3.2　修復格式不規范的數據

無論是用戶手動輸入的數據，還是從其他程序中導入的數據，都可能存在不規范的格式，導致這些數據無法被Excel識別為正確的數據類型，直接影響后期的數據計算和處理。利用Excel提供的一些功能，可以快速修復格式不規范的數據。

3.2.1　使用分列功能拆分復雜數據

在將由其他程序導出的數據導入Excel后，一些數據的格式可能不符合Excel格式規范。如圖3-21所示，在B列中包含了商品名稱和類別名稱，它們之間以“&”符號分隔，為了便于單獨處理商品名稱和類別名稱，需要將B列中的內容拆分為兩列，使商品名稱和類別名稱各占一列。使用Excel中的“分列”功能可以輕松完成這項工作。

圖3-21　商品名稱和類別名稱混合在一起

拆分商品名稱和類別名稱的操作步驟如下：

（1）右擊C列的列標，在彈出的菜單中選擇“插入”命令，在B、C兩列之間插入一個空列，如圖3-22所示。執行該操作是因為將B列內容分為兩列后，其中的一列將會覆蓋現有的C列，為了避免出現這種情況，需要提前插入一個空列。

（2）選擇要拆分的數據區域，本例為B2:B11，然后在功能區的“數據”選項卡中單擊“分列”按鈕，如圖3-23所示。

（3）打開“文本分列向導”對話框，選中“分隔符號”單選按鈕，然后單擊“下一步”按鈕，如圖3-24所示。

（4）顯示如圖3-25所示的選項，選中“其他”復選框，并在右側的文本框中輸入“&”，然后單擊“下一步”按鈕。

圖3-22　選擇“插入”命令

圖3-23　單擊“分列”按鈕

圖3-24　選中“分隔符號”單選按鈕

圖3-25　指定分隔符號

（5）顯示如圖3-26所示的選項，在“目標區域”中指定分列后數據區域的左上角位置，然后單擊“完成”按鈕，即可將B列數據拆分為兩列。用戶可以為拆分后的兩列數據設置合適的列標題，如圖3-27所示。

圖3-26　指定分列后數據區域的左上角位置

圖3-27　數據拆分后的效果

3.2.2　更正使用小數點分隔的日期

在輸入日期時，有些用戶習慣使用小數點分隔日期中的年、月、日，這種格式的日期只是從外表上看上去像日期，實際上并不是真正的日期，而只是普通的文本，因此無法參與日期的相關計算和處理，如圖3-28所示。

使用“替換”功能可以快速更正不規范的日期格式，操作步驟如下：

（1）選擇日期所在的單元格區域，本例為A2:A11。然后在功能區的“開始”選項卡中單擊“查找和選擇”按鈕，在彈出的菜單中選擇“替換”命令。

（2）打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡，在“查找內容”文本框中輸入“.”，在“替換為”文本框中輸入“/”或“-”，然后單擊“全部替換”按鈕，如圖3-29所示。

圖3-28　使用小數點分隔年月日的日期

圖3-29　設置“替換”選項

（3）顯示替換成功的提示信息，如圖3-30所示，單擊“確定”按鈕，然后單擊“關閉”按鈕。更正格式后的日期如圖3-31所示。

圖3-30　替換成功的提示信息

圖3-31　更正格式后的日期

3.2.3　轉換不正確的數據類型

有時由于輸入有誤或從外部導入等原因，導致數據的類型不正確而影響后續操作，例如無法正確對數據進行計算或統計分析。Excel允許用戶在特定的數據類型之間進行轉換，最常見的情況是文本型數字與數值之間、邏輯值與數值之間的轉換。

1．文本型數字與數值之間的轉換

將文本型數字轉換為數值有以下兩種方法：

·　如果在單元格中以文本格式輸入數字，該單元格的左上角會顯示一個綠色三角。單擊這個單元格將顯示按鈕，單擊該按鈕，在彈出的菜單中選擇“轉換為數字”命令，如圖3-32所示。

·　通過四則運算或函數可以將文本型數字轉換為數值。

圖3-32　選擇“轉換為數字”命令

以下任意一個公式都可以將A1單元格中的文本型數字轉換為數值：

     =A1*1
     =A1/1
     =A1+0
     =A1-0
     =--A1
     =VALUE(A1)

提示：關于公式和函數的更多內容，請參考第4章。

如果要將數值轉換為文本型數字，可以使用“&”符號將數值和一個空字符連接起來。下面的公式將A1單元格中的數值轉換為文本型數字，一對半角雙引號中不包含任何內容。

     =A1&""

提示：“&”是Excel中的一個運算符，用于將兩部分內容連接為一個整體。關于該符號和其他運算符的更多內容，請參考第4章。

2．邏輯值與數值之間的轉換

將邏輯值轉換為數值與將文本型數字轉換為數值的方法類似，對邏輯值TRUE或FALSE執行乘1、除1、加0、減0的四則運算即可完成數據類型的轉換。在條件判斷中，任何非0的數字等價于邏輯值TRUE，0等價于邏輯值FALSE。

邏輯值與數值或邏輯值之間都可以進行四則運算，此時的邏輯值TRUE等價于1，邏輯值FALSE等價于0。下面說明了邏輯值TRUE和FALSE在四則運算中的計算方式，“*”在Excel公式中表示乘法。

     TRUE*6=6
     FALSE*6=0
     TRUE+6=7
     FALSE+6=6
     TRUE*FALSE=0