第七節(jié) 人事檔案管理制度

4-7-1 人事檔案管理制度示例

××制造廠有限公司人事檔案管理制度

第一章 總則

第一條 制定依據(jù)

為規(guī)范人事檔案管理，使人事檔案管理程序化、流程化，特制定本制度。

第二條 保密原則

檔案管理部門應(yīng)保守檔案機(jī)密。對人事檔案進(jìn)行妥善管理，能有效地保守機(jī)密。

第三條 完整原則

維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是人事檔案管理的主要任務(wù)。

第四條 信息化及便利原則

檔案管理以紙質(zhì)為基礎(chǔ)，輔以計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)。信息化技術(shù)可以便于查找檔案材料并長期保存。

第二章 人事檔案的編碼

第五條 編碼原則

人事檔案編碼采用八位數(shù)，格式為×××× ××××。

第六條 編碼數(shù)字說明

第一位數(shù)字表示企業(yè)分支機(jī)構(gòu)代碼，第二位數(shù)字表示工作性質(zhì)代碼，第三、四位數(shù)字表示部門代碼，第五位至第八位數(shù)字為流水號。

人事檔案編碼數(shù)字規(guī)定

（續(xù)表）

第三章 人事檔案的保管

第七條 人事檔案類型

人事檔案的保管大致包括材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、檔案統(tǒng)計(jì)5部分。

第八條 材料歸檔

新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大致程序如下：

（1）對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；

（2）按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；

（3）在人事檔案目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；

（4）將新材料放入檔案。

第九條 檢查核對

人事檔案檢查的內(nèi)容既包括對人事檔案本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀等；也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進(jìn)行，但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：

（1）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；

（2）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；

（3）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料霉變、蟲蛀等。

第十條 轉(zhuǎn)遞

人事檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。

轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：

（1）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；

（2）在檔案底賬上注銷；

（3）填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單；

（4）按發(fā)文要求包裝、密封。

在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案、核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

第十一條 保衛(wèi)保密

保衛(wèi)保密的具體工作要求如下：

（1）對于較大的公司，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)具備必要的存檔設(shè)備；

（2）庫房備有必要的防火、防潮器材；

（3）庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品；

（4）任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公眾場合；

（5）無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房，嚴(yán)禁吸煙；

（6）離開時關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。

第十二條 檔案統(tǒng)計(jì)

人事檔案統(tǒng)計(jì)的工作內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：

（1）人事檔案的數(shù)量；

（2）人事檔案材料收集補(bǔ)充情況；

（3）檔案整理情況；

（4）檔案保管情況；

（5）檔案利用情況；

（6）人事檔案工作人員情況。

第四章 人事檔案的利用

第十三條 檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程序和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第十四條 人事檔案的利用有多種方式：

（1）設(shè)立閱覽室

閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)閱和管理。

（2）借出使用

借出使用僅限于某些特殊情形，如領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案或公安機(jī)關(guān)、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

（3）出具證明材料

出具的證明材料可以是人力資源部按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)印件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

第十五條 查檔手續(xù)

查檔手續(xù)包括以下幾個步驟：

（1）由申請查檔者寫出查檔報(bào)告，報(bào)告中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人概況等；

（2）查閱單位（部門）在查檔報(bào)告上蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；

（3）由人事檔案專員進(jìn)行審核、批準(zhǔn)，若理由充分、手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

第十六條 外借手續(xù)

外借手續(xù)包括以下幾個步驟：

（1）借檔單位（部門）寫出借檔報(bào)告，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似；

（2）借檔單位（部門）在借檔報(bào)告上蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；

（3）人事檔案專員進(jìn)行審核、批準(zhǔn)；

（4）進(jìn)行借檔登記，把借檔時間、材料名稱、材料份數(shù)、借檔理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

（5）歸還時，及時在外借登記上注銷。

第十七條 出具證明材料的手續(xù)

出具證明材料手續(xù)包括以下幾個步驟：

（1）首先，由有關(guān)單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；

（2）人事檔案專員按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；

（3）證明材料由人事檔案專員提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

第五章 附則

第十八條 本制度由人事檔案專員擬訂，人事事務(wù)主管審核，修改權(quán)和解析權(quán)屬人力資源部。

第十九條 本制度自批準(zhǔn)公布之日起實(shí)施。

4-7-2 合理性解析及關(guān)聯(lián)法規(guī)

合理性解析

對大部分外資企業(yè)和民營企業(yè)而言，人事檔案往往是通過人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代管，與入職錄用、職稱評定、離職手續(xù)相關(guān)事項(xiàng)均委托人才服務(wù)機(jī)構(gòu)處理。不過，對大部分國有企業(yè)和事業(yè)單位而言，人事檔案管理仍是用人單位人力資源管理中非常重要的組成部分。在進(jìn)行人事檔案管理時，應(yīng)注意以下一些常見的問題：

（1）檔案法與檔案管理。根據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，防止檔案的不當(dāng)滅失。對于因管理責(zé)任導(dǎo)致檔案滅失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)法律責(zé)任。另外，涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

（2）勞動法與檔案管理。根據(jù)勞動法的相關(guān)規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)；若因用人單位原因?qū)е聶n案無法及時轉(zhuǎn)移造成員工損失的，用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任；對于用人單位扣押員工檔案的，還可以依法進(jìn)行行政處罰。

（3）檔案管理相關(guān)勞動爭議。檔案管理相關(guān)的勞動爭議主要表現(xiàn)在離職時用人單位以違約金等理由扣押或拒絕轉(zhuǎn)移人事檔案。此種情形下，尤其要提醒用人單位注意的是，員工解除勞動合同本身是否合法與單位扣押或拒絕轉(zhuǎn)移人事檔案之間并不存在法律上的關(guān)聯(lián)關(guān)系。即便是員工違法解除勞動合同，用人單位仍應(yīng)及時轉(zhuǎn)移人事檔案，并按照勞動仲裁或訴訟途徑另行向違法解除勞動合同的員工主張權(quán)利和賠償。

---

[1] 實(shí)務(wù)中，很多企業(yè)HR問到用餐時間是否會被認(rèn)定為勞動時間、休息時間是否包含用餐時間等問題。通常而言，如果企業(yè)規(guī)章制度和勞動合同明確規(guī)定或約定用餐時間剔除在工作時間之外且休息時間包含用餐時間的，勞動行政部門、仲裁機(jī)構(gòu)和法院一般予以認(rèn)可。但值得注意的是，對于部分制造型企業(yè)在用餐完畢后未安排休息時間（通常在30分鐘以內(nèi)）而直接上班的，其用餐時間通常會被實(shí)務(wù)部門認(rèn)定為必要用餐時間（為履行正常勞動而進(jìn)行必要的體力補(bǔ)充）而計(jì)入工作時間。建議企業(yè)在規(guī)章制度中將用餐時間和休息時間放在一起并明確予以規(guī)定。

[2] 對于加班費(fèi)計(jì)算基數(shù)是否可以約定，目前各地法規(guī)有著不同的規(guī)定。上海、江蘇等地的工資支付條例規(guī)定，加班費(fèi)計(jì)算基數(shù)可以自由約定。上海的地方性規(guī)定基于對工資構(gòu)成約定俗成的理解，進(jìn)一步明確，如果企業(yè)與員工就加班費(fèi)計(jì)算基數(shù)沒有約定，則統(tǒng)一按照本崗位正常出勤工資的70%進(jìn)行折算。

[3] 關(guān)于探親假是否屬于強(qiáng)制假，目前實(shí)務(wù)界有著不同意見。一種意見認(rèn)為探親假是針對所有用人單位的法定假期，另一種意見則認(rèn)為探親假只是國有企業(yè)才需要執(zhí)行的假期。目前第二種意見為多數(shù)意見，但實(shí)務(wù)中還是出現(xiàn)了一些民營企業(yè)和外資企業(yè)被勞動仲裁部門或法院要求執(zhí)行探親假的少量案例。

[4] 第一種觀點(diǎn)主要是認(rèn)為員工保守商業(yè)秘密應(yīng)當(dāng)作為合同義務(wù)來理解，只有勞動合同有約定的情況下，員工才存在保密義務(wù)。相對應(yīng)，員工履行保密義務(wù)的同時，用人單位應(yīng)當(dāng)支付保密費(fèi)等相應(yīng)對價。第二種觀點(diǎn)則認(rèn)為，商業(yè)秘密應(yīng)當(dāng)作為勞動合同的附隨義務(wù)來理解。附隨義務(wù)是為履行給付義務(wù)或保護(hù)當(dāng)事人人身或財(cái)產(chǎn)的利益，于契約發(fā)展過程中基于誠信原則而產(chǎn)生的義務(wù)。作為保密義務(wù)的附隨義務(wù)，無須明文約定也必須遵守，這一義務(wù)即便在勞動者離職后也不得免除。按此觀點(diǎn)，員工履行保密協(xié)議并不需要支付保密費(fèi)。

[5] 當(dāng)然，不同地方對于保密協(xié)議存在著不同的地方性規(guī)定，企業(yè)還需要主動了解企業(yè)所在地對于保密事項(xiàng)的相關(guān)規(guī)定，從而避免保密管理制度違反相關(guān)規(guī)定而無效帶來的法律風(fēng)險。

[6] 《企業(yè)職工獎懲條例》廢止后，實(shí)務(wù)界關(guān)于企業(yè)能否設(shè)置經(jīng)濟(jì)處罰（罰款）的問題有不同意見。第一種意見認(rèn)為，既然《企業(yè)職工獎懲條例》廢止了，經(jīng)濟(jì)處罰就失去了法規(guī)依據(jù)，所以企業(yè)不能對員工進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。第二種意見認(rèn)為，雖然《企業(yè)職工獎懲條例》廢止了，但并不意味著企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰就意味著違法。通常認(rèn)為，程序合理并經(jīng)由法定的民主程序和公示程序的經(jīng)濟(jì)處罰制度是法律所不禁止的。第二種意見目前是主流意見。

[7] 規(guī)章制度在設(shè)置企業(yè)處罰權(quán)時，應(yīng)特別注意合理性原則。企業(yè)設(shè)定處罰權(quán)，一般不要涉及勞動合同的變更或解除。企業(yè)的處罰權(quán)本為內(nèi)部自主管理權(quán)之一，但是如果這種內(nèi)部自主管理權(quán)涉及勞動合同的變更或解除，該處罰性質(zhì)就從內(nèi)部管理范疇轉(zhuǎn)移到法律限制的范圍。如果員工提起申訴或訴訟，勞動仲裁機(jī)構(gòu)或法院就可以介入審查變更或解除勞動合同是否具有充分的合理性。比如，上海市高級人民法院《關(guān)于審理勞動爭議案件若干問題的解答》（滬高法民一〔2002〕6號）第5條規(guī)定：“用人單位與勞動者之間因單位處分發(fā)生爭議的，是否作為勞動爭議案件應(yīng)區(qū)分情況：單位處分雖涉及經(jīng)濟(jì)扣罰等內(nèi)容，但屬于特定性、階段性的，不涉及勞動合同的解除、變更的，單位有權(quán)對勞動者進(jìn)行管理，不宜作為勞動爭議案件；用人單位作出的處分涉及勞動合同的變更或解除的，或者經(jīng)濟(jì)扣罰影響勞動者基本生活的，則因此類處分引起的爭議可作為勞動爭議案件。”

[8] 《檔案法》由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議于2020年6月20日修訂通過，現(xiàn)予公布，自2021年1月1日起施行。