1.1　Excel簡介

本節將對Excel的基本情況進行簡要介紹，包括Excel的發展歷程、Excel涵蓋的功能、Excel的學習方法等內容，了解這些內容將有助于更好地學習Excel。

1.1.1 　Excel發展歷程

微軟公司在1985年發布了Excel的第一個版本，它只能在蘋果計算機上使用；在1987年又發布了捆綁在Windows 2.0操作系統中的Excel的第二個版本（Excel 2.0）。此后每隔2～3年，微軟公司都會發布新的Excel版本，以便不斷增強Excel的功能并修復其自身存在的問題。

Excel從1993年開始支持VBA（Visual Basic for Applications），VBA是一個嵌入在Excel內部的獨立編程環境。用戶通過編寫VBA代碼，不但可以讓Excel中的操作自動完成，而且可以增強和擴展Excel的功能。同年，微軟公司將Excel捆綁在Office辦公套件中，使其成為該套件中的一員。

至今已經過去了幾十年，Excel的版本不斷更替。本書編寫期間的Excel最新版本是Excel 2019。與最初的Excel版本相比，無論是界面環境還是內部功能，Excel 2019都已經脫胎換骨、煥然一新。圖1-1所示為Excel不同歷史版本的啟動界面。

圖1-1　Excel不同歷史版本的啟動界面

1.1.2 　Excel涵蓋的功能

Excel主要用于表格數據的存儲、計算、分析和呈現，可以完成從只存儲固定數據的靜態表格，到包含公式、函數與數據分析工具的動態表格的制作與處理。具體來說，用戶可以使用Excel制作以下幾種類型的表格。

? 數據存儲類表格：這類表格主要用于存儲數據和信息，其中不包含任何用于計算的公式或其他可自動更新的功能，如員工信息表。

? 數據計算類表格：這類表格主要用于對數據進行計算，使用公式和函數對數據進行所需的計算和處理，如匯總求和、計算平均值、統計數量、提取文本中的特定部分、計算財務數據等。

? 數據分析類表格：這類表格主要用于對數據進行分析，可以對數據進行排序、篩選和分類匯總，以便進行簡單的分析；可以使用數據透視表快速匯總數據，并從不同的角度查看和分析數據，還可以使用模擬分析、規劃求解等高級工具對數據進行更專業的分析。

? 數據呈現類表格：這類表格主要通過圖表、迷你圖、圖片、形狀等圖形化方式來直觀呈現數據的含義，如使用圖表分析和預測銷售趨勢。

? 功能定制類表格：這類表格主要用于根據用戶的需求來對表格的功能進行自定義設置，一般需要通過編寫VBA代碼來開發可以增強或擴展Excel功能的插件，包括為用戶定制的表格操作方式、針對特定需求的計算、新的界面環境和菜單命令等。

根據上面列出的使用Excel可以制作的表格類型及其實際用途，可以將Excel涵蓋的功能劃分為表1-1所示的幾個部分。還有其他一些Excel功能沒有在表格中列出，包括工作簿和工作表的基本操作、窗口和視圖、審閱和批注，以及安全設置等。

表1-1　Excel涵蓋的功能

1.1.3 　Excel的學習方法

正所謂人外有人，一個人的學習之路永無止境。每一位擁有豐富Excel使用經驗的用戶都是從茫然和困惑一步步走過來的。很多Excel用戶都經歷過或正經歷著下面這些操作。

? 手動輸入一系列自然數或連續的日期。

? 對多個單元格中的數據求和時，在公式中逐個輸入單元格的地址。

? 在需要輸入多個相似公式時，手動輸入這些公式。

? 發現工作表中多個位置上的相同數據有錯誤時，逐個在這些位置修改錯誤。

? 創建多個格式相似的工作表時，重復從原工作表中復制數據和格式到新的工作表。

? 在資料表中輸入身份證號碼后，手動輸入每個人的出生日期和性別。

? 通過排列和堆疊多個形狀來模擬數據的可視化效果。

? 手動為符合條件的數據設置特定的格式，如字體、字體顏色或單元格的填充色。

上面列出的操作在Excel中都有更簡捷、更高效的實現方法，糾正不規范的操作習慣是成為“Excel高手”的必經之路。只有掌握正確的操作方法，才能真正發揮Excel的強大功能。下面介紹的一些學習方法有助于讀者更好地學習Excel。

1．使用Excel幫助系統

學習Excel最簡單的方法是使用Excel提供的幫助系統。啟動Excel程序后，在Excel主界面中按【F1】鍵，或者在功能區的【幫助】選項卡中單擊【幫助】按鈕，如圖1-2所示，將打開圖1-3所示的【幫助】窗口，可以按目錄瀏覽幫助內容，也可以在搜索框中輸入要查找的關鍵字，以便快速找到想要了解的內容。

圖1-2　單擊【幫助】按鈕

圖1-3　【幫助】窗口

除了使用【F1】鍵和【幫助】按鈕之外，還可以在打開的對話框中單擊右上角的問號按鈕，如圖1-4所示，將打開當前對話框的上下文幫助。

圖1-4　單擊問號按鈕打開上下文幫助界面

2．在網上搜索答案

用戶可以通過搜索引擎在網上搜索使用Excel時遇到的特定問題，這種方式可以直接針對自己遇到的問題獲得一些答案，可能是解決問題的最快途徑。但是由于網上內容參差不齊，答案是否正確需要自己去鑒別，因此，有時也會給用戶帶來一些誤導。除此之外，用戶還可以瀏覽一些專注于Excel技術的網站或論壇中的技術帖或在其中提問，這也是一種學習和解決問題的方法。這樣帶著問題去學習所獲得的知識通常記憶最深刻。

3．購買紙質圖書

在電子產品迅猛發展的今天，很多人都在使用各種類型的移動設備瀏覽電子書，但紙質圖書仍具有不可替代性。這主要是因為紙質圖書具有質感和儀式感，讀者在靜心閱讀的同時，不僅可以享受書香氣息，而且可以做筆記、劃重點。因此，購買紙質圖書仍是大多數想學習Excel的用戶的主要選擇。

4．善于總結

對于在使用Excel時遇到的問題，在解決問題后應對問題產生的原因和解決方法進行總結。總結問題的過程相當于再次重現問題，并在大腦中重新回顧和思考解決問題的方法和步驟，這樣做能夠加深記憶。通過日積月累的總結，你將會逐步提高對問題的分析思考能力。

5．勤于練習

Excel幫助系統中的內容和書籍看得再多，始終都是紙上談兵。只有在計算機上實際操作演練一番，才能真正理解并記住所學內容。很多人都會遇到這種情況，看書時感覺理解得很清晰、透徹，但是在實際操作過程中卻遇到或多或少的問題。實際上，操作中的很多細節和注意事項只有在自己實際操作時才會遇到并加以注意。只看不做，Excel水平很難有實質性的提升。

6．步步為營

無論學習哪種技術，都需要先打好基礎，然后逐步增加學習的難度。對于Excel的學習，首先應了解Excel界面的組成結構和使用方法，掌握工作簿、工作表和單元格的操作方法，然后再學習Excel的其他功能。切忌在Excel基本操作還沒有熟練掌握的情況下就急于學習難度較大的操作，這樣只會消磨自己學習Excel的熱情和信心。