1.3　出納工作的組織

1.3.1　出納工作崗位的設(shè)置

各個企業(yè)的實際情況不同，出納工作的組織內(nèi)容也不盡相同，但無論哪一種形式，一般都要設(shè)置合理的出納機(jī)構(gòu)，配備必要的出納人員，并建立各種內(nèi)部工作職責(zé)與制度等。

出納機(jī)構(gòu)一般設(shè)置在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部，如各企事業(yè)單位財會科、財會處內(nèi)部設(shè)置專門處理出納業(yè)務(wù)的出納組、出納室。《會計法》第三十六條規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計業(yè)務(wù)的需要，設(shè)置會計機(jī)構(gòu)，或者在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會計人員并指定會計主管人員；不具備設(shè)置條件的，應(yīng)當(dāng)委托經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會計代理記賬業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)代理記賬。”

會計法對各單位會計、出納機(jī)構(gòu)與人員的設(shè)置并沒有硬性規(guī)定，而是讓企業(yè)根據(jù)自身情況和實際需要來設(shè)定。因此企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)活動的規(guī)模、特點、業(yè)務(wù)量的大小等進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置。以工業(yè)企業(yè)為例，大型企業(yè)可在財務(wù)處下設(shè)出納科；中型企業(yè)可在財務(wù)科下設(shè)出納室，小型企業(yè)可在財務(wù)科下配備專職出納人員。有些主管公司，為了資金的有效管理和總體利用效益，把若干分公司的出納業(yè)務(wù)（或部分出納業(yè)務(wù)）集中起來辦理，成立專門的內(nèi)部“結(jié)算中心”，這種“結(jié)算中心”，實際上也是出納機(jī)構(gòu)。

1.3.2　出納人員配備

一般講，實行獨立核算的企業(yè)單位，在銀行開戶的行政、事業(yè)單位，有經(jīng)常性現(xiàn)金收入和支出業(yè)務(wù)的企業(yè)、行政事業(yè)單位都應(yīng)配備專職或兼職出納人員，擔(dān)任本單位的出納工作。出納人員配備的多少，主要取決于本單位出納業(yè)務(wù)量的大小和繁簡程度，要以業(yè)務(wù)需要為原則，既要滿足出納工作量的需要，又要避免徒具形式、人浮于事的現(xiàn)象。一般可采用一人一崗、一人多崗、一崗多人等幾種形式：

一人一崗：規(guī)模不大的單位，出納工作量不大，可設(shè)專職出納人員一名。

一人多崗：規(guī)模較小的單位，出納工作量較小，可設(shè)兼職出納人員一名。如無條件單獨設(shè)置會計機(jī)構(gòu)的單位，至少要在有關(guān)機(jī)構(gòu)中（如單位的辦公室、后勤部門等）配備兼職出納人員一名。但兼職出納不得兼管收入、費用、債權(quán)、債務(wù)賬目的登記工作及稽核工作和會計檔案保管工作。

一崗多人：規(guī)模較大的單位，出納工作量較大，可設(shè)多名出納人員，如分設(shè)管理收付的出納人員和管賬的出納人員，或分設(shè)現(xiàn)金出納員和銀行結(jié)算出納人員等。

1.3.3　出納人員的內(nèi)部分工

單位規(guī)模較大、業(yè)務(wù)復(fù)雜、出納人員有兩名以上的單位，要在出納部門內(nèi)部實行崗位責(zé)任制，從管理的要求和工作便利等方面綜合考慮，對出納人員的工作進(jìn)行明確的分工。通常可按現(xiàn)金與銀行存款，銀行存款的不同戶頭，票據(jù)與有價證券的辦理等工作性質(zhì)上的差異進(jìn)行分工。也可以將整個出納工作劃分為不同的階段和步驟，按工作階段和步驟進(jìn)行分工。對于公司內(nèi)部“結(jié)算中心”式的出納機(jī)構(gòu)中的人員分工，還可以按不同分公司定崗定人。

1.3.4　出納工作的回避要求

由于出納工作的特殊性，特定人員需要回避。《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第十六條規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位任用會計人員應(yīng)當(dāng)實行回避制度。單位領(lǐng)導(dǎo)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位的會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員。會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，會計主管人員的直系親屬不得在本單位會計機(jī)構(gòu)中擔(dān)任出納工作。需要回避的直系親屬為：夫妻關(guān)系、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親以及配偶親關(guān)系。”

1.3.5　出納工作流程

出納人員每天要處理大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，協(xié)調(diào)各方面的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，如何才能提高工作效率，保證工作質(zhì)量呢？這就需要制定一個合理而有效的工作流程，使出納工作有條不紊地執(zhí)行。出納人員辦理資金收支業(yè)務(wù)要求有章可循，按照規(guī)定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，保證出納工作的質(zhì)量。出納工作的一般流程如下。

l.資金收入的處理

（1）清楚收入的金額和來源

出納人員在收到一筆資金之前，應(yīng)當(dāng)清楚地知道要收到多少錢，收誰的錢，收什么性質(zhì)的錢，再按不同的情況進(jìn)行分析處理。其基本業(yè)務(wù)如下：

①確定收款金額。如為現(xiàn)金收入，應(yīng)考慮庫存限額的要求。

②明確付款人。出納人員應(yīng)當(dāng)明確付款人的全稱和有關(guān)情況，對于收到的背書支票或其他代為付款的情況，應(yīng)由經(jīng)辦人加以注明。

③收到銷售或勞務(wù)性質(zhì)的收入。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)的銷售（或勞務(wù)）合同確定收款額是否按協(xié)議執(zhí)行，并對預(yù)收賬款、當(dāng)期實現(xiàn)的收入和收回以前欠款分別進(jìn)行處理，保證賬實一致。

④收回代付、代墊及其他應(yīng)付款。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)賬務(wù)記錄確定其收款額是否相符，具體包括單位為職工代付的水電費、房租、保險金、個人所得稅，職工的個人借款和差旅費借款，單位交納的押金等。

（2）清點收入

出納員在清楚收入的金額和來源后，進(jìn)行清點核對，清點時應(yīng)沉著冷靜，不要圖快。其業(yè)務(wù)如下：

①現(xiàn)金清點。現(xiàn)金收入應(yīng)與經(jīng)辦人當(dāng)面點清，在清點過程中出納人員發(fā)現(xiàn)短缺、假鈔等特殊問題，應(yīng)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

②銀行核實。銀行結(jié)算收入應(yīng)由出納人員與銀行相核對，如為電話詢問或電話銀行查詢的，只能作為參考，在取得銀行有關(guān)的收款憑證后，方可正式確認(rèn)收入，進(jìn)行賬務(wù)處理。

③清點核對無誤后，按規(guī)定開具發(fā)票或內(nèi)部使用的收據(jù)。如收入金額較大的，應(yīng)及時上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，便于資金的安排調(diào)度，手續(xù)完畢后，在有關(guān)收款依據(jù)上加蓋“收訖”章。

如清點核對并開出單據(jù)后，再發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或假鈔，應(yīng)由出納人員負(fù)責(zé)。

（3）收入退回

如因特殊原因?qū)е率杖胪嘶氐模缰庇¤b不清、收款單位賬號錯誤等，應(yīng)由出納人員及時聯(lián)系有關(guān)經(jīng)辦人或?qū)Ψ絾挝唬匦罗k理收款。

2.資金支出的處理

（1）明確支出的金額和用途

出納人員支付每一筆資金的時候，一定要知道準(zhǔn)確的付款金額，合理安排資金。

①明確收款人。出納人員必須嚴(yán)格按合同、發(fā)票或有關(guān)依據(jù)記載的收款人進(jìn)行付款，對于代為收款的，應(yīng)當(dāng)出具原收款人證明材料并與原收款人核實后，方可辦理付款手續(xù)。

②明確付款用途。對于不合法、不合理的付款應(yīng)當(dāng)堅決給予抵制，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)予以匯報，行使出納人員的工作權(quán)力，用途不明的，出納人員可以拒付。

（2）付款審批

由經(jīng)辦人填制付款單證，注明付款金額和用途，并對付款事項的真實性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

①有關(guān)證明人的簽章。經(jīng)辦人的付款用途中，涉及到實物的，應(yīng)當(dāng)由倉庫保管員或?qū)嵨镓?fù)責(zé)人的簽收；涉及差旅、銷售費用等的，應(yīng)當(dāng)有證明人或知情人加以證明。

②有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字。收款人持證明手續(xù)完備的付款單據(jù)，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字。

③到財務(wù)部門辦理付款。收款人持內(nèi)容完備的付款單證，報經(jīng)會計審核后，由出納辦理付款。

（3）辦理付款

付款是資金支出中最關(guān)鍵的一環(huán)，出納人員應(yīng)當(dāng)特別謹(jǐn)慎，要用如臨深淵、如履薄冰的態(tài)度認(rèn)真對待，因為款一旦付出，發(fā)生差錯是很難追回的。嚴(yán)格核實付款金額、用途及有關(guān)審批手續(xù)。

現(xiàn)金付款，雙方應(yīng)當(dāng)面點清。在清點過程中發(fā)現(xiàn)短缺、假鈔等情況，由出納員負(fù)責(zé)。

銀行付款，開具支票時，出納人員應(yīng)認(rèn)真填寫各項內(nèi)容，保證要素完整、印鑒清晰、書寫正確，如為現(xiàn)金支票，應(yīng)附領(lǐng)票人的姓名、身份證號碼及單位證明。辦理轉(zhuǎn)賬或匯款時，出納人員書寫要準(zhǔn)確、清晰、完整，保證收款人能按時收到款項。

付款金額雙方確認(rèn)后，由收款人簽字并加蓋“付訖”章。如為轉(zhuǎn)賬或匯款的，銀行單據(jù)可直接作為已付款證明。

如確認(rèn)簽字后，再發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或其他情況，應(yīng)由收款經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

（4）付款退回

如因特殊原因造成支票或匯款退回的，出納人員應(yīng)當(dāng)立即查明原因，如因我方責(zé)任引起的，應(yīng)換開支票或重新匯款，不得借故拖延；如因?qū)Ψ截?zé)任引起的，應(yīng)由對方重新補(bǔ)辦手續(xù)方可辦理。