二、合同管理方式的轉(zhuǎn)變

在現(xiàn)代，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)縱深發(fā)展，公司面臨的經(jīng)營(yíng)環(huán)境也發(fā)生了極大的變化。相應(yīng)地，合同管理方式也必須適應(yīng)這種變化，向創(chuàng)造價(jià)值和全過(guò)程管理的方向轉(zhuǎn)變。

（一）合同前期管理方式的轉(zhuǎn)變

1.提高識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)能力。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是合同評(píng)審和風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，如果沒(méi)有主動(dòng)提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的能力，后續(xù)將無(wú)法進(jìn)一步對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估：哪些是低層級(jí)可忽略的風(fēng)險(xiǎn)？哪些是中層級(jí)不影響合作但需要采取措施防控的風(fēng)險(xiǎn)？哪些是高層級(jí)直接影響到合作的風(fēng)險(xiǎn)？更沒(méi)有辦法作出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施方案和建議。

企業(yè)的各個(gè)部門都應(yīng)當(dāng)具備并不斷提高識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的能力。而健全的合同風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制是及時(shí)識(shí)別、降低和化解風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。在合同擬定過(guò)程中，主要風(fēng)險(xiǎn)需要依靠公司各個(gè)部門進(jìn)行判斷，根據(jù)合同交易方以及合同內(nèi)容來(lái)分析合同存在的主要風(fēng)險(xiǎn)。例如，合同相對(duì)人履約能力較差，那么主要風(fēng)險(xiǎn)就體現(xiàn)在合同無(wú)法全面履行的問(wèn)題上；合同標(biāo)的物是否屬于經(jīng)營(yíng)范圍，其主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在于合同的有效性和履行能力問(wèn)題上。業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生對(duì)于公司造成間接損失和直接損失的程度。通過(guò)對(duì)比分析，確定主要風(fēng)險(xiǎn)，以主要風(fēng)險(xiǎn)為對(duì)象確定防范措施。另外，公司還可以根據(jù)需要為各個(gè)部門提供提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力的相關(guān)講座以及培訓(xùn)。

只有不斷提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，以科學(xué)的態(tài)度和方法開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，公司才能最大限度地提高抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，降低風(fēng)險(xiǎn)的損害程度，從而保障公司健康發(fā)展。

2.全面審查交易相對(duì)方。

任何合同都不能缺少相對(duì)方。能否選擇最佳的相對(duì)方直接影響合同目的的實(shí)現(xiàn)和合同風(fēng)險(xiǎn)的防范。合同簽訂前對(duì)于交易相對(duì)方的審查主要包括：主體資格審查、信譽(yù)審查、履約能力審查等。但是實(shí)踐中還是會(huì)出現(xiàn)諸如在簽訂合同時(shí)，不注意審查當(dāng)事人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，或者即使審查，也是流于表面形式，并未審查企業(yè)是否進(jìn)行年審、是否被吊銷、是否真實(shí)等問(wèn)題，就匆忙與其簽訂合同，易導(dǎo)致所簽訂合同無(wú)效，或發(fā)生合同欺詐等法律糾紛；也會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有審查合同主體生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)能力和行為能力，造成所簽合同的內(nèi)容不符合法律或行政法規(guī)的規(guī)定。例如，部分產(chǎn)品的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)須特別許可或者經(jīng)過(guò)國(guó)家有關(guān)部門批準(zhǔn)，才具備生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)資格，如相對(duì)方不具備這一能力會(huì)導(dǎo)致合同無(wú)效。還有不注意審查法定代表人的資格，不注意審查委托代理人的資格、權(quán)限等問(wèn)題。

對(duì)交易相對(duì)方的審核中，最重要的一點(diǎn)就是對(duì)于合同相對(duì)方履約能力的審查。履約能力是合同主體履行合同的物資條件和誠(chéng)信度的統(tǒng)一。與沒(méi)有履約能力者訂立合同，就無(wú)法做到合同的全面、順利履行，公司就很難實(shí)現(xiàn)自己的合同利益，甚至可能遭受損失。

對(duì)于相對(duì)方履約能力的審查，可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展：一是以往履行合同的情況。這是判斷其履約能力的重要依據(jù)。二是財(cái)產(chǎn)狀況與融資能力。財(cái)產(chǎn)狀況與融資能力關(guān)系到相對(duì)方的經(jīng)營(yíng)能力，可以根據(jù)其資產(chǎn)負(fù)債表、貸款情況等對(duì)其履約能力進(jìn)行判斷。三是相對(duì)方的行業(yè)信譽(yù)。這也是審查中要注意的，行業(yè)信譽(yù)是社會(huì)對(duì)一個(gè)企業(yè)的評(píng)價(jià)，因此在選擇相對(duì)方時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意審核相對(duì)方的信譽(yù)如何。需要注意的是審查要全面，不能片面化或者流于形式。

3.擬定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤谋尽?/h5>

合同是邏輯嚴(yán)密，文字嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)潔的法律文書，公司應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)?shù)財(cái)M定合同文本，對(duì)所起草的合同條款、名詞的含義都能做出明確的、無(wú)歧義的解釋。例如，部分合同缺乏對(duì)合同解除條件的約定，許多公司對(duì)合同的履行過(guò)于自信，對(duì)擬定合同條款中的解除條件并未或很少做出規(guī)定，導(dǎo)致事后出現(xiàn)問(wèn)題，想解除合同既無(wú)合同依據(jù)也無(wú)法律依據(jù)，救濟(jì)難以進(jìn)行。公司之所以要重視嚴(yán)謹(jǐn)?shù)財(cái)M定合同條款，除交易是通過(guò)合同履行來(lái)完成這一因素外，合同還是產(chǎn)生糾紛時(shí)最直接有利的書面證據(jù)，不完備的合同條款，將會(huì)給公司帶來(lái)很多風(fēng)險(xiǎn)。

因此，在合同文本的擬定問(wèn)題上，公司應(yīng)該注意并盡可能地全面做到以下五點(diǎn)：

一是制定合同時(shí)，起草人應(yīng)該對(duì)交易雙方的權(quán)利義務(wù)和整個(gè)交易過(guò)程都要全面深入了解，避免無(wú)用條款的出現(xiàn)。

二是合同條款用詞必須準(zhǔn)確，避免因歧義語(yǔ)句、名詞的出現(xiàn)而導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生。

三是不要出現(xiàn)應(yīng)約未約或者約定不明的情形，這樣容易導(dǎo)致合同履行困難。要考慮周全，把可能發(fā)生的情形都寫入合同，寧繁勿簡(jiǎn)。

四是違約條款必不可少，違約條款的制定既能督促相對(duì)方積極履行合同，又能夠在產(chǎn)生糾紛時(shí)起到對(duì)守約方的補(bǔ)償作用。

五是謹(jǐn)慎選擇解決爭(zhēng)議的方式。爭(zhēng)議的解決方式通常為協(xié)商、仲裁、訴訟，選擇時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮協(xié)商與訴訟。在我國(guó)仲裁機(jī)構(gòu)公信力不足的情況下，仲裁“一裁終局”的特點(diǎn)容易造成被動(dòng)的局面。同樣，因合同糾紛提起訴訟，原則上應(yīng)盡量選擇己方所在地有管轄權(quán)的法院。

在實(shí)踐中，不同的交易會(huì)產(chǎn)生不同的合同，關(guān)鍵在于公司的相關(guān)部門和法務(wù)部門能否從實(shí)際出發(fā)，擬定真正滿足交易需求的合同文本，為合同的履行及企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同目的提供保證。

（二）加強(qiáng)合同履行階段管理

對(duì)公司而言，簽訂一個(gè)高質(zhì)量的合同只是良好的開(kāi)端，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。其實(shí)，合同履行階段才是最容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的階段。合同簽訂前沒(méi)有預(yù)料到的一些隱藏的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)在這一過(guò)程中逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。因此，加強(qiáng)合同履行階段的管理應(yīng)貫穿于合同管理過(guò)程的始終，涉及合同履行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面。通過(guò)對(duì)事中的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正偏差，使風(fēng)險(xiǎn)得到有效的控制和防范，保證后期雙方均可以實(shí)現(xiàn)合同簽訂的目的，保證企業(yè)的健康發(fā)展。

1.強(qiáng)化合同履行分析能力，建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。

目前合同履行管理中存在的問(wèn)題，主要是法務(wù)人員和合同經(jīng)辦部門、人員缺乏對(duì)合同的深入研究，對(duì)于自己主辦的合同并不熟悉，直到出現(xiàn)問(wèn)題才去查找原始的合同文件，沒(méi)有提前做好甚至不會(huì)做合同履行分析。法務(wù)人員和合同經(jīng)辦人員對(duì)合同要做到“爛熟于心”，經(jīng)常研究對(duì)照合同，發(fā)現(xiàn)合同履行異常要及時(shí)匯報(bào)處理。

合同在履行的過(guò)程中，會(huì)涉及方方面面的問(wèn)題，公司應(yīng)當(dāng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，慎重對(duì)待履行異常，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)作出相應(yīng)的處理。合同管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制主要由四個(gè)方面構(gòu)成：證據(jù)預(yù)警、履行預(yù)警、擔(dān)保預(yù)警、訴訟預(yù)警。

（1）證據(jù)預(yù)警。主要指合同履行中雙方往來(lái)的一些文件都要作為證據(jù)進(jìn)行保存。凡是涉及雙方權(quán)利義務(wù)發(fā)生改變的事項(xiàng)，一律采取書面形式。合同履行中的重要文書和函件（包括但不限于合同約定事項(xiàng)的變更，履行合同中重要的情況說(shuō)明，合同履行的催告或者通知等）是日后一旦產(chǎn)生糾紛最直接、最重要的書面證據(jù)，如果不注重法律文件的留存和權(quán)利義務(wù)的保護(hù)，肯定會(huì)為此付出高昂的代價(jià)。

（2）履行預(yù)警。主要指在合同履行過(guò)程中，要隨時(shí)跟進(jìn)掌握相對(duì)方的履行情況。這樣做的目的是提前做好應(yīng)對(duì)措施，防止對(duì)方出現(xiàn)履約不能的情形。一旦發(fā)現(xiàn)相對(duì)方?jīng)]有能夠按照合同約定完成的情形，如沒(méi)有及時(shí)支付貨款或者沒(méi)有及時(shí)交付貨物等，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，并采取書面發(fā)函催告等方式維護(hù)權(quán)益。

（3）擔(dān)保預(yù)警。主要指在合同履行過(guò)程中要定期對(duì)擔(dān)保物的情況進(jìn)行檢查。一旦擔(dān)保物出現(xiàn)毀損、滅失、減損的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)要求擔(dān)保人提供與擔(dān)保合同標(biāo)的額相對(duì)等的擔(dān)保物。因此，只有對(duì)擔(dān)保物的價(jià)值和完整性進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其價(jià)值變動(dòng)和物體變化的情況，并要求擔(dān)保人提供其他的增信措施，防止出現(xiàn)未經(jīng)權(quán)利人同意擅自處理?yè)?dān)保物，減少因擔(dān)保人行為和市場(chǎng)變化帶來(lái)的擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)，以此維護(hù)公司的利益。

（4）訴訟預(yù)警。主要指要隨時(shí)查詢了解合同相對(duì)方涉訴的情況（包括相對(duì)方的法定代表人或主要管理人員涉訴情況）。一旦相對(duì)方因重大糾紛進(jìn)入仲裁或訴訟程序時(shí)，合同履行監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)向公司發(fā)出預(yù)警。重大糾紛往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，會(huì)嚴(yán)重影響一個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)和信譽(yù)，因此，在相對(duì)方出現(xiàn)訴訟時(shí)應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。

2.選擇有效的合同補(bǔ)救措施。

合同生效進(jìn)入履行階段后，隨著情況的不斷發(fā)展變化，有的合同條款已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)初的預(yù)期，因而對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)救的情況還是會(huì)時(shí)常發(fā)生的。合同進(jìn)行補(bǔ)救的最主要目的是保障合同能夠繼續(xù)順利履行，同時(shí)挽救公司的合同利益以及防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

合同補(bǔ)救的方式是多樣的。主要包括簽訂補(bǔ)充協(xié)議、變更合同條款、解除合同等，這些都是履行階段合同管理的重要內(nèi)容。需要注意的是，不論是何種原因引起的對(duì)合同條款的補(bǔ)充變更抑或簽訂新的補(bǔ)充協(xié)議，都建立在雙方當(dāng)事人友好協(xié)商的基礎(chǔ)之上，協(xié)商一致是對(duì)變更合同條款及簽訂補(bǔ)充協(xié)議能否完成的前提條件。公司訂立合同的目的是通過(guò)合同的履行實(shí)現(xiàn)利益，但是在一些特殊的情況下，繼續(xù)履行合同除無(wú)法達(dá)到預(yù)期的利益外，還有可能使公司遭受更大的損失。從公司的角度來(lái)說(shuō)，這時(shí)候與其繼續(xù)履行合同，還不如解除合同。因此，解除合同也是補(bǔ)救方式之一。

公司想要實(shí)現(xiàn)自身的合同利益，在一定的程度上光有自身的積極性不行，還需要合同相對(duì)方的誠(chéng)信履行。在合同相對(duì)方不履行或者不如約履行的情況下，需要通過(guò)各種方式來(lái)進(jìn)一步促使其履行合同，從而保障企業(yè)的合同利益。從理論上來(lái)說(shuō)，相對(duì)方不履行合同或者不按照約定履行合同，其行為已經(jīng)構(gòu)成違約，公司可以通過(guò)選擇仲裁或者訴訟的方式維護(hù)自身的合法權(quán)益。在眾多的合同救濟(jì)方式之中，仲裁或者訴訟是最為常見(jiàn)的救濟(jì)方式，但是公司在選擇仲裁或者訴訟的同時(shí)，還必須考慮時(shí)間、成本以及成功率等種種因素，并不是只要起訴就一定能夠成功，獲得勝訴后就可以獲得利益。

在實(shí)踐中，公司通過(guò)讓步來(lái)?yè)Q取相對(duì)方的履行，也不失為合同利益補(bǔ)救的一種方式。讓步要通過(guò)協(xié)商，在不影響公司實(shí)現(xiàn)合同目的的情況下，以小的利益換取更大的利益的實(shí)現(xiàn)。但是采取此方法時(shí)也要特別注意，不能一味、無(wú)原則、沒(méi)有底線地讓步，而應(yīng)當(dāng)在得失之間選擇最佳的補(bǔ)救方式。

（三）合同履行后管理方式的轉(zhuǎn)變

1.重視合同檔案管理。

合同是公司極其重要的法律文件。但是，許多公司在合同履行完畢或者終止后，并不重視合同的歸檔工作，認(rèn)為履行完畢即萬(wàn)事大吉。

合同檔案管理工作的主要內(nèi)容，就是按照合同的類別以及簽訂時(shí)間等分門別類地進(jìn)行歸檔。合同檔案一般包括但不限于：當(dāng)事人信息、合同正本（含附件）、合同審查意見(jiàn)書、授權(quán)委托書、合同履行、爭(zhēng)議的情況說(shuō)明、合同雙方往來(lái)函件等。

公司之所以要重視合同的歸檔工作，主要是為了避免合同丟失、合同內(nèi)容泄密或者合同被盜用的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。控制此類風(fēng)險(xiǎn)，就必須要重視合同的管理與保存。公司要明確規(guī)定合同檔案管理人員的職責(zé)，明確規(guī)定合同借閱以及審批程序，實(shí)施合同管理的責(zé)任追究制度，對(duì)合同檔案保管的情況實(shí)施定期或者不定期的檢查。因此，要使完整性、及時(shí)性、規(guī)范性在合同檔案的收集管理工作中得到切實(shí)有效的保障，公司需將合同檔案管理工作作為合同履行后管理工作中一個(gè)需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)，專項(xiàng)進(jìn)行管理。只有將合同檔案管理工作提升至一個(gè)系統(tǒng)性的管理層面，才有益于助推合同管理工作的全面開(kāi)展。

2.重視合同總結(jié)。

合同標(biāo)的較大，或事關(guān)公司主業(yè)發(fā)展，或與新的客戶簽訂的合同，可以稱為重要合同。重要合同在履行終結(jié)或者解除后，應(yīng)當(dāng)由法務(wù)部門會(huì)同合同主辦部門對(duì)合同的全過(guò)程采用書面形式進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)對(duì)后續(xù)的合同管理工作具有重要的指導(dǎo)意義。當(dāng)公司的合同目的得到實(shí)現(xiàn)后，企業(yè)管理人員也不能因此掉以輕心，合同管理的任務(wù)仍然沒(méi)有結(jié)束。

合同總結(jié)要緊緊圍繞合同的要約、簽訂概況、履行情況、違約及索賠情況，合同履行過(guò)程中失敗的原因或者有創(chuàng)造性的地方來(lái)進(jìn)行描述。合同總結(jié)不應(yīng)該泛泛而談，而是要做到對(duì)整個(gè)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題作出透徹的分析，就問(wèn)題產(chǎn)生的原因作出客觀的說(shuō)明。

合同總結(jié)，既要對(duì)合同簽訂、履行全過(guò)程中失誤的地方作出全面分析，找出原因，以利于吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、少走彎路、少蒙受損失，也要對(duì)合同過(guò)程中好的做法進(jìn)行全面分析，以利于企業(yè)在后續(xù)的工作中大力推廣使用。值得注意的是，合同總結(jié)不要掩飾過(guò)失或者避重就輕，出現(xiàn)問(wèn)題不可怕，可怕的是不能正視問(wèn)題，而是一味地想通過(guò)粉飾太平的方式來(lái)掩蓋問(wèn)題。這種掩耳盜鈴式的做法往往得不償失，會(huì)給公司的合同管理甚至經(jīng)營(yíng)帶來(lái)更大的風(fēng)險(xiǎn)及損失。

3.重視反饋。

合同履行后，對(duì)于在履行過(guò)程中出現(xiàn)的具有普遍性的問(wèn)題，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門反饋，以采取措施，防止新的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。不能一再地犯同樣的錯(cuò)誤。例如，一個(gè)工程的建設(shè)合同履行完畢后，在后期的合同總結(jié)和評(píng)估中，發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)較多的工程變更，則應(yīng)及時(shí)將這一情況反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和工程部門，以便發(fā)現(xiàn)變更的原因，提出相應(yīng)的對(duì)策，避免變更的隨意性。