3.3　設置數據格式

在單元格中輸入數據后，為了讓數據的含義更清晰，可以為數據設置特定的格式改變數據的顯示外觀，例如更改數據的字體格式、為表示金額的數據添加貨幣符號、將數據在單元格中居中對齊。用戶還可以使用單元格樣式一次性為數據設置多種格式。

3.3.1　設置字體格式

字體格式包括字體、字號、字體顏色、加粗、傾斜等多種格式，可以為單元格中的數據設置一種或多種字體格式。選擇要設置字體格式的單元格，或者在單元格的編輯模式下選擇單元格中的部分內容，然后使用以下方法設置字體格式：

·　在功能區的“開始”選項卡的“字體”組中設置字體格式，如圖3-33所示。

·　在功能區的“開始”選項卡中單擊“字體”組右下角的對話框啟動器，然后在打開的“設置單元格格式”對話框的“字體”選項卡中設置字體格式，如圖3-34所示。

·　使用浮動工具欄設置字體格式。

在單元格中輸入內容后，即使不設置字體格式，單元格中的內容也會具有某種字體，將這種由Excel自動設置好的字體稱為“默認字體”。不同版本的Excel具有不同的默認字體，例如Excel 2019的默認字體為“等線”，默認字號為11號。

如果經常需要將單元格中的數據設置為某種特定的字體，可以修改Excel的默認字體。單擊“文件”按鈕并選擇“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“常規”選項卡中的“使用此字體作為默認字體”和“字號”兩項用于設置默認字體，如圖3-35所示。

3.3.2　設置數字格式

在單元格中輸入一個數字后，該數字在不同場合下有不同的含義。例如，在銷售分析表中，該數字可能表示商品的總銷量；在員工信息表中，該數字可能表示一個員工的月工資；在財務報表中，該數字可能表示一個日期。如果為數字設置特定的數字格式，可以讓數據的含義更清晰。如圖3-36所示是為同一個數字設置3種不同數字格式后的效果，設置數字格式后的數字含義顯而易見。

Excel內置的數字格式主要用于設置數值的格式，如表3-2所示。如果要為文本設置數字格式，需要創建自定義格式代碼。為數據設置的數字格式只改變數據的顯示外觀，不會改變數據本身的值和數據類型。Windows操作系統中的設置會影響數字格式的默認樣式。

選擇要設置數字格式的一個或多個單元格，然后使用以下方法為選中的數據設置數字格式：

·　在功能區的“開始”選項卡中打開“數字格式”下拉列表，然后選擇所需的數字格式，如圖3-37所示。

·　使用功能區的“開始”選項卡中的“數字”組中的5個格式按鈕，從左到右依次為：會計數字格式、百分比樣式、千位分隔樣式、增加小數位數、減少小數位數，如圖3-38所示。

·　打開“設置單元格格式”對話框中的“數字”選項卡，在“分類”列表框中選擇一種數字格式類型，然后在右側設置數字格式的相關選項，“示例”區域顯示當前設置的數字格式的預覽效果，如圖3-39所示。

提示：無論為單元格設置了哪種數字格式，在編輯欄中始終顯示單元格中的內容本身。

3.3.3　設置數據在單元格中的對齊方式

數據在單元格中的對齊方式是指數據在單元格中水平和垂直兩個方向上的對齊位置。水平對齊包括常規、靠左、居中、靠右、填充、兩端對齊、跨列居中、分散對齊等對齊方式；垂直對齊包括靠上、居中、靠下、兩端對齊、分散對齊等對齊方式。

在功能區的“開始”選項卡的“對齊方式”組中只提供了常用的水平對齊和垂直對齊方式，如圖3-40所示。如果想要訪問所有的對齊方式，需要使用“設置單元格格式”對話框中的“對齊”選項卡，在“水平對齊”和“垂直對齊”兩個下拉列表中可以找到所有的對齊方式，如圖3-41所示。

用戶在單元格中輸入的數據默認使用“常規”水平對齊方式，該對齊方式的效果由輸入的數據類型決定：文本型數據自動左對齊，數值型數據自動右對齊，邏輯值和錯誤值自動居中對齊。所有類型的數據的垂直對齊方式默認為“居中”，增加單元格的高度才能看到垂直居中對齊的效果。

在所有的水平對齊方式中，“填充”和“跨列居中”兩種對齊方式的效果比較特殊。

·　填充：如果需要在單元格中輸入重復的多組內容，則可以使用“填充”對齊方式，該對齊方式會自動重復單元格中的內容，直到填滿單元格或者單元格的剩余空間無法完全顯示內容為止，如圖3-42所示。

·　跨列居中：“跨列居中”的效果與使用合并單元格中的“合并后居中”類似，但是前者并未真正合并單元格，而只是在顯示方面實現了合并居中的效果。如圖3-43所示為將A1:E1單元格區域設置為“跨列居中”對齊方式后的效果，內容位于A1單元格中，然而看起來就像將A1:E1這5個單元格合并在一起。

3.3.4　使用單元格樣式快速設置多種格式

如果使用過Word中的“樣式”功能，則很容易理解Excel中的“單元格樣式”。使用“單元格樣式”功能可以快速為單元格設置多種格式，這些格式就是“設置單元格格式”對話框中包含的6個選項卡的格式，即數字、對齊、字體、邊框、填充、保護。單元格樣式將這6種格式組合在一起，利用單元格樣式可以為單元格一次性設置這6種格式中的一種或多種。

Excel內置了一些單元格樣式，用戶可以直接使用這些內置的樣式為單元格設置格式。首先選擇要設置格式的一個或多個單元格，然后在功能區的“開始”選項卡中單擊“單元格樣式”按鈕，打開單元格樣式列表，如圖3-44所示。將鼠標指針指向某個樣式時，選中的單元格會自動顯示應用該樣式后的預覽效果。如果確定要使用某個單元格樣式，單擊該樣式即可。

如果內置單元格樣式無法完全滿足格式上的要求，則可以修改內置單元格樣式，有以下兩種方式：

·　在單元格樣式列表中右擊要修改的樣式，然后在彈出的菜單中選擇“修改”命令，打開“樣式”對話框，其中顯示了單元格樣式包含的6種格式，復選框處于選中狀態的格式表示當前正在使用的格式，如圖3-45所示。單擊“格式”按鈕，在打開的“設置單元格格式”對話框中可以修改6種格式。

·　在單元格樣式列表中右擊要修改的樣式，然后在彈出的菜單中選擇“復制”命令，在打開的“樣式”對話框中為復制后的樣式設置一個名稱，然后單擊“格式”按鈕修改樣式中的格式。

直接修改內置單元格樣式時，無法更改樣式的名稱。如果要為單元格樣式指定一個名稱，并從頭開始設置單元格樣式中的格式，那么用戶可以創建新的單元格樣式。只需在單元格樣式列表中選擇“新建單元格樣式”命令，在打開的“樣式”對話框中為單元格樣式設置一個名稱，并在下方選中相應的復選框來啟用所需的格式，然后單擊“格式”按鈕對每一種格式進行具體設置。創建好的單元格樣式顯示在單元格樣式列表的“自定義”類別中，如圖3-46所示。