（一）制訂采購計劃

在采購開始之前，公司需要制訂采購計劃，內容主要包括所需采購的原材料品種、可供選擇的供應商名錄、計劃采購量和主要價格區間。采購計劃可結合公司所處行業的慣例和需求，按照年計劃、季度計劃、月計劃等頻率來制訂。

在明確原材料品種、計劃采購量和價格波動趨勢后，對供應商的選擇十分重要。此時，不僅要考察供應商的資質、生產能力、產品質量、資金實力、誠信度等，還要考慮供貨節奏、付款安排、稅票開具等。采購環節貨物、發票、錢的流轉如圖1-4所示。

圖1-4　采購環節貨物、發票、錢的流轉

供貨節奏直接關系著公司對生產環節的安排。一次性供貨過多，會引起原材料庫存積壓，不僅需要花費保管費用，還可能出現原材料過期、變質或遭受損失等；供貨太少，不能滿足生產需求，可能導致生產暫停進而影響銷售端，對公司聲譽和形象造成影響。因此，需結合生產和銷售需求來安排供貨節奏。通常需要結合月生產量、原材料需求量、季節波動和價格趨勢，來安排公司的供貨節奏。

付款安排則影響公司內部的資金安排。通常，付款主要取決于公司與供應商之間的地位和話語權。對于強勢的供應商、稀有的原材料，供應商會要求采購方先支付一定金額的貨款，之后才發貨，例如貴州茅臺的經銷商向其采購酒類產品，都需要預先支付一定貨款。相反，若是強勢的采購方和弱勢的供應商這樣的組合，采購方通常會要求供應商先發貨并給予一定賬期，到期之后才付款。付款安排不僅對公司內部資金有所要求，也會在財務報告中有不同的反映：采購時先款后貨，則記錄為預付賬款；先貨后款，則記錄為應付賬款。

發票本身只是一個財務問題，卻是公司在選擇供應商時應考慮的重要因素。供應商開具發票的稅目是否符合采購方的需求，稅率的選擇，是專票還是普票等，都將影響采購方的成本，是采購方選擇供應商時的必要考慮因素。因此，很多公司在制訂采購計劃時，都會邀請財務人員發表專業意見，而供應商開具的發票便是財務人員需考慮的要素。