第三章 秘書工作實務閱讀基礎

一、“讀”為秘書工作實務之“始”

秘書工作實務中，第一位的就是“提取有用信息的能力”。它表現為對大量信息資料的閱讀理解。培養和提高自己的閱讀能力是完成秘書工作實務之始。

二、強調“讀法”

秘書工作實務中的閱讀，有其特殊性。

（一）普通作品的正讀法

所謂正讀法，就是按正常閱讀習慣和方式由前而后的普通閱讀方式。閱讀的對象具有如下特征。

1. 興趣盎然

所謂興趣盎然，指作品引人讀興，不必多加思索，如啜香茗。它具體表現在以下方面：

（1）文學性。創造的形象有藝術感染力。

（2）故事性。故事動人，引人入勝。

（3）敘事性。貼近生活，敘事清晰。

（4）散文化。意境優美，語言華美。

2. 目標完整

所謂目標完整，是指對一般文章的閱讀，其外在的組成和內在的組成，無論目的、結論、結果等均是非常清楚的。

（1）敘事性作品。線索清晰：發生、發展、高潮、結局、尾聲，脈絡顯著；情節完整：開頭、結尾、過渡、照應，一應俱全。

（2）論述性作品。三“論”明確：論點、論據、論證，條分縷析；結構明顯：緒論、本論、結論，貫通到底。

（二）秘書工作實務中資料的讀法

在閱讀資料時，與閱讀普通作品相比，有如下的不同：

總體的不同是：被動的欣賞式閱讀與主動的評價式研讀。

1. 內容上

忘卻美文，面對平淡；忘卻故事，面對索然；忘卻情節，面對數據；忘卻細節，面對數字；忘卻稔熟的人情事理，面對陌生的事件數據；忘卻趣味盎然，面對枯燥無味。

2. 結構上

忘卻順序，面對雜亂；忘卻條分縷析，面對盤根錯節；忘卻引人入勝，面對步履維艱；忘卻稔熟地提出問題、分析問題、解決問題，面對本末倒置、塊壘交叉錯位。

（三）把握要點

1. 總體把握

先看要求，逆流而上，帶著問題閱讀。

看準要求→細讀資料→聯翩思考→提煉觀點→展開論證→概括資料→復述資料→說古論今→以今為主→正反結合→以正為主→勾連資料→創新思維→再造想象→有機新文。

2. “段”是關鍵

秘書工作實務中的資料是以語段為主要形式的文本組合。盡管可能出現一些變化，但其基本方式是不會改變的。因此，閱讀必須由“段”突破。

（1）“段”的概念。段是文本的最小組成單位，有規范段與不規范段之分：規范段是指它具有相對的獨立性、統一性、完整性；不規范段是指兼意段和不完整段。秘書閱讀的資料中除規范段外，也存在不少不規范段。

要特別指出的是：資料的“段”和普通文章的“段”略有差異，它是指資料中一個相對完整獨立的部分，它有時是一個段，有時則是由幾個小段組成的大一點的語段，并在結構上表現出“分—總”“總—分”“分類”“解說”等關系。

（2）資料的“段讀”。秘書工作者必須強調段的閱讀，著重把握以下三個方面：

1）“首段”。資料往往在“首段”體現全部資料的要旨所在。要特別注意把握“首段”的要旨所在。它往往提示資料所述問題的相關“時間”“地點”“人物”“事件”“話題”等社會生活現象和相應的看法等。

2）“段意”。指“段”所表現的基本內容，也可稱為基本數據。它的基本表達方式是說明與敘述，有時可出現少量的描述和對話。

3）“段旨”。指“段”所蘊含的中心意思、主要觀點，也可稱為主旨或段的主題、論點。一般情況下，全段是圍繞著這個段旨展開的，又是為闡述這個段旨服務的。這個段用一句話概括出來，叫段中主句或主題句。要特別注意尋找段中主句，把握段的要點。它的基本表達方式有兩種：一種是有主題句的，另一種是無主題句而需要提煉主題句的。

主題句也叫段中主句。它要有概括性，要以短句子十分鮮明地把段旨揭示出來。主題句的位置表現如下：

一是在段首。就是段的開頭第一句。段首醒目，把段中主句放在段的開頭處，以領句地位出現，領起下文，一般來講就限定了段旨須圍繞這個中心鋪陳展開下文。要注意在一段的開頭處把握主旨句，從而全面清晰地理解把握全段內容。

二是在段尾。就是段的最后一句。這不易引起注意，因此要格外注意。特別注意有些資料先列舉一些材料，而后概括、歸納或引出結論類的話語。

三是在段中。就是在段中間的“腰句”中出現，這更不易一眼看出。當段中主句是上半段的結論，又是下半段的前提時，只好放在段的中間了。

四是兼置于段首、段尾。這主要會出現在資料的長段中，常常把段旨放在段開頭的領句位置，又讓它在段的末尾，以結句的方式再次出現，對段旨反復申說。

三、“讀法”理性升華

秘書工作實務中的閱讀是因文得義的心智活動。

（一）把握雙重轉化

1. 閱讀是秘書寫作的逆向運轉

如果說一般寫作是“察物→創意→綴文”的過程，那么，閱讀則是“披文（所給資料）→得意→及物（所要解決的問題）→再創文”的過程。

對秘書來說，閱讀資料先要“感言辨體，入情得意”，把物化的書面言語內化為讀者的內部言語，即把資料所含有的思想變成自己的思想，這可稱為秘書工作實務中閱讀的“意化”過程，包括資料含義的具體化（由點到面，由意到例，由一般到個別）、資料含義的簡約化（合并同類，剔除雜質，簡化詞組）、資料含義的系統化（由淺入深，由表及里，由此及彼等）。

此后要“運思及物”，把內部言語外化為書面言語和口頭言語，即把閱讀資料所得的精神內涵釋放出來，轉化為改造主、客觀世界的能量，這叫作閱讀資料的“物化”過程，包括體會、心得的言語化、靈活化、實踐化，最終變成秘書處理工作、促進社會科學和諧發展的有效工具。這就是閱讀的“意化”和“物化”的雙重轉化原理。

2. 閱讀中要注重“運思及物”

秘書工作實務中的閱讀，“披文得意”（閱讀所給資料，得到立意）只是閱讀的前半路程，“運思及物”（分析研究資料立意，運用到工作中）才是閱讀的更加艱難的后半路程。不能只重閱讀“吸收”，不重閱讀“表達”，只管閱讀“認知”，不管閱讀“應用”，只講閱讀“有字書”，不講“有字書”向“無字書”的延伸，以致對閱讀的“知人論世”“類化遷移”“切己體察”沒有足夠重視，甚至視“運思及物”為“超閱讀”。這種只顧“文→意”轉化，不顧“意→物”轉化的“半程”閱讀觀，違背了“知行統一”的全程閱讀規律，是秘書工作實務中閱讀效率不高的“病根”之一。

（二）注重人文精神

1. 強化自主意識

自主意識，指秘書獨立領受和駕馭文本資料的主人意識。這種閱讀行為，不容偷懶，別人無法代勞。

2. 拓展思維空間

秘書工作實務中閱讀的核心是理解，而理解的關鍵在于明確閱讀運思的路數，在于拓展讀者的思維空間。“閱讀運思”有廣闊的四維空間：

（1）解文——溝通秘書與資料的橋梁。即通過感言辨體，解開文本資料中有組織的語言密碼，認識、把握資料內涵。

（2）知人——溝通秘書與資料制造者、文章主人公的橋梁。即在緣文見人的跨時空對話中，實現心靈的理智轉換和情感交流，透視隱藏在文本資料表面語義之后的寫作意圖，做出比原資料更好的闡發。

（3）論世——溝通秘書與社會的橋梁。即通過解文、知人，而達到認知社會、改造社會的目的。

（4）察己——溝通秘書“舊我”（原來的我）和“新我”的橋梁。即通過閱讀，使自身的知識經驗得以擴充，觀點認識得以改變，思想情感得以升華，方法技術得以完善；實現自我在量度上的增加，在本質上的提高，在價值上的飛躍，在能力上的練達。

3. 提高創造能力

閱讀行為依照其社會功能的目標指向，可分為由低到高的四個基本類型：學習性閱讀、實用性閱讀、審美性閱讀、創造性閱讀。秘書工作實務中的閱讀屬于實用性閱讀和創造性閱讀。它以解決生活和工作中的信息攝取、加工、利用等實際問題為目標，又注重以超越文本、改造世界、塑造自我為目標。

閱讀創造力的標志是能夠準確把握并越出文本，重構詞、句、章、篇的新義，或補充加深、引申發揮，或轉移重點、批評匡正，提出新見解，做出新答案。這時的秘書工作人員不單是資料的接受者、評論者，而且是所給文本資料的加工者、再造者。