第一課 公文概述

應知導航

1.了解公文的概念、特點及種類。

2.掌握公文的格式。

知識探究

一、公文的概念及作用

1.概念

公文有廣義和狹義之分。從廣義上講，公文是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位在進行公務活動時所使用的體式完整、內容系統(tǒng)的各種書面材料。從狹義上講，公文主要是指國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。本篇主要學習行政公文的寫法。

2.作用

（1）規(guī)范和指導作用。公文中有相當一部分是法律、規(guī)定、條例和辦法，具有法定效力，能規(guī)范行為、指導行動。

（2）宣傳和教育作用。公文承擔著宣傳、貫徹國家方針和政策的使命，具有教育群眾、統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動的功能。

（3）交流和溝通作用。公文能使國家的各項方針和政策在上下級機關、平行機關間傳遞。通過溝通與交流，各部門相互配合，步調一致。

（4）憑證和依據(jù)作用。公文是辦理公務的憑證和依據(jù)。離開了行政公文，各級機關就難以開展正常有序的工作。

二、公文的特點

1.法定的權威性

法定的權威性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是具有法定的作者，即制成者和發(fā)布者均是依法成立、合法存在的，是依法行使職能權利和履行義務的機關及其領導人，以領導者的名義發(fā)文時必須在個人名字前冠以機關的名稱與領導職務；二是具有法定的效用，制發(fā)公文是行使法定職權的行為，因此對于受文對象來說，公文具有法定的權威和效用，必須遵照執(zhí)行。

2.明確的政策性

明確的政策性是由行政公文的政治內容決定的。黨政機關的行政管理活動，如發(fā)布行政法規(guī)、宣布重大強制性行政措施、傳達國家的方針政策等，都具有明確的政策性。

3.嚴格的時效性

公文的效用具有時間性，也就是所說的時效。公文必須及時下發(fā)或上達，迅速地解決公務活動中的實際問題。超過一定時間，公文就失去了解決現(xiàn)實問題的效用。因此，行政公文在某一特定時間發(fā)揮作用，不具備永久的效用。

4.程式的規(guī)范性

程式是編制和辦理公文的一系列方法、程序與格式。行政公文具有不同于一般文章的規(guī)范的程式。2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》，對公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文辦理和公文管理進行了明確的規(guī)定，要求各單位遵照執(zhí)行。

三、公文的種類

公文有多種分類方法，如表2-1所示。

四、公文的格式

公文的格式分為版頭、主體、版記三部分。

1.版頭

公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭。版頭約占版面的1/3，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。

版頭中各要素的含義及格式要求如表2-2所示。

注：如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，則應按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

2.主體

公文首頁紅色分隔線（不含）以下至公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分為主體。主體包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

主體中各要素的含義及格式要求如表2-3所示。

3.版記

公文末頁首條分隔線（含）以下，末條分隔線（含）以上的部分稱為版記，包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。

版記中各要素的含義及格式要求如表2-4所示。

公文的版式如圖2-1所示。

注：①版心虛線框僅為示意，在印制公文時并不印出；實線框為紙邊。

②有關頁碼的具體規(guī)定可參考《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）。