2.2.1 原始憑證

原始憑證又稱“單據”，是在經濟業務發生或完成時取得的，用以證明經濟業務已經發生或完成的最初書面證明文件，是會計核算的原始資料，是編制記賬憑證的依據。

1.原始憑證的分類

原始憑證的分類方法多樣，原始憑證的分類方法體系如表2-5所示。

（1） 按取得來源分類

原始憑證按取得的來源可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是本會計主體內部發生經濟業務時，由本會計主體內部經辦業務的單位或個人填制的憑證。例如，倉庫保管人員填制的入庫單、領料部門填制的領料單、出差人員填制的差旅費報銷單等。外來原始憑證是與外單位發生經濟業務時，從外單位取得的憑證。例如，購貨時取得的發票，出差人員報銷的車票、飛機票、住宿費收據等。

（2） 按填制手續分類

原始憑證按填制手續可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

一次憑證是指填制手續一次完成，一次記錄一項或若干經濟業務的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復使用。外來原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發貨票、銀行結算憑證等都是一次憑證。

累計憑證是在一定時期內，在一張憑證上，連續多次記錄不斷重復發生的同類經濟業務的原始憑證，隨時計算累計數及結余數，以便按計劃或限額進行控制。制造業的限額領料單是典型的累計憑證。

匯總憑證是將一定時期內記錄同類經濟業務的若干張原始憑證匯總起來編制的原始憑證。例如，工資結算匯總表、收貨匯總表、發出材料匯總表等。

（3） 按所起作用分類

原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執行憑證和計算憑證。通知憑證是對某項經濟業務發揮通知或指示作用的憑證，對這類憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因為其不能證明經濟業務已經完成。例如，物資訂貨單、扣款通知單等。執行憑證是某項經濟業務執行后填制的原始憑證，可以證明經濟業務已經完成。例如，入庫單、出庫單、各種收據等。計算憑證也是某項經濟業務完成后填制的原始憑證，可以證明經濟業務已經完成。但是，該憑證上的數字是按照一定方法計算后形成的。例如，工資結算匯總表、輔助生產費用分配表、制造費用分配表等。

（4） 按經濟業務分類

按經濟業務，政府會計主體的原始憑證可分為以下6類。

①支出憑證。支出憑證如直接用以報銷經費的購貨發貨票、領料單、工資單、差旅費報銷單等。它是各單位核算實際支出數的依據。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章。自制原始憑證必須有經辦單位負責人或指定的負責人的簽名或蓋章，并注明支出的用途和理由。其中付出款項的憑證要有收款單位和收款人的收款證明，購買實物的憑證要有本單位驗收人的簽章。

對一些經常性的支出，如差旅費等，應填制統一格式的報銷單，將其他原始憑證作為附件。對一些原始憑證較多的支出項目，如會議費、體育競賽費等，可填制支出報銷憑證匯總單，將其他原始憑證作為附件。

從外單位取得的原始憑證如有遺失，應取得簽發單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位負責人批準后，才能代作原始憑證。如遺失的原始憑證確實無法取得證明的，如火車票、輪船票、飛機票、用餐單據等，則應由當事人寫出詳細情況，經單位領導簽字批準，方可報銷。

②收款憑證。政府會計主體收到各種收入款項，都要開給對方收款收據。收款收據是開給交款單位或交款人的書面證明，是單位核算各項收入的依據。收款收據一式三聯，第一聯為入賬依據，第二聯為給交款單位或交款人的收據，第三聯為存根，定期繳銷，不得撕下。收款收據要加蓋收款單位公章和經手人印章。收款憑證格式如表2-6所示。

各單位對各種收款收據，要指定專人負責收發、保管和登記。收款收據要逐頁、按編號順序使用。如因填寫錯誤需要作廢，應全份保存注銷，加蓋“作廢”戳記，不得撕毀。收款收據用完后的全部存根，應妥善保存，以備考查。各種專用收據，原則上由主管部門統一印發，并規定使用要求。

③往來結算憑證。往來結算憑證包括應收賬款、預付賬款、應付賬款、其他應收款、其他應付款等結算憑證，是政府會計主體各項往來款項結算的書面證明。例如，支付其他應收款時，應由借款人出具借據 （借款憑證），寫明用途，由借款人簽章和單位負責人或授權人審批簽章。收回借款時，使用三聯借據的，應退還副聯代替收據，不使用三聯借據的，應另開收據。

④銀行結算憑證。政府會計主體通過銀行辦理轉賬結算，其結算憑證由開戶銀行統一印制。單位使用時，要向開戶銀行購買填制空白收費單據請購單，并加蓋預留銀行印鑒。經開戶銀行核準登記后，交付空白銀行結算憑證。常用銀行結算憑證包括現金支票、轉賬支票、電匯憑證、匯票申請書、進賬單等。

⑤繳撥款憑證。繳撥款憑證是單位同主管部門或財政機關發生收入上繳或退回、經費撥入或交還的書面證明。

應繳國家的各種預算收入，由單位填具國庫繳款書上繳國庫；應由主管部門集中繳庫的，由單位上繳后通過銀行匯解。誤繳國庫的款項，由收入機關填制收入退還書退庫歸還。國庫繳款書和收入退還書由財政部門統一制定。

上級單位對所屬會計單位辦理各種預算撥款時，應填具銀行印制的付款委托書或信匯委托書，通知銀行轉賬；本單位如繳回經費撥款，則填具付款委托書或信匯委托書，通過銀行從單位存款戶轉出。

⑥財產物資收付憑證。財產物資收付憑證是指固定資產、材料等收進、付出的書面證明。固定資產調入、調出，應填制固定資產調撥單；購進材料，應填制收料單，辦理入庫手續；發出材料，應填制發料單，辦理出庫手續；材料發出業務較多的單位，可按期匯總編制發生材料匯總表，以便進行材料發出的核算。

2.原始憑證的填制和審核

（1） 自制原始憑證

對于不真實、不合法、不合理的自制原始憑證，會計人員有權拒絕接受，不辦理會計核算手續；問題嚴重的，應及時向單位負責人報告。屬于填寫不符合要求的，如手續不完整、項目有遺漏、數字計算不準確、文字說明不完整的，應當退回，要求其按照規定進行更正、補充。

自制原始憑證如果出現差錯也要退回出具部門或經手人，重開或者更正，如果是更正，要在更正處加蓋更正者的印章，以明確責任；金額有錯誤的，應當由出具或者經手人重開，不得在原始憑證上更正。

職工報銷憑證具有以下嚴格的簽字要求：①按規定應該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。②簽字人簽署姓名后，還應當簽署簽字的日期。③領導簽字應當明確表明是否同意報銷。④為便于原始憑證的裝訂，簽字如果是簽在憑證的正面，應簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應簽在左上方。⑤有多張憑證都需要簽字時，要一張一張分別簽，不能用復寫紙同時簽。

根據財政部《會計基礎工作規范》第四十八條的規定，職工公出借款的憑證，必須附在記賬憑證之后。借款收回后，不得退回原借款收據，應當另行開出借款收回的收據或者退回原借據的副本給借款人。

自制原始憑證的填制和審核內容如表2-7所示。

（2） 外來原始憑證

根據《中華人民共和國會計法》第十四條的規定，有問題的外來原始憑證應做以下處理。

①不真實、不合法的，會計人員有權不予接受，并向單位負責人報告。

②記載不準確、不完整的，會計人員有權予以退回，要求其按照國家統一的會計制度的規定，進行更正、補充。對于有錯誤的，退回出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋出具單位印章。對于金額有錯誤的外來原始憑證，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

根據財政部《會計基礎工作規范》第五十五條的規定，外來的原始憑證如有遺失，應當由原開出單位出具證明，證明經濟業務的內容，原始憑證的號碼、金額，證明必須加蓋原開出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人辦理批準手續，手續齊全后，才能代作原始憑證。有些外來原始憑證遺失無法取得證明的，如飛機票、火車票等可以由當事人寫出詳細情況說明，然后由接受憑證單位的會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人辦理批準手續，手續齊全后，才能代作原始憑證。

根據財政部《會計基礎工作規范》第四十八條的規定，發生銷貨退回時，首先要取得退貨驗收證明，然后填制退貨發票；退款時，首先要取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發票代替收據開具退款憑證。

根據財政部《會計基礎工作規范》第四十八條的規定，上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證的附件，證明經濟業務已經發生或者完成，據此填制原始憑證。如果該批準文件必須單獨歸檔，不能作為附件，應當在原始憑證上注明批準機關的名稱、批準日期和文件的字號，以備查找。

外來原始憑證的填制和審核內容如表2-8所示。