評估當前的工作實踐

你可能認為自己了解自己是如何工作的。也許你覺得自己對這一切太了解了，在這一點上你毫不掩飾。但不要被誤導，覺得仔細考慮自己的工作方式就是浪費時間。從傳統意義上講，要想改進任何事情，都需要認清它現在的狀態。這樣做可以提供一個衡量標準，用來判斷我們取得多大的進步。此外，這種分析可以提供有價值的信息，說明在哪里可以進行最大的改進，使得改進更加成功。時間管理當然也是這樣，而且更是如此，因為在時間管理這一領域往往會產生錯覺。如果我說開會花了太多時間，你可能會非常贊同。但做不必要的文書工作浪不浪費時間？社交活動是不是太多了？你是不是萬事一團亂麻？當被問起這些問題，我們可能就有防備之心了，這可以理解。毫無疑問，從根本上講，你的效率還是蠻高的，但也并非沒有提高的余地。事實上，如果真有可能提高的話，大多數人都會更加珍惜時間，有更多的時間來完成任務，承擔更多的責任。對大多數人而言，事實就是如此。

除了浮皮潦草地做些表面上的改變，你還需要了解一下自己的工作實踐和壓力，以及當下的時間都花在了哪里。復雜的工作會涉及許多活動。

時間去向何方

你可以通過兩種方式思考這一問題。一是估算，如果有必要，瞎猜一下也無妨。你可以在餅圖上以百分比的形式進行估算，這非常容易（見圖2-1）。左邊的餅圖簡單地將被動時間（比如現場銷售咨詢的時間）與其他任務所需的“可規劃時間”分開，被占用被動時間是無法避免的。右邊的圖表示如何衡量具體任務（根據你的工作類別，事無巨細地列出各種事情）。

二是使用時間日志（見表2-1）來了解更準確的情況——通過文字來記錄你一天中做過的事情，至少持續一周，如果可以的話，時間再長些（做記錄這種瑣事只需幾秒鐘，但必須一絲不茍地完成）。

表2-1　個人時間績效日志（例）

很少有人在做記錄時不感到驚訝，而更令人驚訝的可能是，在某些領域花費的時間比想象的要多得多，或者某些事情花費的時間沒你想象的那么多，但主要是前者。因此，人們通常會想到在有些領域明顯需要反思。

在本次反思的第二階段，你可以再次使用簡單的餅圖，列出你理想的時間分配比，這可能會很有用。這樣一來，你的腦海中就會清晰地呈現出正在努力實現的目標。在繼續讀下去之前，你有必要建立這樣一個大局。

所有這些都會給你一些目標，并在采取行動時逐步告訴你，該行動是否會產生積極影響。你如果在查看這些信息的同時查看所有其他的審查要點，那么可以更清楚地看到你是否能夠采取行動來改進一些事情，以及這些要點是否涉及對你至關重要的方面。請記住這些，然后我們開始研究一個時間管理的基本原則，也許是最重要的原則。