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3.3 頭腦風暴的會前、會中、會后

好的準備是成功的一半,對頭腦風暴尤其如此。如圖3-5所示,每一個頭腦風暴會議,都可以劃分成會前、會中、會后三部分,每一部分都是不可或缺、承上啟下、相互依存的,否則就不能成為一次完整的頭腦風暴會議,甚至不能取得理想的活動效果。

圖3-5 頭腦風暴會議分為三部分

如果你打算開展一次頭腦風暴活動,也請自查一下,是否依照這幾部分開展的工作。

3.3.1 會前

頭腦風暴的準備工作如下。

(1)確定要討論的問題。建議每次只討論一個主題。多個主題的頭腦風暴,往往會顧此失彼,效果欠佳,哪個主題都難以得到滿意的效果。畢竟,創造性思路的討論需要消耗大量的精力,而不是像泛泛討論那樣輕松,更不是領導開會宣布什么任務那樣,大家只帶著耳朵來就行了。每個人沒有經過深入的思考,很難產生新穎的點子,基本上就是白來了。

(2)組織人員。選定參加者(一般8~10人),其中包括主持人1名。

(3)規劃時間。建議30~60分鐘為宜。過短的討論很難使人進入狀態,過長的會議則導致效率曲線大幅下滑。頭腦風暴的時間要有記錄和控制,非常疲勞是不太合適頭腦風暴的。一般情況下,會議開始后15分鐘左右大家真正進入狀態,疲勞的峰值在45分鐘左右。這兩個時間點都容易產生“智慧的火花”。

(4)確定召開頭腦風暴會議的時間和場所。

(5)準備黑板(白板或海報紙)、便箋貼、記錄筆等必要設備和文具。

(6)準備會場。運用頭腦風暴的方法針對某一主題組織會議,需要營造一種自由愉快、暢所欲言的氣氛,讓所有與會者自由提出想法和點子,并以此形成相互啟發、相互激勵、引起聯想、產生共振的連鎖反應,誘發更多的創意及靈感。這就需要一個安靜寬敞的地方,可以是會議室,也可以是室外的草地。狹小、擁擠、壓抑的環境肯定不利于打開每個人的思維,在無拘束的環境下,頭腦風暴創造力的力量超乎想象。總之,不受干擾,避免分心的場地環境就好。

頭腦風暴的會場,最好是圓桌,座位安排以“凹”字形為佳,主持人站在前面缺口處,既方便接近每個人,每個人也能互相看見。或者在較大的空間里用幾張小桌子拼座,大家自由地圍在一起。傳統教室里固定座椅的那種排排坐,每個人只能看著前面人的后腦勺,十分不利于頭腦風暴討論。另外,圍坐的好處在于,大家地位平等,沒有首席末席之分,輪流發言,機會均等,發言分量也均等。

將海報紙貼于白板上,方便每個人看到上面寫了什么,便于從中得到進一步思考的啟發。

允許大家在獨立思考的環節走動,但不能回到自己辦公桌前,那樣容易分心處理其他事情,甚至會導致參加討論的人越來越少,那這絕對是個失敗的頭腦風暴會議。

(7)會議主持人應掌握頭腦風暴法的細節問題,熟悉頭腦風暴法的基本原理、原則。

3.3.2 會中

組織人員,宣布主題,進行頭腦風暴。

參加頭腦風暴的人不要太多,每組最好在8~10人為宜。人過多的話,輪流發言的時間就很有限,不利于會上交流。而人太少,又撞不出火花來。

如果有領導、老師、長輩參與,也要一視同仁,不搞特殊。這一點尤為重要,主持人更要注意到這一點,在發言次序、時間和內容啟發上應適當調整,保持會場公平、開放、自由的氛圍。

最好在與會人員走進會場之前,告知本次討論的主題,可以提前在會議邀請中明確。這樣,大家會有一些準備,甚至提前查閱并攜帶一些必要的資料或者所需材料。

主持人宣布頭腦風暴開始的時候,必須明確告知本次頭腦風暴會議要討論的主題,確保大家都能正確理解。這時候,主持人就開始引領整個頭腦風暴活動了。

一場頭腦風暴的成果大小,主持人起到至關重要的作用。

1.主持人

主持人的工作,要求做到:

● 協助大家進行思維發散,但主題不發散。

● 能控制場面和進度。

● 根據主題和實際情況需要,引導大家進行思想火花的碰撞。

主持人只主持會議,對大家的想法不作評論,包括:

(1)必須熟悉游戲規則,會前要向參會者重申會議期間應嚴守的原則和紀律,善于激發成員思考,使場面輕松活躍而又不破壞頭腦風暴的規則。在與會者發言氣氛顯得相當熱烈,可能會出現違背原則的現象(如哄笑別人意見,公開評論他人意見等)時,主持人應當立即、果斷制止。

(2)引導每人輪流發言,并控制在規定時間內(一般為30秒),簡明扼要地說清楚一個創意設想。避免成為辯論會,或導致發言不均。

(3)要以贊賞激勵的詞句語氣和微笑點頭的肢體語言,鼓勵參會者大膽發言,多貢獻設想。例如,“對,就是這樣!”“太棒了!”“好主意!這一點對開闊思路很有好處!”等。

(4)禁止使用下面之類的話語:“這點別人已說過了!”“就這一點有用!”“我不贊賞那種觀點?!?/p>

(5)經常強調需要或者已得到想法的數量。比如平均3分鐘內大家要努力發表10個設想;比如已經有10個創意了,大家再貢獻5個,等等。適度地施壓來“壓榨”眾人的智慧。

(6)遇到人人都沒有想法出現暫時停滯時,可采取一些措施,如宣布休息幾分鐘,允許散步、喝水等,然后召集大家回來,再進行下一輪的頭腦風暴;或者發給每人一張與問題無關的圖畫,要求講出從圖畫中所獲得的靈感。

(7)根據主題和實際情況的需要,引導大家掀起頭腦風暴的高潮,并及時抓住“拐點”,適時引導進入“設想論證”的環節。

(8)掌握時間。假如會議持續了45分鐘,所有人形成的設想總計應不少于100種。一個很好的想法常常會在會議快要結束時被提出——這也是經常發生的事情——因此,預定結束的時間到了,可以根據情況再適度延長幾分鐘,讓大家關注這個想法并給予討論。有經驗的主持人往往會提前留出時間余量,并加以合理使用。

所以,主持人應該:緊緊圍繞研討主題展開討論,能控制場面和進度;在討論過程中保持中立;坦誠地傾聽、歸納與會者的觀點;在討論過程中發現積極的和消極的與會者,保證每個人都為討論做貢獻;適當地使用召集人的權力;保證頭腦風暴會議有明確的結果和產出。

主持人不應該:允許大家漫無邊際地討論,或不控制會議內容;以個人的主觀判斷選擇、限制與會者的發言;議來議去,沒有控制時間和產出結果;在需要的時候沒有及時做出決定,不能領導會議;讓無意義的爭論影響會議進展;沒有適當的歸納總結,讓會議不明不白地結束。

2.參會者

參會者應該:對參加頭腦風暴會議有積極的心態;事先對研討主題有一定的思考;圍繞會議主題積極發言;傾聽他人發言,并注意自己身體語言的使用。召集人也可以是參會者。

參會者不應該:在頭腦風暴會議上少參與或不參與,覺得事不關己;忙著看手機、看電腦,注意力不集中;發言空洞,不知所云,或批評他人的想法;在無關的問題上高談闊論;表現出消極的身體語言;隨便離場,影響會議秩序或氛圍。

3.3.3 會后

整理問題,找出重點,進行評價。

頭腦風暴會議結束之后,往往留下了一大堆寫著各種想法的小紙條,或者在寫字板上密密麻麻地寫了很多想法。這些都是寶貴的產出物。可能主持人在討論過程中已經盡可能進行了規整,方便大家現場閱讀并進一步討論,但是由于時間有限,也可能存在討論中的表達不完全,需要進一步分類、歸納、總結、提煉。有時候甚至還需要根據這些內容,再次組織頭腦風暴,以不斷完善,形成可以操作的內容。這就需要參會各方繼續完成以下工作。

1.召集人/主持人

會議召集人/主持人應該:對會議結果做書面總結;將會議結果與有關領導溝通;關注任務的落實進展;決定是否需要據此開展后續的頭腦風暴活動。

會議召集人/主持人不應該:對會議結果不管不問;沒有給予參會者任何反饋。

2.參會者

參會者應該:評價頭腦風暴的產出;按會議分派的責任行動;會后的言行與會議決定保持一致。

參會者不應該:不履行會議中分派的職責;發表不負責任的言行。

頭腦風暴的會后評價,可以用圖表總結,如圖3-6所示。

圖3-6 頭腦風暴的會后評價

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