Components of Business Letters

1. Fully blocked style 完全平頭式

完全平頭式（Fully blocked style）在所有商務文書中使用最廣泛。采用這種格式，每一行都靠左排列，每一段都不用縮進，標題不用居中，所有內容都從左排起，減少了文字輸入空格的時間。

2. Main components of a business letter 商務信件的組成

（1）Reference檔號，參考號

有的信頭上有檔號（reference）一欄，是為了信件歸檔和處理信件的方便，比如有時是客戶的客戶號，有時是申請者的申請號。

（2）Date 日期

不同國家標示日期的習慣不同，不論是日月年，還是月日年的順序，最好完整表示，保持一致。例如：August 18, 2017或者18 August, 2017。

（3）Inside address 封內地址

收件人的姓名和地址應分行打印，和信封上的排列一致。例如：

Dr. Alicia Lauderman

Department of Accountancy

College of Commerce

Illinois Institute of Trade

Ruston, IL 61272

（4）Salutation or greeting 稱呼語

如果信寫給具體的人，稱呼語根據雙方關系的遠近，用名或者姓，或者姓名的用法。例如：

Dear Mr Stout Dear Patt Dear Sue Farrelly Dear Dr. Sue

如果不知道具體的收件人的姓名，可用職務代替，比如：Dear Sales Manager，也可以用Dear Sir or Madam。最好能確定具體的收信人，商務信件的溝通效果能顯得比較人性化。

（5）Heading 標題

標題是信函內容的簡要提示，通常放在稱呼語下面，標題一般使用下劃線，或者全部使用大寫字母以便區別開。例如：

SUBJECT：OVERDUE BILL FOR JUNE 2016

Subject：Proposed Distribution Arrangement

（6）Complimentary close 結尾敬語

在商務信函的結尾處，人們常常使用客套語結尾，常見的結束語是Yours faithfully，Yours truly，Yours cordially等。Yours sincerely的使用更為常見。

（7）Name of sender and title 寫信人的姓名和職務

簽名通常在結尾客套話下方空出四五行的地方。先是姓名，接著是工作職務和部門名稱。例如：

Yours truly,

Edward Cole

Vice President

Bagel Co.

（8）Enclosures 附件

如有附件（enclosure），一般在信函下端標注“Enc”或者“Encs”給予提示。

Sample Letter

March 18, 2016

Richard A. Peters

9032 Thompson

Boston, MA 02116

Dear Richard,

Congratulations on your promotion to general manager at Ryan Corporation. You have excellent business skills and the drive to go far — keep up the good work！

I'm pleased the management at Ryan recognizes your abilities.

Best wishes for many future successes.

Sincerely,

Peter Monroe

President

West & Associates