技能點(diǎn)3
正確客觀地編寫職位說明書

職位說明書是對經(jīng)過工作分析所得到的關(guān)于某一特定工作的職責(zé)與任務(wù)的一種書面說明，通常分為工作描述和工作規(guī)范兩個(gè)部分。職位描述是指對該職位在組織中所承擔(dān)的責(zé)任和任職者所應(yīng)具備的基本任職條件的說明，通常用職位說明書來反映。那么職位說明書到底是描述工作中的人還是人的工作呢？這個(gè)問題是職位說明書應(yīng)明確的基本原則。

1.職位說明書的基本原則

（1）任職者與職位。

①職位說明書反映的是職位本身而非任職者，面向任務(wù)而非面向人。

②任職者的個(gè)人素質(zhì)會(huì)影響自己在職位說明書中的位置。

（2）組織機(jī)構(gòu)與職位。

①要準(zhǔn)確地了解職位，首先應(yīng)了解圍繞該職位的組織架構(gòu)。

②職位是組織架構(gòu)的基本單位。

③職位是動(dòng)態(tài)的，不是孤立的。

（3）職位本身。

①是對職位的職責(zé)進(jìn)行全面分析，而非只做簡單羅列。

②以實(shí)際工作中正在發(fā)生的事實(shí)為依據(jù)，而非只做主觀判斷。

③其所描述的職責(zé)可以考核，而非籠統(tǒng)模糊。

2.職位說明書的內(nèi)容

（1）職位標(biāo)識(shí)。

①職位名稱。

②任職者。

③上下級職位名稱等。

（2）職位設(shè)置的目的。

①用一句話簡明扼要地說明設(shè)置該職位的原因。

②該職位在完成組織整體目標(biāo)中承擔(dān)的任務(wù)。

③該職位對組織的特殊貢獻(xiàn)。

（3）應(yīng)負(fù)責(zé)任。

應(yīng)負(fù)責(zé)任指出了任職者在職位中所進(jìn)行的主要活動(dòng)以及應(yīng)達(dá)到的結(jié)果。簡單地說，應(yīng)負(fù)責(zé)任=活動(dòng)+結(jié)果。

職位所要承擔(dān)的每項(xiàng)工作責(zé)任的內(nèi)容以及要達(dá)到的目的，著重于最終結(jié)果，因此它應(yīng)該是：

①全面綜合的；

②不受時(shí)間影響；

③清晰可衡量；

④體現(xiàn)職位特點(diǎn)。

（4）關(guān)鍵業(yè)績衡量標(biāo)準(zhǔn)。

①確定應(yīng)當(dāng)用何種指標(biāo)衡量每項(xiàng)工作的完成情況。

②可以是定量的，也可以是定性的。

③著重于最主要的績效標(biāo)準(zhǔn)。

（5）任職要求。

①該職位所需的最低而非理想的要求。

②學(xué)歷與專業(yè)。

③工作經(jīng)驗(yàn)。

④知識(shí)與技能。

⑤合格任職者所應(yīng)具備的個(gè)人素質(zhì)。

（6）工作范圍。

本職位對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、預(yù)算以及人員等方面的影響范圍。

（7）工作聯(lián)系。

①職位的工作報(bào)告對象。

②監(jiān)督對象。

③合作對象。

④外部交往。

（8）工作環(huán)境和條件。

①工作時(shí)間。

②工作地點(diǎn)。

③噪音、危險(xiǎn)等各種干擾因素。

（9）其他有關(guān)信息。

①該職位所面臨的主要挑戰(zhàn)。

②所要做出的重要決策或規(guī)劃。

3.對職位說明書的檢驗(yàn)

（1）可靠性。

①穩(wěn)定性：對職位說明書反復(fù)使用后理解無歧義。

②一致性：同一時(shí)間不同的使用者會(huì)產(chǎn)生相似的理解。

（2）有效性。

①職位說明書作為一種工具能夠發(fā)揮它應(yīng)有的對職位進(jìn)行說明的作用。

②職位說明書能推導(dǎo)出其他所需要的信息。

③有助于人力資源管理人員的工作。

④能作為研究的工具。

（3）準(zhǔn)確性。

①反映工作要素價(jià)值的真實(shí)程度。

②與實(shí)際情況的一致性越高，其準(zhǔn)確性也相應(yīng)越高。

職位說明書的編寫是人力資源管理最基礎(chǔ)的工作，人力資源管理的多項(xiàng)功能都以“職位說明書”為依據(jù)，如員工招聘可以用“職位說明書”中的任職條件作為標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。因此職位說明書所反映的內(nèi)容準(zhǔn)確與否直接影響到人力資源管理工作的效率高低。