2.2 物料的編號

物料編號是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代替物料、品名、規格或及其他有關事項的一種管理工具；其目的在于以簡化的代號來代表并說明物料品目，揚棄冗長的陳述，進而提高管理效率。

物料編號是依物料分類的內容進行的，物料分類先行而物料編號隨之，兩者往往形影不離。

★進階思考：

什么樣的范圍適合使用編號？

我們可以設想一下如下范圍內名稱與編號的使用情況：

1．在家庭范圍內，大家使用姓名的同時有無必要使用編號？

2．在學校范圍內，除了姓名外，大家使用編號嗎？

3．再擴大一點，如果全國范圍內身份證不使用身份證號碼，而僅使用實名，會有什么情況發生？

2.2.1 物料編號的功能

物料編號的功能與物料分類的功能其實是相同的。物料編號具有下列六項功能：

1．增加物料信息的正確性

物料的采購、請購、驗收、儲存、領發、料賬、盤點、記錄等物料管理作業均可以通過物料編號進行，以使物料管理作業更加準確；不至于發生一物多號或者一物數名的錯亂情況。

2．提高物料管理工作的效率

有序排列的物料，以物料編號代替文字記述，可以簡化物料管理工作，提升物料管理工作效率。

3．減少物料存量，減少資金占用

物料編號有利于物料存量的控制及減少呆廢料的產生，可以減少物料存量，從而得以減少存量物料的資金占用。

4．防止物料舞弊事件的發生

物料一經編號，對其記錄正確而迅速，可防止物料舞弊事件的發生。

5．方便計算機處理

物料編號是物料管理的基礎，物料編號有利于物料管理合理化、規范化，并方便計算機進行處理。

6．便于供應鏈信息傳遞和物料領用

完整的物料編號系統有助于企業供應鏈系統的建立，使供應商、采購部門、車間、倉庫、配送系統、中間商、零售商之間信息傳遞更加迅速正確；物料領用統一叫法、避免歧義，從而更加快捷方便。

2.2.2 物料編號的原則

物料編號的原則是指物料編號所遵循的指導方針，如果不遵循物料編號的原則進行編號，則物料編號在應用過程中極易出現問題，導致管理上出現失誤，使企業付出更高的成本。通常，企業依照下列10項原則進行物料編號：

1．簡單性

物料編號的目的在于將物料化繁為簡，以便于處理物料活動。倘若物料編號過于繁雜，則違背了編號的目的。因此物料編號應使用英文字母、符號或數字來編制，并力求簡單明了，以節省閱讀、填寫、抄錄的時間，并減少可能出錯的機會。

2．分類展開性

物料復雜時，在物料編號大分類后還要對其再加以細分。倘若采用阿拉伯數字進行物料編號，則每段（級）最多只能細分成0～9共10個項目。倘若采用英文字母進行物料編號，則有26個細分項目。然而，細分項目太多，處理不易；細分項目太少，則分類展開太慢。

分類細目通常以5～9個較為適當。倘若采取阿拉伯數字進行物料編號，而物料有18個項目時，則可如圖2.4所示，可以根據需要按照3種分類方式進行展開。

3．完整性

完整性是指企業所使用的任何一種物料都有唯一的物料編號對應，倘若有任何一種該企業所使用的物料無物料編號或有兩種及兩種以上的物料編號，則此物料編號違背了完整性。

新物料的產生特別容易破壞物料編號的完整性。因此每當新物料產生時，即應賦予新的物料編號，并在企業內規定：在沒有賦予新的物料編號時，采購部門不得從事采購；或者是，沒有物料編號的新物料被采購進來，會計部門發現物料訂購單缺乏物料編號時，應立即請采購部門補填物料編號，否則不予付款。

4．唯一性

唯一性是指一個物料編號只能代表唯一的一項物料；或者說，一項物料只能找到一個唯一的物料編號。即同一項物料不能有兩個或兩個以上的物料編號，一個物料編號無法代表數項物料。

★進階思考：

這些情形下該如何進行編號？

1．同規格不同色：某款網上銷售的商品，規格完全相同，但顏色不同；那么應該為不同顏色的商品分別編號還是編為同一編號？

2．同規格不同批次：某種藥品規格完全相同，但生產時間有先后，屬于不同批次，編號應該相同還是不同？

3．同規格可替換部件：某款電動自行車可以配置規格指標完全相同的A、B、C三款電池，那么分別配置了這三款電池的電動自行車應該分別編號還是編為同一編號？

4．同規格不同品相等級：某款商品因外觀和品相，區分為特級、一級、二級，那么這幾種不同品相等級的商品應該分別編號還是編為同一編號？

答1：嚴格來說應該區分顏色分別編號，不過有些網售商品在介紹商品詳情時特別說明了“顏色隨機發貨”，如果消費者選購此商品，則視同為消費者接受了商家的這個銷售條款，且不同顏色使用相同單價，那么就不用區分顏色進行編號，可以編為同一編號；有些網售商品沒有指定顏色，但可以給網絡客服留言指定商品顏色，且不同顏色使用相同單價，那么也不用區分顏色進行編號，可以編為同一編號；如果某款商品明確給出了顏色的選項，且不論不同顏色是否價格相同，均應使用不同的編號。

答2：藥品的管理非常注重批次，有時某些藥品出現了問題可以根據批次進行追溯和召回。因此，同規格不同批次的藥品應該是相同編號（因為就是同一種產品），但同時應該有明確的批號（體現相應的生產時間信息）。于是該藥品既有物料編號又有批號，同一物料編號的藥品可以通過批號加以區分。

答3：這種情形比較復雜，分兩個方面來說：

（1）產成品編號。

無論是在銷售還是存儲、轉運過程中，對于外觀、功能指標完全相同的產成品（已經裝配完成的電動自行車），僅僅因為內部選用的電池款式不同，通常是不做區分的。對于消費者而言，其實也是視同消費者接受“電池款式隨機”的銷售條款。所以，產成品階段的同款電動自行車雖然可能內部的電池不同款，但電動自行車本身的編號是同一編號（假設定義電動車的物料編號為EB120）。

（2）半成品編號

倒推到生產階段，可替換部件涉及企業資源計劃中“虛擬品”的概念，即電動自行車的產品結構——物料清單（BOM）中對于“電池”一項并不會固定具體的款式，而是采用通用的款式，比如可以命名為“通用款電池”，并為它定義一個專屬的物料編號（假設定義為BT），所以生產階段的產成品仍然使用該款電動車的同一編號EB120，而部件可替換電池的物料編號為BT。

不過，因為涉及供應商管理，生產企業內部應該對不同款的A、B、C三款電池給予不同的物料編號。企業只有在裝配時，才會根據當時的庫存和生產狀況、供應商庫存管理策略（比如希望某款電池盡快用光）臨時指定具體使用哪一款電池來裝配。所以，企業內部的A、B、C三款電池會有不同的物料編號（假設分別定義為BT-A、BT-B、BT-C）。

答4：不同等級因為涉及不同品質和不同售價，從對消費者負責的角度來看，不同的品相等級應該有不同的編號。例如組裝產品中，同一部件有甲、乙、丙三種級別，那么分別組裝成產品后的成品價格也是不一樣的，比如可能分別命名為“旗艦版”“精英版”“基礎版”并分別擁有不同的企業內產品編號。所以，相同物料不同品相等級應該分別編號。

5．一慣性

物料編號既要統一又要有一貫性。如某項物料是以年限為分類標準，就應一直沿用下去，在中途不能變更為用產地或性質來分類。倘若必須要這么做，則需要分層級進行。

6．伸縮性

物料編號要考慮到未來新產品發展以及產品規格變動，而使物料擴展或變動的情形，應預留編號，否則未來有新物料進入時，就會出現新物料無號可編的情形。

★進階思考：

1位編號有多大的伸縮性？

某類物料目前只有5種，如果只為該類物料預留1位編號的話，可以留下多大的伸縮余地？

首先，0～9的阿拉伯數字有10個。

其次，如果數字不夠加英文字母，可以有26個英文字母。

那么，留下的伸縮余地=10+26-5=31個。

也就是說，最多可以再為該物料分配31個編號，如不能滿足需要，此時就應先考慮是否留2位或3位等更多的位數。

7．組織性

物料依據編號系統，井然有序地組織與排列，以便隨時可從物料編號查知某項物料的賬卡或資料。物料編號的組織性可以保證物料管理作業的順暢，并省去不少不必要的麻煩。

8．適應機械性（電腦化）

適應機械性（電腦化）是提升物料管理效率的利器，而物料編號正是物料管理電腦化最重要的基礎工作。因此物料編號必須符合電腦化的原則，機械性應用于科學管理，也可以理解為適應于電腦信息處理。比如，不要使用一些非常特殊的符號來編號（如“\”“/”“‘”“`”“^”“&”“《》”“?”“+”“-”“=”“%”“?”“!”“空格”等）；通常宜采用漢字、阿拉伯數字、英文字母來編號。

9．充足性

物料編號所采用的英文字母、符號或數字，必須有足夠的數量，以滿足將來物料擴展時的實際需要，避免遇特殊物料時無號可編的情況，否則物料系統會遭受破壞。如果因為物料編號受破壞而變更編號規則，則會費時誤事。

★小知識：

IPv4與IPv6的地址空間容量

為了標識互聯網上設備的唯一性，目前國際上普遍采用了“互聯網協議第4版（IPv4）”來唯一確定設備。IPv4（internet protocol version 4）由4個地址節組成，其格式為“×.×.×.×”，如192.168.125.123就是一個IPV4協議格式的IP地址。

IPv4使用32位長的地址，地址空間超過40億（2^32=4, 294, 967, 296）。由于地址類別的劃分不盡合理，只有不到5%的地址得到利用，可用來分配的地址所剩無幾。另外，越來越多的電子設備也會連接到互聯網上，包括PDA、汽車、手機、各種家用電器、虛擬現實產品等。

1994年7月互聯網工程任務組（internet engineering task force, IETF）制定了IPv6（internet protocol version 6）協議標準，采用128位IP地址的，由8個地址節來組成，每節包含16個地址位，以4個十六進制數書寫，節與節之間用冒號分隔，如×:×:×:×:×:×:×:×。在IPv6的設計過程中除一勞永逸地解決了地址短缺問題以外，還考慮了在IPv4中解決不好的其他問題，如端到端IP連接、服務質量（QoS）、安全性、多播、移動性、即插即用等。

IPv6的地址容量（2^128）可以實現地球上每平方米上千個設備上網，為保證未來設備上網留足了地址空間。

10．易記性

在不影響上述九種原則的前提下，物料編號應選擇易于記憶的文字符號或數字，或富于暗示及聯想性。但這一原則屬于次要原則。若上述九種原則俱全而獨缺乏此項原則，仍不失為優良的物料編號。

★小知識：

第二代身份證號碼各號段的含義

第二代身份證號碼共18位，其格式為：AAAAAABBBBBBBBCCCD。

居民身份證號碼是特征組合碼，由十七位數字本體碼和一位校驗碼組成。排列順序從左至右依次為：

AAAAAA：六位數字地址碼。

BBBBBBBB：八位數字出生日期碼。

CCC：三位數字順序碼（表示在同一地址碼所標識的區域范圍內，對同年、同月、同日出生的人編定的順序號，順序碼的奇數分配給男性，偶數分配給女性）。

D：一位數字校驗碼（作為尾號的校驗碼，是由號碼編制單位按統一的公式計算出來的，如果某人身份證的尾號是0～9，不會出現X，但如果尾號是10，那么就得用X來代替，X代表羅馬數字的10）。

2.2.3 物料編號的方法

企業采用的物料編號方法，通常有阿拉伯數字法、英文字母法、暗示法、混合法幾大類。

2.2.3.1 阿拉伯數字法

阿拉伯數字法是應用最多的一種物料編號工具，即以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。

阿拉伯數字法十分簡單，容易理解，非常適用于物料管理電腦化。只是在推行物料編號時，需另外準備物料項目與數字的對照表，以便于記憶與對照。故工作人員必須經過一段時間的訓練與適應才能運用自如。

以阿拉伯數字為物料編號，較常見的有四種方法：

1．連續數字編號法（continuous numerical symbolization）

（1）方法。

連續數字編號法是先將所有物料依某種方式做大致的排列，然后自1號起依順序編排流水號。

（2）優缺點。

這種物料編號方法可以做到一料一號，但順序編號除顯示編號時間的先后外，往往與所代表項目的屬性并無關聯。因為新購物料無法插入原有排列順序的物料編號內。

例如：編號2501為1/2.33”CCD，之后其他物料順序編號到6987，以后來再購的1/2.5”CCD則無法編號為2502，因為該號已經被其他物料占用，只好編號為6988。這兩種物料本應排在一起，現在卻相距很遠，在管理上顯得極為不便！

2．階級式數字編號法（hierarchical numerical symbolization）

（1）方法。

階級式數字編號法先將物料主要屬性分為大類并編寫其號碼，再將各大類的次要屬性分為較次級的類別并編寫其號碼，如此繼續進行下去。

如表2.1所示，物料可以編為48（4×4×3）個編號。

（2）優缺點。

優點是顯示出了編號的規律性，缺點是物料品種較多時容易產生較長的編號。

3．區段數字編號法（block numerical symbolization）

區段數字編號法介于連續數字編號法與階級式數字編號法之間，使用位數較階級式數字編號法更少，而仍能達到物料編號的目的。

例如有64項物料，各類物料統計數據為：A類12項，B類10項，C類17項，D類15項，E類10項。

如果采用階級式編號則必須是3位數（1位類別+2位項目數），改為區段數字編號僅需2位數即可，如表2.2所示。

4．國際十進位分類法（universal decimal classification）

（1）方法。

這種方法是將所有物料分為十大類，分別以0～9的阿拉伯數字代表，再將每大類物料分為十個中類，以0～9的數字為代表，如此循環，以金字塔的形態展開。

如：

11.1

1.2

1.2.1

1.2.1.1

1.2.1.3

……

（注：有的分類中每段編號不止1位數，如13.231.226。）

（2）優缺點。

優點是編號可以無限擴展下去，任何新物料的產生均可以插入原有物料編號系統中而不會發生混淆；缺點是編號冗長又無暗示作用，在系統錄入等方面存在很大的不足，實用性較低。

2.2.3.2 英文字母法

英文字母法是以英文字母作為物料編號工具的物料編號方法。如A代表金屬，B代表木材。以AA代表金屬鐵、AB代表金屬銅、AAA代表金屬鐵礦石……不過，單純應用英文字母法編號的情形較少見。

注意：由于英文字母中I、O、Q易與阿拉伯數字1、0、9混淆，多廢棄不用，其余23個字母均可利用。英文字母法編號通常使用大寫字母，如果使用小寫字母來編號，還要注意印刷體的小寫英文字母l與阿拉伯數字1非常相似，容易發生混淆。

2.2.3.3 暗示法

暗示法指物料編號所代表物料的意義，容易自編號本身聯想出來，暗示編號可分為如下兩種：

1．文字暗示法

文字暗示法有英文字母縮寫或中文簡稱等編號方式，如：

VC=Variable Capaciter（可變電容器）；

IC=Integrated Circuit（集成電路）；

SW=Switch（開關）；

渝=重慶；

重商=重慶商學院（重慶工商大學的前身）。

2．數字暗示法

數字暗示法直接以物料所含的數字作為物料編號的號碼，物料所含的數字依照固定規則轉換成物料編號的號碼，閱讀者可以從物料編號的暗示中得悉該物料為何物（如表2.3所示）。

2.2.3.4 混合法

混合法是指聯合使用英文字母與阿拉伯數字來為物料編號的方法，而且多以英文字母代表物料的類別名稱，再加上阿拉伯數字進行編號。在擁有復雜物料的企業中，混合法較為實用。

例如：

M=金屬物料；

MB=螺栓、螺絲；

0=六角；

1=鐵；

0=螺栓帶帽；

MB010=六角鐵制螺栓帶帽；

MB010-6=Φ6六角鐵制螺栓帶帽；

……

相對于前面幾種方法，混合法容易滿足物料編號的多種原則，兼具阿拉伯數字法、英文字母法的優點，非常適用于企業物料編號。