二、相關知識

本任務制作過程中涉及的知識和操作包括認識Word 2016工作界面、查找和替換設置、段落編號設置等，下面進行簡單介紹。

（一）認識Word 2016工作界面

在計算機中安裝Office 2016后，啟動Word 2016，在Word 2016界面右側選擇“空白文檔”選項，即可新建一個Word空白文檔。Word 2016的工作界面主要由快速訪問工具欄、標題欄、按鈕區、選項卡、功能區、導航窗格、文檔編輯區、滾動條、狀態欄和視圖欄組成，如圖1-2所示。

圖1-2 Word 2016工作界面

? 快速訪問工具欄：用于放置一些使用頻率較高的工具。默認情況下，該工具欄包含“保存”按鈕、“撤銷鍵入”按鈕、“重復鍵入”按鈕和“自定義快速訪問工具欄”按鈕。當需要將其他常用的按鈕添加到快速訪問工具欄時，單擊“自定義快速訪問工具欄”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的選項后，就可將對應的按鈕添加到快速訪問工具欄中，以便快速進行相應的操作。

? 標題欄：用于顯示正在編輯的文檔文件名以及所使用的軟件名稱等。

? 按鈕區：包括用于登錄微軟用戶賬戶的按鈕、控制窗口的“功能區顯示選項”按鈕、“最小化”按鈕、“向下還原”按鈕、“最大化”按鈕和“關閉”按鈕等。

? 選項卡標簽：單擊選項卡標簽名稱可切換到相應選項卡。

? 選項卡：將Word的各種工具以選項卡的形式集合在一起，不同的選項卡中存放著不同功能的工具，每一個選項卡中的工具被分類放置在不同的組中，單擊某些組右下角的對話框啟動器按鈕，可打開相應的對話框或任務窗格，對某些參數進行設置。

? 導航窗格：在“標題”選項卡中顯示文檔中的標題大綱；在“頁面”選項卡中顯示文檔中每個頁面的效果；在搜索框中輸入查找或搜索內容，查找結果或搜索結果將在“結果”選項卡中顯示。

? 文檔編輯區：用于輸入、編輯文檔內容，設置頁面和文檔格式等，是Word文檔的主要工作區域。

? 滾動條：當文檔頁面中的內容不能完全顯示出來時，可拖曳滾動條查看相應的內容。向上或向下拖曳右側的垂直滾動條，可查看當前頁面前后的內容；向左或向右拖曳下方的水平滾動條，可查看當前頁面左右的內容。

? 狀態欄：位于工作界面底部左側，用于顯示當前文檔的狀態和相關信息，如當前頁面的頁碼、文檔總頁數、總字數和語言等。

? 視圖欄：位于工作界面底部右側，用于切換文檔視圖和調整視圖顯示比例。

（二）查找和替換設置

在編輯Word文檔時經常會出現多處相同的文本輸入錯誤的情況，如果一處一處地進行查找和修改，會花費大量的時間和精力。因此，可以使用Word提供的查找和替換功能進行文檔內容的批量查找和修改，大大提高文檔的編輯效率。

在Word中使用查找和替換功能，不僅可以對文本內容進行批量修改，還可以對格式、特殊格式等進行查找和替換，下面進行簡單介紹。

? 查找和替換文本：將文本插入點定位至文檔任意一處，然后按【Ctrl+H】組合鍵，彈出“查找和替換”對話框，如圖1-3所示。在“替換”選項卡的“查找內容”下拉列表框中輸入要查找的文本內容，在“替換為”下拉列表框中輸入要替換為的文本內容，單擊按鈕。替換完成后將顯示替換的數量。

? 查找和替換格式：在“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡中單擊按鈕，展開對話框的更多選項。將文本插入點定位到“查找內容”下拉列表框中，單擊按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要查找的格式，如選擇“字體”選項，將彈出對應的“查找字體”對話框，如圖1-4所示，在其中可對查找的字體格式進行設置。設置“替換為”格式的方法與之類似，只需打開對應的對話框進行設置即可。

? 查找和替換特殊格式：將文本插入點定位到“查找內容”下拉列表框中，單擊按鈕，在彈出的下拉列表中提供了Word 2016支持查找的一些特殊格式，如圖1-5所示。選擇相應的特殊格式后，其對應的符號將自動填入下拉列表框中。“替換為”下拉列表框中的特殊格式也可使用該方法設置后進行替換。

（三）段落編號設置

在文檔中為段落添加編號，可以使文檔的層次結構更清晰，也便于快速區分段落的先后順序。如果內置的編號樣式不能滿足文檔制作的需要，則可根據需要自定義編號。另外，如果編號的起始值不正確，則還可進行修改。自定義編號和設置編號起始值的方法如下。

? 自定義編號：選擇需要添加編號的段落，單擊【開始】/【段落】組中“編號”按鈕右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“定義新編號格式”選項，打開“定義新編號格式”對話框，在“編號樣式”下拉列表框中選擇需要的編號樣式，然后在“編號格式”文本框中設置編號，在“對齊方式”下拉列表框中選擇編號對齊方式，如圖1-6所示，設置完成后單擊按鈕。

? 設置編號起始值：將文本插入點定位至需要更改段落編號的位置，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置編號值”命令，打開“起始編號”對話框，在“值設置為”數值框中輸入編號的起始值，單擊按鈕，如圖1-7所示。編號起始值將變為設置的值，并且后面連續的編號將自動更改。