2.2 實例實現

圖書訂購單應具備以下的特色和要求：

·根據訂購人資料、收貨人資料、訂購圖書資料、付款方式、配送方式等劃分訂購單區域。

·整個表格的外邊框、不同部分之間的邊框以雙實線來劃分；對處于同一區域中的不同內容，可以用虛線等特殊線型來分隔。

·重點分部用粗體來注明。

·為表明注意事項中提及內容的重要性，用項目符號對其進行組織。

·對于選擇性的項目，或者填寫數字之處，可以通過插入空心方框作為書寫框。

·對于重點部分或者不需要填寫的單元格填充比較醒目的底色。

·可以快速計算出單個商品的金額，以及訂購的總金額。

創建此表格的流程如下所述。

1）創建表格雛形。

2）編輯訂購單表格。

3）輸入與編輯訂購單內容。

4）設置與美化表格。

5）計算表格數據。

2.2.1 創建表格

在創建表格之前，必須先規劃好行數和列數，以及表格的大概結構。最好先在紙上繪制出表格的草圖，再在Word文檔中進行創建。具體操作步驟如下。

1）啟動Word 2016，創建一個空白的Word文檔。選擇“布局”選項卡，單擊“頁面設置”功能組右下角的對話框啟動器按鈕，在彈出的“頁面設置”對話框中，將“頁邊距”選項卡中的“左”“右”數值框均設置為1.5厘米，如圖2-2所示。單擊“確定”按鈕，完成頁面設置。

2）在文檔的首行輸入標題“圖書訂購單”，并按〈Enter〉鍵，將插入點移到下一行。

3）選擇“插入”選項卡，單擊“表格”功能組中的“表格”按鈕，在下拉列表中選擇“插入表格”選項，彈出“插入表格”對話框，在“表格尺寸”欄中，將“列數”“行數”數值框分別設置為“5”和“20”，如圖2-3所示。設置完成后，單擊“確定”按鈕，完成表格的插入。

4）選中標題行文本“圖書訂購單”，選擇“開始”選項卡，在“字體”功能組中，將選中文本的字體設置為“黑體”、加粗，字號設置為“一號”，在“段落”功能組中，單擊“居中”按鈕，將文字的對齊方式設置為“居中對齊”，如圖2-4所示。

5）將鼠標移動到表格右下角的表格大小控制點上，按住左鍵不放，往下拖動，增大表格高度。結果如圖2-5所示。

2.2.2 合并和拆分單元格

由于插入的表格過于簡單，與圖2-1所示表格相差較大，需要進行單元格的合并，才能形成圖2-1所示的表格。具體操作步驟如下。

1）由于第1列較寬，需要將其寬度進行調整。將鼠標移至第1列右側邊框線上，當鼠標指針變成形狀時，按住左鍵往左拖動，減小此列的寬度。2）選中第2、3、4列，選擇“表格工具”→“布局”選項卡，單擊“單元格大小”功能組中的“分布列”按鈕，平均分布選中各列。

3）選擇表格第1行，選擇“表格工具”→“布局”選項卡，在“合并”功能組中，單擊“合并單元格”按鈕，如圖2-6所示，實現第1行單元格的合并操作。

4）用同樣的方法合并以下單元格區域A2∶A6、B2∶B3、C6∶D6、A7∶A11、B7∶E7、C9∶E9、B10∶B11、C10∶E11、A12∶A17、B17∶E17、A18∶B18、C18∶E18、A19∶B19、C19∶E19、B20∶E20。

5）選擇“表格工具”→“設計”選項卡，在“繪圖”功能組中單擊“繪制表格”按鈕，在B2單元格中，自左上角往右下角拖動鼠標，為其繪制斜線表頭。

6）選中單元格區域C12∶E16，選擇“表格工具”→“布局”選項卡，在“合并”功能組中，單擊“拆分單元格”按鈕，彈出“拆分單元格”對話框，在“列數”和“行數”數值框中分別輸入“4”和“5”，如圖2-7所示。單擊“確定”按鈕，完成對單元格的拆分。注意：在“拆分單元格”對話框中一定要保持“拆分前合并單元格”復選框的選中。

7）將鼠標移至表格的底端邊框上，按住鼠標左鍵向下進行拖動，微調最后一行的行高。通過以上的操作，整個表格已調整完畢，合并、拆分單元格后效果如圖2-8所示。

2.2.3 輸入與編輯表格內容

完成表格的結構編輯后，即可在其中輸入內容，然后設置文字的方向及文字在單元格中的位置，從而得到最佳的表格效果。具體操作步驟如下。

1）單擊表格左上角的表格移動控制點符號，選中整個表格，選擇“開始”選項卡，在“字體”功能組中設置表格字體為“宋體”、字號為“五號”。

2）在表格中繪制了斜線表頭單元格右上角雙擊鼠標，當光標閃動后輸入文字“會員訂購”，在該單元格的左下角雙擊鼠標，在光標閃爍處輸入文字“首次訂購”。

3）在其他單元格輸入文本內容，對于重點內容或者需要特別注意的內容，為其添加粗體字形。輸入表格內容后效果如圖2-9所示。

4）將插入點定位于文本“會員訂購”的前面，選擇“插入”選項卡，在“符號”功能組中，單擊“符號”按鈕，選擇“其他符號”命令，打開“符號”對話框，在“字體”下拉列表框中選擇“（普通文本）”選項，在“子集”下拉列表框中選擇“幾何圖形符”選項，接著選擇空心方框符號，如圖2-10所示。單擊“快捷鍵”按鈕，打開“自定義鍵盤”對話框，如圖2-11所示。

5）在“請按新快捷鍵”文本框中輸入〈Ctrl+Q〉組合鍵，單擊“指定”按鈕，指定插入符號的快捷鍵，單擊“關閉”按鈕，回到“符號”對話框，之后單擊“插入”和“關閉”按鈕，完成指定符號的插入。

6）在表格中的“首次訂購”“郵政匯款”“銀行匯款”“貨到付款”“普通包裹”“送貨上門”文本前的合適位置按〈Ctrl+Q〉組合鍵，插入空心方框符號，在“郵政編碼：”后按6次〈Ctrl+Q〉組合鍵，插入6個空心方框符號，供用戶填寫郵政編碼。

7）將插入點分別定位于“指定其他送貨地址……”和“有特殊送貨要求時請說明”文字前，再次打開“符號”對話框，在文字前面添加“★”符號。

8）選擇“注意事項”右側單元格中的所有內容，選擇“開始”選項卡，通過“段落”功能組中的“項目符號”命令為其添加項目符號。

9）按住〈Ctrl〉鍵，選中表格中有說明性文字的單元格，選擇“表格工具”→“布局”選項卡，在“對齊方式”功能組中單擊“水平居中”按鈕，將其對齊方式設置為水平居中對齊，如圖2-12所示。

10）用相同的方法將“□會員訂購”內容右對齊，為其他文本內容設置中部兩端對齊。

11）選擇“訂購人資料”文本，選擇“開始”選項卡，分別單擊“段落”功能組中的“居中”按鈕和“分散對齊”按鈕，之后在“表格工具”→“布局”選項卡“對齊方式”功能組中單擊“文字方向”按鈕，將文本的方向改成“縱向”。

12）用同樣的方法，將“收貨人資料”“訂購圖書資料”“注意事項”幾處文字進行適當的調整，最終結果如圖2-13所示。

2.2.4 設置表格的邊框和底紋

完成表格的內容編輯后，就可以對表格的邊框和底紋進行設置。具體操作步驟如下。

1）單擊表格左上角的表格移動控制點符號選中整個表格。選擇“表格工具”→“設計”選項卡，單擊“邊框”功能組中的“邊框”按鈕，在下拉列表中選擇“邊框和底紋”選項，打開“邊框和底紋”對話框。在“邊框”選項卡的“設置”欄中選擇“虛框”選項，在“樣式”列表框中選擇“雙線”選項，如圖2-14所示。單擊“確定”按鈕，整個表格的外側邊框線設置完成。

2）選中“訂購人資料”欄目的全部單元格，用同樣的方法打開“邊框和底紋”對話框，在“樣式”列表框中選擇“雙線”選項，單擊兩次“預覽”欄中的“下框線”按鈕，將此欄目的下邊框設置成雙線，以便與其他欄目分隔開。

3）使用步驟2）的方法，為其他欄目設置雙線型的下邊框效果，如圖2-15所示。

4）選擇“訂購人資料”單元格，選擇“表格工具”→“設計”選項卡，單擊“表格樣式”功能組中的“底紋”按鈕，在下拉列表中選擇“白色，背景1，深色25%”選項，如圖2-16所示，為此單元格添加底紋。

5）用同樣的方法，為表格中其他說明性文字的單元格添加同樣的底紋，“底紋”設置完成后的效果如圖2-17所示。

至此，一份空白圖書訂購單表格的繪制與美化工作結束。

2.2.5 表格中數據的計算

當表格中錄入了訂購商品的單價及數量時，可以利用Word提供的簡易公式進行計算，得到單個商品的總金額及所有訂購商品的金額。具體操作步驟如下。

1）在表格的“訂購圖書資料”欄中輸入貨號、圖書名稱、單價及數量，設置單元格內容的對齊方式，為包含說明性文字內容的單元格添加底紋，如圖2-18所示。

2）將光標定位于貨號為“W001”的最后一個單元格，即“金額（元）”下方的單元格，選擇“表格工具”→“布局”選項卡，單擊“數據”功能組中的“公式”按鈕，如圖2-19所示，彈出“公式”對話框。

3）刪除“公式”文本框中的“SUM（LEFT）”，單擊“粘貼函數”下拉列表框的下拉按鈕，在下拉列表中選擇“PRODUCT”選項。此函數的功能是將左邊的數據進行乘積操作。設置PRODUCT函數的參數為“LEFT”，之后在“編號格式”下拉列表框中，選擇“￥＃，＃＃0.00；（￥＃，＃＃0.00）”選項，如圖2-20所示。設置完成后，單擊“確定”按鈕，完成貨號為W001的圖書金額的計算。

4）用同樣的方法，為其他訂購圖書計算訂購金額，如圖2-21所示。

5）將插入點置于“合計總金額：”后，打開“公式”對話框，使用默認公式“=SUM（ABOVE）”，在“編號格式”下拉列表框中，選擇其中的“￥＃，＃＃0.00；（￥＃，＃＃0.00）”選項，單擊“確定”按鈕，計算出該訂購單的總金額。

6）單擊“保存”按鈕，以“圖書訂購單”命名，將文檔進行保存。至此表格全部制作完成。

2.2.6 表格標題跨頁設置

在日常工作中，經常會出現表格橫跨兩頁的情況，要處理表格跨頁時標題重復顯示的問題，可以通過“表格屬性”對話框來解決。具體操作步驟如下。

單擊表格任意單元格，選擇“表格工具”→“布局”選項卡，在“表”功能組中，單擊“屬性”按鈕，打開“表格屬性”對話框。選擇“行”選項卡，在“選項”欄中選中“在各頁頂端以標題行形式重復出現”復選框，如圖2-22所示。單擊“確定”按鈕，即可實現表格標題跨頁重復顯示。