一
“我明天要做的第一件事”
在本章中，我會為建立成功的時間管理系統奠定基礎。我的出發點是探究時間管理不善的最常見的原因及其影響。世上不會有兩個人有完全相同的需求和困難，所以我會從你的具體情況出發，了解其特性。
你可能會很興奮地想要投入實踐，做出改變，但不要跳過這一步。在知道“如何做”之前一定要理解“為什么”，這很重要。我曾經有客戶只是匆匆忙忙地瀏覽了這部分內容或堅持要跳過這一步，結果他們無一例外未能找到問題產生的根源。這就導致他們無法設計出一種有效的時間管理方法。
對于尚未完全明確的問題，你很難制訂出有效的解決方案。而你對自己的出發點越清楚，就越能建立一個適合你的時間管理系統。
“周一犯下的錯誤”
現實如此困難
對我們大多數人來說，在辦公室實現時間管理是一件很困難的事，因為一般的辦公室里到處都是讓人分心的陷阱——充斥著各式各樣的干擾，還有不切實際的工作量。對于許多人來說，在辦公室工作可能會出現如下情況。
你要在下午5點前將報告發送到經理的郵箱。這份報告工程量浩大，所以你提前一小時來到了辦公室。現在你可以在辦公室熱鬧起來之前開始工作了。但你的手機一直響個不停，而且現在還不到上午9點。
不斷有新電子郵件通知你有新的任務。凱倫每次經過你的辦公桌都會給你講一個故事。你今天還要參加三個會議，但其實都與你無關。艾倫正在隔壁的會議室舉辦生日聚會。面對如此混亂的局面，你要如何提高工作效率呢？
你想盡力處理好這些干擾因素：查看每一條通知；回復每一封電子郵件；耐心聽凱倫講她的第三個故事，因為你不想表現得沒有禮貌；盡職盡責地參加毫無意義的會議；努力忽略生日派對。
你處理著你的日常事務，應付著接二連三的干擾，在此期間，你的時間未曾在那份報告上做絲毫停留，恐慌也隨之而來。人們離開會議室，喧鬧聲漸漸平息。你終于有時間做該做的事了。但……已經下午4點了？
你閉上眼睛，揉揉太陽穴，然后起身拿起咖啡壺，心想：“白天什么正經工作都沒干，但報告必須完成，我又要熬夜了。”
找出問題的根源
辦公室應該是最適合工作的地方。但是對于大多數人來說，情況恰恰相反：辦公室是戰場，在這里，你要拼命爭取在一天結束之前完成應做的工作。但到了下午5點，我們許多人都無法言說我們究竟做了什么。
為什么？無處不在的干擾使我們無法集中注意力，無法掌握優先順序，無法踐行我們的計劃。難怪這么多人苦苦掙扎。
每個人在工作中都會面臨這些問題。我在現實指導中經常看到這種現象，你不是一個人。然而，成功的人找到了一種始終能把事情做好的方法。他是如何做到的呢？我們要知道無法完成任務只是一種表象，它反映了一個人們普遍會遇到的問題，那就是時間管理無效。
但你其實可以擺脫這個問題。一旦你透過表象找到問題的根源，你就可以制訂出適合自身的解決方案。
雖然這項任務似乎很艱巨，但它所產生的回報值得你付出努力。如果你能夠高效地管理自己的時間，你的工作效率會提高，工作壓力會減小。但最重要的是，你不會再浪費時間了。相反，你將把時間投入最令人興奮、最有意義且最重要的工作中。
那么，你要從哪里開始診斷你的時間管理問題，并開始努力成為一名“時間大師”呢？我們一起來探索。
“時間大師”有一個密閉的系統——可以捕獲向他們提出的請求。他們總是知道自己承載了他人的何種期望。“時間大師”的同事可以依靠他們來記住任務、細節和截止日期。如果你經常忘記工作內容和工作時間，那就說明你的任務記錄系統失靈了。我將在第二章中介紹修復任務記錄系統的方法。
“時間大師”可以準確地評估一項任務所需的時長，以及他們是否有足夠的時間完成。他們知道何時應向同事或主管拿到背景資料。他們還知道，如果一個任務不合時宜，他們應如何表示拒絕或延遲完成。如果你無法做到這些，那就說明你的任務評估系統失靈了。此外，你的溝通能力也有待提升。我將在第二章中談論如何改善溝通能力。
“時間大師”會不停地、一次又一次地評估任務的重要性。每當有新任務出現時，他們會迅速將其安排在合適的工作日或工作周完成。他們總是將最重要的事情放在首位。他們會主動與同事溝通任務完成的時間。如果你很難做到這一點，那就說明你的優先排序系統失靈了。我將在第三章中談論解決這個問題的辦法。
“時間大師”會盡力排除工作環境中的干擾。但他們也意識到有一些干擾是不可能完全消除的，于是他們漸漸掌握了幫助自己保持注意力集中的技巧。如果你很難做到這一點，那就說明你的注意力系統失靈了。我將在第三章中介紹幫助你提高注意力的方法。
“時間大師”也會遇到意料之外的外界干擾。但這些干擾不會影響他們的工作效率。他們不會制訂僵化死板的計劃，因為這些計劃無法經受住外界干擾的影響。相反，他們會為意外情況做預案，制訂出可調整的靈活的計劃。如果你很難做到這一點，那就說明你的規劃系統失靈了。我將在第四章中介紹修復你的規劃系統的方法。
時間管理的方法有很多，但并非都適用于你。對于一個不合適的策略和一個有潛力但需要反復實施或堅持的策略，“時間大師”是可以分辨出來的。他們會用不同的方法進行試驗，直到形成一個行之有效的系統。你在第五章中將學習如何實現你的專屬系統的第一次迭代，并評估其性能，對其進行調整。
常見的問題根源
現代世界充斥著各式各樣的需求和干擾，使我們無法將注意力放在最重要的事情上。我們的大腦天生是用來尋找食物、住所和社區以維持生命的，而不是用來管理時間的。所以，與時間管理做斗爭是人的天性。
我們如今的需求比以往任何時候都多。要將工作、學業、家庭、友誼和娛樂都融入24小時的生活中是不可能的，但這確實是我們都在面臨的難題。所以難怪我們會經常發現自己會錯過最后期限，沒法交付高質量的工作成果，或感覺到一種難以描述的疲憊。
根據我多年的指導經驗，我發現了一些影響工作效率的根本原因。在我指導的客戶中，無論是應屆畢業生還是經驗豐富的高管，導致他們的時間管理出現問題的根源主要有五個。他們每個人都各不相同，但又確實有些共通之處。
我們每個人都有許多緊急又各不相同的工作。即使我們用盡全力也很難準確估算完成這些工作所需的時間。的確，你今天有個三小時的會議。但你是否考慮到還有會議準備，寒暄對話，會議結束后冗長的道別，后續的電子郵件，以及你在匆忙中承諾過當天要交付的工作？你是否發現你明明只安排了五個小時，最終卻花了七個小時來完成工作？
我們每天都要迎接各式會面、接收浩瀚的信息，還有人們的“貿然來訪”。每次受到干擾，我們的待辦事項列表都會增加內容。在這種情況下，人們很容易感到不知所措，難以決定優先做什么。所以我們在一個又一個任務間穿梭，卻沒有任何實質進展。我們還沒來得及做什么，一天就結束了。
科技可以讓我們的生活變得有秩序、有先后，使我們更專注。但我們的電子設備更多的時候只會讓我們分心，讓我們應接不暇。每一聲叮咚都表示又來了新的電子郵件、文件、電話或消息。我們最喜歡的網站和社交媒體平臺只需點擊幾下即可打開。屏幕上滿滿的都是通知，而我們又會不由自主地點擊查看，因為不想錯過任何“重要”的信息，而時間就這樣流逝了。
我們習慣了自己長期以來養成的行動、感知以及存在方式。即便我們知道某些習慣和反應會讓人感覺不適或適得其反，我們也會堅持照舊。你可能會因為害怕惹惱主管而工作很長時間直至精疲力竭；可能會為了給同事留下深刻印象而給出一個不可能兌現的承諾，然后又沒有做到。但這些都只會讓你對自己失望，損害你的職業聲譽。
普魯士軍事指揮官赫爾穆特·馮·莫爾特克（Helmuth von Moltke）的一本書中有這樣一句古老的軍事格言：“世上沒有萬全的作戰計劃。”這句話對普通人同樣適用。曾經，你可能過得太開心、太放松，然后發現自己對一項突如其來的工作毫無準備，而這項工作又十分緊迫，不容忽視。也許你已經在執行一項具有嚴格時間限制的任務，沒法再為一項同樣重要的任務分出時間了。
我的客戶經常感到驚訝，因為這么簡單的步驟竟然可以對他們的生活產生如此巨大的影響。明確你每天的時間和精力應該集中花費在哪里，可以給你帶來平靜，減緩拖延，使生活節奏不那么緊張。試想，如果你能永遠擺脫這些障礙，你的生活會是什么樣的。
有待提升的領域
你閱讀本書是有原因的。
也許，你已注意到你在工作中需要解決的問題；也許，本章開頭切爾西的故事——她無法按時完成工作，不注重細節——已經給你敲響了警鐘；也許，你像她一樣，已經被你的老板約談，可能是一些具體的小事，也可能是關于你顯露出的一些問題，小問題已漸漸累積成了大麻煩，開始威脅到你的工作和晉升；也許，你閱讀本書只是因為你想要主動培養良好的習慣。無論是什么原因，你拿起本書總是有些理由的。
我的客戶來自各行各業，他們在時間管理這段旅程中所取得的成績總是激勵著我。只有在他們開始了這段旅程，真誠對待個人挑戰和目標時，這種轉變才會發生——這也是你的下一項任務。
找準痛點
無論你在時間管理方面遇到的問題是什么，請記住你并不孤單，這一點很重要。即便是那些似乎毫不費力就能實現高效工作的人，也要在時間管理上下大功夫。我們的大腦并不是天生就能幫助我們有效處理問題的。
我們所有人都會分心。你的大腦天生就容易分心。美國普林斯頓大學和加州大學伯克利分校的研究人員發現，雖然人腦能夠長時間集中注意力，但在這個過程當中，大腦隨時都有分心的時刻。
在分心的時刻里，我們會下意識地用我們的感官去探尋，看看是否還有其他更重要的事，比如看看未讀郵件數。對于我們古老的祖先來說，這種大腦活動可以幫助他們覺察到正在逼近的威脅。但對于年齡不大的會計師來說，分心這項穴居人時代的“遺產”可能會讓他丟掉工作。
我們每個人都會評估優先事項。你每天都有幾十項任務要處理。其中有小事，比如吉姆問你，如何將打印機設置為雙面打印；也有大事，比如你的老板交給你一項備受矚目的工作。其中有無意義的事，比如給你很少共事的同事寫一張生日賀卡；也有影響重大的事，比如涉及數百萬美元的項目啟動會。
所有這些任務都會造成精神上的擁堵，而你的大腦喜歡短暫性勝利帶來的即時滿足感，卻難以評估出真正重要的優先事項。這時錯誤可能會像滾雪球一樣，從開會遲到或工作出現錯別字，到失去客戶，就像本章開頭所述故事中的切爾西一樣。
每個人都有自己的生活。就在我們認為已經做好了總體規劃時，網絡崩潰了，或是警報響了，或者首席執行官突然來訪，或是需要從學校接回小艾莉森。這些意外事件帶來的時間和奮斗動力的損失可能使人一整天都無法從中恢復過來。
在面臨同樣的挑戰時，“時間大師”和苦苦掙扎的普通人之間有何區別呢？區別并不在于“時間大師”面對的干擾和任務更少，而在于“時間大師”有更好的時間管理系統和習慣。
小貼士：用筆記下來
花點時間思考一下。拿一張紙或一個日記本，回顧你一周的工作。下面哪些情況符合你目前的狀態？
還有其他表現得不好的地方嗎？還有什么是你想改進的嗎？把它們都寫到你的列表中。
此列表將成為你籌劃時間管理之旅的基準。每當你踐行新的策略，內化新的習慣時，這些失誤不應再頻繁發生。每周結束時再回顧一下這份列表，看看自己表現如何。
反省時刻
雖然本書會給你一個清晰可行的計劃，最大限度地提高你的時間管理能力，但有些工作你還得做。提高工作效率需要學習新的習慣，拋棄舊的習慣。在此期間，你會有感覺困難的時候；會有遇到難題和挫折的時候；還會有感覺難以為繼的時候。
成功者與失敗者之間的區別是成功者知道自己工作效率高的深層原因——做某件事的表象原因背后的真實訴求。當旅途充滿挑戰時，這種訴求帶來的強大動力可以幫助你堅持下去。
例如，霍華德是一家建筑公司的項目經理，由于他在工作上犯了錯，他的老板總是事無巨細地管著他。這種工作中的緊張關系使他把壓力帶回了家。霍華德的妻子因此對他下班后的行為深感不滿，而他也為自己的失控感到內疚。
霍華德想讓他的老板不再煩他，但這只是表層原因。他深層的訴求是要使他的人際關系免受工作壓力的影響。無論你的深層原因是想要維持家庭和睦（如霍華德），還是想要挽救你的職業生涯（如本章開頭的切爾西），你都必須找到這個深層原因，因為它是解決你的時間管理問題的關鍵。
練習 剖析深層原因
拿出你在“用筆記下來”活動中做的筆記，回答以下四個問題。
在“用筆記下來”活動中，你需要概述自己在時間管理中正面臨的挑戰。要寫下挑戰是什么而不是挑戰為什么會出現。然后再次回顧這份列表。
你在列表中列出的感受是什么？這些挑戰對你的工作有什么影響？它們是否影響了你的個人生活？這些就是你的表層原因。你可能會發現，列表中的多個問題都反饋出同樣的表層原因。
將這些表層原因用完整的句子寫下來，并且將問題與其直接導致的結果聯系在一起。例如，“當我錯過截止日期時，我的主管會對我有意見。”
檢查你的表層原因列表。它們對你有什么影響？它們會阻礙你成為理想中的自己嗎？它們對你的職業生涯有負面影響嗎？它們會改變你看待自己的方式嗎？它們會改變別人看待你的方式嗎？他們給你的生活造成了危機嗎？這些都是風險。
用完整的句子表述出這種風險。例如，“當我的主管對我有意見時，我會感到焦慮、有壓力。”
檢查你的風險列表。如果這些情況從未改善，甚至惡化了，你的生活會如何？為什么一定要避免這種結果？這個問題的答案應該與你的核心價值觀、愿望和動力相關。如果無關，那么你得出的可能仍然只是表層原因，還要繼續深入。
用一個完整的句子，并用“我想……是因為”的形式表達深層原因。例如，“我想緩解這種焦慮是因為我帶回家的壓力會破壞我的家庭關系”。
強調益處
經過前面的活動，你明確了自己想要解決時間管理問題的個人動機。無論你的個人動機列表上有什么，我在這里給出的合理管理時間的五大優勢，也應該出現在你的列表上。無論你是誰，從事什么行業，在何處工作，這些都適用。花點時間想想，當你管理好自己時間后，你的生活會變得多么美好。
時間管理不善的一個標志就是匆忙趕在最后期限前完成任務。匆忙中完成的工作更容易出現錯漏，這就導致完成的工作往往需要修改或重做，你處理其他優先事項的時間就會被擠占。當你合理管理好時間后，你就有足夠的時間來正常完成你的工作，而不是浪費時間返工。
工作中出現的事故往往不會只影響你一人。它們會擴散開來，影響你的同事完成工作。如果因為你時間管理不善，你的同事被迫收拾殘局，你就會擔上做事不可靠的名聲。如果你的同事不信任你，你就很難在事業上取得進展。優秀的時間管理可以讓你成為職場達人——讓人們都想要與你合作，并愿意為你付出更高的報酬。
分心、拖延、完美主義、多重任務處理都會導致工作效率低下，即使是最簡單的任務也會浪費很長時間。擁有完善的時間管理系統可以讓你省下浪費掉的時間——甚至節約更多時間——來處理最重要的事。你可以利用這些時間去做最有影響力、最愉快的任務，或者只是讓工作和生活保持更好的平衡（不用再為工作占用午餐休息時間）。
每次錯過截止日期或忘記任務都會給你帶來壓力和憂慮。有效的時間管理可以幫你避免這些失誤，助你順利完成工作。減少工作中的摩擦可以提升你工作之外的生活質量，當你的工作待辦列表處于掌控之中時，你會因此感到更加自信，心態也會更加平穩。
后知后覺對于時間管理不善的人來說是很殘忍的。當下你很難覺察出導致你工作效率低下的原因。但事后回憶，你會發現自己的時間其實浪費得很明顯，隨之就會感到后悔。而后悔是人類最具破壞性的情感之一，因為它會讓你的思想始終停留在你無法改變的事情上。而擁有可靠的時間管理系統可以讓你專注于現在和未來，即使事情沒有完全按計劃進行，你也不會沉溺于過去。
邁出第一步
你已經準備好要邁出構建時間管理系統的第一步了。我們將從全面評估你的現狀開始，探討你的休息時間會對你的工作時間產生什么影響。我們會檢查你的工作環境，了解它是在助力還是在阻礙你的工作。然后我們會從更高的層次來看看你是如何安排工作時間的。最后，我們將探討如何將這些內容整合起來，且不會雜亂無章。我有很多客戶都用這個順序來找回自己的時間，減輕自己的壓力，尋求工作與生活之間更好的平衡。相信我，你也可以。
你的二十四小時時間表
“給我六小時砍一棵樹，我會用前四小時磨斧子。”人們常常誤認為這句話是亞伯拉罕·林肯說的。雖然他確實沒說過，但這句話的內涵是無價的：適當的準備對于高效執行至關重要。正如中國古話所言“磨刀不誤砍柴工。”
你會花足夠的時間“磨斧子”嗎？
如果你經常不能按時出發或忘記在家做某件事，可以考慮在前一天晚上準備好一切。這就是一種“磨斧子”行為，只需十五分鐘。你需要做到：
我們都曾有過這樣的日子：因為生病或疲倦，或因為個人問題感覺工作很辛苦。在工作中，你要調動你的身體、情感和心態儲備來完成任務。如果儲備空空，你就很難及時保質保量地完成工作。
“時間大師”深諳此道，他們會將有效的自我保健放在優先位置。他們會通過以下方式讓自己的身體機能處于飽滿狀態：
他們會通過以下方式讓自己的心態保持積極向上：
他們會通過以下方式保持頭腦清醒：
當感到時間緊迫時，你會感覺自己沒有時間做自我保健。你可能會認為保持健康的習慣太難了，但這是一個心理陷阱。你當然不可能每天都能完成這些事。你要從小事做起，考慮用幾周或幾個月，而不是幾天的時間，讓你的生活更快樂、更健康、更有成效。
你的實際工作環境
你的工作環境讓你感覺如何？感覺舒適嗎？公司在設計辦公室時有各種優先考慮事項，但室內布置通常是一個整體，以下幾點很少被納入考慮范圍。結果就是工作環境往往會分散注意力，讓人不舒服，有時甚至讓人情緒低落。但有一些方法可以改善你的工作環境。
好的工作環境可以使人振奮，保持活力，還有助于集中注意力。不好的工作環境則會消耗人的精力，有時甚至給人造成身體上的痛苦。
如果你的工作環境正在消磨你的精力，請向主管提議。可能你的公司會愿意做出改進。但如果不能，可以考慮自己改進。為改善你的工作環境投資——無論是在家里還是在辦公室，都是在為你的工作質量投資。要想改善你的工作環境要考慮到以下四點。
大多數工位都會配備椅子、書桌、鍵盤、顯示器和鼠標，可能還有輔助設備，如文件存儲設備、工作電話或其他所需物品。你使用頻率越高的設備，越要確保其處于良好的工作狀態。保持舒適、健康的姿勢也是如此。比如，如果你發現自己沒精打采，可以考慮改變一下環境幫助自己挺直脊背。有幾個很簡單的方法，比如更換座椅、調整顯示器或將筆記本電腦放在支架上。
但如果你不四處走動，即便是最符合人體工程學的工位，也會讓你的身體出問題。人體機能不允許我們每天坐八小時。但有很多人都會這樣做。如果你站起來，伸展四肢，散散步，即便一天只活動兩次，你也會感覺好一些，思維更清楚，也更有活力。
有人說辦公室的喧鬧聲讓他們工作效率更高，但科學研究結果表示并非如此。2000年發表在《應用心理學雜志》上的一項研究結果表明，與在安靜環境中工作的被試相比，暴露在辦公室噪聲中的被試解決的難題更少。2003年發表在《環境心理學雜志》上的另一項研究結果表明，在噪聲較小的辦公室工作的員工比在噪聲較大的辦公室工作的員工所承受的工作壓力更小。如果你的工作環境嘈雜，試試戴耳機吧。多嘗試更換一下所聽的內容，因為有些聲音比另一些聲音更容易分散注意力。
自然光對人的情緒、精力和工作效率能起到很大的積極作用。如果你的工作環境缺少自然光，可以嘗試自創自然光。可以用較暗、較溫暖的光線模擬日落，使大腦產生褪黑激素；而用較亮、較冷的光線模擬日光，讓人提高警覺。
置身于一個帶有個人風格的工作環境比身處一個單調的工作環境更能使你感到快樂。想辦法將你喜歡的顏色、圖案和紋理融入你的工作環境中。添置你所愛的人的照片、能激發你靈感的藝術品，或是有趣的裝飾品。
這看起來要列一長串整改清單，但注意不要一次性徹底改變整個工作環境。
你的心理狀態
積極的心理狀態可以為高效、充實的工作體驗創造條件。而負面的心理狀態則會讓我們工作分心，減慢我們工作的速度。許多人認為在工作中有個人情緒是不專業的表現，在工作時間應該忽略個人情緒。但是你的情緒狀態會直接影響你的工作效率。情緒應該被管理或利用，而不是被抑制或忽視。
你在工作中通常會出現什么樣的情緒？以下是我多次向我的客戶提供的建議。
焦慮是時間管理有問題的人最常出現的情緒。你可能會覺得工作已令你不堪重負，可能會擔心犯錯誤，可能害怕自己會讓同事失望或與經理發生沖突。此類時間管理的失敗會令人產生持續的壓力。
焦慮是一種干擾。你會讓你將注意力放在焦慮情緒上，因而無法專心工作。消除這種焦慮的唯一方法是設計一個可以讓你高質量完成工作的時間管理系統。
但焦慮還有一個來源。當一項任務很困難時，我們經常會感到焦慮，而這種焦慮通常伴隨著羞愧感或不自信。因為我們總是認為，這項任務分配給了我，我就應該知道如何又快又好地完成它。但其實你最應該采取的措施是主動與人交流你的焦慮。你可能會驚訝地發現，你的同事們都很樂意幫忙。
沮喪是人們在工作中感受到的為數不多的情緒之一，主要是因為沮喪情緒不可避免。沮喪是人在經歷挫折后的自然反應，而且每個人在工作中都會遇到挫折。
沒有人能避免這些情況：偶爾產生分歧，資源短缺，結果令人感到失望或關系難以處理。在改善你的時間管理系統、溝通技巧和人際關系后，你出現沮喪情緒的頻率會大大降低。如果在改善之后，工作中的主導情緒仍然是沮喪（或憤怒），應該怎么辦呢？如果是這樣，這項工作可能并不適合你。
當工作讓你感到快樂或興奮時，這是一種自身與工作相適應的跡象。這表明你正在做你喜歡的工作，并擁有取得成功所需的資源和系統。試著找出讓你快樂的原因，并利用它改善你工作的其他方面。
也許你喜歡抓細節，比如標記并修改文檔中所有的語法錯誤；也許你認為給項目制作電子表格是一件愉悅且不乏味的事；也許預測市場趨勢讓你感覺很有趣，似乎不像在工作。無論你在工作中有何情緒，都要確保你是在自查情緒，而不是在壓抑情緒。情緒是人類不可缺失的一部分，即便你是在打卡上班，你仍然是人類。
你的工作時間表
你有沒有想過“黃金時段”這個詞是從哪里來的？這個詞的背后就隱含著一項絕佳的時間管理技巧。
電視廣播公司將一周中的天數和一天中的時間分解成時間段，并區分這些時間段的質量，成功地將不同的節目與不同的時間段相匹配。這就是兒童節目周六早上播放，而大預算的電視劇在周日晚上播放的原因。
可以利用分時段法來提高你的工作效率。將你做的不同類型的工作分類，找到你最適合工作的時間，也就是你的黃金時間。試著將任務與最適合的時段相匹配。如果你能同時考慮到一天中的時間差異和一周中的天數差異，這時分時段法就最有效。
早晨是酒店總經理格雷斯的黃金時間。這是她精力最足、注意力最集中的時候。她還發現工作周開始之初是精力和緊迫感最盛之時。但她的工作安排與她的黃金時段不一致，由此導致工作效率也有所下滑。
在與團隊和上司溝通后，格雷斯可以重新安排她的工作。現在，她將俱樂部計劃或頭腦風暴安排在周一，周二到周四進行深度工作，周五用來完成緊急任務并開狀態更新會議。她還會避免在上午11點之前開會，把早晨的時間預留給需要集中精力和創造力的任務。格雷斯采用分時段法，確保她最重要的工作可以在黃金時段進行。
如果你沒法掌控自己的日程安排怎么辦？這時就需要溝通。找到涉及你調整工作時間的相關人員并與他們溝通。向他們解釋你是為了在大腦最佳的時間做好自己的工作，并詢問他們是否可以幫助你實現這個目標。你可能會驚訝于他們的靈活變通。
需要教你如何溝通嗎？以下是可用的模板。其中列出了你可能面臨的挑戰，并給出了一個替代方案，為你合作解決問題打開思路。
感謝您的閱讀，
西爾維
尋求平衡
平衡始于界限。無論你如何修改日程安排，重新規劃優先事項，總有些時候讓你不得不說：“我今天做不到。”劃分健康生活的界限，并付諸實踐是一項重要的時間管理技能。如果你把你的生活完全交給公司，你大概不會喜歡它給你做的時間安排。即便是以進步為宗旨，以員工為中心的公司也會竭力壓榨你的每一分鐘。
你可以每天都休息，每周工作時數合理即可，可以在圓滿完成任務之后安排休假。但你的公司是不會為你創造這種工作與生活的平衡的。你得自己創造。
每天工作之外的十六小時你是如何度過的呢？通常人們在設想工作與生活間的平衡時，想到的是在二十四小時的時間里，個人生活和工作按優先級別展開，使二者完全契合，即完美的一天。但這只是一種不切實際且不健康的幻想。你根本不可能每天都有時間做完所有事情。但如果你將你的時間范圍延長，要實現這種平衡就容易得多了。
不要想著把所有事情都擠在一天，而要考慮如何將每個重要事項分攤到一周或一個月。如果你發現自己制定的目標（包括每天要完成的任務量和所需時長）都無法實現，那就發揮你的創造力。將一件重要的事分解成多件小事，最好是日常能做到的事，或者將重要的事分散到幾天或幾周內完成。
這些方法可以幫助本章開頭故事中的切爾西擺脫目前的困境。學會了合理的時間管理，實現了工作與生活間的平衡，切爾西就有足夠的精力來規劃、執行并回顧自己的工作，而不會讓她的老板、她的團隊或她的客戶失望。所以你要多多嘗試不同的時間安排法，找到最適合你的那一個。