第一周　明白自己的崗位

為什么我被提升為行政經(jīng)理而不是別人呢？因?yàn)槲揖邆湫姓?jīng)理的任職條件，知道行政經(jīng)理要做什么，如何去做，而且肯定能做好。

問(wèn)題1：行政經(jīng)理的崗位職責(zé)是什么？

行政經(jīng)理是企業(yè)行政部的最高領(lǐng)導(dǎo)，主要負(fù)責(zé)單位的行政管理。但行政工作涵蓋哪些范圍？尤其是在一些當(dāng)代企業(yè)中，行政經(jīng)理的主要職責(zé)是什么呢？相信有許多人會(huì)這樣問(wèn)。那么，還是先來(lái)看看不同企業(yè)對(duì)行政經(jīng)理的招聘要求吧（圖1-1和圖1-2）！

從以上兩則招聘要求可以略知行政經(jīng)理的職責(zé)范圍，但其職責(zé)也會(huì)隨著企業(yè)規(guī)模的大小而有所變化。

比如一些大規(guī)模的企業(yè)，組織機(jī)構(gòu)健全，行政部主要負(fù)責(zé)行政事務(wù)的處理；而規(guī)模小的企業(yè)，行政部的工作范圍就要廣泛得多，除了行政事務(wù)外，還有總務(wù)方面、后勤方面事務(wù)，甚至人事勞資方面的事務(wù)也是行政部的事。

一般來(lái)說(shuō)，行政經(jīng)理的主要職責(zé)如下。

（1）組織制定行政部發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃與預(yù)算方案。

（2）組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。

（3）負(fù)責(zé)組織安排企業(yè)的對(duì)外接待任務(wù)、企業(yè)對(duì)外的形象宣傳活動(dòng)。

（4）負(fù)責(zé)安排企業(yè)的各種工作會(huì)議，并做好會(huì)議記錄和會(huì)議考勤，適時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

（5）負(fù)責(zé)企業(yè)介紹信和公章使用登記管理，企業(yè)印章保管員檔案更新工作。

（6）負(fù)責(zé)企業(yè)預(yù)算內(nèi)外行政費(fèi)用計(jì)劃審核和執(zhí)行控制。

（7）負(fù)責(zé)企業(yè)行政統(tǒng)計(jì)的審核工作。

（8）負(fù)責(zé)協(xié)助上級(jí)對(duì)企業(yè)各部門(mén)執(zhí)行業(yè)務(wù)流程、工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行督導(dǎo)和協(xié)調(diào)。

（9）負(fù)責(zé)員工行為規(guī)范檢查，辦公環(huán)境優(yōu)化、維護(hù)的監(jiān)督。

（10）負(fù)責(zé)企業(yè)辦公室的日常行政管理及后勤支持工作。

（11）負(fù)責(zé)與其他部門(mén)進(jìn)行日常的工作協(xié)調(diào)、配合和溝通。

（12）負(fù)責(zé)行政部門(mén)工作的督導(dǎo)、檢查和考核。

（13）負(fù)責(zé)協(xié)同有關(guān)部門(mén)組織好企業(yè)的各種會(huì)議及大型活動(dòng)。

（14）上級(jí)交辦的其他工作。

問(wèn)題2：行政經(jīng)理的任職條件是什么？

作為一名合格的行政經(jīng)理，必須“才能”與“品德”兼?zhèn)洌爸R(shí)”與“經(jīng)驗(yàn)”共存，才能更好地履行行政管理工作。

1.專業(yè)知識(shí)要求

行政經(jīng)理的工作是一項(xiàng)貫穿上下、管理諸事、關(guān)注細(xì)節(jié)的綜合性復(fù)雜工作，作為行政經(jīng)理，必須要具備行政管理、法律、社會(huì)等方面的專業(yè)知識(shí)，具體如圖1-3所示。

2.管理能力

行政經(jīng)理應(yīng)對(duì)整個(gè)企業(yè)以及企業(yè)內(nèi)部如何相互合作，企業(yè)信息和記錄的系統(tǒng)知識(shí)規(guī)劃有全面的了解，并具有控制工作的能力。同時(shí)，管理工作必須重視人的因素。人是成敗的關(guān)鍵，要想管理好，就要加強(qiáng)對(duì)人員的管理。所以，行政經(jīng)理應(yīng)有良好的人際關(guān)系，當(dāng)贏得了下屬及員工的愛(ài)戴時(shí)，也就激起了他們的工作熱情，他們才能同心協(xié)力，共同為自己的部門(mén)努力工作，創(chuàng)造出更多的勞動(dòng)成果。

3.觀察力與預(yù)見(jiàn)力

預(yù)見(jiàn)力是人們揭示事物發(fā)展規(guī)律、洞悉未來(lái)的能力。一個(gè)人善于預(yù)見(jiàn)，則成功的概率就會(huì)增大。行政經(jīng)理要想讓自己的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)富有成效，必須提高自己的預(yù)見(jiàn)力。

要具備觀察力與預(yù)見(jiàn)力應(yīng)做到圖1-4所示的幾點(diǎn)。

4.分析問(wèn)題的能力

分析、解決問(wèn)題是一種技巧，也是一種技能。往往這種技能會(huì)對(duì)行政經(jīng)理工作效果的好壞起關(guān)鍵作用。

（1）遇事要多提問(wèn)。

（2）不要獨(dú)立解決問(wèn)題。對(duì)于問(wèn)題的解決方法，可以征求員工的建議，也可以召開(kāi)一次出謀劃策的會(huì)議，最終找出幾個(gè)可供選擇的方案，從中多做分析來(lái)確定最為有效的方案。

5.控制能力

從行政工作角度講，控制就是根據(jù)既定的目標(biāo)和計(jì)劃任務(wù)，監(jiān)督、檢查其實(shí)際執(zhí)行情況，若發(fā)現(xiàn)偏差，應(yīng)找出原因，采取有效措施，以便更好地實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)與計(jì)劃任務(wù)。

提高控制能力的要點(diǎn)如下。

（1）進(jìn)行細(xì)致而準(zhǔn)確的測(cè)評(píng)。為此，要做到圖1-5所示的幾點(diǎn)。

（2）及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，迅速報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)采取措施加以更正。

（3）必須靈活機(jī)動(dòng)地處理各種具體問(wèn)題，盡可能地把行政工作做得盡善盡美。

6.職業(yè)道德要求

行政經(jīng)理的道德素質(zhì)，不但要高于一般的社會(huì)道德，而且在職業(yè)道德的起點(diǎn)上也高于一般崗位的職業(yè)道德，具體要求如圖1-6所示。

行政經(jīng)理對(duì)自己的職業(yè)道德素質(zhì)要求不能混同于自己的下屬，更不能混同于一般員工。在道德素質(zhì)方面，行政經(jīng)理必須嚴(yán)格要求自己，才能言傳身教，影響他人，讓員工為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而齊心合力工作。如果其在道德素質(zhì)方面不能嚴(yán)格要求自己，便會(huì)產(chǎn)生不良影響，使他人對(duì)其產(chǎn)生不信任，從而不利于工作的開(kāi)展。

7.心理素質(zhì)要求

行政經(jīng)理應(yīng)該具有過(guò)硬的心理素質(zhì)，即有敢于決斷的氣質(zhì)、堅(jiān)忍不拔的意志和承受心理壓力的能力。這樣才能從容地面對(duì)行政工作中的各種復(fù)雜問(wèn)題和更好地處理各種煩瑣的事務(wù)，其具體要求如圖1-7所示。

問(wèn)題3：行政經(jīng)理有什么權(quán)力？

行政經(jīng)理所擁有的權(quán)力是其履行工作的基礎(chǔ)，沒(méi)有權(quán)力，行政經(jīng)理就不能對(duì)員工的行為進(jìn)行控制，管理活動(dòng)也就無(wú)法進(jìn)行。通常而言，行政經(jīng)理?yè)碛袌D1-8所示的五種權(quán)力。

行政經(jīng)理誠(chéng)然大權(quán)在握，但一定要注意使用，不要輕易炫耀自己的權(quán)力，更不可濫用權(quán)力。行政經(jīng)理在使用權(quán)力時(shí)，必須做到“三不要”：一是不要以權(quán)謀私；二是不要以權(quán)徇私；三是不要意氣用權(quán)。

問(wèn)題4：行政經(jīng)理扮演什么角色？

企業(yè)行政管理?yè)?dān)負(fù)著整個(gè)企業(yè)的管理和協(xié)調(diào)工作，而企業(yè)行政管理者就是企業(yè)的幕后英雄，做的是煩瑣復(fù)雜的日常行政工作，不僅對(duì)工作要求高，而且往往吃力不討好。

一般來(lái)說(shuō)，行政經(jīng)理在企業(yè)中會(huì)扮演圖1-9所示的四種角色。

1.助手角色

這是企業(yè)行政經(jīng)理在企業(yè)活動(dòng)中所扮演的基本角色。企業(yè)行政部是協(xié)助上層領(lǐng)導(dǎo)做好綜合管理、決策監(jiān)督、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、管理文檔和交辦事項(xiàng)的管理部門(mén)，同時(shí)又是企業(yè)各職能部門(mén)工作的協(xié)調(diào)和事務(wù)管理部門(mén)，因此，企業(yè)行政管理的角色就是通過(guò)管理工作，使企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)效率最大化，從而使企業(yè)管理工作井然有序。

2.參謀角色

現(xiàn)代企業(yè)所處的市場(chǎng)環(huán)境日益復(fù)雜，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，企業(yè)管理決策的難度越來(lái)越大。企業(yè)行政管理者的智囊、咨詢、參謀作用愈顯重要。任何個(gè)體的智力和經(jīng)驗(yàn)都是有限的，企業(yè)的決策層往往因?yàn)槭聞?wù)繁多，無(wú)法對(duì)各種情況都做充分了解。行政經(jīng)理的參謀作用是必需而且重要的。尤其在對(duì)各種決策信息的綜合把握上，行政部是主要的管理部門(mén)，對(duì)決策所需相關(guān)信息的熟悉和把握可以給企業(yè)的上層決策提供很大的幫助，有助于企業(yè)在各種競(jìng)爭(zhēng)中增加制勝籌碼。

3.管家角色

在企業(yè)中，上層領(lǐng)導(dǎo)主要是從宏觀上把握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和策略，職能部門(mén)負(fù)責(zé)各項(xiàng)職能工作的具體實(shí)施，而行政經(jīng)理則主要充當(dāng)統(tǒng)籌、策劃、安排、處理各種行政事務(wù)的角色，即類似于“管家”。其主要任務(wù)是經(jīng)營(yíng)策略的制定實(shí)施、協(xié)調(diào)控制，安排企業(yè)內(nèi)各職能部門(mén)的日常工作。這些工作的好壞，直接影響企業(yè)整體的運(yùn)作效率。這是因?yàn)樵谄髽I(yè)管理活動(dòng)中，企業(yè)行政機(jī)構(gòu)屬于綜合性部門(mén)，處于樞紐地位，便于協(xié)調(diào)、組織和管理需要相互配合的整體活動(dòng)和全局性工作。

4.活動(dòng)家角色

企業(yè)行政經(jīng)理在企業(yè)活動(dòng)中起著信息的匯總和傳遞作用，并在職權(quán)范圍內(nèi)從事公關(guān)和協(xié)調(diào)工作，因而扮演著活動(dòng)家的角色。