2.3 使用工具：Excel的全面使用

小明的媽媽在會計工作崗位上工作了三十年，快退休的她，工作臺上常年放著一個算盤，小明經常拿這個算盤開玩笑說：“您那算盤都快成老古董了，也該換換設備了。”算盤是中國古代勞動人民創造的一種手動操作的計算輔助工具，有著悠久的歷史。但是，隨著時代的發展，它逐漸退出了人們的視線，其他更有科技含量的工具正在成為會計人員、財務人員的新選擇，其中Excel是當前他們使用得最頻繁的工具。

Excel是O?ce辦公軟件的組件之一，是一種電子表格軟件，擁有強大的計算、分析、傳遞和共享功能，可以將復雜的數據轉化為有用的信息。它擁有強大的表格處理能力和數據分析能力，能夠幫助會計人員和財務人員準確、高效地完成具體工作。

2.3.1 Excel在財務工作中的優勢

隨著經濟的不斷發展，會計人員、財務人員需要處理的資金種類和數據也越來越繁雜，傳統的計算工具已經無法滿足財務工作的需求，在這種情況下，大量的財務軟件被運用在財務數據的處理上。在這些財務軟件中，Excel具有明顯的優勢。

1.功能靈活

大多數財務軟件的具體功能都是開發人員預先設計好的，財務工作的內容一旦超出軟件的功能范圍，軟件就不能幫助會計人員、財務人員進行工作；而Excel可自定義計算方式、調整表格格式、設置數字格式等。

2.使用主體多樣化

Excel能滿足所有企業的辦公需求，沒有行業或企業的限制。

3.使用范圍廣

相較于其他財務軟件只適用于財務工作，Excel還能用于其他方面的工作。

4.銜接性好

Excel能夠與大部分數據庫銜接，可以導入多種來源的數據，不同的工作簿之間也可以進行數據操作。

5.成本低

一些財務軟件需要一定的購置成本和后期維護費用，并且對計算機的軟硬件設備都有相應的要求；而Excel獲取成本低，易于上手。

2.3.2 Excel處理數據的方法

1.利用工作表處理數據

Excel能通過表格的形式記錄數據并整理，使數據更加清晰、直觀，更易轉換成有用的信息。在具體處理數據的過程中，對表格進行增刪、排序、篩選等操作，能快速地幫助會計人員、財務人員從大量的數據中搜索出需要的數據，減少干擾信息，提高工作效率。

2.利用函數進行計算分析

Excel給用戶提供了大量的內置函數，以滿足用戶的基本需求，并且用戶還可以根據需要自定義函數。

3.利用圖表進行決策分析

Excel提供了繪制圖表的功能，那么，它能夠將表、圖、文三者相結合，直觀形象地傳達信息和幫助會計人員、財務人員決策分析。

4.利用多樣的分析工具進行數據分析

Excel支持數學模型并且配備了多種分析工具，因此，它具有數據分析和預測的功能。

2.3.3 常用的Excel小技巧

會計人員、財務人員若能夠熟練地操作Excel，其工作效率就會得到很大的提升。常用的Excel小技巧如表2-4所示。

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[1]有資產是指由過去的交易或者事項形成的潛在資產，其存在須通過未來不確定事項的發生或不發生予以證實，比如，有條件的贈予財產，在規定條件尚未全部滿足前的產權，債權已予確認但數額尚未確定的保險賠款等。

[2]提折舊是企業在進行會計處理時，預先計入某些已經發生、未實際支付的折舊費用。計提折舊時需要區分會計期間和折舊期間，二者所指的期間不一定相同。

[3]組經濟核算是以生產班組為單位所進行的一種廠內經濟核算制度。它既是企業實行全面經濟核算的基礎，也是實行民主管理、群眾理財的重要形式。班組經濟核算指標應按照生產需要，本著簡單明確、易算好管的原則來建立，主要包括產量、質量、材料耗費、工時耗用、出勤率等。企業應根據班組經濟核算指標設計和建立必要的臺賬，組織車間各班組群眾管理員逐日登記、核算，按時考核、公布，并定期開展班組經濟活動分析，及時發現問題、解決問題。