2.1　掌控活動節點

一項活動會存在諸多關鍵性的節點，諸如致辭、游戲互動、抽獎，等等。活動策劃者必須重視這些節點，以節點掌控整個活動的節奏，最終推動活動順暢、高效地展開。

2.1.1　制定總體方案

企業和商家在進行活動策劃時，需要提前制定活動總體方案，構建好活動脈絡結構，才能保證活動有明確的方向。活動的總體方案起到的是指向作用，因此可以不必太詳細，只要滿足三個要求即可，如圖2-1所示。

（1）簡單、明了、易懂。活動的總體方案要盡可能簡單、明晰、易懂，這樣才能為活動指明具體的方向。

（2）可行，易操作。活動總體方案必須要可行，切忌脫離實際、想入非非。另外，活動總體方案還需具有可操作性，避免繁瑣。

（3）方案要周全。活動的總體方案，要詳細列出活動的起止時間、主題、參與人員、步驟、細節等。

2.1.2　掌握總體預算

掌握活動成本是活動策劃的一個重要方面，因為只有清楚活動的總體成本，才能做好整個活動的策劃，評估活動的性價比。

那么，如何才能掌握活動總體預算呢？要想解決這個問題，可以從兩個方面做起。

（1）估算活動成本。在進行活動策劃之前，首先應該對活動的總體成本有一個大概的估算。活動的內容不同，估算的要素必然也會存在差異，這就需要我們在估算過程中多與其他部門人員溝通，多搜集相關預算資料，多調研市場相關產品成本。

（2）細算活動成本。我們估算出活動的總體成本后，為了進一步評估活動的性價比，確定活動的各個環節，還需要進行成本細算。

一家外貿企業準備在一家四星級酒店大堂內舉辦年會，活動策劃人員對年會各方面的成本進行了細算，如圖2-2所示。

2.1.3　制定活動工作安排

活動方在確定好活動的方案和成本后，要進行初步的活動策劃，做出相應的活動安排。一般而言，我們需要從四個方面做好活動工作安排。

（1）組織一個團隊。正所謂“一個好漢三個幫”，一個完美的活動策劃需要一個團隊群策群力，一個人即使再有才能和精力，也很容易出現紕漏。

那么，如何組建一個活動策劃團隊呢？一般而言，活動策劃團隊的大小是由活動大小決定的：小型的活動策劃團隊人數以十人以下為宜，大型活動要根據具體要求進行人數的擬定。在進行決策時，活動策劃團隊負責人應廣泛征求各成員的意見，力求做出新意，做出個性。

（2）重視活動構思工作。活動策劃團隊組建完成后，負責人就可以進行活動的構思工作了。活動構思好不好，將直接決定活動的成敗，因此要引起足夠的重視。

一般而言，我們在構思活動時需要考慮七個問題。

我們為什么要舉辦這次活動？

這次活動的主題是什么？

活動是一次性的還是成系列的？

什么時候開始？

在什么地方舉辦？

主要有什么內容？

主要吸引哪些用戶？

當我們回答完這七個問題后，我們也就完成了活動構思工作。

（3）選擇恰當的活動類型。對活動策劃團隊而言，要想達到最佳效果，就要選擇一個最恰當的活動類型。那么，如何確定最適合的活動類型呢？可以從三個方面思考，如圖2-3所示。

①活動目的。活動目的不同，所采用的活動類型自然也要不同，比如活動的目的在于買產品，那就需要選擇營銷類活動；假如活動的目的在于維護粉絲關系，提升信任感，則娛樂性活動比較合適……

②活動主題。我們可以根據確定的活動主題確定活動類型，比如主題相對嚴謹，那么我們就選擇新聞發布會活動；如果主題相對輕快活潑，我們就可舉辦轉發抽獎活動……

③企業實力。企業需要根據自身實力靈活地確定活動類型。實力較弱，可選擇線上活動；實力較強，可選擇線下活動，抑或線上線下同步。

（4）預留緩沖時間。通常而言，我們在策劃活動的過程中，經常會遇到一些問題，諸如活動場地出現變故、演出人員變動，等等。這些問題的解決都需要花費一定的時間，因此，我們在策劃活動時需要預留一定的緩沖時間。

2.1.4　制定活動備用預案

在活動開始前或者開始后，可能會出現一些意外，導致活動方案無法順利實施，為了預防萬一，我們要制定一份活動備用預案。活動的備用預案和總體方案差別并不會太大，只有為了應對一些不可預測的因素而做出的備用活動方案，其實就是活動總體方案的“備胎”。

比如，我們在活動總體方案中把活動的場地定在某中學的室外操場上，但是考慮到當天可能出現的大風雨雪天氣，那么在備用方案中，我們就可以把活動場地改為市體育館；針對活動時可能出現較大人流量的情況，我們可以在備用方案中通過和保安公司合作加以解決。