2.4 經(jīng)驗(yàn)技巧

2.4.1 錄入技巧

輕松輸入漂亮符號(hào)

在Word中經(jīng)常看到一些漂亮的圖形符號(hào)，像等，這些符號(hào)不是由圖形粘貼得到的。Word中有幾種自帶的字體可以產(chǎn)生這些漂亮、實(shí)用的圖形符號(hào)。在需要產(chǎn)生這些符號(hào)的位置上，先把字體更改為“Wingdings”“Wingdings2”“Wingdings3”及其相關(guān)字體，然后試著在鍵盤上敲擊鍵符，像“7”“9”“a”等，此時(shí)就產(chǎn)生這些漂亮的圖形符號(hào)了。如把字體改為“Wingdings”，再在鍵盤上按〈d〉鍵，便會(huì)產(chǎn)生一個(gè)“”圖形。（注意區(qū)分大小寫，大寫得到的圖形與小寫得到的圖形不同。）

2.4.2 表格技巧

1.表格兩邊繞排文字

在表格右側(cè)輸入文字時(shí)，Word 2016會(huì)將插入的文字自動(dòng)添加到表格下一行的第一個(gè)單元格中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)將文字添加在右側(cè)。這時(shí)可以先選中表格的最后一列，然后用鼠標(biāo)右擊選中的單元格，從快捷菜單中選擇“合并單元格”命令，將其合并成一個(gè)單元格，再右擊并選擇“邊框和底紋”命令，選中“邊框和底紋”對(duì)話框的“邊框”選項(xiàng)卡，并從“設(shè)置”欄中選擇“自定義”選項(xiàng)，然后用鼠標(biāo)取消上、下、右邊的邊框，單擊“確定”按鈕返回文檔，這樣在該單元格輸入的文字就會(huì)天衣無(wú)縫地繞排在表格的右邊了。

如果想在表格左側(cè)插入文字，則只要用鼠標(biāo)選中表格最前一列單元格，并把它們合并成一個(gè)單元格，然后在“邊框和底紋”對(duì)話框中取消上、下、左邊的邊框即可。

2.讓單元格數(shù)據(jù)以小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊

有時(shí)用Word制作的統(tǒng)計(jì)表格中經(jīng)常會(huì)包含帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，這時(shí)要對(duì)齊并不容易。不過(guò)，只要用鼠標(biāo)選中含有小數(shù)點(diǎn)數(shù)據(jù)的某列單元格，并用鼠標(biāo)在上方標(biāo)尺處先單擊一次，使其出現(xiàn)一個(gè)“制表位”圖標(biāo)（一個(gè)小折號(hào)），然后用鼠標(biāo)雙擊這個(gè)“制表位”小圖標(biāo)，彈出“制表位”對(duì)話框，在“對(duì)齊方式”中選取“小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊”方式，單擊“確定”按鈕后，所有數(shù)據(jù)會(huì)以小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊。當(dāng)然，也可以繼續(xù)拖動(dòng)標(biāo)尺上的小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊式制表符調(diào)整小數(shù)點(diǎn)的位置，直到滿意為止。

3.精確調(diào)整表格

用鼠標(biāo)手工調(diào)整表格邊線操作起來(lái)比較困難，無(wú)法精確調(diào)整。其實(shí)只要按住〈Alt〉鍵不放，然后試著用鼠標(biāo)調(diào)整表格的邊線，表格的標(biāo)尺就會(huì)以0.01厘米的精度發(fā)生變化，精確度明顯提高了。

4.〈Ctrl〉和〈Shift〉鍵在表格中的妙用

通常情況下，拖動(dòng)表格線可調(diào)整相鄰的兩列之間的列寬。按住〈Ctrl〉鍵的同時(shí)拖動(dòng)表格線，表格列寬將改變，增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔(dān)；按住〈Shift〉鍵的同時(shí)拖動(dòng)表格線，只改變?cè)摫砀窬€左方列的列寬，其右方列的列寬不變。

5.將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格

打開帶表格的Word文件，先將光標(biāo)放在表格的任一單元格，在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“”標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中，單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令。然后打開Excel，再單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，在出現(xiàn)的“選擇性粘貼”對(duì)話框中有6項(xiàng)可選，選擇“文本”并單擊“確定”按鈕即可將Word表格轉(zhuǎn)換為Excel表格。

6.Word也能“自動(dòng)求和”

在編輯Excel工作表時(shí)，很多用戶對(duì)常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕情有獨(dú)鐘。其實(shí)，在Word 2016的表格中，也可以使用“自動(dòng)求和”功能。當(dāng)然，這需要事先把該按鈕調(diào)出來(lái)，其方法如下。

1）執(zhí)行“文件”→“選項(xiàng)”菜單命令，打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框。

2）選擇“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)，在右側(cè)選擇“所有命令”后選擇“∑求和”選項(xiàng)，單擊“添加”按鈕。

3）單擊“確定”按鈕后關(guān)閉“Word選項(xiàng)”對(duì)話框。

現(xiàn)在，把插入點(diǎn)置于存放和數(shù)的單元格之中，單擊自定義快速訪問(wèn)工具欄中的“∑”（自動(dòng)求和）按鈕，則Word將計(jì)算并顯示插入點(diǎn)所在的上方單元格中或左方單元格中數(shù)值的總和。當(dāng)上方和左方都有數(shù)據(jù)時(shí)，優(yōu)先上方求和。

7.在Word中快速計(jì)算

用Word 2016進(jìn)行文字編輯時(shí)，有時(shí)可能需要對(duì)文中的一些數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，或者核對(duì)算式中的結(jié)果是否正確。具體步驟如下。

將光標(biāo)插入點(diǎn)移到文檔中需要插入計(jì)算結(jié)果的地方后，單擊“表格工具”→“布局”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)”功能組中的“公式”按鈕，打開“公式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中的“=”后面輸入要計(jì)算的算式，最后單擊“確定”按鈕。如果說(shuō)算式就是文檔中的文字，那么就更簡(jiǎn)單了，只要先將文檔中的算式復(fù)制，然后在“公式”對(duì)話框的“=”后面粘貼即可。不過(guò)，這時(shí)的“粘貼”操作要用到〈Ctrl+V〉組合鍵。

8.在Word表格中快速?gòu)?fù)制公式

在Excel中通過(guò)填充柄或粘貼公式可快速?gòu)?fù)制公式，而Word中沒(méi)有此項(xiàng)功能，但是在用Word 2016制表時(shí)也經(jīng)常要復(fù)制公式，這時(shí)可用下面兩種方法實(shí)現(xiàn)公式的快速?gòu)?fù)制。

1）在制表時(shí)，在“插入”選項(xiàng)卡中單擊“表格”按鈕，在下拉列表中選擇“Excel電子表格”選項(xiàng)，將Excel表格嵌入Word中，這樣表格就可利用填充柄和粘貼公式進(jìn)行公式復(fù)制了，計(jì)算非常方便。

2）對(duì)某單元格進(jìn)行公式計(jì)算后，不要進(jìn)行任何操作，立即進(jìn)入需要復(fù)制公式的單元格并按〈F4〉鍵即可。

9.在表格頂端加空行

要在表格頂端加一個(gè)非表格的空白行，可以使用〈Ctrl+Shift+Enter〉組合鍵，通過(guò)拆分表格來(lái)完成。但當(dāng)表格位于文檔的最頂端時(shí)，有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法，就是先把插入點(diǎn)移到表格的第一行第一個(gè)單元格的前面，然后按〈Enter〉鍵，此時(shí)會(huì)添加一個(gè)空白行。

10.鎖定Word表格標(biāo)題欄

Word 2016提供給用戶一個(gè)可以用來(lái)拆分編輯窗口的“分割條”。該“分割條”位于垂直滾動(dòng)條的頂端。要使表格頂部的標(biāo)題欄始終處于可見狀態(tài)，可將鼠標(biāo)指針指向垂直滾動(dòng)條頂端的“分割條”，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)榉指钪羔槪p箭頭）后，按住鼠標(biāo)左鍵將“分割條”向下拖至所需的位置，并釋放左鍵。此時(shí)，Word編輯窗口被拆分為上下兩部分，這就是兩個(gè)“窗格”。在下面的“窗格”任一處單擊，就可對(duì)表格進(jìn)行編輯操作，而不用擔(dān)心上面窗格中的表格標(biāo)題欄會(huì)移出屏幕可視范圍之外了。要將一分為二的兩個(gè)“窗格”還原成一個(gè)窗口，可在任意點(diǎn)雙擊“分割條”。