戰略家。

很顯然，只有有思想、懂戰略、敢創新、有沖力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一個檔次。

2.協調是核心

行政管理者不能簡單地以傳達領導的命令、完成領導交辦的任務為滿足；也不能憑借自己在企業的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權壓人。行政部應主動做好上與下、左與右、里與外的溝通，并在充分溝通的基礎上做好協調。沒有充分溝通的協調不能稱為真正的協調。

3.服務是根本

從“服務”上說，行政部要甘當幕后英雄的角色。因為行政服務做得再出色，畢竟是以服務于企業為最終目的。行政部的工作，特別是后勤服務工作，永遠不要奢望成為企業關注的“中心”。不但不可能，而且不應該。因為如果一個企業的關注點在行政部門，那只能說明一點，即行政工作做得實在太糟糕，影響了企業各方面的工作，影響了企業最終目標的實現，以至于引起大家的關注。

問題6：行政管理包含哪些內容？

企業行政管理工作包括：行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理，具體包括圖1-11所示的內容。

問題7：行政管理的要點是什么？

1.行政管理工作需要明確崗位職責

行政事務多而煩瑣，如下所示。

（1）日常辦公事務管理包括日常事務計劃安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作。

（2）辦公物品管理包括辦公物品的發放、使用、保管、采購以及相應制度的制定。

（3）文書資料管理包括公文管理、檔案管理、書刊管理。

（4）會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作。

（5）其他事務視具體情況而定。

作為行政部，應按崗位職責明確分工，保證每項工作都有人抓。

2.行政管理工作需要加強溝通

溝通包括橫向溝通和縱向溝通。

（1）橫向溝通。

橫向溝通的對象包括企業內部相關部門和外界媒體、政府機關等。行政經理在傳達精神和布置工作任務及協調各部門工作時，一定要真誠、謙虛。與外界溝通時需要有較強的適應能力和自我控制能力。

（2）縱向溝通。

縱向溝通分為與上級部門溝通和與下級部門溝通，如圖1-12所示。

3.行政管理工作需要注重信息的收集和整理

信息包括企業外部信息和企業內部信息。

（1）企業外部信息具體包括：國家相關政策法規；社會習慣、風俗、時尚變化；市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業信息；科學技術發展信息；突發事件等。（2）企業內部信息具體包括：財務狀況；生產狀況；產銷狀況；采購、庫存信息；設備的使用和管理；人才資源等。

4.行政管理工作需要踏踏實實的態度

完善成熟的制度有了，既定目標有了，關鍵就是要執行好，這需要注意圖1-13所示的幾點。

只要我們把行政管理工作做到位、做深入、做細致，每個人都來參與管理，那么企業就會發展得更快、走得更遠。

問題8：什么是企業的行政管理體系？

企業行政管理體系，可以說是企業的“中樞神經系統”。它是以總經理為最高領導、由行政副總經理分工負責、由專門行政部組織實施，其觸角深入企業各個部門和分支機構的一個完整的系統、網絡。

行政管理體系擔負著企業的管理工作；企業中行政管理之外的工作，都是某個方面的“業務”。行政管理體系推動和保證著企業的技術（設計）、生產（施工）、資金（財務）、經營（銷售）、發展（開發）幾大塊業務順利、有效的進行和相互之間的協調。

負責行政、技術、生產、財務、經營或開發的各位副總經理，都應在總經理的領導下、協助總經理統攬涉及全公司各部門、各分支機構的“行政”“技術”“生產”“財務”“經營”或“開發”事務；不管涉及哪個部門或哪個分支機構，只要是“行政方面”的事，都由行政副總經理統一領導和出面協調。

專門的行政管理部門（通常稱為辦公室、總經理辦公室、行政人事部之類）擔負著企業行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個部分、一個環節，是整個行政管理系統中的一個小系統。

企業設立行政管理系統部門的初衷往往是將主營業務（制造、銷售、研發等）外的事務性工作剝離出來，使得企業的管理者能夠集中精力和時間做主營業務，保持業務的迅猛增長并提高市場競爭力。隨著企業的逐步發展壯大，又從行政中分離出市場、人力資源、客戶服務、售后服務等專門機構。