第二章 秘書工作實務(wù)寫作基礎(chǔ)

一、秘書寫作的含義、特點和作用

（一）秘書寫作的含義

寫作是表情達意的書面形式，是認(rèn)識和改造世界的工具。

秘書寫作是指以文字的形式處理政務(wù)、商務(wù)、人際關(guān)系等，它體現(xiàn)了寫作的綜合性和應(yīng)用性。

（二）秘書寫作的特點

1. 體式明顯

秘書寫作的載體，如紙的質(zhì)地和尺寸，以及書寫形式的要求，基本上都是一致的；文體的構(gòu)成要素基本上是類似的，一般都明顯地區(qū)分為文頭、正文和文尾三個部分，特別是各文體正文部分的構(gòu)成要素更是類似；秘書寫作通常限定主題或有規(guī)定的標(biāo)題，不像文藝創(chuàng)作或論文寫作，在主題和標(biāo)題上有自行選定的自由。

2. 講求實效

秘書寫作的語言要準(zhǔn)確、平易、簡潔、曉暢；要及時寫、及時發(fā)、及時辦理；文稿（講話稿、消息等）要具有很強的感染力，情理交融；秘書寫作源于實踐，用于實踐，強調(diào)可操作性。

（三）秘書寫作的作用

1. 傳播溝通

秘書寫作是通達上下、共享信息的橋梁，是交際、溝通、協(xié)調(diào)的媒介，是塑造形象、擴大知名度、提高美譽度的手段。

2. 指導(dǎo)實踐

決策的基礎(chǔ)是運行狀態(tài)及發(fā)展趨勢等信息，這些信息往往通過調(diào)查報告、可行性研究報告等書面形式到達領(lǐng)導(dǎo)層，為決策服務(wù)。所以說，秘書寫作對各項工作和活動具有指導(dǎo)作用，比如，一個良好的工作計劃是工作的指南。

二、秘書寫作的文種

秘書寫作的文種類型有工作類、公文類、經(jīng)濟類、電子類、傳播類等。

三、秘書寫作基礎(chǔ)知識

（一）秘書寫作的材料

1. 秘書寫作材料的含義

秘書寫作材料指作者為了某一寫作目的，從現(xiàn)實生活和文獻資料中選取和使用的全部事實、數(shù)據(jù)、理論依據(jù)等的統(tǒng)稱。通過對現(xiàn)實生活的直接感知所取得的材料，稱為直接材料；從文獻資料和調(diào)查研究的間接感知中得到的材料，稱為間接材料。

2. 獲取材料的途徑

獲取材料的途徑主要有兩種：

（1）觀察、調(diào)查。觀察是借助人的感官，全面、深入、細致地認(rèn)識客觀事物的知覺過程。觀察的目的主要是了解事物的外部形態(tài)和特征，通過事物的外部形態(tài)透視其內(nèi)在本質(zhì)。它是獲取第一手材料的方法，有助于作者真實地反映客觀對象，促進作者的思考、記憶與想象，激發(fā)作者的寫作欲望。

調(diào)查是獲取寫作材料的重要途徑。調(diào)查要尊重客觀事實，要有滿腔的熱忱和正確的方法；要盡可能占有相關(guān)的已有材料，如史料、檔案等；要千方百計搜尋和擴大有關(guān)線索，以便確定調(diào)查目標(biāo)；要擬好總的調(diào)查提綱，明確每次調(diào)查的具體問題；要了解被調(diào)查者的情況，在調(diào)查過程中要及時寫好采訪筆記，把事件的梗概、問題的關(guān)鍵、典型的事例、重要的原話記錄清楚，以便事后進行整理。

（2）查閱、收集資料。查閱、收集資料是指利用圖書館、個人藏書、互聯(lián)網(wǎng)或其他途徑獲取文字材料的取材方式。查閱、收集資料的方法有以下幾種：一是剪貼資料，就是從報紙雜志上把所需的有關(guān)資料裁剪下來、貼在本子上的一種積累資料的辦法，要廣泛閱讀、善于分類、注明出處、勤記感受、妥善保存；二是建立資料卡片，包括分類題目、內(nèi)容摘要等項目；三是收藏文件，是指對一些很有參考價值又準(zhǔn)許復(fù)印、謄抄的各級、各類文件，分門別類地加以保存，這些資料對日后的寫作無論在內(nèi)容上、格式上，還是在語言上、方法上，都有一定的參考借鑒作用；四是網(wǎng)上瀏覽，是指利用電腦、手機與互聯(lián)網(wǎng)相連，檢索相關(guān)的信息，由于辦公現(xiàn)代化的需要，這已經(jīng)成為一種流行的重要形式。

（二）秘書寫作的立意與選材

1. 立意

意即主題，立意就是確立主題。秘書寫作中材料選擇、結(jié)構(gòu)安排、語言運用都是為主題服務(wù)的。

（1）立意的出發(fā)點。立意與命題直接相聯(lián)，命題是立意的出發(fā)點。命題分為直接命題和范圍命題。

直接命題就是按照題目進行寫作。不僅題目固定，文稿的立意和內(nèi)容也都有具體的要求和規(guī)定。作者在構(gòu)思過程中，沒有多大的回旋余地，只需正確理解題意要求、辦文意圖，即可選取材料，執(zhí)筆撰文。

范圍命題是指命題沒有嚴(yán)格的限制，只是提出文章需要解決的問題，或內(nèi)容所反映的范圍，至于對事物的判斷和看法、解決問題的辦法和措施、反映問題的形式和角度，則需由作者去調(diào)查、了解、分析、研究，在詳細占有材料的基礎(chǔ)上，形成自己的觀點和想法，確定文章的立意和內(nèi)容。

（2）立意的要求：

第一，意圖明。要解決實際問題，在文章開頭就要把意圖點明，問題提得集中、明確、針對性強，以利于問題的解決。

第二，觀點清。提倡什么、反對什么，都必須明白清楚，開門見山，直書不曲。

第三，要旨專。主題應(yīng)簡明、單一，“一文一事”，圍繞一個問題，全文一貫到底。

第四，立意新。要與時俱進，要力求總結(jié)新經(jīng)驗、提出新見解、表明新方法、給人新啟示。

2. 選材

（1）圍繞主題選材。這是決定材料取舍的主要標(biāo)準(zhǔn)，凡是與主題有關(guān)并能有力說明或突出主題的材料，就應(yīng)入選。

（2）選材真實、確鑿。這是文章具有說服力和感染力的保證，文章中使用的材料既要準(zhǔn)確無誤、經(jīng)得起核實，又要用得恰當(dāng)貼切。引用別人的話不能有絲毫誤差，要做到字、詞、句、標(biāo)點完全與原文一致。

（3）選材新穎、生動。新穎是說材料要有新鮮感；生動是說材料以及對于材料的具體表述要有感染力。要善于觀察、發(fā)現(xiàn)、搜集那些反映新情況、新經(jīng)驗、新問題的材料；選取那些能夠體現(xiàn)時代方向的新的價值觀念、新的創(chuàng)造意識、新的語言風(fēng)尚；捕捉那些新鮮、奇特、健康、富有吸引力的信息材料。

（4）選材典型、針對性強。典型材料有兩個最突出的特點：一是代表性，典型材料可以以一當(dāng)十，可謂兵不在多，而在于精；二是深刻性，典型材料具有很強的說服力。運用典型材料，可以提出問題、印證觀點、闡明道理、發(fā)人深省、深化主題。因此，秘書寫作要針對文種性質(zhì)選材、針對行文目的選材、針對受文對象選材。

（三）秘書寫作的構(gòu)思與結(jié)構(gòu)

1. 構(gòu)思列綱

對要寫作的內(nèi)容與形式，應(yīng)反復(fù)思考推敲，逐步使全文的思路明朗，然后列出文字提綱。在形式上，提綱一般由總到分，由主到次，由大到小，由粗到細，一層層展開。在內(nèi)容上，應(yīng)注意觀點與材料的搭配以及段落和層次的排列。

2. 結(jié)構(gòu)安排

結(jié)構(gòu)安排即“布局謀篇”，它是對文章材料內(nèi)容的安排與組織。在進行布局的時候，要根據(jù)不同文種的各自特點，從所寫內(nèi)容的實際情況出發(fā)，采用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)方式，將內(nèi)容與形式有機地統(tǒng)一起來。

秘書寫作文稿的結(jié)構(gòu)主要由以下幾個方面組成：

（1）標(biāo)題。標(biāo)題也叫題目，是文章的名稱。秘書寫作首先要擬定標(biāo)題。標(biāo)題因文種不同，大體上分為三種類型：一是直接點明主題，體現(xiàn)觀點，揭示文章的中心內(nèi)容；二是公文中常用的三要素標(biāo)題，即發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種；三是直接、單純地標(biāo)明文種的性質(zhì)。總之，標(biāo)題要簡明扼要，精練概括，項目勻稱，排列得體。根據(jù)內(nèi)容的需要，還可采用主標(biāo)題、副標(biāo)題、小標(biāo)題三種形式。

（2）開頭和結(jié)尾。秘書寫作文稿有一個好的開頭，有利于表現(xiàn)主題和圍繞主題拓展作者的思路，也有利于引導(dǎo)讀者閱讀。寫好結(jié)尾，可以保證文章整體結(jié)構(gòu)的完美。秘書寫作文稿由于行文目的不同，所用文種不同，結(jié)尾的形式也是多樣化的，或做出結(jié)論，或自然收結(jié)，或提出請求，等等。另外，公文、書信、請柬一類文稿的結(jié)尾，有約定俗成的格式和慣用語。

（3）主體。常用的主體行文結(jié)構(gòu)有橫式結(jié)構(gòu)、縱式結(jié)構(gòu)和縱橫交錯式結(jié)構(gòu)。橫式結(jié)構(gòu)是按照材料的性質(zhì)和類型，依照客觀事物的不同側(cè)面安排層次，按條款、條文分門別類安排材料；縱式結(jié)構(gòu)是按照時間前后的順序，依照事物發(fā)展的過程和內(nèi)在聯(lián)系安排結(jié)構(gòu)；二者的結(jié)合即為縱橫交錯式結(jié)構(gòu)。

（4）過渡和照應(yīng)。過渡是指文章的段落與段落或?qū)哟闻c層次之間的銜接、轉(zhuǎn)換形式或手段。照應(yīng)是指文章在內(nèi)容上的前后關(guān)照，即前有所呼、后有所應(yīng)的結(jié)構(gòu)手段。

（5）現(xiàn)代傳媒類的寫作，也應(yīng)注意上述的大體規(guī)格結(jié)構(gòu)，但有的文體，如果表述得體，也不必拘泥于上述結(jié)構(gòu)要求。

（四）秘書寫作的語言與表達

1. 秘書寫作的語言要求

（1）準(zhǔn)確、規(guī)范。秘書寫作的語言要正確、恰當(dāng)?shù)乇磉_文章的思想內(nèi)容；遣詞造句要符合語法、章法規(guī)矩。

（2）簡明、曉暢。秘書寫作的文字表述要簡潔明了，言簡意賅；內(nèi)容明曉，行文暢達。

（3）得體、合理。秘書寫作的語言要確切、得體；措辭要恰當(dāng)、有分寸，應(yīng)、對、析、辯都要合情合理。

（4）現(xiàn)代傳媒類的網(wǎng)絡(luò)語言，因其有特殊環(huán)境與表現(xiàn)方式，在寫作時要正確、靈活對待。

2. 秘書寫作的表達方式

（1）敘述。是指對人、物的活動、經(jīng)歷和時間以及發(fā)生、發(fā)展、變化的過程所做的概括的或具體的交代和陳述。

（2）說明。就是用簡潔明確的語言，解釋、介紹事物的成因來源、形狀結(jié)構(gòu)、性質(zhì)特點、功能作用等，或人、物的一般情況，或事理的概念、規(guī)律、定理及應(yīng)用范圍、性能等。

（3）議論。就是議事論理，是指作者對某一事物或問題通過事實材料和邏輯推理來分析評論，借以揭示事理，表明自己的主張或觀點的一種表達方式。

（4）對電子類的部分寫作內(nèi)容，有數(shù)字、字母、符號、圖片等的運用。

（五）秘書寫作的起草與修改

1. 起草

起草，又叫擬稿，其稿本叫作草稿或初稿。根據(jù)寫作提綱起草的文章初稿，把提綱內(nèi)容落實為明確、具體的文字，可以進一步促使作者的思路向縱深發(fā)展。起草要注意文脈的貫通；要寫好文章的開頭；要正確地使用關(guān)聯(lián)詞語以及過渡句、過渡段；要注意句子、句群、段落、層次之間的銜接和過渡。在有些電子類的寫作中，是即寫即發(fā)。

2. 修改

修改，是對文章起草后的一項加工、整理、提高的工作。它是文章由初稿到定稿的終結(jié)環(huán)節(jié)。其范圍包括：修改主題、訂正觀點、修改材料、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修改語言、修改文面。

修改方法包括：

（1）讀改法，即通過閱讀，發(fā)現(xiàn)不妥，進行修改。

（2）冷改法，即作者將完成的初稿從頭到尾仔細看一遍，隨后將初稿擱上幾天，讓極度興奮的頭腦冷靜下來，然后再反復(fù)看，看一遍思索一番，看初稿有無不妥之處，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（3）抄改法，即邊抄寫邊修改。在有些電子類的寫作中，可以利用寫作軟件強大的編輯、檢查、修改功能，極為方便地剪切、復(fù)制、粘貼，完成此項工作。