思維導圖囊括“TO DO”設計

什么是整理時間？

乍一看去，會覺得“整理時間”是一個非常虛化的概念，當我們什么都不做的時候，時間也在靜靜流逝，沒人可以控制，談何整理？

所謂整理時間，其實就是在整理某一時間段內，你手頭要做的事情。如果你的生活非常繁忙，常常把自己的待辦清單寫得滿滿當當，每一項工作都會占據你的一段時間，那你的“時間盒子”就像自己的雜物間一樣，需要去整理安排。

如果你的生活非常清閑，在處理完手頭的任務之后，仍然還有大把時間可供揮霍，不知道該做什么，在這種情況下還需要整理時間嗎？也是要做的。當你在整理手中工作的時候，就是在重新規劃你的時間，你可以意識到自己到底有多少富裕的寶貴時光可以利用，并通過自己的思考用合適的方式填滿它。

這樣一來，我們就實現了概念的落地，讓“整理時間”真正可行起來。

整理時間就是在整理我們在短期或長期要做的事情，尤其是工作中的事務。用思維導圖的方式來整理和體現，我主要有兩種需求：一是長期遵守的時間管理規則；二是每一日的時間整理。

面對第一種需求，我往往會將其分為六到七個一級分支，這是我固定會關注的幾個大類別。如下圖所示，我的長期時間整理方案里一級分支分別為：

圖2-2

1.規則：長期遵守的時間管理規則

我會將自己在時間安排當中長期遵守的規則寫在第一個一級分支下，以免在相對較長的周期里，遺忘自己的規則安排。這樣可以避免后期出現手忙腳亂的情況，不會讓自己的工作重歸混亂或需要再次進行整理。

比如，我的習慣安排是“每周一召開小組會議”“周五進行個人的一周工作總結”“周六或周日挑一天完成自己的副業內容”“每天下午上班時間前查看自己的投資賬戶”。

這些整理方式，能讓我知道自己在某些時刻該干什么，只要把規則寫下來，在接下來的日子里照著做就可以了。這有效地保證了我在處理當下的工作時，不會被其他安排所分心。

比如，只有周末的時候我才會統一計劃自己的副業，并進行下一周的副業安排，就可以在工作日全身心投入到自己的主職當中，即便遇到了問題，也可以暫時記錄下來，統一等待周末處理。這在一定程度上保障了專注，能維持當下的最高效率。

2.工作規劃：分為思考和動手兩個層面

對我來說，我的工作分為兩大類—— 一類是思考類工作，包括寫作等書面工作全部歸類到這里；一類是動手類工作，比如要進實驗室進行實操、操縱儀器等。

相對來說，動手類的工作時間安排并不完全取決于我，因為申請實驗室或使用儀器需要在預約之后進行時間調配，具體安排到每個人身上的時間都無法提前預知。所以我把工作分為思考類和動手類之后，就相繼在其分支下面詳細寫下這一時間段內我的長期任務，保障自己不會遺漏任何點。

在工作當中，則會按照短期內獲取的信息來進行詳細的時間安排。比如接下來一周都沒有我的實操工作，那我就會將時間全部放在思考類工作里。同時，在整體調配上，我會盡量將其穿插安排，因為長期伏案也會降低效率，而總是操作儀器則顯得過于枯燥、影響健康。

3.個人需求：工作之外的需要

在我剛開始工作的時候，曾經有很長一段時間并不懂得張弛有度地進行安排。那時我認為勤奮工作、短時間內產出盡可能多的成果就是一種自我實現的方式，所以把生活中大量的精力和時間全部安排給了工作，卻忽視了自己的個人生活需求。

如果你也感受過那種忙碌，就會發現如果自己沒有主動去享受生活的話，很容易把日子過得一塌糊涂。當我的注意力全部放在工作上時，甚至長達幾個月都沒有跟朋友出去聚過一次會，也沒有在城市的公園里散過步，有時忙起來，一個月都想不起逛逛超市，給自己買一袋水果。

這樣持續了大概有半年，我明顯感覺到自己的熱情和精力都在急速下降。當缺少了來自生活的滋養，完全忽視自己的個人需求時，工作的成功或財富的增長就完全失去了成就感。

于是我開始有意識地寫下個人需求。并不是只有工作才值得被安排，整理時間，寫下自己的個人需求，留出足夠的時間去享受生活也是很重要的。這就像高速路上的加油站，短暫的補充能量可以讓你的精力變得更充沛，接下來也會走得更加順暢。

4.目標：長期來看對自己的期許

接下來我會寫下這一段時間里自己的目標。工作安排并不等于目標，只是對我們現在已經知道的、需要做的事情進行一個安排。目標則是長期履行計劃后期待的工作成果，之所以要在一個時間安排思維導圖里寫下目標，是為了在每一次因為分配時間而去看這張思維導圖時，都能意識到自己最開始想要的是什么。

并不是每個人都能不忘初心。事實上，當我們把精力投入到繁雜的工作當中，很容易過度著眼于當前，而缺失了對未來的規劃和期望，從而遺忘一開始做這些事情的目的。有了目標的指引，整個時間規劃才不會偏離我們最初的期待，而寫下這種期許，也能在你想放棄的時候起到鼓舞的作用。

5.靈感：隨時補充未來的工作規劃

相信很多人都會在生活中產生一些對當前工作或未來規劃的靈感，盡管它們可能看起來并不能立刻實施，但我們也應該將其記錄下來。即便現在看來，你可能覺得這些靈感的實施非常困難，甚至一時半會兒想不到好的解決辦法，但寫下來就意味著你還會有機會思考這件事，還會用新的靈感去填補這個框架。

如果你放棄了自己的靈感記錄，十有八九會忘記當初的想法。

我曾經有過一個關于兒童繪本的選題靈感，因為過去從來都沒有做過繪本，在短期內看似乎很難實施，就把這件事給遺忘了。大概過了一兩年，突然有一位要好的編輯與我商量，問我是否有想法基于自己的工作來畫一本繪本，我當時就感覺無從著手。

因為這個消息來得很突然，我沒有進行過任何準備，所以一時之間也不知道該怎么處理。那時我突然想到了自己之前的靈感，如果在最開始我沒有放棄得那么快，一兩年的時間，哪怕偶爾補充一下，也足以讓一個靈感從粗糙變得成熟。

因此盡管現在來看你可能做不到這些事，但也別敷衍對待你的靈感，把它寫下來，偶爾有精力的時候思考一下，不必作為一個硬性規劃的目標，你一定會在某個時刻感到自己有所收獲。

6.未確定：還未確定安排下來的工作

我們手頭的工作不可能全都是確定要做或確定不要做的，一定也會有一些“現在還沒有確定，關注后續通知”這樣的工作。面對這些工作，我們也應該留出一定的時間或精力，時刻準備著消化它。

如果你把這些未確定的工作拋除在自己的時間計劃之外，就很容易遺忘，如果有一天突然確定，就很容易打亂你當前的安排。意外總是會出現，但我們也希望將發生意外的可能性降到最低，所以還是盡可能地將它們也寫下來，讓自己提前準備。

通過這樣一個長期待辦事項設計，我們能對自己當前的工作規劃、時間分配有一個更加合理的認識。而這一類型的思維導圖一定要留下更多空間，方便自己補充，它可以是一個季度乃至一年的規劃，能讓我們在一個大的周期里面得到有效指導，少了很多安排時間的苦惱，保障自己長期的工作可以按部就班完成。