1.1　電話邀約的流程

一個企業(yè)的HR要做的事很多，幾乎所有人員調動的有關事項都需要HR來操作。對HR來說，最重要的一項技能就是與各級人員交流，因此一個稱職的HR應該具備各項面談技能。

對于HR來說，其最重要的職責之一就是為企業(yè)招聘優(yōu)秀的人才，為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的動力。招聘的時候，首先要做的一項交流工作就是電話邀約候選人前來面試。

1.1.1　電話通知的準備工作

企業(yè)的招聘期開始時，需要發(fā)布招聘信息、收集簡歷、篩選簡歷，并根據(jù)篩選出的簡歷中的聯(lián)系方式逐一通知候選人。這些工作看似簡單，實際需要做好充足的準備，才能將招聘工作順利進行下去。那么在電話通知候選人前HR要做的準備工作有哪些呢？

第一，HR要理清自己的思緒，即要清楚電話邀約的目的和原則，并理清電話邀約的要點，包括確定邀約流程、計劃邀約時間等內容。

◆電話邀約的目的：在較短的時間內，了解候選人的求職需求和崗位匹配度，并將面試的相關信息通知到候選人那里，完成邀約工作。

◆電話邀約的原則：電話邀約要遵循的唯一原則就是電話邀約一定要有結果，且結果要是唯一的，不能是含糊不清的。而邀約的結果只有兩種，一是約定面試，二是邀約未成。

電話邀約的目的和原則看起來不值一提，但卻是整個工作的核心，在進行電話邀約之前，HR一定要理清這些問題。當然，邀約時間的考量也不能忽略，這要根據(jù)不同的邀約對象進行不同的考量。邀約對象不一樣，邀約時間也會有所差別，如表1-1所示。

一般來說，在早上9點之前，很多人還處在“迷迷糊糊”的狀態(tài)，要么是起床洗漱、要么是在用早餐、要么是在通勤，所以這個時間段不是一個高效的交談時間，不建議選擇該時間段進行電話邀約。最好在早上10點至11點或是下午4點至5點邀約面試。

第二，要整理好公司的基本信息，以便在電話交流時為候選人答疑。電話邀約時，雙方都處在互相了解的階段，所以不僅是HR要詢問求職者的個人信息等，求職者也要對公司的基本情況有所了解。如果不提前準備，只會讓求職者懷疑HR的專業(yè)性。而HR要準備的資料和信息應該包括兩方面的內容，一是公司的基本信息，二是相關職位的工作任務。

第三，既然要對候選人發(fā)出面試邀約，那么候選人的基本資料HR要掌握，從而讓雙方交流得更加順暢。資料包括候選人目前的個人狀態(tài)、對薪資的要求、求職意愿是否強烈。一定要注意不要發(fā)生搞錯候選人資料，出現(xiàn)人名不符的情況。

第四，對公司周邊的交通情況和線路要了解，并整理成有用的資料，這樣在電話邀約時，就能為候選人答疑了。

1.1.2　邀請面試的通知

在邀約面試的準備做足后，HR就可以給候選人打電話進行邀約了。在進行邀約的時候，HR要掌握一定的談話技能，將邀約的信息完整地傳達給候選人，并讓候選人感到被重視，這將在后面的小節(jié)中進行介紹。

而在電話邀約后，HR必須要做的一件事就是將電話邀約的重點內容通過文字的形式發(fā)送給候選人，以免候選人忘記面試的重要信息，也能從側面提高邀約成功率。HR可以選擇用短信或郵件的方式發(fā)送信息，在編輯短信或郵件的時候要注意用語專業(yè)、態(tài)度平和。雖然只是簡短的通知性文本，但HR要是做得好，就能給對方留下一個好印象。

那么HR究竟應該怎么編輯面試通知的短信呢？首先應該清楚短信的內容主要包括哪些方面，具體如表1-2所示。

了解了面試通知應該包括的內容后，在編寫時應該注意些什么呢？

◆候選人稱謂：候選人稱謂要放到通知文本的最前方，一般來說用“姓氏+先生/女士”來稱呼就可以了，如“尊敬的周先生，您好”。招聘人數(shù)較多的時候，為避免混亂，可以使用人名全稱。對于特殊職業(yè)，也可用職業(yè)來稱呼，如王律師。

◆自我介紹：在正文開頭應直接介紹自己的身份，要將公司名稱、自身職位和姓名都包含到，如“我是剛與您電話聯(lián)系的××公司HR周×。”

◆正文內容：正文要簡潔并全面，注意語氣不要太生硬。HR可以根據(jù)招聘職位的性質有針對性的改變文本的語氣，媒體、營銷類行業(yè)的行文風格可以輕松點，法律、商務類行業(yè)的行文風格可以嚴謹、專業(yè)一點。

◆署名：通知最后的署名不能缺少，一般要附上HR的姓名、聯(lián)系電話和公司名稱，便于候選人快速找到有用的信息。

下面來看看短信通知面試的常見模板有哪些吧。

|實例分析|　通知面試的短信模板1

尊敬的周某女士，我是××企業(yè)的HR羅某，經(jīng)過初步審核覺得您比較適合應聘公司的××職位，請您于明天上午10：30（2020年3月4日）來參加公司的統(tǒng)一面試。

我們公司的地址是……

如因故不能按時到達或者不能參加面試，請?zhí)崆芭c我們聯(lián)系，聯(lián)系電話為××，聯(lián)系人是陳女士，收到請回復，謝謝！

最后附上我們公司的網(wǎng)站www.××××.com，您可以進入網(wǎng)站對公司進行更多了解。

|實例分析|　通知面試的短信模板2

周某女士，您好！我們是××公司人事部，感謝您投遞××崗位簡歷，我們初步認為您具備的資質與招聘需求相吻合，遂邀請您參加面試。

面試時間：下周三15：00（2020年3月4日）。

聯(lián)系電話：××。（如因故不能按時到達，請?zhí)崆芭c我們聯(lián)系！謝謝！）

公司地址：××區(qū)××大道××號。

（公司名稱+HR姓名）

（發(fā)送短信的日期）

|實例分析|　通知面試的短信模板3

周先生/女士：

我們是××公司人事部，您的資質非常符合我們公司××職位的招聘需求，請您于2020年3月4日15：00前來參加面試（如有變更，請?zhí)崆半娫挏贤ǎ?/p>

屆時請攜帶您的個人簡歷、身份證復印件1份前來面試，面試時間大約為30分鐘。面試地址為××區(qū)××大道××號，附近有直達公交××路、××路，您可以在××站下車，往西直行200米即到。

最近多雨，出門請注意帶傘。

公司座機：××

人事部郵箱：××@××.com

××公司人力資源部

2020年3月1日

1.1.3　復試通知不能少

在候選人如約面試之后，一般不會出現(xiàn)當場錄取的情況，面試者需要回家等候是否錄用的消息，通常會在一周內通知面試者是否能去公司入職。而有的公司由于面試人數(shù)較多，職位性質特殊可能會安排復試。通過復試，面試者和面試官之間的了解會更加全面，進而能作出更正確的決定。

那么HR還要完成復試通知的工作，這項工作與初試邀約十分相似，HR只要掌握了初試邀約的要點，就能輕松完成這項工作。復試通知的形式可以是電話通知，也可以是短信或郵件通知。

由于已經(jīng)進入復試階段，所以與面試者溝通時少了很多互相問答的環(huán)節(jié)，電話通知與文本通知幾乎無異，這里我們就講解文本通知的基本內容。

復試通知的內容要素與初試通知差不多，只不過需要將初試改為復試。

|實例分析|　通知復試的短信模板1

××先生/女士：

承蒙您對本公司的熱誠與愛護，謹致謝忱之意。日前您參加本公司初試，經(jīng)評審考核為優(yōu)。為進一步地了解，本公司希望再次與您面談，以做最后的決定，敬請于2020年3月10日（星期二）15：00來本公司參加復試。

如果您時間上有不便之處或任何困難，請電話與人事部聯(lián)絡（聯(lián)絡電話：××），收到請回復，謝謝！

××股份有限公司

人事部

2020年3月8日

|實例分析|　通知復試的短信模板2

尊敬的王女士/先生：

您好！

經(jīng)過3月4日的初步交流，恭喜您通過我公司××崗位的初試，請于約定時間攜帶個人簡歷前往本公司參加復試。若時間上有不便之處請?zhí)崆耙惶焱ㄖx謝！

復試時間：2020/3/9（周一），16：00。

復試地址：××市××區(qū)××大道××號。

復試負責人：羅先生，134××××××××（有任何疑問，可來電咨詢）

乘車方式：

路線1：乘坐2、38路公交車，在“××工業(yè)區(qū)”站下車即可。

路線2：乘坐21、80路公交車，在“××步行街”站下車，往前走到十字路口處。

歡迎優(yōu)秀的您加入××有限公司，共創(chuàng)美好明天！收到請回復。

1.1.4　恭喜候選者成功被聘用

面試的最終結果是為公司招聘到合適的人才，所以只有兩個結果——聘用和淘汰。針對這兩個結果，HR需要盡快在合適的時機通知候選人，以免耽誤雙方的時間。

一般來說，HR是不會當面拒絕候選人的，所以會在面試結束后請候選人回去等通知。成功錄用的情況下，HR要親自打電話通知候選者，在得到確認入職的回復，再發(fā)郵件提醒候選人一些注意事項；而面試未成功的，HR一般只會發(fā)送短信給候選人，簡單說明情況。

針對第一種情況，HR在電話通知的時候應該注意些什么呢？

①對話內容中要包含HR身份、面試結果、候選人回復和入職信息四大內容。

②對話要溫和、有理有節(jié)，給對方充分的緩沖期。

如下所示為恭喜候選者成功被聘用的對話示例。

|實例分析|　通知面試成功的對話示例

HR：您好！我們是××有限公司人事部，請問是王××女士嗎？

候選人：是的。

HR：恭喜您，您日前參加我們公司的面試已經(jīng)通過了，請問您什么時間可以入職呢？

候選人：哦，太好了！隨時都可以。

HR：那請您在本月10號前來公司辦理入職手續(xù)，可以嗎？

候選人：好的。

HR：辦理入職手續(xù)的相關注意事項，我們稍后會通過郵件的形式發(fā)送到您的郵箱中，請注意查收。

候選人：好的，謝謝。

HR：期待您加入本公司，共同發(fā)展。

在電話通知候選者成功被聘用后，HR還要做好后續(xù)工作，即發(fā)送郵件，那么郵件的一般格式是怎樣的呢？如下例所示。

|實例分析|　通知入職的郵件模板

××先生/女士：

您好！非常感謝您對××公司的關注和信任！

您應聘本公司××部××一職，經(jīng)過各項面試環(huán)節(jié)，鑒于您表現(xiàn)出的與該職位良好的匹配度，依據(jù)××公司招聘流程予以錄用。

在這里人力資源部代表公司對您的加入表示熱烈的歡迎，相信您的到來，將為公司注入新鮮的血液，帶來新的活力！公司也將成為您發(fā)揮和發(fā)展的平臺。

請您于3月5號10：00攜帶下列證件和材料到人力資源部報到。

（1）居民身份證。

（2）學歷、學位證件原件。

（3）一寸照片兩張。

（4）體檢報告（除常規(guī)體檢內容外還應包括胸透和心電圖檢查）。

（5）上家公司離職證明（應屆生可免）。

報到后，本公司會在愉快的氣氛中，為您進行職前介紹、合同簽訂、入職安排等事宜。并將進行新員工培訓，包括讓您知道本公司的相關管理制度、流程及其他注意事項，使您在本公司工作期間順利、愉快。如果您有何疑惑或困難，請與人力資源部聯(lián)絡。

××公司人力資源部

電話：××

針對第二種情況，公司的普遍做法是短信通知候選人其未被錄用，避免電話溝通的尷尬，又能表達公司的友好，而短信通知候選人時應該注意以下5點內容。

稱謂最好用全名。雖然是回絕面試者，但也要表示公司是認真考慮過的，所以用全名稱呼對方是最好的，這也是對面試者的一種尊重。

表示感謝。對于對方付出的時間和對公司的認可，HR應該表示一定的感謝，這是一種基本的禮貌。

提及面試者的優(yōu)勢。由于是回絕對方，所以為了不打擊對方的積極性，HR還應該提出其優(yōu)秀或專業(yè)的一面，給對方積極的信號。

回絕理由不能少。這是給面試者的一個交代，無論是什么理由，HR一定要婉轉的提出，不要打擊對方的自信心。

表達期望。在行文結尾處，HR還要表達對面試者的期望，鼓勵其繼續(xù)努力，不要放棄。

那么HR發(fā)送給候選人的回絕短信，應該如何編寫呢？來看下面的一些模板。

|實例分析|　回絕面試者的短信模板1

××先生/女士，非常感謝您對××公司的關注及支持。您在應聘時的良好表現(xiàn)給我們留下了深刻的印象。但是，面試小組認為您目前暫時不適合××職位。不過，公司會保留您的求職材料以備將來所需，如有合適職位會及時向您推薦。祝您未來求職及工作順利。

××公司人事部

|實例分析|　回絕面試者的短信模板2

××先生/女士，感謝您抽出時間前來應聘，我們對您的能力非常看重，但因該崗位名額有限，我們已確定了最適合這個崗位的人選。您的資料已被納入公司資料庫，有需要時我們會再和您聯(lián)系，再次感謝您對我公司的關注。祝您一切順利。

××公司人事部

|實例分析|　回絕面試者的短信模板3

××先生/女士，感謝您對我公司的認同并前來面試，在面試中您良好的表現(xiàn)給我們留下了深刻的印象。您在軟件編程方面的經(jīng)驗充足，想法也很特別，但業(yè)務工作還有些欠缺，不如先找適合自己的工作，一定會有所進步。非常遺憾未能與您成為同事，希望您今后能繼續(xù)關注本公司。

××公司人事部