任務2　管理文件

計算機上的各種信息以文件的形式保存在磁盤上。在日常工作中，為了便于使用信息，需要經常對磁盤上的文件進行維護和整理，如文件或文件夾的復制、移動、刪除等操作，把計算機中的內容整理得井井有條。

2.2.1　任務描述

小張是公司的宣傳員，現在要為公司制作一個宣傳畫冊，從公司各部門的相關人員處收集來的資料很多，包括一些宣傳文檔、圖片和視頻等。但隨著工作的不斷深入，用到的素材越來越多，這些隨意存放的文件顯得雜亂無章，有時需要的素材文件又不易找到，這使小張心煩意亂，因此，他決定對這些文件進行有序管理，但對于沒有文件管理經驗的他來說，又不知如何才能辦到?，F在，就用Windows 7中關于文件管理的知識，幫助小張來分類和管理這些雜亂無章的資料。

2.2.2　任務分析

本工作任務要求對幾個簡單的辦公文件進行整理。進行文件管理一定要做到兩點：第一，要對文件進行分類存放；第二，要對重要的文件做好備份工作。備份就是把重要的文件復制一份存放在其他地方，以防原文件丟失。為此，提出以下解決方案。

（1）以D盤為數據盤。注意不要將數據文件存放在C盤，因為C盤一般作為系統盤，專門用于安裝系統程序和各種應用軟件。

（2）在D盤建立多個文件夾，用來存放公司宣傳文件、臨時工作等不同類型的文件；文件夾或文件最好用中文命名，做到一目了然。

（3）對于重要的文件，如正在制作的公司宣傳文件等，每次必須把文件的最新結果復制一份存放在另一個磁盤或U盤中，作為備份文件。

（4）在桌面上為經常訪問的文件建立快捷方式，以方便使用。

（5）經常清理計算機中的垃圾文件，定期清理回收站。

2.2.3　任務實施

1．建立文件夾

首先，在D盤下建立一個新的文件夾“產品宣傳”，具體步驟如下。

（1）雙擊“計算機”圖標，在打開的窗口中雙擊D盤驅動器圖標，打開D盤窗口。

（2）在“文件”菜單中選擇“新建”→“文件夾”命令，在文件夾圖標下輸入“產品宣傳”，按“Enter”鍵或在空白區域單擊即可完成創建。

然后用同樣的方法在“產品宣傳”文件夾中建立“圖片”和“文檔”子文件夾。

2．移動文件

把文件“公司簡介”等相關文字材料移動到“D:\產品宣傳\文檔”文件夾中；將產品的圖片等文件移動到“D:\產品宣傳\圖片”文件夾中。

（1）選中存放在D盤的“公司簡介.txt”文件，然后選擇“編輯”→“剪切”命令將文件放到剪貼板上。

（2）雙擊“產品宣傳”文件夾圖標打開該文件夾，再雙擊“文檔”文件夾圖標，在打開的窗口中選擇“編輯”→“粘貼”命令。

用同樣的方法將其他文件及圖片分別移動到指定的文件夾中。

3．將文件夾“產品宣傳”復制到E盤作為數據備份

（1）選中“D:\產品宣傳”文件夾，選擇“編輯”→“復制”命令。

（2）單擊“返回到計算機”按鈕，雙擊E盤圖標打開E盤，選擇“編輯”→“粘貼”命令。

4．為“E:\產品宣傳”文件夾改名

選中E盤中的“產品宣傳”文件夾，選擇“文件”→“重命名”命令，原文件夾名稱處于可編輯狀態，輸入“宣傳畫冊原始材料”文字，在窗口任意空白位置單擊或按“Enter”鍵即可。

5．將文件夾設置為只讀屬性

打開E盤，右擊“宣傳畫冊原始材料”文件夾，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開文件夾屬性對話框，選中“只讀”復選框將文件屬性設置為只讀屬性，如圖2-18所示。

6．建立快捷方式

小張在制作宣傳畫冊時，經常要打開D盤“產品宣傳”文件夾中的“宣傳畫冊.docx”文件，覺得很麻煩，因此想在桌面上為文件“宣傳畫冊.docx”建立快捷方式，以便快速打開這個文件，具體操作如下。

（1）雙擊“計算機”圖標，在打開的窗口中雙擊D盤驅動器圖標，再在打開的窗口中雙擊“產品宣傳”文件夾。

（2）右擊“宣傳畫冊.docx”文件，在彈出的快捷菜單中選擇“發送到”→“桌面快捷方式”命令，如圖2-19所示。

7．刪除“E:\宣傳畫冊原始材料\公司的聯系方式.txt”文件

（1）雙擊“計算機”圖標，在打開的窗口中雙擊E盤驅動器圖標，再在打開的窗口中雙擊“宣傳畫冊原始材料”文件夾，選中“公司的聯系方式.txt”文件。

（2）選擇“文件”→“刪除”命令將該文件刪除?；蛘哂覔粼撐募?，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令刪除該文件。

2.2.4　知識儲備

1．文件和文件夾的概念

文件就是用戶賦予了名字并存儲在磁盤上的信息的集合，它可以是用戶創建的文檔，也可以是可執行應用程序，還可以是一張圖片、一段聲音等。文件夾是系統組織和管理文件的一種形式，是為方便用戶查找、維護和存儲而設置的，用戶可以將文件分門別類地存放在不同的文件夾中。

任何一個文件都有文件名，文件名一般由主文件名和擴展名兩部分組成，主文件名一般代表文件內容的標識，擴展名代表文件的類型。

例如，“公司簡介.docx”文件的主文件名為“公司簡介”（通過文件名大致可以了解文件的內容），擴展名為.docx。

文件的命名規則如下。

（1）文件名、文件夾名不能超過255個字符。

（2）不能包含字符：／、＼、：、*、？、”、<、>、|。

（3）同一個文件夾中的文件、文件夾不能同名。

（4）文件的擴展名表示文件的類型，通常為1～3個字符，如.bmp（位圖文件）、.exe（可執行文件）、.c（C語言程序文件）、.txt（文本文件）。

（5）文件和文件夾名不區分大小寫字母。

2．路徑

明確一個文件，不僅要給出該文件的文件名，還應給出該文件的路徑——可查找路徑。路徑是指從根目錄（或當前目錄）開始，到達指定的文件所經過的一組目錄名（文件夾名）。盤符與文件夾名之間以“\”分隔，文件夾與下一級文件夾之間也以“\”分隔，文件夾與文件名之間仍以“\”分隔。例如，“E:\歌曲\我的MP3音樂\天堂.mp3”表示存儲在E盤→“歌曲”文件夾→“我的MP3音樂”子文件夾中的“天堂.mp3”文件。該路徑指明了文件所在的盤符和所在具體位置的完整路徑，為絕對路徑。如果用戶現在的位置是在E盤“歌曲”文件夾窗口，想找到“天堂.mp3”這首歌，只要從當前位置開始，向下找到“我的MP3音樂”子文件夾，再向下找到“天堂.mp3”即可，表示為“我的MP3音樂\天堂.mp3”。這種以當前文件夾開始的路徑稱為相對路徑。

注意：在同一個文件夾中，不允許兩個文件（子文件夾）同名；在不同的路徑中，允許同名。

3．Windows資源管理器

在計算機上對文件的操作和管理還可以在Windows資源管理器中進行。資源管理器窗口分為左窗格和右窗格，中間有左右分隔條，拖動分隔條可改變左右窗格的大小。其中，左窗格列出了所有連接在計算機上的存儲設備及一些重要的系統對象，如“桌面”和“計算機”。單擊相應圖標左邊的右向三角按鈕可以展開，顯示層次結構中的下一級結構（通常是一些程序或文件夾），同時，圖標所對應的內容就會顯示在右邊的窗格里，如圖2-20所示。

在Windows資源管理器中可以更好地組織和管理文件。在以前版本的Windows中，管理文件意味著在不同的文件夾和子文件夾中組織這些文件，在Windows 7中引進了庫的概念，管理文件更方便。庫文件中包含文檔庫、音樂庫、圖片庫和視頻庫，可用于管理文檔、音樂、圖片、視頻在其他文件的位置。庫類似于文件夾，打開庫時將看到一個或多個文件，但與文件夾不同的是，庫可以收集存儲在多個位置的文件，并將其顯示為一個集合，而無須從其存儲位置移動這些文件。例如，如果計算機的不同驅動器上的文件夾中都有音樂文件，只要將其他驅動器上的音樂文件包含到音樂庫中，就可以使用音樂庫同時訪問所有音樂文件，如圖2-21所示。

除了4個默認的庫，還可以為其他集合創建新庫，單擊工具欄中的“新建庫”按鈕，輸入庫的名稱（如PPT），按“Enter”鍵確認即可。若要將文件復制、移動或保存到庫，必須首先在庫中包含一個文件夾，以便讓庫知道存儲文件的位置。此文件夾將自動成為該庫的默認保存位置。例如，要將E盤中的“產品展示PPT”文件夾包含到新建的PPT庫中，打開Windows資源管理器，依次展開“計算機”→“本地磁盤（E:）”→“產品展示PPT”選項，在工具欄中單擊“包含到庫中”，然后選擇PPT庫，就將計算機中的文件夾包含到庫中了，如圖2-22所示。

在資源管理器中，可以使用“排列方式”菜單以不同的方式排列庫中的項目，如按文件夾、修改日期或類型等屬性來排列文件，以便查看文件。該菜單位于任意打開的“庫”面板的文件列表上方。

4．文件和文件夾的選定

（1）選定單一文件或文件夾。

要選定單一文件或文件夾，直接單擊要選定的文件或文件夾即可。

（2）同時選定多個文件或文件夾。

同時選定多個文件或文件夾有以下幾種情況。

①選定當前窗口顯示的全部文件和文件夾。選擇“編輯”→“全部選定”命令，或者按“Ctrl+A”組合鍵即可。

②選定連續排列的一組文件和文件夾。單擊該組的第一個對象，再將鼠標指針移到該組的最后一個對象上，按住“Shift”鍵的同時單擊即可鎖定。

③選定多個不連續的文件和文件夾。按住“Ctrl”鍵的同時，單擊要選定的各對象即可。

④利用“編輯”菜單的“反向選擇”命令，可以選定全區域內沒有選定的對象，而取消已經選擇的對象。

⑤選擇一個區域中的所有對象。在空白處單擊并按住鼠標左鍵拖動，會出現虛框，凡是被虛框框住的文件或文件夾都處于選中狀態。

要取消選定文件或文件夾，可在空白區域單擊取消所有選定；若取消某個文件或文件夾的選定，可按住“Ctrl”鍵的同時單擊要取消選定的文件或文件夾。

5．文件或文件夾的打開

在“計算機”或“資源管理器”窗口中打開文件或文件夾的方法有如下4種。

（1）選中要打開的文件或文件夾圖標后，選擇“文件”→“打開”命令即可。

（2）直接在要打開的文件或文件夾的圖標上雙擊即可。

（3）右擊要打開的文件或文件夾圖標，彈出快捷菜單，從中選擇“打開”命令即可。

（4）選中要打開的文件或文件夾圖標后，按“Enter”鍵即可。

6．新建文件和文件夾

新建文件和文件夾有以下兩種方法。

（1）打開要創建文件夾或文件的驅動器或文件夾，選擇“文件”→“新建”命令打開其級聯菜單，級聯菜單中包含多個命令，利用它們可以在所選驅動器或文件夾中建立文件夾、快捷方式、文本文件、Word文件、Excel工作表等。

（2）在窗口空白處右擊，在彈出的快捷菜單的“新建”子菜單中，包含與“文件”→“新建”子菜單中同樣的子命令，利用它們也可以在所選驅動器或文件夾中建立文件和文件夾。

7．查看、復制或移動文件和文件夾

在窗口中，可以通過“視圖”按鈕來更改文件和文件夾圖標的大小和外觀。例如，想要查看該窗口中文件的詳細信息，可在窗口中單擊工具欄中的“視圖”下拉按鈕，打開如圖2-23所示的下拉列表。選擇“詳細信息”選項，可查看文件的修改日期、文件類型和大小等詳細信息。單擊某個視圖或移動左邊的滑塊都可更改文件和文件夾圖標的大小。

要想復制或移動文件或文件夾，首先在窗口中選中要操作的文件或文件夾并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“復制”或“剪切”命令，右擊目標位置，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令即可完成文件或文件夾的復制和移動操作。

可以使用同樣的方法復制任意類型的信息。例如，可以將全部文件從一個文件夾復制并粘貼到另一個文件夾，也可以將聲音和圖片等文件復制、粘貼到目標位置。

提示：復制、移動文件更快捷的方式是選中文件后，按“Ctrl+C”（復制）、“Ctrl+X”（剪切）和“Ctrl+V”（粘貼）組合鍵來完成相應的操作。

8．顯示與隱藏文件或文件夾

盡管可以通過隱藏文件使他人無法發現該文件，但隱藏文件并不是安全保護隱私文件的最好方式?？梢酝ㄟ^文件加密和設置文件訪問權限的方式來保護機密或隱私文件。

隱藏文件是普通文件，設置隱藏后依然存在于硬盤上并占用硬盤的空間。可以通過更改文件屬性來使文件處于隱藏狀態或取消隱藏狀態。在需要隱藏的文件圖標上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“新建文件夾屬性”對話框，如圖2-24所示，在“常規”選項卡中選中“屬性”選項組中的“隱藏”復選框，然后單擊“確定”按鈕，文件即被隱藏起來。

如果某個文件處于隱藏狀態，希望將其顯示出來，則需要顯示全部隱藏文件才能看到該文件。顯示隱藏文件和文件夾的方法如下：單擊“開始”按鈕，在彈出的菜單中選擇“控制面板”→“外觀和個性化”→“文件夾選項”命令，打開“文件夾選項”對話框，如圖2-25所示，切換到“查看”選項卡，在“高級設置”列表框中選中“顯示隱藏的文件、文件夾和驅動器”單選按鈕，然而單擊“確定”按鈕，計算機中全部隱藏的文件就會都顯示出來。再回到文件夾中查看，剛才隱藏的文件夾呈虛化顯示，要取消其隱藏的屬性，可右擊文件夾，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，在“屬性”對話框中清除“隱藏”復選框即可。

9．文件和文件夾的移動

（1）在“計算機”或資源管理器窗口中利用菜單或工具欄移動文件或文件夾。

①在“計算機”或資源管理器窗口（左窗格或右窗格）中選中要移動的文件或文件夾。

②選擇“編輯”→“剪切”命令，或者在窗口工具欄中單擊“剪切”按鈕，或者直接右擊要移動的文件或文件夾，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切”命令，將要移動的對象放入“剪貼板”。

③在左窗格選中目標驅動器或文件夾，選擇“編輯”→“粘貼”命令，或者在窗口工具欄中單擊“粘貼”按鈕，或者直接右擊目標驅動器或文件夾，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令，即可完成文件或文件夾的移動。

（2）在資源管理器窗口中利用鼠標拖動的方法移動文件或文件夾。

在資源管理器窗口中選中要移動的文件或文件夾，當在同一驅動器的不同文件夾之間移動時，直接拖動到目標文件夾圖標上即可；當在不同的驅動器之間移動時，按住“Shift”鍵的同時拖動選中的文件或文件夾到目標驅動器或文件夾的圖標上即可。

（3）利用組合鍵移動文件或文件夾。

①選中要復制的文件或文件夾，按“Ctrl+X”組合鍵進行剪切。

②選定目標位置，按“Ctrl+V”組合鍵完成粘貼。

10．文件或文件夾的重命名

重命名文件或文件夾有以下3種方法。

（1）在“計算機”或資源管理器窗口中選中要重命名的文件或文件夾，執行“文件”→“重命名”命令，文件或文件夾名稱處于可編輯狀態，輸入新的文件或文件夾名稱后，在空白處單擊即可。

（2）在“計算機”或資源管理器窗口中，在要重命名的文件或文件夾上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，之后的操作同步驟（1）。

（3）在“計算機”或資源管理器窗口中，單擊要重命名的文件或文件夾，使其處于選中狀態，再單擊其名稱，此時文件或文件夾的名稱處于可編輯狀態，直接輸入新名稱后，按“Enter”鍵或在任意空白處單擊即可。

11．文件或文件夾的刪除與還原

文件或文件夾的刪除與還原的方法有以下幾種。

（1）在“計算機”或資源管理器窗口中選中要刪除的文件或文件夾，選擇“文件”→“刪除”命令。

（2）在“計算機”或資源管理器窗口中選中要刪除的文件或文件夾，直接按“Delete”鍵刪除。

（3）在“計算機”或資源管理器窗口中，在要刪除的文件或文件夾圖標上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。

（4）在“計算機”或資源管理器窗口中選中要刪除的文件或文件夾，單擊窗口工具欄中的“刪除”按鈕。

以上操作都會出現確認文件或文件夾刪除對話框，單擊“是”按鈕即可刪除文件或文件夾。

（5）在資源管理器窗口中選中要刪除的文件或文件夾，直接將它們拖到回收站。

注意：在執行以上操作時，若同時按住“Shift”鍵，則要刪除的文件或文件夾將不進入“回收站”，而直接從計算機中徹底刪除。

文件和文件夾刪除后，如果認為刪除錯誤，需要還原為原來位置的文件，可打開“回收站”，選中要還原的文件或文件夾并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“還原”命令，或者選擇“文件”→“還原”命令，文件或文件夾即可恢復到原來的位置。

12．文件和文件夾的屬性

利用屬性對話框可以查看或設置文件及文件夾的屬性。

（1）文件夾屬性。

在“計算機”或資源管理器窗口中，選中要查看或設置屬性的文件夾的圖標，選擇“文件”→“屬性”命令；或者選中要查看或設置屬性的文件夾的圖標后，單擊工具欄中的“屬性”按鈕；或者右擊要查看或設置屬性的文件夾的圖標，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，以上方法都可打開文件夾屬性對話框。

對于不同的文件夾，對話框的選項卡數不同，一般都有“常規”“共享”選項卡。利用“常規”選項卡，可以知道文件夾的類型、位置、大小、占用空間、包括的文件夾和文件數、創建時間和屬性，可以利用“屬性”選項組中的選項修改文件夾的屬性；利用“共享”選項卡，可以設置文件夾的共享。

（2）文件屬性。

在“計算機”或資源管理器窗口中，選中要查看或設置屬性的文件的圖標，選擇“文件”→“屬性”命令；或者選中要查看或設置屬性的文件的圖標后，單擊工具欄中的“屬性”按鈕；或者右擊要查看或設置屬性的文件的圖標，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，以上方法都可以打開文件屬性對話框。

選擇的文件類型不同，打開對話框的選項卡數目也不同，一般的對話框都有“常規”和“摘要”選項卡。通過“常規”選項卡可以知道文件的類型、位置、大小、占用空間、創建時間、修改時間、訪問時間和屬性，通過“屬性”選項組可以修改文件的屬性；在“摘要”選項卡中，有標題、主題、作者、類別、關鍵字、備注，可以根據需要輸入信息。

13．文件和文件夾的搜索

在“計算機”或資源管理器窗口中查找文件或文件夾，可以右擊某一驅動器或文件夾圖標，在彈出的快捷菜單中選擇“搜索”命令。

在“計算機”或資源管理器窗口中查找文件或文件夾時，可單擊工具欄中的“搜索”按鈕。

選擇“開始”→“搜索”命令，打開如圖2-26所示的窗口。然后輸入要搜索的文件或文件夾名稱，或者按要求確定要搜索的文件大小、日期等條件，單擊“搜索”按鈕即可開始搜索。

14．剪貼板

剪貼板（Clipboard）是內存中的一塊區域，是Windows操作系統內置的一個非常有用的工具，剪貼板使得在各種應用程序之間傳遞和共享信息成為可能。美中不足的是，剪貼板只能保留一份數據，每當新的數據傳入后，舊的數據便會被覆蓋。剪貼板可以存放的信息種類是多種多樣的。剪切或復制時保存在剪貼板上的信息，只有在剪貼或復制另外的信息，或者關閉操作系統，或者有意清除時，才可能更新或清除其內容，即剪切或復制一次，可以粘貼多次。

15．快捷方式

應用程序安裝在不同的路徑中，要打開應用程序，需要進入其文件所在目錄，然后雙擊運行。如果建立了某應用程序的快捷方式，可以將快捷方式放到任何地方（應用程序不能隨意移動），如桌面、“開始”菜單、用戶常用的文件夾等，雙擊快捷方式就可以運行該程序了。

在桌面上建立某文件或文件夾快捷方式的方法有以下兩種。

（1）右擊桌面空白處，在彈出的快捷菜單中選擇“新建”→“快捷方式”命令，在打開的“創建快捷方式”對話框的文本框中輸入文件或文件夾的正確路徑，如圖2-27所示。單擊“下一步”按鈕，在打開的新對話框中輸入快捷方式的名稱，如圖2-28所示，單擊“完成”按鈕即可。

（2）右擊欲創建快捷方式的文件或文件夾，在彈出的快捷菜單中選擇“發送到”→“桌面快捷方式”命令即可。

2.2.5　任務強化

在計算機上完成如下操作。

（1）在D盤根目錄下建立一個“學生信息”文件夾，再分別以自己的學號和姓名為文件夾名建立兩個文件夾。

（2）在“學生信息”文件夾中建立一個文本文件，文件名為“個人簡歷.txt”，文件的內容包括自己的學號、姓名和籍貫。

（3）將“學生信息”文件夾中的文件“個人簡歷.txt”分別復制到“學號”“姓名”兩個文件夾中，將“學號”文件夾中的該文件重新命名為“自我簡介.txt”，將“姓名”文件夾中的該文件屬性設為“只讀”“隱藏”。

（4）在C盤中查找以字母a開頭、字母t結尾的、擴展名為.dll的文件，并將其復制到“姓名”文件夾中。

（5）進入C:\WINDOWS目錄，分別以圖標、列表、詳細信息的方式顯示文件和目錄。當文件按詳細信息方式顯示時，查看文件屬性。

（6）將WINDOWS目錄下的文件及文件夾分別按名稱、類型、大小、修改時間的方式排列，并說明其排列規律。

（7）選中C:\WINDOWS目錄下所有的位圖文件，并將其復制到D盤的“學生信息”文件夾下。