1.5　會計信息系統的運行管理

1.5.1　建立內部控制制度

為保證會計信息系統的順利運行，企業建立內部控制制度是必不可少的保障措施。企業建立內部控制制度的作用不僅可以幫助企業更好地保護企業財產的安全與完整，還可以提高數據的正確性、可靠性，以實現健全機構、明確分工、落實責任、嚴格的操作規程，充分發揮內部控制作用。建立內部控制制度的具體目標是：

（1）合法性，保證處理的經濟業務及相關數據符合有關規章制度的規定；

（2）合理性，保證處理的經濟業務及相關數據有利于提高經濟效益與工作效率；

（3）適應性，適應管理需要、環境變化和例外業務；

（4）安全性，保證財產和數據的安全，具有嚴格的操作權限、保密功能、恢復功能和防止非法操作功能；

（5）正確性，保證輸入、加工、輸出數據準確無誤；

（6）及時性，保證數據處理及時，為管理提供信息。

1.5.2　建立完善的管理制度

1.5.2.1　操作管理制度

（1）明確規范操作人員的權限。

通常由系統管理員為各類操作人設置使用權限。未經授權，一律不得上機；操作權限的分工要符合內部控制制度，系統開發人員、維護人員不得從事業務處理的操作工作；出納人員不得同時具有不相容的操作權限。

（2）操作人員必須嚴格按照會計業務流程進行操作。

要確保已輸入計算機的會計數據準確合法；已經輸入的數據發生錯誤應根據不同情況進行留有痕跡的修改。操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件，否則密碼就會失去作用，給無關人員操作系統留下機會。

1.5.2.2　軟、硬件管理制度

（1）硬件設備的維護管理。要經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生。在硬件維護工作中，小故障一般由本單位的信息化維護人員負責，較大的故障應及時與硬件生產商或銷售廠家聯系解決。

（2）系統軟件的維護管理要檢查系統文件的完整性，是否被非法刪除和修改，保證系統軟件的正常運行。

（3）會計軟件的維護管理。會計軟件的維護是會計軟件系統維護的主要工作，包括操作維護與程序維護兩方面。一方面，操作維護是日常維護工作，日常使用軟件過程中發現的問題，系統維護員應盡早排除障礙，如不能排除，應即刻求助于軟件開發公司的專職維護人員或本單位的軟件開發人員；另一方面，程序維護軟件的修改、版本升級等是由軟件開發廠家負責的，單位的軟件維護人員的主要任務是與軟件開發銷售單位進行聯系，及時獲得更新版會計軟件。對于自行開發軟件的單位，程序維護則包括正確性維護、適應性維護和完善性維護等內容。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指當單位的會計工作發生變化時，為適應變化了的工作而進行的修改活動；完善性維護是為了完善軟件功能而進行的軟件修改活動。對正在使用的會計核算軟件進行修改，對通用會計軟件進行升級，要有一定的審批手續。在軟件修改、升級過程中，要保證實際會計數據的連續性和安全性。

1.5.2.3　會計檔案管理制度

會計信息化檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的紙介質，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據，以及會計信息系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計信息化檔案具有不可見以及容易修改的特點。因此，單位必須加強對會計信息化檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理。

做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應準備雙份，安全存放在兩個不同的地點。采用磁性等介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失。大中型單位應采用磁帶、光盤等介質存儲會計數據，盡量少用軟盤。會計軟件的全套文檔資料及會計軟件程序視同會計檔案保管，如遇到會計軟件升級、更換及會計軟件運行環境改變的情況時，舊版本會計軟件及相關的文檔資料應與該軟件使用期的會計資料一并歸檔。