1.3　出納工作的組織

1.3.1　出納工作崗位的設置

各個企業的實際情況不同，出納工作的組織內容也不盡相同，但無論哪一種形式，一般都要設置合理的出納機構，配備必要的出納人員，并建立各種內部工作職責與制度等。

出納機構一般設置在會計機構內部，如各企事業單位財會科、財會處內部設置專門處理出納業務的出納組、出納室?！稌嫹ā返谌鶙l規定：“各單位應當根據會計業務的需要，設置會計機構，或者在有關機構中設置會計人員并指定會計主管人員；不具備設置條件的，應當委托經批準設立從事會計代理記賬業務的中介機構代理記賬?！?/p>

會計法對各單位會計、出納機構與人員的設置并沒有硬性規定，而是讓企業根據自身情況和實際需要來設定。因此企業應結合自身經濟活動的規模、特點、業務量的大小等進行機構設置和人員配置。以工業企業為例，大型企業可在財務處下設出納科；中型企業可在財務科下設出納室，小型企業可在財務科下配備專職出納人員。有些主管公司，為了資金的有效管理和總體利用效益，把若干分公司的出納業務（或部分出納業務）集中起來辦理，成立專門的內部“結算中心”，這種“結算中心”，實際上也是出納機構。

1.3.2　出納人員配備

一般講，實行獨立核算的企業單位，在銀行開戶的行政、事業單位，有經常性現金收入和支出業務的企業、行政事業單位都應配備專職或兼職出納人員，擔任本單位的出納工作。出納人員配備的多少，主要取決于本單位出納業務量的大小和繁簡程度，要以業務需要為原則，既要滿足出納工作量的需要，又要避免徒具形式、人浮于事的現象。一般可采用一人一崗、一人多崗、一崗多人等幾種形式：

一人一崗：規模不大的單位，出納工作量不大，可設專職出納人員一名。

一人多崗：規模較小的單位，出納工作量較小，可設兼職出納人員一名。如無條件單獨設置會計機構的單位，至少要在有關機構中（如單位的辦公室、后勤部門等）配備兼職出納人員一名。但兼職出納不得兼管收入、費用、債權、債務賬目的登記工作及稽核工作和會計檔案保管工作。

一崗多人：規模較大的單位，出納工作量較大，可設多名出納人員，如分設管理收付的出納人員和管賬的出納人員，或分設現金出納員和銀行結算出納人員等。

1.3.3　出納人員的內部分工

單位規模較大、業務復雜、出納人員有兩名以上的單位，要在出納部門內部實行崗位責任制，從管理的要求和工作便利等方面綜合考慮，對出納人員的工作進行明確的分工。通常可按現金與銀行存款，銀行存款的不同戶頭，票據與有價證券的辦理等工作性質上的差異進行分工。也可以將整個出納工作劃分為不同的階段和步驟，按工作階段和步驟進行分工。對于公司內部“結算中心”式的出納機構中的人員分工，還可以按不同分公司定崗定人。

1.3.4　出納工作的回避要求

由于出納工作的特殊性，特定人員需要回避。《會計基礎工作規范》第十六條規定：“國家機關、國有企業、事業單位任用會計人員應當實行回避制度。單位領導人的直系親屬不得擔任本單位的會計機構負責人、會計主管人員。會計機構負責人，會計主管人員的直系親屬不得在本單位會計機構中擔任出納工作。需要回避的直系親屬為：夫妻關系、直系血親關系、三代以內旁系血親以及配偶親關系?！?/p>

1.3.5　出納工作流程

出納人員每天要處理大量的經濟業務，協調各方面的經濟利益關系，如何才能提高工作效率，保證工作質量呢？這就需要制定一個合理而有效的工作流程，使出納工作有條不紊地執行。出納人員辦理資金收支業務要求有章可循，按照規定程序進行業務處理，保證出納工作的質量。出納工作的一般流程如下。

l.資金收入的處理

（1）清楚收入的金額和來源

出納人員在收到一筆資金之前，應當清楚地知道要收到多少錢，收誰的錢，收什么性質的錢，再按不同的情況進行分析處理。其基本業務如下：

①確定收款金額。如為現金收入，應考慮庫存限額的要求。

②明確付款人。出納人員應當明確付款人的全稱和有關情況，對于收到的背書支票或其他代為付款的情況，應由經辦人加以注明。

③收到銷售或勞務性質的收入。出納人員應當根據有關的銷售（或勞務）合同確定收款額是否按協議執行，并對預收賬款、當期實現的收入和收回以前欠款分別進行處理，保證賬實一致。

④收回代付、代墊及其他應付款。出納人員應當根據賬務記錄確定其收款額是否相符，具體包括單位為職工代付的水電費、房租、保險金、個人所得稅，職工的個人借款和差旅費借款，單位交納的押金等。

（2）清點收入

出納員在清楚收入的金額和來源后，進行清點核對，清點時應沉著冷靜，不要圖快。其業務如下：

①現金清點。現金收入應與經辦人當面點清，在清點過程中出納人員發現短缺、假鈔等特殊問題，應由經辦人負責。

②銀行核實。銀行結算收入應由出納人員與銀行相核對，如為電話詢問或電話銀行查詢的，只能作為參考，在取得銀行有關的收款憑證后，方可正式確認收入，進行賬務處理。

③清點核對無誤后，按規定開具發票或內部使用的收據。如收入金額較大的，應及時上報有關領導，便于資金的安排調度，手續完畢后，在有關收款依據上加蓋“收訖”章。

如清點核對并開出單據后，再發現現金短缺或假鈔，應由出納人員負責。

（3）收入退回

如因特殊原因導致收入退回的，如支票印鑒不清、收款單位賬號錯誤等，應由出納人員及時聯系有關經辦人或對方單位，重新辦理收款。

2.資金支出的處理

（1）明確支出的金額和用途

出納人員支付每一筆資金的時候，一定要知道準確的付款金額，合理安排資金。

①明確收款人。出納人員必須嚴格按合同、發票或有關依據記載的收款人進行付款，對于代為收款的，應當出具原收款人證明材料并與原收款人核實后，方可辦理付款手續。

②明確付款用途。對于不合法、不合理的付款應當堅決給予抵制，并向有關領導予以匯報，行使出納人員的工作權力，用途不明的，出納人員可以拒付。

（2）付款審批

由經辦人填制付款單證，注明付款金額和用途，并對付款事項的真實性和準確性負責。

①有關證明人的簽章。經辦人的付款用途中，涉及到實物的，應當由倉庫保管員或實物負責人的簽收；涉及差旅、銷售費用等的，應當有證明人或知情人加以證明。

②有關領導的簽字。收款人持證明手續完備的付款單據，報有關領導審閱并簽字。

③到財務部門辦理付款。收款人持內容完備的付款單證，報經會計審核后，由出納辦理付款。

（3）辦理付款

付款是資金支出中最關鍵的一環，出納人員應當特別謹慎，要用如臨深淵、如履薄冰的態度認真對待，因為款一旦付出，發生差錯是很難追回的。嚴格核實付款金額、用途及有關審批手續。

現金付款，雙方應當面點清。在清點過程中發現短缺、假鈔等情況，由出納員負責。

銀行付款，開具支票時，出納人員應認真填寫各項內容，保證要素完整、印鑒清晰、書寫正確，如為現金支票，應附領票人的姓名、身份證號碼及單位證明。辦理轉賬或匯款時，出納人員書寫要準確、清晰、完整，保證收款人能按時收到款項。

付款金額雙方確認后，由收款人簽字并加蓋“付訖”章。如為轉賬或匯款的，銀行單據可直接作為已付款證明。

如確認簽字后，再發現現金短缺或其他情況，應由收款經辦人負責。

（4）付款退回

如因特殊原因造成支票或匯款退回的，出納人員應當立即查明原因，如因我方責任引起的，應換開支票或重新匯款，不得借故拖延；如因對方責任引起的，應由對方重新補辦手續方可辦理。