第一節 定期報告的分析方法

一、定期報告的常見問題診斷

現在信息化程度高，各種辦公軟件種類豐富，各種信息及信息表現形式紛紛涌現，在某種程度上反而降低了決策效率和辦事效率。為什么這么說呢？2019年1月24日晚，新東方年會上，6名員工演唱《釋放自我》的視頻瘋狂刷屏，其中最著名的一句臺詞是“干活的累死累活，有成果那又如何，到頭來干不過寫PPT的”。其實，這個現象不僅存在于新東方，而且在很多大公司都存在類似問題，那就是從上到下都喜歡下屬提交報告，提交PPT。但很多PPT頁數雖然多，頁面排版也很漂亮，但含金量卻不高。大家比拼嘴巴功夫，這樣的PPT文化對公司的管理其實是種傷害。

為什么會這樣呢？因為很多工作PPT，看起來內容豐富，也呈現了很多數據和圖表，但大部分只是運用分析工具來“擺弄”現有的數據，只是某些問題或現象的總結和提煉，是信息的“搬運工”，而未做信息深加工。要寫好工作報告，內容要有輕重、緩急、主次、大小等的層次感和縱深度，不能僅在一個層面上平行羅列證據和事實，而需要對這些證據和事實進行縱深的挖掘，加深內容的深度，對關鍵點要做因果關系及相關性等方面的根因分析，并提出相應的改進建議或行動計劃。

定期總結PPT報告通常有財務分析、銷售分析、生產分析和質量分析等，這幾項業務恰好有較多數據可呈現。但問題是財務人員、市場銷售人員、生產管理人員和質量管理人員在面對各類數據和問題時，不知道如何挖掘并提出有價值的行動方案。比如說經營財務分析，很多報告就用趨勢圖、餅狀圖或者柱狀圖等，然后指出每個月銷售數量是在上升還是在下降，人均產值的趨勢是什么，公司銷售額占比最大的產品是什么，最大客戶的銷售情況是什么等，接下來不知道如何分析，也不知道該采取什么措施……

這些分析報告就是本書第一章所講的第二個層級——信息層級，其意義有限。質量、財務和生產部門的報告也有類似問題。

案例1：常見的質量月報

質量管理工作中每個月總得要對上個月的質量管理情況做個回顧，對產品質量情況做相應的原因分析，采取必要的改進措施。不過，很多質量報告都是現象和癥狀的羅列，是對既成事實的概述。但為什么會是這個故障率，或者為什么會是研發部門導致的問題占大頭，或者為什么A產品的不良率比其他產品低，這些原因都不得而知。作者調研過和曾經提供培訓、咨詢服務過的很多公司都有類似的情況。這些公司的供應鏈管理及公司經營層面的報告也都是類似情況。

某公司質量報告的分析思路如下，為保密把產品線名稱做了匿名化代稱處理。

第一步，陳述關于公司三條主要產品線的市場故障率，見下表。

用下面的時間序列圖展示上表的結果。

第一步通過時間序列圖展現三條產品線的不良率趨勢，以及三條產品線之間不良率的差異。發現JZG在201x年Q2季度不良率較高，比較異常。后續幾個時間段的不良率趨于穩定，從不良率的總體數據來說沒有特別的異常，值得分享。

第二步，對JZG、ZGG和XXG產品線的市場故障率再進一步細分成具體的產品，然后用同樣的時間序列圖進行質量狀況陳述。下面以JZG產品線為例做說明。

四個主要產品的市場故障率統計表如下。

四個主要產品的市場故障率的時間序列圖展現如下。

第一步是對三個產品大類做故障率的統計、分析，第二步是對某大類產品做細類（即對具體型號的產品）統計分析。

在第二步分析中發現JZG產品線的SM系列產品不良率最高，遠遠高于其他產品不良率。這個產品系列也是JZG產品線主要產品線之一，應該針對此產品系列的問題做進一步分析，看究竟是什么原因導致SM系列產品不良率高達7%左右。可以從SM系列產品的缺陷類別統計分析看哪些缺陷占比最高，還可以從其價值流過程（研發、供應商、制造或者安裝使用過程）分析看哪些過程的缺陷占比最高，還可以從SM系列產品的缺陷原因類別（人、機、料、工藝、研發、環等）分析看哪些原因導致的缺陷占比最高。總之，應該針對SM系列產品的缺陷做進一步分析。但是，該質量報告的第三步和第四步及后面的報告都未對SM系列產品做進一步分析。

第三步，對201y年5月的JZG、ZGG和XXG產品線按照缺陷類別做分析。以JZG產品線為例，其5月的163個故障產品結果見下表。

通常對這樣的故障會用帕累托（Pareto）圖（俗稱柏拉圖）分析，如下圖所示。

第四步，對201y年1~5月的每條產品線的所有缺陷按歸屬部門做統計。同樣以JZG產品線為例，發現因為研發設計占56.89%，是主要原因。統計表如下。

通常可以用帕累托圖（或餅狀圖）展示，如下圖所示。

第三步和第四步分析存在兩個問題：一是沒有接著對第二步分析出的問題關鍵做分析，即未對JZG產品線的SM系列產品不良率做進一步深入分析；二是對JZG產品線做總體不良率統計分析時的統計數據的時間參數不統一，第三步分析的對象是5月的數據，第四步分析的對象是1～5月的數據。

第三步和第四步雖然存在以上兩個不足，但也有一定的參考價值。

第三步得出JZG產品線的缺陷因為不同器件導致的問題有一定差異性，但這些不同器件之間導致問題的差異也不是很顯著，故障數量前4（Top4）的器件決定缺陷的占比相差不到10%。所以，這些器件的問題可能有一個共性的系統性原因導致，需要進一步分析原因。

第四步得出研發設計和器件本身質量問題是主要矛盾，這兩項導致質量問題的80%。但即使定位到這兩項問題，仍然需要做進一步根本原因分析，才能有針對性地解決問題。

但是，該公司的質量報告和定期的質量會議上并未針對研發設計的問題和器件問題做進一步的根因分析，也沒有提出針對性的解決措施，而只是做了上述的數據收集和整理，做完數據整理和演示后，也未總結和提煉出問題的關鍵，未指明這個關鍵問題的嚴重性。而大家看到這樣的數據也就僅是數據而已，不會自覺地認為問題很嚴峻。尤其是因為沒有找出根本原因和對應的改進措施，使大家感到無所適從、無從著手。時間久了，大家就麻木了。

質量報告和定期質量會議必須明確地指出問題關鍵、問題的嚴峻性和緊迫性，以及背后的原因和建議措施，這樣才能把信息、知識提煉和升級成公司“智慧”，引導大家朝著正確的方向持續改進產品質量，持續優化管理系統。

該公司的質量報告通過上述四個步驟把JZG產品線的市場缺陷數據匯報完了，對另外兩條產品線ZGG和XXG也是采用同樣的分析步驟和方法，在此不再贅述。

該公司把產品線質量問題的數據整理分析后，還對生產過程、供應商來料過程及研發過程都分別進行了相應的質量數據分析。另外，針對典型的重大質量問題單獨拎出來匯報，這是對的。但對典型的重大質量問題的根因分析也流于形式，詳見下表。

上述HL控制板故障是由于開關電源板F1熔斷器燒毀，XY產品頻率故障是由于軟件缺陷，但這些都是現象，屬于輸出的結果層面，不是真正的問題發生的原因。所以，解決措施停留在“滅火”層面，針對開關電源板F1熔斷器燒毀，“滅火”措施是更換更大余量的F1熔斷器，針對軟件缺陷的“滅火”措施是升級軟件。

因此，一份有幾十頁PPT內容的報告，其分析深度和層次僅限于把信息整理成知識，未上升到公司“智慧”。

那么，定期管理報告應該如何進行分析，需要做哪些根因分析，分析到什么程度，如何提出建設性措施，下面就介紹What型和Why型根因分析方法。