一、機關(guān)管理概述

本節(jié)為本章的第一部分，主要通過概述機關(guān)管理的具體涵義來幫助讀者理解把握作為組織內(nèi)部管理活動的機關(guān)管理所具有的一般特征，為我們在本章中進一步了解機關(guān)管理的主要內(nèi)容打下基礎(chǔ)。本節(jié)主要探討機關(guān)管理的涵義及特征、機關(guān)管理的意義、機關(guān)管理的原則、機關(guān)管理的現(xiàn)代化等與機關(guān)管理研究密切相關(guān)的四個主題。

（一）機關(guān)管理的涵義及特征

現(xiàn)代行政管理研究以及公共行政學中所說的機關(guān)行政或機關(guān)管理（Office Administration或Office Management），一般是指對作為行政組織辦公地點的機關(guān)環(huán)境的完善、機關(guān)設施的營建、機關(guān)物財?shù)呐渲谩⑽臅募奶幚怼C關(guān)事務的分工或運行等，以提升行政組織運行的效率為目的而進行的有計劃、有組織的系統(tǒng)化和合理化管理。而在我國的漢語詞典中，“機關(guān)”一般指的是控制機械運行的部分；同時機關(guān)還指辦理事務的部門，如行政機關(guān)、軍事機關(guān)、機關(guān)工作等。這些關(guān)于“機關(guān)”一詞的描述和解釋，也反映出了機關(guān)管理所具備的部分基本特征和內(nèi)涵。

作為現(xiàn)代行政管理研究以及公共行政學分析對象的機關(guān)，實際上具有以下涵義和功能：首先，機關(guān)是指行政系統(tǒng)處理自身事務的部門、固定機構(gòu)，及其所在處所、辦公地點。前者一般等同于行政組織、政府部門，為廣義的機關(guān)概念，而后者是指政府處理日常事務的場所或設施，為狹義的機關(guān)概念。其次，行政管理中的機關(guān)部分，其核心功能在于：作為行政組織的關(guān)鍵部位和樞紐，為組織目標的有效達成起到發(fā)動機的作用，發(fā)動、控制以及綜合或統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理組織整體的運行，為政府職能的實現(xiàn)提供組織、環(huán)境、條件等的保障。

在我國，機關(guān)管理的主體主要是各個行政部門中的辦公廳（室），以及與其直接相關(guān)的文秘、后勤、總務等具體執(zhí)行機關(guān)管理事務的專職附屬辦事機構(gòu)。機關(guān)管理，就是由這些固定的機構(gòu)，依據(jù)機關(guān)事務處理的原則、制度、規(guī)章和技術(shù)，為保證機關(guān)有效運營而開展的管理活動。而機關(guān)管理不懈追求的現(xiàn)實目標就在于機關(guān)事務處理的快速性、準確性、經(jīng)濟性、簡便性和規(guī)范性等，特別是作為政府公共部門的管理更應該強調(diào)機關(guān)管理費用的節(jié)約，杜絕浪費現(xiàn)象的發(fā)生。另外，從機關(guān)管理發(fā)展的角度，應該不斷借鑒國外以及非公共部門的機關(guān)管理相關(guān)經(jīng)驗，通過對機關(guān)管理制度以及流程等加以科學合理的設計來完善和提升機關(guān)事務的處理效率。這還需要政府行政首腦的支持以及所有行政組織成員經(jīng)常性的努力和機關(guān)事務處理經(jīng)驗的長期不斷的積累，最終促進良好的機關(guān)文化的生成。

關(guān)于機關(guān)管理所涉及的相關(guān)行政事務，可以總結(jié)出以下特征：

1．機關(guān)管理事務的多樣性特征

由于機關(guān)管理是對政府部門的辦公地點、設施、運行等的管理，因此機關(guān)管理所涉及的行政事務較為瑣碎繁雜，而且種類較多。如，與組織日常運營和行政活動的開展密切相關(guān)的機關(guān)辦公程序及財務的管理、與政府組織成員的工作和生活條件相關(guān)的機關(guān)后勤的管理、與政府組織信息的流動和合理利用相關(guān)的機關(guān)文書的管理、與行政決策密切相關(guān)的機關(guān)會議的管理等。無論是何種類別的機關(guān)事務，都是機關(guān)管理不可或缺的一個組成部分，共同構(gòu)成機關(guān)管理系統(tǒng)，其相互作用和有效互動是政府部門連續(xù)正常運轉(zhuǎn)和有效開展政府職能活動的前提和保證，共同為政府目標的實現(xiàn)提供前提條件和組織保障。

2．機關(guān)管理事務的固定性特征

機關(guān)管理的對象是機關(guān)，即政府部門固定的辦公處所、地點或設施。政府部門正是在“機關(guān)”處理相關(guān)行政事務，并通過機關(guān)與行政系統(tǒng)的外部環(huán)境發(fā)生聯(lián)系，對外代表政府部門的是機關(guān)。固定的“機關(guān)”是政府部門的象征、物質(zhì)表象和經(jīng)常性工作的物理空間，正因為有了機關(guān)的存在，日常的政府活動才能例行，政府行政才能保持連續(xù)性，人們的社會經(jīng)濟生活才能穩(wěn)定有序。總之，有效的機關(guān)管理是政府實施社會管理、履行政府職能的必要條件。

3．機關(guān)管理事務的輔助性特征

實施組織內(nèi)部管理的機關(guān)，一般直接隸屬于行政首腦，是輔助行政首腦處理組織內(nèi)部行政管理事務的辦事機構(gòu)，而負責機關(guān)管理事務的政府辦公廳（室）則更具有輔助性、從屬性、補充性、管理性的特點。機關(guān)管理事務所具有的輔助性具體體現(xiàn)為保證行政首腦與各職能部門間聯(lián)系的協(xié)調(diào)性特征，以及在綜合性事務方面為各職能部門提供后方支援的服務性特征。因此，由于機關(guān)管理事務具有輔助性、協(xié)調(diào)性和服務性，這就決定了機關(guān)管理的評估標準不同于對政府職能活動部門的評估，一般把機關(guān)管理的成效與行政首腦和政府職能活動部門對機關(guān)管理的評價相聯(lián)系。

4．機關(guān)管理事務的技術(shù)性特征

機關(guān)管理事務紛繁復雜、種類多樣，雖然機關(guān)管理事務一般具有定型、例行和程序化的特點，但無論是政府文書的處理，還是機關(guān)環(huán)境的安排，或者是機關(guān)財務管理的開展等，都需要一定的技術(shù)的、制度的和經(jīng)驗的積累，并且隨著行政環(huán)境的變化而不斷開發(fā)和創(chuàng)新機關(guān)管理的方法和技術(shù)，從而形成適應時代和環(huán)境變化的良好的機關(guān)管理模式或文化。否則巨大規(guī)模的政府組織難以穩(wěn)定運轉(zhuǎn)和連續(xù)運營，這也是政府組織本身以及現(xiàn)代國家的行政活動特有的超大規(guī)模性特點所決定的。這一政府行政所具有的結(jié)構(gòu)性特征，雖然隨著行政改革活動的深化被部分調(diào)整和修正，但并沒有發(fā)生本質(zhì)上的變化。

總之，機關(guān)管理即政府組織的辦公地點、處所或設施的管理，涉及面廣、復雜多樣，如機關(guān)辦公的內(nèi)外部環(huán)境的調(diào)整、機關(guān)物材的采購和保管利用、機關(guān)文書和財務的處理以及如何維持機關(guān)辦公秩序、如何提高會議的效率、如何加強機關(guān)的后勤管理來保證機關(guān)工作正常進行等，機關(guān)管理的事務大量而繁雜。這些機關(guān)管理工作，將行政首腦與各個職能部門聯(lián)結(jié)起來，在行政組織系統(tǒng)中發(fā)揮著協(xié)調(diào)和產(chǎn)出信息的作用，被稱為“中樞神經(jīng)”，是整個行政活動得以順利開展，實現(xiàn)組織目標所不可缺少的一部分。

（二）機關(guān)管理的意義

大量繁雜而細化了的機關(guān)管理事務支撐著龐大的現(xiàn)代行政組織的運轉(zhuǎn)，機關(guān)管理所具有的特點實際上也反映出現(xiàn)代公共行政組織的特征。在這里，我們結(jié)合現(xiàn)代行政組織的特點，進一步探討行政組織中的機關(guān)管理活動所具有的意義。

一般而言，政府履行國家職能、管理社會的行政活動是最根本意義上的行政管理活動，其載體是行政組織。保證行政組織有效、正常運營的行政系統(tǒng)內(nèi)部的組織管理活動也是一種必不可少的行政管理活動，其重要性也早已被人們所認識。而且正是二者的結(jié)合才構(gòu)成了公共行政和現(xiàn)代行政管理的全貌。同時，公共行政學的誕生，是作為組織管理技術(shù)的研究開始起步的，這種行政管理學的原初形態(tài)一直影響著今天這門學問的發(fā)展趨向。因此，這也正是我們對作為行政系統(tǒng)內(nèi)部組織管理活動一環(huán)的機關(guān)管理進行探討的意義所在。

現(xiàn)代行政有別于傳統(tǒng)行政的特點是政府職能的量變和質(zhì)變，即政府組織所擔負的管理國家和社會的職能活動或行政服務的大量增多和行政活動的專業(yè)化。而政府自身的組織管理事務亦隨之大量增多，機關(guān)管理因此需要具有更高的技術(shù)性和熟練性，機關(guān)行政事務處理的專業(yè)化和科學化已成為當代政府行政發(fā)展的重要課題。也就是說，現(xiàn)代國家政府職能的擴展無論是在廣度上還是深度上都已超出以往任何社會，而政府的機關(guān)管理事務，也隨著政府職能、行政服務的增多和復雜化而發(fā)生變化。

另外，從機關(guān)管理的內(nèi)涵和它所包含的具體內(nèi)容分析，我們不難看出，機關(guān)管理雖然是政府運營管理的重要內(nèi)容，但在企業(yè)等的一般社會組織管理中也存在著與行政系統(tǒng)的機關(guān)管理內(nèi)容類似或相同的組織管理。因此，在這方面無論是企業(yè)管理還是行政管理，它在具體內(nèi)容和實際操作上沒有本質(zhì)差別，是具有共性和普遍性的。而且，也并不因行政活動所具有的公共權(quán)力的特殊性而改變機關(guān)管理的這一特點。但由于長期以來的傳統(tǒng)行政的影響和現(xiàn)代政府行政活動所具有的規(guī)模性、法律制約性、政治機制決定性等結(jié)構(gòu)性因素依然存在，所以不僅在我國而且在其他國家，政府行政系統(tǒng)中的機關(guān)管理同企業(yè)相比特別是在效率上存在滯后現(xiàn)象。學習其他社會組織的管理經(jīng)驗，接受社會公眾的監(jiān)督，加強機關(guān)管理的研究和改進機關(guān)管理，嚴格遵循制度化、科學化、勤儉辦事等原則，都對提高機關(guān)管理的效率至關(guān)重要，因此具有緊迫性和重要性。

總之，機關(guān)管理，即對機關(guān)的環(huán)境、物材、財務、文書、檔案以及日常工作制度和后勤的管理等，其本身并不是目的，而是實現(xiàn)目的的手段。行政系統(tǒng)中的機關(guān)管理是為有效開展社會管理的政府行政活動服務的；機關(guān)管理問題的核心，是對大量繁雜的機關(guān)行政事務的有效處理；而實現(xiàn)現(xiàn)代機關(guān)管理的目標則應遵循制度化、科學化、效率化等根本原則。

（三）機關(guān)管理的原則

如前所述，機關(guān)管理問題的核心是對大量、復雜多樣的機關(guān)事務的管理，無論其主體、目的有何不同，都存在共性，而且具有較強的連續(xù)性和穩(wěn)定性，都有一定的內(nèi)在規(guī)律可循。也是出于機關(guān)管理所具有的這一普遍性特征，我們在這里結(jié)合適用于所有現(xiàn)代大規(guī)模組織的韋伯關(guān)于現(xiàn)代官僚制組織運行形態(tài)的基本描述和行政管理研究中發(fā)現(xiàn)的組織管理法則，并與機關(guān)管理的具體內(nèi)容相關(guān)聯(lián)來思考和總結(jié)機關(guān)管理的相關(guān)原則。

1．管理程序規(guī)范原則

行政組織中所有機關(guān)事務的開展都應按著行政組織客觀規(guī)定的規(guī)則、規(guī)章制度連續(xù)進行，機關(guān)管理首先是嚴格的制度化和規(guī)范化的管理，機關(guān)辦公程序的制度化和規(guī)范化使行政部門的正常、連續(xù)和穩(wěn)定運轉(zhuǎn)得到保證。履行機關(guān)管理的制度規(guī)范原則就是要徹底設定、規(guī)范和實施機關(guān)管理制度以及維持機關(guān)管理秩序。這是機關(guān)日常工作制度的管理內(nèi)容，是機關(guān)管理的重要內(nèi)容，也是保證機關(guān)管理的其他要素得以正常、連續(xù)運轉(zhuǎn)的前提。

而且與這方面的管理內(nèi)容相伴出現(xiàn)的具體行政事務，如辦公秩序、辦公時間、考勤制度的管理等，是現(xiàn)代行政組織管理必不可少的基本前提，也是評價行政效率、保證行政系統(tǒng)合理運營的重要因素。另外，管理制度和程序規(guī)范原則也可以進一步延伸為機關(guān)行政權(quán)責明確劃分、行政組織內(nèi)部分工結(jié)構(gòu)明確合理的原則等。

2．公私資材分離原則

機關(guān)管理的對象不僅包括機關(guān)中的人員，還廣泛涵蓋用于有效實施機關(guān)管理的大量資材和物品。而現(xiàn)代行政管理要求行政組織及其成員為完成實際行政工作所必需的設施、設備、用具等資材和物品，一切由辦公地點提供。就是說，政府辦公地點提供資材，任何行政組織中的成員個人不能任意占有和轉(zhuǎn)為私用，不是私有資材，即管理者或辦公人員的居住地點與辦公地點以及行政組織所有的資材與其成員所有的資材的明確分離和公私分明。

這一原則，是公共行政組織的現(xiàn)代性特征所決定的，而且特別針對機關(guān)管理而言，具有明確的指向性。因此，機關(guān)管理的有效實施，則要求政府行政組織的辦公地點，為保證所有行政活動的正常開展，向政府組織及其成員有效投入和裝備相應的資材，同時機關(guān)要對這些資材的使用進行嚴格管理，不能流入私用。

3．文書主義原則

現(xiàn)代行政組織運營的另一個結(jié)構(gòu)性特征還表現(xiàn)為：行政系統(tǒng)內(nèi)部的信息流動主要以文書的形式記錄、傳遞和保存，即對現(xiàn)代行政組織作出的各種結(jié)論、處理結(jié)果、指令等，至少是最后的決定，都要求以文書的形式表示、記錄、保存下來。我們甚至可以說，“機關(guān)”即辦公地點就是建立在機關(guān)文書和機關(guān)人員二者共存的基礎(chǔ)之上的。現(xiàn)代行政的正常運營管理，離不開文書這一手段，各種管理職能也是通過文書才得以實現(xiàn)的。

特別是在公共行政領(lǐng)域，由于行政本身的特殊性，而使得文書（即公務文書或公文）的重要性顯得更為突出。就機關(guān)管理而言，大量的機關(guān)行政事務中，廣泛涉及文書的處理，如發(fā)文、收文、立卷、檔案管理等。與資材管理等一樣，有關(guān)文書管理的機關(guān)管理也需要不斷加強制度化、科學化、效率化和專業(yè)化的管理，否則難以適應現(xiàn)代行政的發(fā)展和社會經(jīng)濟環(huán)境的變化。

4．技能轉(zhuǎn)移的原則

在今天，處理行政事務越來越需要相當熟練的專業(yè)技能。隨著公共行政專業(yè)化的深入，行政事務的管理內(nèi)容不斷技術(shù)化、科學化，則更加需要具有高度的技能。因此，從事機關(guān)管理的機關(guān)行政人員必須掌握高度熟練的技能，才能適應公共行政活動特別是機關(guān)管理本身專業(yè)化、復雜化的要求。機關(guān)管理技能和機關(guān)事務處理技能的轉(zhuǎn)移，過去很大程度上依賴于有熟練經(jīng)驗的機關(guān)人員的傳授。但在今天，行政組織內(nèi)部的培訓活動使技能轉(zhuǎn)移合理化。當然，如在我國的大專院校的公共行政學或公共管理學專業(yè)開設的機關(guān)管理、檔案管理、秘書學、公文寫作等類別的課程，也在這方面發(fā)揮著不可忽視的作用。即使如此，有熟練經(jīng)驗的機關(guān)人員傳授技能的“活字典”作用在今天也非常重要，而且只要不是將技能視為封閉的、一成不變的固定程序，而是能發(fā)展、創(chuàng)新的話，其存在價值也會大大提高，最終有助于良好的機關(guān)管理文化的生成，甚至能夠促進一個國家的現(xiàn)代行政官僚體系的建構(gòu)。

另外，技能的轉(zhuǎn)移也是一種由人將技能向機械器材的轉(zhuǎn)移。隨著科技的發(fā)展，處理機關(guān)事務的機械器材得以進步和普及，同時也帶來了機關(guān)管理的革命。電腦計算機的應用，復印機、打印機等進入機關(guān)管理，使處理機關(guān)行政事務的效率得到大大提高，同時也使機關(guān)管理更加合理化、高效化，促進了機關(guān)管理的進步。因此，行政事務處理的技能，在今天很快地由人向人轉(zhuǎn)移，同時也大大地加快了由人向機械器材的轉(zhuǎn)移。技能的獲得和技能的合理轉(zhuǎn)移使得機關(guān)管理更加合理化、效率化，同時也是機關(guān)管理科學化的第一步。

5．例外的原則

即便看上去非常復雜、特殊的機關(guān)行政事務，如果將它進行具體分類分析的話，也能發(fā)現(xiàn)其定型的、單一化的例行特征。這樣，就有必要將大量復雜的機關(guān)管理事務進行分解、程式化、規(guī)范化和標準化。作為管理者，除了將那些需要管理者來例外地、個別地判斷決定和處理的行政事務保留在自己的手中外，其他事務則可分擔給其他人員管理。

機關(guān)管理的事務具有較強的穩(wěn)定性和連續(xù)性，在一定時間內(nèi)是定型的、基本不變的，可以將其標準化后分配給屬下管理；而例外的、保留在管理者手中的行政事務，是一些將來會有新的發(fā)展變化趨勢或非日常發(fā)生的事務，是管理者要特別關(guān)心留意的“例外”事務。遵循例外的原則，就會使大量而復雜的機關(guān)管理事務得以分類和有效處理，使機關(guān)管理職責明確、合理化，同時能更好地應對新的行政環(huán)境的變化。

6．集中管理的原則

集中管理的原則，即各職能部門中存在的相同、類似的機關(guān)行政事務，將其盡量歸到一處進行集中處理的原則。被歸到一處的相同的機關(guān)行政事務，都會使其在質(zhì)和量上處理得更加合理化、效率化。如從部門中心主義來看，各部門都希望盡可能地自給自足，但因此會產(chǎn)生不必要的人員和開支的增加，購買物品的規(guī)格不統(tǒng)一等機關(guān)物材管理問題。這不僅不能提高行政效率，相反會增加行政成本，還會成為機構(gòu)臃腫、人浮于事等行政弊端的根源。

可以集中管理的機關(guān)事務，一般有修繕、營建、采購、文書的收簽和發(fā)件、機關(guān)資材的管理等。在我國，辦公廳（室）及其直屬辦事部門，如機關(guān)事務管理局、總務處（科）等，作為專門的部門來集中處理這些機關(guān)管理的行政事務。今后我國如何進一步加強相同事務的集中管理，如何在行政改革中貫徹這一原則，是使我國機關(guān)管理現(xiàn)代化、高效化的前提條件，甚至可以說也是從根本上改革行政管理體制的關(guān)鍵。

7．機械化的原則

前述技能轉(zhuǎn)移的原則，必然產(chǎn)生機械化的原則。人類社會的發(fā)展方向是向高度的機械化、自動化社會邁進，行政活動也不能脫離這一發(fā)展潮流。信息化等現(xiàn)代技術(shù)革命將其推到一個更高的階段，而且在社會活動的許多領(lǐng)域自動化程度越來越提高。機關(guān)管理的現(xiàn)代化、自動化在我國也是方興未艾，前景可觀。

現(xiàn)代社會信息傳遞手段和運送手段的飛速發(fā)展，不僅方便了人類的生活，也使世界瞬息萬變。因此，行政環(huán)境的內(nèi)涵及其變化的速度也與過去不同。如何快速、準確地適應不斷變化的社會經(jīng)濟環(huán)境，提升政府有效管理和駕馭變化的能力，已成為世界各國政府不斷追求的目標和行政變革的原則。同時，現(xiàn)代行政的專業(yè)化和規(guī)模化也成為深化行政管理機械化、自動化的前提。就機關(guān)管理而言，如何有效、合理地處理不斷出現(xiàn)的大量的、日趨專業(yè)化的行政事務，將機關(guān)管理推向現(xiàn)代化已成為當前的重要課題。

事實上，對大量繁雜而且日趨專業(yè)化的機關(guān)行政事務的處理，已不能像過去那樣僅依賴筆和算盤，解決它的方法只有普及推廣機械化，使機關(guān)管理向科學化、自動化方向發(fā)展。例如，通過計算機對行政信息進行儲存和計算、分類處理；機關(guān)管理部門與其所服務的部門聯(lián)網(wǎng)，對資材的儲存使用情況進行分析，隨時提供所需要的辦公用品以及利用電子郵件發(fā)送會議通知等；對辦公地點進行自動化管理，控制火災的發(fā)生，同時及時根據(jù)季節(jié)的變化調(diào)節(jié)辦公環(huán)境等。

總之，上述機關(guān)事務處理的具體原則——管理程序規(guī)范原則、公私資材分離原則、文書主義原則、技能轉(zhuǎn)移的原則、例外的原則、集中管理的原則、機械化的原則，是依照現(xiàn)代行政管理的效率性這一評價行政活動的根本價值基準，為適應當代社會行政環(huán)境復雜、快速多變的特征而提出來的。從根本上提高公共行政的效率，及時而有效地解決現(xiàn)代社會出現(xiàn)的各種問題從而保證社會的穩(wěn)定，是各國政府的職責和現(xiàn)代國家發(fā)展的關(guān)鍵，也是當前各國公共行政改革的重要目標。從整體上最終實現(xiàn)行政效率的提高，機關(guān)管理的現(xiàn)代化和高效化是一個不容忽視的課題，應當成為公共行政改革的內(nèi)容之一。因為它不僅是保證其他行政活動得以順利開展的基礎(chǔ)，同時也是現(xiàn)代行政官僚制建立的重要指標。

通過對以上原則的簡要分析我們不難發(fā)現(xiàn)，對機關(guān)管理的分析，應從如何構(gòu)建合理的現(xiàn)代行政官僚制組織這一角度加以認識。政府部門的機關(guān)管理不僅僅從屬于政府進行社會管理的行政活動，它在今天無論是規(guī)模上還是在技術(shù)上都發(fā)展到了很高的程度，在支撐、維系著龐大的現(xiàn)代行政系統(tǒng)穩(wěn)定、連續(xù)運行。機關(guān)管理是保證行政系統(tǒng)實現(xiàn)其終極目標，行政系統(tǒng)得以高效運營的重要條件；同時，機關(guān)管理的正常、有效運營也是測定現(xiàn)代行政官僚制組織確立的重要標志。

（四）機關(guān)管理的現(xiàn)代化

機關(guān)管理的現(xiàn)代化包括雙重涵義：一是指機關(guān)管理的現(xiàn)代性目標如何實現(xiàn)的問題，即如何按照上述機關(guān)管理的原則推行有效的機關(guān)管理。有關(guān)這一問題的討論，在本章前述分析中已經(jīng)得出了初步結(jié)論，在此不再贅述。二是具體到如何引進先進的科學技術(shù)設備，提高機關(guān)管理效率的問題。由于近年來電子傳播手段、高科技研究成果開始廣泛應用到人們的社會經(jīng)濟生活中，在政府活動的機關(guān)管理領(lǐng)域辦公自動化、信息傳遞高速化、資訊儲存規(guī)模化、辦公環(huán)境高科技化管理的程度得到快速提高，節(jié)省了大量的人力和物力，極大地促進了政府公共行政的效率化和機關(guān)管理的科學合理化。

在機關(guān)管理現(xiàn)代化的進程中，作為機關(guān)管理的專業(yè)部門和管理者還需要關(guān)注以下問題：

首先，機關(guān)管理的現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)工程，需要根據(jù)公共行政和政府機關(guān)管理的特點，基于效率和節(jié)約原則，確定整個政府部門機關(guān)管理現(xiàn)代化的總體目標，制定中長期實施方案。這需要根據(jù)政府的財力以及現(xiàn)階段技術(shù)進步的實際分階段推行，而且需要制定統(tǒng)一的標準和細則，否則無助于行政效率的提高。

其次，在機關(guān)管理現(xiàn)代化的推進過程中，機關(guān)管理的專業(yè)部門應該在政府的機關(guān)管理現(xiàn)代化目標的設計、計劃的制訂、標準和細則的完善上，確立機關(guān)管理發(fā)展的問題意識、把握好機關(guān)管理的特點和現(xiàn)狀、了解世界各國以及其他社會組織的組織管理現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢以及存在的問題，進而不斷與其他職能部門加強協(xié)調(diào)，全面引導機關(guān)管理現(xiàn)代化的進程。

再次，如何有效引入先進的機關(guān)辦公設備等，還要對機關(guān)事務進行具體詳細的分析，找出哪些機關(guān)行政事務最需要推進機關(guān)管理現(xiàn)代化，然后提供適合該項行政事務所需要的先進辦公器材等，這樣才能降低機關(guān)管理現(xiàn)代化的成本，使其效益最大化，從而提高機關(guān)管理的實效。

最后，同其他的行政系統(tǒng)內(nèi)部的組織管理一樣，要根據(jù)時間和行政環(huán)境的變化，根據(jù)需要對機關(guān)管理現(xiàn)代化的目標、功能、推進程序、實施方法等進行重新審視和變革。同其他的政府行政管理活動一樣，機關(guān)管理的不斷變革也是機關(guān)管理發(fā)展的必然規(guī)律。

因此，在現(xiàn)代行政的運營中，作為機關(guān)事務的管理者不能再像以往那樣處于被動的地位，而應該作為機關(guān)事務卓越的管理者經(jīng)常思考如何研發(fā)科學的機關(guān)事務管理的標準和系統(tǒng)，進行機關(guān)事務分析，進而確定科學的機關(guān)事務管理規(guī)范、流程和完善機關(guān)管理的計劃，主動推動機關(guān)管理的良性發(fā)展。