任務一 認識辦公自動化

米拉了解到，辦公自動化（Office Automation，OA）也稱為無紙化辦公，是一種將現代化辦公和計算機技術結合起來的新型辦公方式，也是信息化社會的必然產物。實現辦公自動化，可以優化現有的管理組織結構、調整管理體制，在提高效率的基礎上提升協同辦公的能力。

一、任務目標

本任務將介紹辦公自動化的基礎知識。通過本任務的學習，讀者可以了解辦公自動化的特點、辦公自動化的技術支持，以及辦公自動化系統的軟、硬件。

二、相關知識

事實上，辦公自動化需要多方面的知識積累和技術支持。

（一）辦公自動化的特點

一般來講，辦公自動化具有以下4個方面的特點。

●集成化：軟、硬件及網絡的集成，人與系統的集成，單一辦公系統與社會公眾信息系統的集成組成了“無縫集成”的開放式辦公自動化系統。

●智能化：面向日常事務處理，能輔助人們完成智能性勞動，如漢字識別、輔助決策等。

●多媒體化：包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

●運用電子數據交換：通過電子方式，采用標準化的格式，利用計算機網絡在計算機間進行數據交換和自動化處理。

（二）辦公自動化的技術支持

辦公自動化離不開各種技術的支持，其中，網絡通信技術、計算機技術、人工智能技術、大數據技術、云計算技術等是辦公自動化中較為重要的技術。

1.網絡通信技術

利用網絡通信技術可以通過計算機和網絡通信設備對圖形和文字等形式的資料進行搜集、存儲、處理和傳輸等，使信息資源達到充分共享。例如，在辦公時，可以使用網絡通信技術對各種信息進行搜集、處理，并實現信息的實時共享，提升辦公效率。

2.計算機技術

計算機的出現使人類迅速步入信息社會。計算機既是一門學科，也是一種能夠按照指令對各種數據和信息進行自動加工和處理的電子設備，辦公自動化離不開計算機。計算機技術是指計算機領域中所運用的技術方法和技術手段，包括硬件技術、軟件技術和應用技術等。計算機技術是辦公自動化技術的核心之一。在眾多計算機技術中，字符編碼技術和多媒體信息技術是信息存儲、傳遞和分享的常見技術。

3.人工智能技術

人工智能（Artificial Intelligence，AI）是解釋和模擬人類智能、智能行為及其規律的學科。其研究的主要目標在于研究用機器來模仿和執行人腦的某些智能，探究相關理論和研發相應技術，如判斷、推理、識別、感知、理解、思考、規劃、學習等思維活動。

如今，人工智能技術已經滲透到人們日常生活的方方面面，如微軟的Cortana、百度的度秘等智能助理和智能聊天類應用就是常見的人工智能應用，甚至一些簡單的、帶有固定模式的資訊類新聞也是由人工智能來推送的。

4.大數據技術

大數據就是巨大量的數據，大數據技術就是應用巨大量數據的技術。在辦公中使用大數據技術通常需要在辦公自動化系統中建立強大的數據中心，然后對各種數據進行采集、分析、整理，最后匯總成有價值的信息，為最終決策提供參考和幫助。

5.云計算技術

云計算又稱為網格計算，使用云計算技術可以在很短的時間內處理巨大量的數據，從而實現強大的網絡服務。云計算技術已經被廣泛應用到辦公自動化領域，云辦公、云存儲等云計算功能的開發和應用極大地提升了辦公效率，并為真正實現自動化辦公提供有效的平臺。

（三）辦公自動化系統的硬件和軟件

辦公自動化系統由硬件和軟件組成，硬件即計算機和外部設備等實體，軟件即安裝在計算機上的各種程序。

1.硬件

辦公自動化系統硬件部分主要由主機、輸入/輸出設備、控制設備和各類功能卡等組成，在實際應用中可以根據需求決定除主機外其他設備的取舍，而無須將所有的設備都購置和接入。

●主機：主機是計算機硬件的載體。計算機自身的重要部件都放置在主機內，如主板、硬盤等，其外觀如圖1-1所示。

●電源：電源是計算機的供電設備，為計算機中的其他硬件（如主板、硬盤等）提供穩定的電壓和電流，使硬件正常工作，其外觀如圖1-2所示。

●主板：主板又稱為主機板、系統板或母板，主板上集成了各種電子元件和電路系統等。主板是影響計算機工作性能的主要部件之一，其外觀如圖1-3所示。

●中央處理器：中央處理器（Central Processing Unit，CPU）是計算機系統的運算和控制核心，其外觀如圖1-4所示。

●外存儲器：外存儲器是計算機的重要存儲設備之一，常見的外存儲器有硬盤、磁帶、U盤等。其中硬盤通常分為機械硬盤和固態硬盤兩種，固態硬盤存取數據的速度更快，常用作系統盤。圖1-5所示為機械硬盤。

●內存儲器：內存儲器用于臨時存放數據和協調中央處理器的處理速度，其外觀如圖1-6所示。

●顯示器：顯示器是計算機重要的輸出設備，辦公中普遍使用輕便且能有效地減少輻射的液晶顯示器，其外觀如圖1-7所示。

●網卡：網卡又稱為網絡適配器，是網絡和計算機之間接收和發送數據信息的設備。網卡分為集成網卡和獨立網卡兩種，獨立網卡的外觀如圖1-8所示。

●顯卡：顯卡又稱為顯示適配器或圖形加速卡，主要用于計算機中的圖形與圖像的處理和輸出，其外觀如圖1-9所示。

●鍵盤和鼠標：鍵盤和鼠標是基本的輸入設備，用戶可通過它們向計算機發出指令進行各種操作，其外觀分別如圖1-10、圖1-11所示。

●音箱和耳機：音箱和耳機是主要的聲音輸出設備，通過它們，用戶在操作計算機時才能聽到聲音，其外觀分別如圖1-12、圖1-13所示。

2.軟件

軟件是指安裝在計算機上的各種程序，根據功能的不同可分為系統軟件和應用軟件兩種。

●系統軟件：系統軟件是指控制和協調計算機及外部設備，支持應用軟件開發和運行的系統，其中常用的是Windows操作系統和國產的銀河麒麟、紅旗Linux、中興新支點、深度（deepin）、中標麒麟Linux等，計算機只有在安裝系統軟件后，才能為其他軟件提供使用平臺。

●應用軟件：應用軟件是指一些具有特定功能的軟件，這些軟件能夠幫助用戶完成特定的任務，如WPS Office辦公軟件是多數辦公用戶首選的專業軟件，釘釘是一款專為企業員工打造的辦公軟件，騰訊微云是一款用于管理各種文件的軟件。

三、任務實施

（一）連接計算機外部設備

在日常辦公中，人們大多使用臺式計算機，因為臺式計算機屏幕較大，適合長時間辦公，且散熱更好。下面連接臺式計算機的外部設備，其具體操作如下。

（1）將鼠標和鍵盤的連接線插頭對準主機中主板對外接口的USB接口中，然后再將顯示器配置的數據線插頭插入主機中主板對應的接口中（這里的顯示器數據線采用HDMI），如圖1-14所示。

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（2）將計算機電源線插頭連接到主機的電源接口中，并按下電源的開關（“○”表示打開；“—”表示關閉），如圖1-15所示。

（3）將顯示器包裝箱中配置的電源線一頭插入顯示器電源接口中，再將顯示器數據線的另外一個插頭插入顯示器后面的接口中，如圖1-16所示。

（4）將顯示器電源線插頭插入插線板中，再將主機電源線插頭插入插線板中，如圖1-17所示。

（二）啟動和關閉計算機

連接好計算機后，若要使用計算機進行辦公，則需要啟動計算機，進入操作系統，并在任務完成后關閉計算機。下面啟動和關閉計算機，其具體操作如下。

（1）接通電源后，按下主機上的電源開關，啟動計算機，進入Windows 10操作界面，如圖1-18所示。

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（2）單擊任務欄中的“開始”按鈕，在打開的菜單中選擇“電源”選項，在打開的列表中選擇“關機”選項，如圖1-19所示，關閉計算機。