營(yíng)造能集中精力的環(huán)境

在安靜的辦公室里，只能聽見敲擊鍵盤的聲音，還有我和客戶上整理課時(shí)的低語。

“它能讓你怦然心動(dòng)嗎？”

“能。”

“它重要嗎？”

“不，我已經(jīng)不需要它了。”

“這份文件呢？”

我的客戶壓低了聲音：“啊，那是去年辭職的一名員工的。丟了會(huì)有點(diǎn)麻煩，你懂的。”

“哦，抱歉。”

我剛開始指導(dǎo)公司高管做整理時(shí)，在見客戶的過程中學(xué)到了重要的一課：在安靜的辦公室里，整理課聽起來會(huì)有點(diǎn)吵，很難在不打擾其他人的情況下交談。我可憐的客戶肯定覺得渾身不自在。

整理辦公空間時(shí)，最重要的是營(yíng)造有助于你集中精力的環(huán)境。如果你容易擔(dān)心別人會(huì)怎么看，時(shí)間安排就很重要了。如果你可以在節(jié)假日走進(jìn)辦公空間，或是擁有自己的小隔間或辦公室，就能輕松選擇什么時(shí)候做整理。但如果你在開放式的大辦公室里工作，而且需要在工作日做整理，如果不想打擾其他人，可能就得在上班前或下班后進(jìn)行了。我個(gè)人通常在清晨七點(diǎn)到九點(diǎn)開課，也就是客戶正式開始工作之前。

一大早第一件事就是做整理的好處多多。當(dāng)你知道自己要在九點(diǎn)開始工作，整理時(shí)就會(huì)集中精力，效率也會(huì)變高。而且，由于一天剛剛拉開帷幕，你做事時(shí)會(huì)更積極主動(dòng)，也會(huì)更享受整理的過程。在這種情況下，你可以輕松決定要保留什么，又要丟棄什么。因此，我多年來一直建議客戶，清晨是整理辦公空間的最佳時(shí)間。不過，最近我的看法有所變化，這源于我在其他國(guó)家分享整理方法時(shí)的體驗(yàn)。

在日本，人們通常會(huì)在辦公室加班到很晚，因此很難在下班后集中精力收拾整理。但我在美國(guó)見到的許多公司里，通常下午六點(diǎn)一過辦公室基本就空了。每到周五，下午三點(diǎn)后辦公室里的人就逐漸減少。這么一來，即使下班后也有可能集中精力做整理。

我還注意到了另一個(gè)不同之處。我接觸的大多數(shù)美國(guó)人都表示，如果有人在工作時(shí)間整理辦公空間，不管發(fā)出多少噪聲，都不會(huì)對(duì)自己造成干擾。為了確保他們沒理解錯(cuò)我的意思，我再三詢問：“哪怕是完全沒有遮擋的開放式辦公室，而且原本特別特別安靜？”答案還是一樣的。顯然，我多年來一直絞盡腦汁思考的問題“怎么才能謹(jǐn)慎低調(diào)地整理辦公室”在美國(guó)根本不算問題。

關(guān)注別人的看法，注意不要打擾別人，在日本被視為一種禮貌。我敢肯定，在美國(guó)和其他大多數(shù)地方也一樣。但通過在美國(guó)的經(jīng)歷，我了解到，“會(huì)打擾別人”的東西在每個(gè)地方并不一樣。我們做整理的時(shí)候，最重要的是營(yíng)造一種能讓我們感到舒服的環(huán)境，以便專心做整理。這可能意味著選擇辦公室里人比較少的時(shí)段，或是告訴同事我們要做整理。或者，我們也可以邀請(qǐng)同事一起做整理。事實(shí)上，我建議盡可能讓全公司的人同時(shí)做整理。

每年年底，我認(rèn)識(shí)的一家日本出版商都會(huì)抽出一天，讓每位員工整理辦公桌。顯然，這么做能改善公司氛圍，也由此誕生了許多本暢銷書。整理提高了每位參與者的工作效率，使大家的工作面貌煥然一新，成效十分顯著。哪怕不能讓全公司都參與進(jìn)來，但如果有某個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)的全體成員決定一起做整理，那也是一段佳話。