3.1　發票的管理與種類

發票是我國稅法制度的特色。在我國，稅務部門認定企業的成本費用，主要是看發票的合法合規。只有取得了合法合規的發票，才可以進入企業的成本費用，降低企業的稅收。發票就是憑據，是發生成本、費用或收入的原始憑證。對于企業來說，發票是記賬的依據，也是繳稅的費用憑證；對于員工來說，發票是用來報銷的憑證。

3.1.1　發票管理規定

發票是指在經濟活動中，由銷售方簽發給購買方的文本。發票的內容包括銷售方向購買方提供的產品或服務的名稱、規格、單價和金額。除預付款以外，發票必須具備的要素是根據議定條件由購買方向出售方付款。發票必須包含日期和數量，是會計賬務的重要憑證。我國會計制度規定，有效地購買產品或服務的發票稱為稅務發票。政府部門收費或征款的憑證，一般被統稱為行政事業單位收據。為內部審計及核數，每張發票都必須有獨一無二的流水賬號碼，防止發票重復或跳號。

稅務機關是發票主管機關，管理和監督發票的印制、領購、開具、取得、保管、繳銷。單位、個人在購銷商品、提供或者接受經營服務，以及從事其他經營活動中，應當按照規定開具、使用和取得發票。

（1）發票的作用

發票的作用如圖3-1所示。

（2）發票的票面內容

發票的票面內容一般包括票頭、字軌號碼、聯次及用途、客戶名稱、銀行開戶賬號、商（產）品名稱或經營項目、計量單位、數量、單價、金額，以及大小寫金額、經手人、單位印章、開票日期、備注等。實行增值稅的單位所使用的增值稅專用發票還應有稅種、稅率、稅額等內容。

3.1.2　發票的種類和適用范圍

（1）發票的種類

1）增值稅發票和非增值稅發票

發票可以分為兩大類，即增值稅發票和非增值稅發票，如圖3-2所示。

2）增值稅專用發票和普通發票

發票也可以按照稅種進行分類，具體如下。

①增值稅專用發票。增值稅專用發票是我國實施新稅制的產物，是國家稅務部門根據增值稅征收管理需要而設定的，專用于納稅人銷售或者提供增值稅應稅項目的一種發票。

②普通發票。普通發票主要由增值稅小規模納稅人使用。增值稅一般納稅人在不能開具專用發票的情況下也可使用普通發票。普通發票由行業發票和專用發票組成。前者適用于某個行業和經營業務，如商業零售統一發票、商業批發統一發票、工業企業產品銷售統一發票等；后者僅適用于某一經營項目，如廣告費用結算發票、商品房銷售發票等。

3）專業發票

專業發票既具有普通發票所具有的內涵，同時還具有比普通發票更特殊的作用。它不僅是記載商品銷售額（或服務費）和增值稅稅額的財務收支憑證，而且兼記著銷貨方的納稅義務和購貨方的進項稅額，是購貨方據以抵扣稅款的法定憑證，對增值稅的計算起著關鍵性作用。

何種企業，何種業務，適用開具何種發票，稅務部門都有明確的規定。企業對發票的管理必須嚴格控制，不能亂開、代開或虛開，更不能使用假發票。一經查實，不但受到經濟制裁，還可能受到法律制裁。

（2）發票的適用范圍

納稅人該如何選擇發票呢？圖3-3是發票的適用范圍的大致分類。

對于企業的財務人員來說，平時接觸最多的就是發票，了解發票的分類對工作會有很大的幫助，對最新出臺的各種發票管理文件也能有更為準確的理解方向。

3.1.3　機打發票

過去，財務部門對外開具發票時，都是手工填寫。這樣的弊端是顯而易見的：一是填寫費事，浪費人力；二是字跡難辨，模糊不清；三是容易出錯，浪費票據；四是日期隨意填寫，不受限制；五是大頭小尾，各聯金額不一。

機打發票是相對于手工填寫發票而言的。它不但克服了上述幾乎所有的弊端，而且大大提高了工作效率。機打發票是通過稅務軟件、電腦和打印機等設備，打印出合法合規的發票，杜絕了種種作弊行為。

企業在辦理使用發票之前，除購買電腦、打印機等設備外，還需要購買符合稅務部門要求的稅控器（如圖3-4所示）。稅控器能夠產生并記錄發票的營業數據；能夠將記錄后的發票的營業數據寫入用戶卡進行報稅；能夠與宿主機進行串口（USB口）通信，瀏覽營業數據；能夠驅動打印機打印營業數據。

目前開具增值稅發票必須使用稅控器，一些非增值稅類的普通發票，也可以不使用稅控器。