1.1 項目管理基礎

人們在日常生活中都會與項目打交道，小到一次簡單的約會，大到各種科研開發等，這些都是有目標的項目活動。隨著社會的進步、經濟的發展，如何提高生產力、提高效益已經成為現代經濟的熱門話題，同時也逐步形成一門學科——項目管理。本節將在使用 Project 2013進行項目管理應用前，介紹項目管理中的一些概念，以及一些常用技術性詞語。

1.1.1 項目的概念

項目是指在既定的資源和時間約束下，項目成員為實現某種目的而完成的一系列相互聯系工作。即為了達到目的，而努力展開一系列事件的過程；同時具有約束性，在指定資源和指定時間的范圍內進行的，沒有這些約束不能稱之為項目。

例如：學校組織運動會，目的就是為了提高學生的身體素質，資源包括學生、老師、場地和器材等，時間指定某一天或特定時間進行。為了完成這一目的將展開一系列活動，如培訓、鍛煉、會場準備等，這就是一個項目。

1.1.2 項目管理的概念

項目是為目標展開的一系列活動，項目管理是指項目的管理者在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目事件進行有效的管理。即從項目的投資立項開始到項目結束的全部過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和調度，以達成項目的目標。項目管理包括的內容，如圖1.1所示。

其中，項目管理的內容的含義如下。

項目范圍管理：指為了實現項目的目標，對項目的工作內容進行控制的管理過程，包括范圍的界定、規劃和調整等。

項目時間管理：指為了確保項目最終按時完成所實施的一系列管理過程，包括具體活動界定、活動邏輯排列、時間估計、進度安排及時間控制等工作。

項目成本管理：指為了保證完成項目的實際成本，使費用不超過預算成本所實施的管理過程，包括資源配置，成本和費用的預算以及費用的控制等工作。

項目質量管理：指為了確保項目達到客戶所規定的質量要求所實施的一系列管理過程，包括質量規劃、質量控制和質量保證等。

人力資源管理：指為了保證所有項目關系人的能力和積極性都得到最有效地發揮和利用所做的一系列管理措施，包括組織的規劃、團隊的建設、人員的選聘和項目的班子建設等一系列工作。

項目溝通管理：指為了確保項目的信息合理收集和傳輸所需要實施的一系列措施，包括溝通規劃，信息傳輸和進度報告等。

項目風險管理：指涉及項目可能遇到的各種不確定因素，包括風險識別，風險量化，制訂對策和風險控制等。

項目采購管理：指為了從項目實施組織之外獲得所需資源或服務所采取的一系列管理措施。包括采購計劃、采購與征購、資源的選擇，以及合同的管理等項目工作。

項目集成管理：指為確保項目各項工作能夠有機地協調和配合所展開的綜合性和全局性的項目管理工作和過程，包括項目集成計劃的制定，項目集成計劃的實施，項目變動的總體控制等。

例如，要辦好學校運動會，實現提高學生整體身體素質這一目標。運動會管理者就需要運用自己以往的經驗和相關運動會管理知識等對整個運動會進行規劃。規劃包括如何安排運動會節目時間順序計劃、會場布置、工作人員布置、突發事件處理、費用預算等一系列工作。而且還要對這一系列事件進行有效調控管理，使運動會更好更順利地進行，這就是項目管理。

1.1.3 項目的三要素

項目的要素是指影響項目成敗或發展方向的根本原因或條件。影響項目管理的因素比較多，而時間、范圍和費用是項目管理的三大要素，是不可少的條件。它們相互作用，任何一個發生變化就會影響其他兩個，如圖1.2所示。

項目管理三要素定義如下。

范圍：也稱工作范圍，指為實現項目目標而必須完成的一系列工作，通常通過定義交付物和交付物標準來定義工作范圍

時間：反映在項目日程中完成項目所需的時間，在項目中表現為任務的進度和工期。

費用：項目的預算，取決于資源的成本，資源包括完成任務所需的人員、設備、空間和材料等。

例如，建一房子，范圍就是按要求交付房子，若需要交付的內容增加，則有如下情況。

A．交付時間變長，這樣肯定會產生資源等成本的開支。

B．增加資源的投入，這樣同樣增加了成本的開支。

項目的三大要素是相互影響的，在項目開始時需要明確項目范圍，防止不確定性以免造成成本或時間的增加。同時當項目發生變化時，需要根據實際情況平衡三者之間的關系。

1.1.4 項目周期

除了項目的三要素外，項目周期也是項目的重要過程。項目周期是指定義項目目標、制定項目計劃直到最終完成整個項目的過程。每個項目都有項目周期。項目周期包括如圖1.3所示的各個階段。

1．設定項目目標

項目都需要設定目標，沒有目標就不能算是項目。例如，做一道菜，需要明確費用預算是多少、規定什么時間做好、味道要如何、菜色怎樣等。然后根據這些限制，設定做一道好菜的目標。如果沒目標隨便做菜，就可能導致做出來的菜得不到認可。所以設定目標是關鍵一環，要防止目標的不確定。

2．制定項目計劃

制定項目計劃，就是為了完成目標展開的一系列活動計劃。例如，做好一道菜，明確要多少費用、人員、器材、地方空間等。并與合作人員進行溝通、安排任務、確定任務所消耗時間以及任務的順序等。

3．發布項目計劃

項目計劃完成后，就需要告知有關人員。例如，要完成一個項目目標，隊員還需要知道自己要做什么，什么時候完成，分派了什么問題或風險等信息。這就需要把信息傳遞給他們。

4．跟蹤項目進度及調整計劃

為了完成項目目標，會展開一系列的活動。需要對每一項任務進行跟蹤并了解其完成情況。當出現問題或根據實際需要調整計劃時，要保證進展順利，最終完成目標。例如，要建房子，需要采購石料、水泥、鋼筋等。跟蹤這些環節，就是為了充分了解各環節完成的情況。假如其中一環出現問題時，還需要快速做出反應進行調整，如追究問題責任或馬上通過聯系其他商家購買材料，以保證該環節順利完成，不影響整體項目。

5．完成項目

完成項目目標，是展開活動的最終目標。一個項目也不可能無期限延續。

6．總結項目并完成存檔

完成項目后，需要對項目進行總結。項目成功之處是什么，錯誤又是什么，都要進行詳細分析并做出報告。整理存放相關文檔，以便為今后的項目提供參考。

1.1.5 常用的專用術語

前面介紹了項目的基本概念以及項目的相關要素，讀者還需要了解項目管理常用的術語，這有利于提高項目管理的水平和效率。常用到的一些專用術語如下。

任務：一種有開始日期和完成日期的操作。例如，削鉛筆、提水和打印等就是任務，當然還要有開始和終止時間限制。一個項目由很多任務組成，如建房子由挖土、采購水泥、搬運等眾多任務組成。任務是項目中的元素。

周期性任務：在項目執行過程中重復發生的任務。例如，學校每周要升國旗，每月要搞大掃除，每年還要開總結大會。當然只有一次的任務就不能算是周期性任務。

資源：指在完成項目過程中需要用到的人員、器材、材料、空間等。資源分為三種類型，工時資源、材料資源和成本資源。例如，參加植樹活動的學生和老師就是工時資源；樹苗、鏟、桶以及提供的場地是材料資源；車費、運費、餐費等則是成本資源。

成本：指完成項目目標所花費人員工時以及消耗一定的材料物品等的總和。例如，要完成建造橋梁需要投入人員、鋼材、水泥、設備等，產生的總體花費就是總體成本。項目中的預算成本，表示完成項目預計所要花費的成本。

工期：指完成某項任務所花費的總時間。例如，完成洗澡需要的時間。

里程碑：指項目中重要的事項，通常作為項目的參與點，工期一般為零。例如，某個項目的奠基活動，整個項目就是以此為參與點開展工作。