1.2 工作簿和工作表管理

在Excel 2010中，工作表是一個由行和列組成的表格，工作簿是工作表的集合。工作簿是存儲并處理數據、數據運算公式、數據格式等信息的文件。用戶在Excel 2010中處理的各種數據最終都以工作簿文件的形式存儲在磁盤上，其擴展名為.xlsx，文件名就是工作簿名。工作表是用來存儲和處理數據的最主要的文檔，所有對數據進行的操作都是在工作表上進行的。工作表是不能單獨存盤的，只有工作簿才能以文件的形式存盤。每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此，可以在一個工作簿中管理各種類型的相關信息。工作表名稱顯示于工作簿窗口底部的工作表標簽上（見圖1-1）。

Excel軟件向下兼容，如果要在Excel 2003中打開擴展名為.xlsx的文件，則必須安裝兼容軟件。

1.2.1 工作簿管理

1. 新建工作簿

Excel 2010中新建工作簿有以下4種方法。

方法一：在啟動Excel 2010后，將自動建立一個全新的工作簿——工作簿1。

方法二：選擇“文件”菜單中的“新建”命令來創建。

方法三：按“Ctrl+N”組合鍵。

方法四：通過快速訪問工具欄中的“新建”命令來創建。

2. 打開工作簿

打開一個已經保存過的工作簿，可以用下面的任意一種方法。

方法一：使用快速訪問工具欄中的“打開”命令。

方法二：使用“文件”菜單中的“打開”命令。

方法三：在“文件”菜單中單擊最近使用過的文件，即可打開相應的工作簿。

方法四：在“我的電腦”或者資源管理器中找到需要打開的工作簿，雙擊即可將其打開。

Excel 2010允許同時打開多個工作簿，可以在不關閉當前工作簿的情況下打開其他工作簿；可以在不同工作簿之間進行切換，同時對多個工作簿進行操作。

3. 保存工作簿

（1）保存未命名的新工作簿。單擊“文件”菜單中的“保存”或“另存為”命令（或按快捷鍵“Ctrl+S”），在彈出的“另存為”對話框中，確定保存位置和文件名后，單擊“保存”按鈕。

（2）保存已有的工作簿。單擊“文件”菜單中的“保存”或“另存為”命令（或按快捷鍵“Ctrl+S”）即可。

4. 隱藏和取消隱藏工作簿

打開“視圖”選項卡，在“窗口”功能區單擊“隱藏”圖標即可隱藏該工作簿。

在“視圖”選項卡功能區，單擊“取消隱藏”圖標，在出現的“取消隱藏”對話框的“取消隱藏工作簿”列表框中，選中需要顯示的被隱藏工作簿的名稱，按“確定”按鈕即可重新顯示該工作簿。

5. 保護工作簿

打開“審閱”選項卡，在“窗口”功能區單擊“保護工作簿”圖標，為工作簿設置密碼，進行保護。

1.2.2 工作表管理

1. 選擇工作表

單擊某個工作表標簽，可以選擇該工作表為當前工作表；按住“Ctrl”鍵后分別單擊工作表標簽可同時選擇多個工作表。

2. 插入新工作表

方法一：單擊工作表標簽區的“插入工作表”按鈕，即可在當前位置插入一張新的工作表。

方法二：用鼠標右鍵單擊插入位置右邊的工作表標簽，再選擇快捷菜單中的“插入”命令，將出現“插入”對話框，如圖1-2所示，選定工作表后單擊“確定”按鈕。

如果要添加多張工作表，則先按住“Shift”鍵，同時選中與待添加工作表相同數目的工作表標簽，然后再右擊打開快捷菜單選擇“插入”命令。

3. 刪除工作表

方法一：選擇要刪除的工作表，單擊“開始”選項卡，選擇“單元格”功能區的“刪除工作表”命令。

方法二：鼠標右鍵單擊要刪除的工作表，選擇快捷菜單中的“刪除”命令。

4. 重命名工作表

方法一：雙擊要重命名的工作表標簽，輸入新的工作表名稱即可。

方法二：鼠標右鍵單擊要重命名的工作表標簽，選擇快捷菜單中的“重命名”命令，輸入新的工作表名稱即可。

5. 移動或復制工作表

移動工作表的方法是：單擊工作表標簽，選定工作表，然后按住鼠標左鍵拖曳光標到目標位置即可。如果要復制工作表，則應在按住鼠標左鍵拖曳光標到目標位置的同時按住“Ctrl”鍵。

6. 工作表標簽添加顏色

給工作表標簽添加顏色的步驟如下。

（1）用鼠標右鍵單擊想要改變顏色的工作表標簽。

（2）從彈出的快捷菜單中選擇“工作表標簽顏色”命令。

（3）打開主題顏色面板，如圖1-3所示，選擇顏色后，即為工作表標簽添加上顏色。

1.2.3 編輯工作表

1. 選定工作區域

Excel 2010在編輯工作表或執行命令之前，首先要選擇相應的單元格或單元格區域。表1-1所示為常用的選定工作區域的操作。

2. 插入與刪除單元格

選擇想要插入與刪除單元格的位置，單擊鼠標右鍵，選擇“插入”可以插入一個單元格，選擇“刪除”可以刪除一個單元格，如圖1-4～圖1-6所示；也可以通過選擇“開始”選項卡下“單元格”分組里的“插入”→“插入單元格”命令完成。

3. 插入與刪除行和列

選定想要插入行或列的位置，單擊鼠標右鍵，可以在該行的前面或該列的左邊插入一行或一列。選定想要刪除行或列的位置，單擊鼠標右鍵，可以刪除一行或一列，如圖1-7所示。

4. 合并單元格

選定區域，單擊鼠標右鍵，選擇“設置單元格格式”，打開“設置單元格格式”對話框，選擇“對齊”中的“合并單元格”來合并單元格，如圖1-8和圖1-9所示。

1.2.4 美化工作表

1. 設置數據格式與對齊方式

（1）選中表格中需要設置的單元格后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項。

（2）在此選項中，可改變數據在垂直和水平方向上的對齊方式，如圖1-10所示。

2. 設置邊框和底紋

選中表格中需要設置的單元格后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項，即可設置表格的邊框和底紋，如圖1-11所示。

3. 使用自動套用格式美化工作表

可以選擇“開始”選項卡下“樣式”分組里的“套用表格格式”命令完成。

4. 設置列寬和行高

設置列寬和行高的方法有3種。

方法一：將鼠標光標放在兩列或兩行的標簽分界線上，拖曳鼠標光標調整列寬或行高。

方法二：用鼠標右鍵單擊列表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“列寬”或“行高”并調整其數值。

方法三：選擇“開始”選項卡下“單元格”分組里的“格式”命令，再選擇“列寬”或“行高”并調整其數值。

1.2.5 打印工作表

打印工作表是使用電子表格的一個關鍵步驟，也是一項日常工作。工作表創建好后，為了提交或留存查閱方便，經常需要把它打印出來，操作步驟一般是先進行頁面設置，再進行打印預覽，最后打印輸出。

1. 設置打印區域和分頁

選擇要打印區域的方法：通過拖曳鼠標光標來選擇要打印的區域，單擊“頁面布局”選項卡下“頁面設置”分組里的“打印區域”按鈕，再單擊“設置打印區域”命令，選定區域的邊框上出現虛線，表示打印區域已設置好，打印時只有被選定區域中的數據才能打印。

當工作表較大時，Excel 2010一般會自動為工作表分頁，如果用戶不滿意這種分頁方式，可以根據自己的需要對工作表進行人工分頁。

分頁包括水平分頁和垂直分頁。水平分頁的操作步驟如下：單擊要另起一頁的起始行行號，單擊“頁面布局”選項卡下“頁面設置”分組里的“分隔符”按鈕，選擇“插入分頁符”命令，在起始行上出現一條水平虛線，表示分頁成功。

垂直分頁必須單擊另起一頁的起始列列標或選擇該列最上端的單元格，分頁成功后將在該列左邊出現一條垂直分頁虛線。如果選擇的不是最左或最上的單元格，插入分頁符將在單元格上方和左側各產生一條分頁虛線。

刪除分頁符可選擇分頁虛線的下一行或右一列的任一單元格，單擊“頁面布局”選項卡下“頁面設置”分組里的“分隔符”按鈕，選擇“刪除分頁符”命令；也可以選中整個工作表或選中任一單元格，然后選擇“分隔符”按鈕下的“重設所有分頁符”命令，即可刪除工作表中的所有人工分頁符。

分頁后單擊狀態欄右側視圖切換按鈕中的“分頁預覽”按鈕，可進入分頁預覽視圖。單擊“普通”按鈕，可以結束分頁預覽回到普通視圖中。

2. 頁面設置

Excel 2010具有默認頁面設置功能，因此用戶可以直接打印工作表。如有特殊要求，使用頁面設置可以設置工作表的打印方向、縮放比例、紙張大小、頁邊距、頁眉、頁腳等。單擊“頁面布局”選項卡下“頁面設置”分組右側的按鈕，打開圖1-12所示的“頁面設置”對話框，該對話框共有4個選項卡：頁面、頁邊距、頁眉/頁腳和工作表。

（1）“頁面”選項卡。在圖1-12所示的“頁面”選項卡中可以設置紙張方向、縮放比例、紙張大小、打印質量、起始頁碼等選項。

（2）“頁邊距”選項卡。可設置版心與頁面4個邊界間的距離、頁眉和頁腳的上下邊距等，如圖1-13所示。

（3）“頁眉/頁腳”選項卡。如果設置頁眉和頁腳，可單擊“頁眉”和“頁腳”的下拉列表，選擇內置的頁眉和頁腳格式，也可分別單擊“自定義頁眉”“自定義頁腳”按鈕，在相應的對話框中自己進行定義。設置好后單擊“確定”按鈕即可，如圖1-14所示。

（4）“工作表”選項卡。“工作表”選項卡如圖1-15所示。

打印區域：若不設置，則打印當前整個工作表；若需設置，則單擊“打印區域”右側的折疊按鈕，在工作表中拖曳選定打印區域后，再單擊“打印區域”右側的折疊按鈕，返回對話框，單擊“確定”按鈕。

打印標題：如果要使每一頁上都重復打印列標志，則單擊圖1-15中的“頂端標題行”編輯框，然后輸入列標志所在行的行號；如果要使每一頁上都重復打印行標志，則單擊“左端標題列”編輯框，然后輸入行標志所在列的列標。

每頁都打印行號和列標：選中圖1-15中的“行號列標”復選框即可。

3. 打印預覽

單擊視圖切換按鈕中的“分頁預覽”按鈕，進入“分頁預覽”視圖，用鼠標光標拖曳分頁虛線可直接改變分頁的位置。

4. 打印輸出

經過設置打印區域、頁面設置、打印預覽后，工作表可以正式打印了。打印方法如下：選擇“頁面設置”對話框中的“打印”按鈕，或選擇“文件”菜單下的“打印”命令，即可打印輸出。