為什么精英都是PPT控
上

第1章
思維方式的大原則

大原則
制作PPT是商務(wù)人士的“必備技能”

一聽說要“制作PPT”，您的頭腦中會產(chǎn)生什么樣的情緒呢？“麻煩死了”“太費(fèi)時(shí)間”“我的死穴啊”……是不是很多朋友都會產(chǎn)生類似的畏難情緒？根據(jù)PRESIDENT雜志社的調(diào)查（PRESIDENT雜志，2014年11月17日號），對于制作PPT，有43.7%的商務(wù)人士回答“沒有自信”。而把調(diào)查范圍擴(kuò)大到一般職員的話，回答“沒有自信”的比例更是上升至54.8%。可見，還是有相當(dāng)多的商務(wù)人士對制作PPT不太在行。

我從事戰(zhàn)略顧問工作的時(shí)候，和很多企業(yè)打過交道，幫其策劃新事業(yè)或?qū)嵤┙M織機(jī)構(gòu)改革。在和客戶企業(yè)合作的過程中，我發(fā)現(xiàn)企業(yè)里部分管理人員制作PPT的能力比較低，而這項(xiàng)能力的缺失，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的一大障礙。我舉一些簡單的例子，有的人策劃出的方案真的很棒，但由于他不善于制作PPT，做成資料后大家都看不懂，結(jié)果很好的方案就被否決了；也有的人在制作PPT的時(shí)候遺漏了重要信息，在說明的時(shí)候還要通過口頭講解加以補(bǔ)充，結(jié)果使演示的效果大打折扣。

可能很多朋友會想，不就是制作PPT嘛，有什么了不起的！但我在實(shí)際工作中接觸過太多PPT做得不好而導(dǎo)致好的提案被人無視的情況。所以我堅(jiān)信，制作優(yōu)秀PPT的技能，是商務(wù)人士必備的。

根據(jù)前面講過的調(diào)查，按照從一般職員到股長、主任，科長、次長，部長，再到經(jīng)營者、董事的順序，商務(wù)人士的階層越高，對制作PPT就越有自信。在經(jīng)營者、董事階層，有79.4%的人回答“對制作PPT有自信”。可能有朋友會認(rèn)為，那是因?yàn)樵诠纠镫A層越高的人制作PPT的機(jī)會越多，鍛煉機(jī)會多，能力自然就高。但根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)邏輯關(guān)系應(yīng)該正好相反：因?yàn)橹谱鱌PT的水平高，獲得晉升的概率才高。

接下來，我將從總體上講一講制作PPT的重要性，并分析很多人不善于制作PPT的原因。另外，PPT分為哪些種類，我們應(yīng)該重點(diǎn)掌握哪些制作PPT的技能，都是我在本章中將要講解的內(nèi)容。

原則001 制作PPT是商務(wù)人士的“必備技能”

讀者朋友們，我先問你們一個(gè)問題，你們可曾系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過制作PPT的技能？恐怕很多朋友都沒有系統(tǒng)地學(xué)過吧。在實(shí)際工作中我切身感受到，雖然很多商務(wù)人士幾乎每天都要和PPT打交道，但基本上沒有哪家公司、機(jī)構(gòu)會教人們制作PPT的技能。所以，能夠用正確的方法制作PPT的商務(wù)人士也是少之又少。

在從事戰(zhàn)略顧問工作的時(shí)候，我接觸到很多優(yōu)秀的商務(wù)人士，他們對自己公司內(nèi)部的改革方案、開拓新事業(yè)的策劃都有很深入的見解。但是，方案、策劃雖好，他們卻欠缺制作PPT的能力，導(dǎo)致大多數(shù)好點(diǎn)子都石沉大海了。好的方案、策劃無法得到實(shí)施，很大程度上是因?yàn)镻PT沒做好，可很多人依然沒有意識到這一點(diǎn)。

日本企業(yè)有終身雇傭制的傳統(tǒng)，所以，在很多老職員的心中，開展工作應(yīng)該依賴于過去的經(jīng)驗(yàn)，那可是眾多前輩積累下來的經(jīng)驗(yàn)，而通過PPT進(jìn)行溝通并沒有太多必要。但是，時(shí)代已經(jīng)不同，當(dāng)今，一家企業(yè)需要多種多樣的新型人才，通過充分的溝通讓團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造出更多的附加價(jià)值已經(jīng)成為推動事業(yè)發(fā)展的常識，單憑以往積累的經(jīng)驗(yàn)，已經(jīng)無法幫助企業(yè)在激烈的市場競爭中脫穎而出了。

這也是我在2010年開辦PPT制作講座的一個(gè)契機(jī)。如果職員能掌握制作PPT的高超技巧，那么他們在公司中的生產(chǎn)性、創(chuàng)造性將會得到飛躍式的提升。

原則002 不擅長英語的日本人，更應(yīng)該通過PPT進(jìn)行溝通

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，在商務(wù)交往中，PPT的重要性更加凸顯。以前有段時(shí)期，我為國際NGO工作，曾在非洲贊比亞、南亞孟加拉國開展項(xiàng)目。在當(dāng)?shù)毓ぷ鞯臅r(shí)候，和其他國家的合作伙伴交流時(shí)，只能使用英語，因?yàn)槿毡救说挠⒄Z普遍不太過關(guān)，所以在溝通過程中誤解連連。尤其是舉行電話會議的時(shí)候，那彼此之間意思上的誤解就更多了。

于是，我想到了另外一種溝通方式，就是以PPT為基礎(chǔ)進(jìn)行溝通。在舉行電話會議之前，我一定會給參會各方發(fā)送PPT，然后再分別打電話對資料內(nèi)容進(jìn)行說明。如果對方有異議的話，我會請他把自己的想法添加到PPT里，再發(fā)給我仔細(xì)研究。結(jié)果，采用這個(gè)方法之后，溝通的效率和準(zhǔn)確性得到了明顯提升。

在和母語是英語的合作伙伴溝通時(shí)，這種方式同樣有效。對方一般會以英語為優(yōu)勢，喋喋不休地高談闊論，氣勢上就壓我們一頭。對這樣的溝通對象，我會說：“我不太懂您的意思，請以我的PPT為基礎(chǔ)進(jìn)行討論。如果您有異議的話，請?zhí)砑拥絇PT中。”這樣一來，對方的氣勢就緩和了很多，也愿意圍繞我的PPT展開討論。PPT中用的英語很蹩腳也沒關(guān)系，如果對方看不懂其中的內(nèi)容，就會向我詢問，這正合我意。在給他們解釋的過程中，事情就會按照我的步調(diào)發(fā)展了。

為了跟上經(jīng)濟(jì)全球化的步伐，相信很多商務(wù)人士都在拼命學(xué)習(xí)英語。當(dāng)然，努力學(xué)習(xí)是一件好事。但是，日本人要達(dá)到和英語國家人士對等交流的水平，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行學(xué)習(xí)。而活用PPT進(jìn)行交流，把對話引到自己的步調(diào)上，讓溝通變得更加順暢、有成效，豈不是一件事半功倍的好事？

原則003 PPT讓人一目了然

一提到制作資料，很多人首先想到的是Word。但實(shí)際上，為了順利推動工作的展開，PPT才是真正的“潤滑劑”。

（1）可以使用圖解、圖表進(jìn)行說明。

（2）信息更加清晰、明確。

PPT在以上兩點(diǎn)所具有的優(yōu)勢，是Word所無法比擬的。

使用Word軟件制作資料，基本上是以文字說明為基礎(chǔ)的，不太適合使用圖解、圖表這些表現(xiàn)形式。雖然Word文件也可以插入形狀、表格等，但最多也就是文字的補(bǔ)充說明。另一方面，PPT是以圖解、圖表為中心進(jìn)行說明的，所以更加直觀，更便于讀者、聽眾的理解。

另外，因?yàn)閃ord資料文字較多，讀者需要花較長時(shí)間閱讀內(nèi)容，想抓住內(nèi)容的重點(diǎn)，還需要一定的分析和思考。而PPT就直觀得多，以幻燈片的形式演示，每一頁的信息簡單、明了，重點(diǎn)突出，讀者一眼就能看懂。

因?yàn)镻PT有上述特征，在現(xiàn)在的商務(wù)工作中，提案書、策劃書等基本上都會用PPT進(jìn)行演示。因此也可以說，制作優(yōu)秀PPT的能力，是商務(wù)人士必不可少的。

原則004 公司不會教我們制作PPT的正確方法

制作PPT的能力如此重要，可現(xiàn)在沒有哪家公司會教職員這項(xiàng)能力。這是為什么呢？

大家都知道，Excel軟件的使用方法已經(jīng)被研究得很透徹了，很多公司都會培訓(xùn)員工Excel軟件的使用方法。但PowerPoint的正確使用方法還沒有大規(guī)模滲透所有公司，在大部分公司里，也沒有幾個(gè)人熟知PowerPoint的正確使用方法，因此也就談不上普及了。在公司里，即使一個(gè)職員制作PPT的技術(shù)很差勁，上司最多只會說一句“你做的PPT太蹩腳！”，而根本沒法指導(dǎo)部下如何改善這個(gè)問題，所以也只能讓制作PPT的低水平狀態(tài)持續(xù)下去。

我覺得還有另外一個(gè)原因，就是現(xiàn)在公司中掌管大權(quán)的管理者，年紀(jì)都已經(jīng)不小，他們對軟件的應(yīng)用都不太習(xí)慣。尤其是50歲以上的管理者，在他們年輕時(shí)奮斗的年代，還沒有PowerPoint這種東西，他們的工作經(jīng)驗(yàn)都建立在沒有這些軟件的基礎(chǔ)之上，所以對于軟件他們都不太重視。在我向這些高級管理者介紹制作PPT的重要性時(shí)，他們的反應(yīng)大多是：“什么？資料的制作方法？那不過是細(xì)枝末節(jié)的小事。我們不能舍本逐末。”

很多公司的常態(tài)是，高級管理者不會自己制作PPT，都把這些工作交給部下代辦。看到部下制作的PPT，高級管理者做出的反饋也大多是“跟著感覺走”，沒有一個(gè)專業(yè)的評判標(biāo)準(zhǔn)。在這個(gè)瞬息萬變的時(shí)代，如果上司還在用過時(shí)的經(jīng)驗(yàn)教育、指導(dǎo)年輕職員，那么可以想象，這樣的公司終將被時(shí)代的大潮淘汰。換句話說，公司職員已經(jīng)不能完全依靠公司提供的職業(yè)技能培訓(xùn)了，必須自己想辦法。

原則005 演示資料不等于說明資料

在大多數(shù)人的觀念中，PPT就是演示資料，但實(shí)際上這是一個(gè)極大的誤解。對一般商務(wù)人士來說，PPT大多數(shù)情況是被當(dāng)作“說明資料”使用的，而使用PowerPoint制作演示資料的機(jī)會并不多。

以外資戰(zhàn)略顧問工作為例，只有在項(xiàng)目開題會議、中期報(bào)告會議和最終報(bào)告會議等有限的場合才會用到PPT演示資料。而一般會議和談判，大多使用PPT說明資料。另外，PPT說明資料也常被作為策劃書、提案書的附件使用。

演示資料和說明資料有較大的區(qū)別。演示資料是指在演示會上，演示者用來輔助自己演講的資料（所謂visual aid，可視化輔助）。而說明資料是不需要他人口頭說明，對方自己就能讀懂的資料。

史蒂夫·喬布斯、孫正義在演講時(shí)所使用的演示資料，說到底是為他們演講服務(wù)的，這種資料就不屬于說明資料。在這種情況下，史蒂夫·喬布斯和孫正義的口頭演講是最主要的內(nèi)容。老師讓學(xué)生制作PPT說明資料的時(shí)候，學(xué)生們常會模仿史蒂夫·喬布斯或?qū)O正義等名人演講時(shí)使用的PPT，在里面粘貼大量圖片，其實(shí)，這是不合格的說明資料，因?yàn)閷W(xué)生們把演示資料和說明資料混淆了。

說明資料并不是為在眾人面前展示所制作的資料。因此，說明資料的文字比較多，字體比較小，而圖片的用量應(yīng)該控制在最低范圍之內(nèi)。另外，“易讀”也是說明資料必備的一個(gè)特點(diǎn)。

本書主要講解的是說明資料的制作方法和技巧。不過，只要您掌握了說明資料的制作方法和技巧，再制作演示資料就會容易很多。只要把說明資料的文字部分換成圖片，在演示的時(shí)候由演示者對圖片進(jìn)行口頭說明就行了。

反過來，將演示資料改編成說明資料就沒那么容易了。使用演示資料的時(shí)候，演示者口頭說明的內(nèi)容是主角。而且，演示資料是以圖片為中心制作的，理論支撐往往不那么充分，在沒有口頭講解的情況下，讀者不太容易讀懂。換句話說，說明資料的理論支撐非常有力。

原則006 資料可以分為“提案型”和“說明型”兩種

不同種類的資料，制作方法也大相徑庭。從大的方面說，資料可以分為兩類：提案型和說明型。策劃書、提案書都屬于提案型資料，主要是提出新的想法、方案。計(jì)劃書、說明書則屬于說明型資料，主要用于對業(yè)務(wù)實(shí)施的流程、情況、結(jié)果進(jìn)行說明。

提案型資料，因?yàn)樾枰挥缮纤净蚩蛻糇龀雠袛啵虼嗽趦?nèi)容中應(yīng)該有充實(shí)的根據(jù)和可供判斷的材料。另一方面，因?yàn)檎f明型資料是對已經(jīng)決定實(shí)施的項(xiàng)目加以說明，不需要再做判斷，所以與根據(jù)相比，具體、客觀的描述更加重要。

我們來看一下著名的PDCA工作循環(huán)，分析不同階段該使用哪種類型的資料。在Plan（計(jì)劃）階段，需要提案型的策劃書、提案書，決定之后則需要說明型的計(jì)劃書；在Do（實(shí)施）階段，需要制作說明型的說明書；進(jìn)入Check（驗(yàn)證）階段，需要用說明型的報(bào)告書把問題點(diǎn)整理出來；到了最后的Action（改善）階段，則需要提案型的改善提案書。由此可見，在我們的日常工作中，需要根據(jù)實(shí)際情況使用提案型資料和說明型資料，二者不可混淆。

在實(shí)際工作中，我們的頭腦要時(shí)刻意識到“資料的PDCA循環(huán)”，分清當(dāng)前的工作階段該使用什么類型的資料。我見過不少企業(yè)雖然對業(yè)務(wù)流程把控得挺好，但工作中沒有運(yùn)用PDcA循環(huán)，也就更談不上“資料的PDcA循環(huán)”了，結(jié)果他們使用的資料非常混亂。

舉例來說，公司要開拓一個(gè)全新的項(xiàng)目，如果只有策劃書，沒有計(jì)劃書、說明書的話，那策劃只能停留在空想的階段，無法指導(dǎo)一線工作人員去實(shí)施。所以，在這種情況下一定要注重“資料的PDCA循環(huán)”。

根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，我發(fā)現(xiàn)大多數(shù)商務(wù)人士比較擅長制作計(jì)劃書、說明書等說明型的資料，但在面向上司或客戶提出策劃方案，需要制作提案型資料時(shí)，很多人就不那么在行了。我當(dāng)戰(zhàn)略顧問的時(shí)候，就幫很多企業(yè)在投標(biāo)過程中，協(xié)助他們的職員制作了不少提案型資料。

很多人對于提案型資料的制作方法不太在行，或者心理上存在畏難情緒，所以這本書就來主要講解提案型資料的制作方法。

大原則
“快速制作”“能夠驅(qū)動他人”“無須說明”的PPT的重要性

如今，世界上有很多制作PPT的方法。比如，將一切都總結(jié)在一張A3紙上的豐田方式；盡量追求簡潔，用Excel方格紙制作的ZEN方式……介紹PPT制作方法的書籍也是形成了一股熱潮，在亞馬遜中搜“PPT制作”，我就找到了337本相關(guān)書。可以說我們簡直被淹沒在PPT制作的海洋中了。在信息爆炸的時(shí)代，我們該怎樣選擇其中的有用信息？哪些PPT制作技巧才是值得學(xué)習(xí)的呢？

在這么多年的工作經(jīng)歷中，我總共制作了10000多頁的PPT。這些PPT有成功的，也有失敗的，有的時(shí)候能夠很好地傳達(dá)我的想法，有的時(shí)候則難以讓觀眾準(zhǔn)確把握我的意思。成功是經(jīng)驗(yàn)，失敗也有收獲，經(jīng)過反思和總結(jié)，我發(fā)現(xiàn)制作PPT有三個(gè)重要的因素：第一是“驅(qū)動他人”，第二是“無須說明”，第三是“快速制作”。

掌握了上述三個(gè)要素之后，我相信一個(gè)商務(wù)人士就真正掌握了制作優(yōu)質(zhì)PPT的技巧。那為什么我覺得以上三個(gè)要素最為重要呢？接下來就分別為您講解它們各自的重要性。

原則007 我們每天的日常工作，本質(zhì)上就是要“驅(qū)動他人”

一說到“驅(qū)動他人”，可能大多數(shù)朋友會想到銷售人員憑借三寸不爛之舌說得顧客心悅誠服，驅(qū)動他們購買自己的商品。其實(shí)，“驅(qū)動他人”的范疇非常廣泛，絕不僅限于我們面對客戶的時(shí)候。在大多數(shù)情況下，公司內(nèi)部的工作，從本質(zhì)上說也是要去“驅(qū)動他人”。

我們有了好的創(chuàng)意或策劃方案，就得想方設(shè)法說服上司讓他接受自己的想法；站在上司的角度，也得想辦法激勵(lì)部下去努力完成任務(wù)。這些都是驅(qū)動他人的典型例子。另外，想從同事那里得到好的建議，或者獲得前輩的幫助，都需要打動他們的心。換句話說，我們在日常工作中，時(shí)時(shí)處處都需要驅(qū)動他人。

但另一方面，公司里不會有人專門教我們?nèi)绾悟?qū)動他人，所以我們是在不斷嘗試、失敗中慢慢成長的。難以通融的上司、不按指示行動的部下、無法溝通的同事……為了從這種困境中擺脫出來，我覺得我們有必要學(xué)習(xí)一下驅(qū)動他人的技巧。

原則008 制作能夠“驅(qū)動他人”的PPT

所謂能夠“驅(qū)動他人”的PPT，就是說讀者在讀了這份PPT之后，心里就明白了該怎么做，并能按照PPT的指示行動起來。可現(xiàn)實(shí)中，有太多的PPT讓人看了之后不知如何是好。如果我們每天工作的本質(zhì)是“驅(qū)動他人”的話，那么“無法驅(qū)動他人”的PPT，不就是一種浪費(fèi)嗎？

“驅(qū)動他人”并不是強(qiáng)迫別人去做事情。每個(gè)人都有自己的個(gè)性和脾氣，受到別人強(qiáng)迫時(shí)，反而不愿采取行動，甚至還會產(chǎn)生抵觸情緒或反抗行動。我所追求的“驅(qū)動他人”，是指激發(fā)他人內(nèi)心的動力，消除他們不想做的想法，然后提出具體行動方案，讓他們自覺、自愿地去做。

舉個(gè)例子，從事戰(zhàn)略顧問工作的時(shí)候，在向客戶企業(yè)提出改革方案之前，我會先考察客戶企業(yè)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未來在公司里的動向。如果推測他有可能在兩年之內(nèi)調(diào)動工作，那我就會修改改革方案。因?yàn)槿绻业姆桨敢谌曛蟛拍茱@現(xiàn)出效果，那么這位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與該項(xiàng)目的動力就不會太大，不會積極開展工作。在這種情況下，我提出的改革方案必須在兩年內(nèi)見到成效。

要想制作出真正能夠“驅(qū)動他人”的PPT，必須在PPT制作之前對PPT的說明對象進(jìn)行充分考察。

原則009 “無須說明”的PPT，就是自己的分身

要想將工作能力發(fā)揮到極致，在制作PPT的時(shí)候有一點(diǎn)需要注意，那就是PPT要具有“無須說明”的特性。顧名思義，“無須說明”就是指拿到我們制作的PPT后，不用我們再進(jìn)行說明，讀者自己就可以讀懂。

“無須說明”的PPT有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，可以代替自己向別人傳達(dá)想法；第二，可以向更多的人傳達(dá)想法。

舉例來說，在我向某大企業(yè)推銷商品的時(shí)候，即使我說服了該公司的采購人員，該公司也不一定會采購。因?yàn)椴少徣藛T不能擅自拍板，他還要向公司高層介紹這種商品，等待高層管理者做出采購決定。很多情況下，采購人員并不十分了解這種商品，他向上司介紹的時(shí)候不一定能講清楚。此時(shí)，如果我能制作一份“無須說明”的PPT，讓采購人員遞交給上司，那這份PPT就可以代替我向該公司高層管理者說明商品的特點(diǎn)。

另外，在運(yùn)作一些大型項(xiàng)目的時(shí)候，需要所有參與人員對該項(xiàng)目有一個(gè)共同的認(rèn)識。在這種情況下，如果單靠項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以開會的形式口頭向下屬傳達(dá)，那恐怕要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力。而且，層層向下傳達(dá)，難免會產(chǎn)生誤解。但如果能制作一份關(guān)于該項(xiàng)目的“無須說明”的PPT，將其分發(fā)給所有參與人員，就可以讓他們同時(shí)了解項(xiàng)目的所有內(nèi)容了。這樣在思想上容易達(dá)成共識，還不會產(chǎn)生誤解。

原則010 “無須說明”的PPT 有五個(gè)要點(diǎn)

要想制作出“無須說明”的PPT，以下五個(gè)要點(diǎn)是必須掌握的：

（1）信息明確

（2）一目了然

（3）根據(jù)充分

（4）對信息加以整理

（5）對讀者的要求要明確、具體

首先，向讀者傳達(dá)的信息一定要明確，切忌曖昧、模糊。即使PPT中用到了大量數(shù)據(jù)，其中要表達(dá)的關(guān)鍵點(diǎn)也要清晰明確地羅列出來。所以，在制作PPT之前，就應(yīng)該對內(nèi)容進(jìn)行梳理，找到表達(dá)的關(guān)鍵點(diǎn)。

其次，要表達(dá)的關(guān)鍵點(diǎn)在PPT中一定要突出，讓讀者一目了然。通俗地講，就是當(dāng)讀者拿到這份PPT的時(shí)候，不用細(xì)讀，只要瀏覽一眼就能看出重點(diǎn)、要點(diǎn)。這就要求我們在制作PPT的時(shí)候盡量縮減文字量，多使用圖解、圖表的形式進(jìn)行表達(dá)。

再次，根據(jù)是一份PPT的基石。缺乏根據(jù)的論點(diǎn)，沒有說服力，無法打動讀者。所以，我們事先有必要對構(gòu)成根據(jù)的信息加以整理，讓其更具條理性、層次性。

最后，寫明對讀者的要求也很重要。如果只是說一句“期待您的配合！”，而沒寫明具體行動方案的話，讀者想配合我們也不知道該做些什么呀！正確的例子是：“請?jiān)跔I銷會議上把這個(gè)問題提出來討論。”告訴讀者具體該怎么做，才能讓他們行動起來。

原則011 提高工作效率，“快速制作”PPT

通過前面幾小節(jié)的學(xué)習(xí)，相信您已經(jīng)認(rèn)識到“驅(qū)動他人”和“無須說明”對一份PPT的重要性。下面就為您介紹最后一點(diǎn)——盡量快速制作資料，這一點(diǎn)也相當(dāng)重要。

一聽到外資戰(zhàn)略顧問這樣的職業(yè)，您頭腦中會產(chǎn)生什么樣的印象？是不是“瞬間就能看透一家企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的問題”“頭腦轉(zhuǎn)得飛快，創(chuàng)意一個(gè)接一個(gè)”“具有豐富的經(jīng)營管理知識和經(jīng)驗(yàn)”？我上大學(xué)的時(shí)候，對外資戰(zhàn)略顧問的印象就是這樣的。可是，當(dāng)我邁出校門，應(yīng)聘到一家外資戰(zhàn)略顧問公司工作的時(shí)候，我感到分外驚訝，因?yàn)楣厩拜厒兊墓ぷ魉俣缺任蚁胂笾羞€要快！比如，一項(xiàng)工作中使用的20頁P(yáng)PT，他們五六小時(shí)就能做好，而制作一份簡單的事業(yè)計(jì)劃Excel表格，三小時(shí)就足夠了。

他們的工作速度為什么那么快？工作效率為什么那么高？原因在于：第一，對工作方向的合理化規(guī)劃；第二，具體操作過程的合理化。關(guān)于第一點(diǎn)，他們采取的方法有“對目標(biāo)成果進(jìn)行清晰設(shè)想的‘目標(biāo)志向’”“以假說為基礎(chǔ)向前進(jìn)發(fā)的‘假說思考’”等技巧。

在操作速度方面，他們熟練掌握各種辦公軟件的操作，比如快捷鍵的使用，就可以大幅減少工作時(shí)間。另外，還有硬件方面的合理化。舉例來說，我剛進(jìn)公司的時(shí)候，公司給我配發(fā)了IBM（現(xiàn)在是聯(lián)想）的ThinkPad筆記本電腦。用過ThinkPad筆記本電腦的朋友都知道，鍵盤中央有個(gè)“小紅帽”，這個(gè)“小紅帽”可以替代鼠標(biāo)。只不過我非常不習(xí)慣用“小紅帽”，于是就外接了一個(gè)鼠標(biāo)來用。

結(jié)果，前輩問我：“你為什么要用鼠標(biāo)？手在鼠標(biāo)和鍵盤之間來回切換，那不是浪費(fèi)時(shí)間嘛！”我不太能理解前輩的意思，于是他給我算了一筆賬。他說：“你在用電腦工作的時(shí)候，假設(shè)每10秒手就要在鼠標(biāo)和鍵盤之間往返一次，那么1分鐘就要往返6次。假設(shè)往返一次需要0.5秒，那么1分鐘就要浪費(fèi)3秒，1小時(shí)就浪費(fèi)180秒（3分鐘）。松上君，你現(xiàn)在一天工作18小時(shí)，那么因?yàn)槭衷谑髽?biāo)和鍵盤之間往返就要損失54分鐘。這將近一小時(shí)的時(shí)間用來睡覺不好嗎？”從那以后我就不再用鼠標(biāo)了，而是通過反復(fù)練習(xí)掌握了“小紅帽”的使用方法。到現(xiàn)在，我也非常喜歡用ThinkPad這個(gè)系列的筆記本電腦。

這個(gè)例子也許有點(diǎn)極端，卻是現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的真事。由此可見，外資戰(zhàn)略顧問為了追求極致的工作效率，已經(jīng)把操作速度精確到秒了。

原則012 快速制作PPT，還能提升質(zhì)量

一般人認(rèn)為，工作速度太快，質(zhì)量就會很粗糙。但實(shí)際上，快速制作PPT，反而能提高PPT的質(zhì)量。我工作的第一家公司是外資的經(jīng)營管理戰(zhàn)略顧問公司，入職的第一年，有前輩建議我：“松上君，與其先思考，不如先干起來。”當(dāng)時(shí)我以為“對戰(zhàn)略顧問這一職業(yè)來說，應(yīng)該先做后思考”，但現(xiàn)在反思起來，前輩的意思是，通過工作流程的合理化，提高工作速度，才能擠出更多的思考時(shí)間，提高工作質(zhì)量。

對各種各樣的信息進(jìn)行充分的綜合思考，才能提高工作的質(zhì)量。換句話說，要想提高工作的質(zhì)量，充足的“思考量”是絕對必需的。以金字塔為例，如果把金字塔的底邊比喻成“思考量”，那么底邊越長，金字塔的高度才能越高。金字塔的高度就是工作的質(zhì)量。我們在這里所說的工作質(zhì)量，就是指制作的PPT的質(zhì)量。

關(guān)于金字塔底邊的“思考量”，可能有朋友會認(rèn)為那些頭腦聰明的人在思考量方面肯定有優(yōu)勢。但是，思考量可以分解為“思考速度×思考時(shí)間”。思考速度（頭腦運(yùn)轉(zhuǎn)速度）因人而異，頭腦聰明的人可能會思考得快一些。可是，思考時(shí)間對所有人都是平等的。頭腦不太聰明的人，只要下功夫，就可以擠出更多的思考時(shí)間。

提高工作速度，并不單單是為了縮短工作時(shí)間，而是要?jiǎng)?chuàng)造出更多的思考時(shí)間。思考時(shí)間增加了，思考量自然就增加了，于是，工作質(zhì)量也會隨之提高。

和公司的同事相比，我的學(xué)歷不占優(yōu)勢，頭腦也不算聰明。但是，通過提高工作速度，就創(chuàng)造出了更多的思考時(shí)間，于是，思考量上去了，我的工作質(zhì)量也就上去了。所以，那時(shí)我的工作成績并不輸給那些聰明的同事。

本章總結(jié)

對那些想和背景多樣的客戶及外國客戶進(jìn)行順暢溝通的商務(wù)人士來說，制作PPT是一項(xiàng)必修技能。

?在經(jīng)濟(jì)全球化的大趨勢下，不要用自己的弱項(xiàng)——英語——去搏勝負(fù)，而是要把重點(diǎn)放在通過PPT溝通上。

?PPT的優(yōu)勢是可以使用圖解、圖表等直觀的表現(xiàn)形式，使自己的想法、觀點(diǎn)可以直截了當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)給別人。本書主要介紹的是說明型資料的制作方法，說明型資料即使不用人講解，讀者也能自己讀懂。

對一份PPT來說，“驅(qū)動他人”“無須說明”和“快速制作”非常重要。

?我所追求的“驅(qū)動他人”，是指激發(fā)他人內(nèi)心的動力，消除他們不想做的想法，然后提出具體行動方案，讓他們自覺、自愿地去做。

?“代替自己向別人傳達(dá)想法”和“向更多的人傳達(dá)想法”是“無須說明”的PPT的優(yōu)點(diǎn)。

?“無須說明”的PPT有五個(gè)要點(diǎn)：“信息明確”“一目了然”“根據(jù)充分”“對信息加以整理”“對讀者的要求要明確、具體”。

?工作方向的合理化、操作過程的合理化，是“快速制作”PPT的關(guān)鍵。工作速度提高了，質(zhì)量也會隨之提高。