大原則
“快速制作”“能夠驅(qū)動他人”“無須說明”的PPT的重要性

如今，世界上有很多制作PPT的方法。比如，將一切都總結(jié)在一張A3紙上的豐田方式；盡量追求簡潔，用Excel方格紙制作的ZEN方式……介紹PPT制作方法的書籍也是形成了一股熱潮，在亞馬遜中搜“PPT制作”，我就找到了337本相關(guān)書。可以說我們簡直被淹沒在PPT制作的海洋中了。在信息爆炸的時代，我們該怎樣選擇其中的有用信息？哪些PPT制作技巧才是值得學(xué)習(xí)的呢？

在這么多年的工作經(jīng)歷中，我總共制作了10000多頁的PPT。這些PPT有成功的，也有失敗的，有的時候能夠很好地傳達(dá)我的想法，有的時候則難以讓觀眾準(zhǔn)確把握我的意思。成功是經(jīng)驗，失敗也有收獲，經(jīng)過反思和總結(jié)，我發(fā)現(xiàn)制作PPT有三個重要的因素：第一是“驅(qū)動他人”，第二是“無須說明”，第三是“快速制作”。

掌握了上述三個要素之后，我相信一個商務(wù)人士就真正掌握了制作優(yōu)質(zhì)PPT的技巧。那為什么我覺得以上三個要素最為重要呢？接下來就分別為您講解它們各自的重要性。

原則007 我們每天的日常工作，本質(zhì)上就是要“驅(qū)動他人”

一說到“驅(qū)動他人”，可能大多數(shù)朋友會想到銷售人員憑借三寸不爛之舌說得顧客心悅誠服，驅(qū)動他們購買自己的商品。其實，“驅(qū)動他人”的范疇非常廣泛，絕不僅限于我們面對客戶的時候。在大多數(shù)情況下，公司內(nèi)部的工作，從本質(zhì)上說也是要去“驅(qū)動他人”。

我們有了好的創(chuàng)意或策劃方案，就得想方設(shè)法說服上司讓他接受自己的想法；站在上司的角度，也得想辦法激勵部下去努力完成任務(wù)。這些都是驅(qū)動他人的典型例子。另外，想從同事那里得到好的建議，或者獲得前輩的幫助，都需要打動他們的心。換句話說，我們在日常工作中，時時處處都需要驅(qū)動他人。

但另一方面，公司里不會有人專門教我們?nèi)绾悟?qū)動他人，所以我們是在不斷嘗試、失敗中慢慢成長的。難以通融的上司、不按指示行動的部下、無法溝通的同事……為了從這種困境中擺脫出來，我覺得我們有必要學(xué)習(xí)一下驅(qū)動他人的技巧。

原則008 制作能夠“驅(qū)動他人”的PPT

所謂能夠“驅(qū)動他人”的PPT，就是說讀者在讀了這份PPT之后，心里就明白了該怎么做，并能按照PPT的指示行動起來。可現(xiàn)實中，有太多的PPT讓人看了之后不知如何是好。如果我們每天工作的本質(zhì)是“驅(qū)動他人”的話，那么“無法驅(qū)動他人”的PPT，不就是一種浪費嗎？

“驅(qū)動他人”并不是強(qiáng)迫別人去做事情。每個人都有自己的個性和脾氣，受到別人強(qiáng)迫時，反而不愿采取行動，甚至還會產(chǎn)生抵觸情緒或反抗行動。我所追求的“驅(qū)動他人”，是指激發(fā)他人內(nèi)心的動力，消除他們不想做的想法，然后提出具體行動方案，讓他們自覺、自愿地去做。

舉個例子，從事戰(zhàn)略顧問工作的時候，在向客戶企業(yè)提出改革方案之前，我會先考察客戶企業(yè)該項目負(fù)責(zé)人未來在公司里的動向。如果推測他有可能在兩年之內(nèi)調(diào)動工作，那我就會修改改革方案。因為如果我的方案要在三年之后才能顯現(xiàn)出效果，那么這位項目負(fù)責(zé)人參與該項目的動力就不會太大，不會積極開展工作。在這種情況下，我提出的改革方案必須在兩年內(nèi)見到成效。

要想制作出真正能夠“驅(qū)動他人”的PPT，必須在PPT制作之前對PPT的說明對象進(jìn)行充分考察。

原則009 “無須說明”的PPT，就是自己的分身

要想將工作能力發(fā)揮到極致，在制作PPT的時候有一點需要注意，那就是PPT要具有“無須說明”的特性。顧名思義，“無須說明”就是指拿到我們制作的PPT后，不用我們再進(jìn)行說明，讀者自己就可以讀懂。

“無須說明”的PPT有兩個優(yōu)點：第一，可以代替自己向別人傳達(dá)想法；第二，可以向更多的人傳達(dá)想法。

舉例來說，在我向某大企業(yè)推銷商品的時候，即使我說服了該公司的采購人員，該公司也不一定會采購。因為采購人員不能擅自拍板，他還要向公司高層介紹這種商品，等待高層管理者做出采購決定。很多情況下，采購人員并不十分了解這種商品，他向上司介紹的時候不一定能講清楚。此時，如果我能制作一份“無須說明”的PPT，讓采購人員遞交給上司，那這份PPT就可以代替我向該公司高層管理者說明商品的特點。

另外，在運作一些大型項目的時候，需要所有參與人員對該項目有一個共同的認(rèn)識。在這種情況下，如果單靠項目負(fù)責(zé)人以開會的形式口頭向下屬傳達(dá)，那恐怕要花費很多的時間和精力。而且，層層向下傳達(dá)，難免會產(chǎn)生誤解。但如果能制作一份關(guān)于該項目的“無須說明”的PPT，將其分發(fā)給所有參與人員，就可以讓他們同時了解項目的所有內(nèi)容了。這樣在思想上容易達(dá)成共識，還不會產(chǎn)生誤解。

原則010 “無須說明”的PPT 有五個要點

要想制作出“無須說明”的PPT，以下五個要點是必須掌握的：

（1）信息明確

（2）一目了然

（3）根據(jù)充分

（4）對信息加以整理

（5）對讀者的要求要明確、具體

首先，向讀者傳達(dá)的信息一定要明確，切忌曖昧、模糊。即使PPT中用到了大量數(shù)據(jù)，其中要表達(dá)的關(guān)鍵點也要清晰明確地羅列出來。所以，在制作PPT之前，就應(yīng)該對內(nèi)容進(jìn)行梳理，找到表達(dá)的關(guān)鍵點。

其次，要表達(dá)的關(guān)鍵點在PPT中一定要突出，讓讀者一目了然。通俗地講，就是當(dāng)讀者拿到這份PPT的時候，不用細(xì)讀，只要瀏覽一眼就能看出重點、要點。這就要求我們在制作PPT的時候盡量縮減文字量，多使用圖解、圖表的形式進(jìn)行表達(dá)。

再次，根據(jù)是一份PPT的基石。缺乏根據(jù)的論點，沒有說服力，無法打動讀者。所以，我們事先有必要對構(gòu)成根據(jù)的信息加以整理，讓其更具條理性、層次性。

最后，寫明對讀者的要求也很重要。如果只是說一句“期待您的配合！”，而沒寫明具體行動方案的話，讀者想配合我們也不知道該做些什么呀！正確的例子是：“請在營銷會議上把這個問題提出來討論。”告訴讀者具體該怎么做，才能讓他們行動起來。

原則011 提高工作效率，“快速制作”PPT

通過前面幾小節(jié)的學(xué)習(xí)，相信您已經(jīng)認(rèn)識到“驅(qū)動他人”和“無須說明”對一份PPT的重要性。下面就為您介紹最后一點——盡量快速制作資料，這一點也相當(dāng)重要。

一聽到外資戰(zhàn)略顧問這樣的職業(yè)，您頭腦中會產(chǎn)生什么樣的印象？是不是“瞬間就能看透一家企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的問題”“頭腦轉(zhuǎn)得飛快，創(chuàng)意一個接一個”“具有豐富的經(jīng)營管理知識和經(jīng)驗”？我上大學(xué)的時候，對外資戰(zhàn)略顧問的印象就是這樣的。可是，當(dāng)我邁出校門，應(yīng)聘到一家外資戰(zhàn)略顧問公司工作的時候，我感到分外驚訝，因為公司前輩們的工作速度比我想象中還要快！比如，一項工作中使用的20頁P(yáng)PT，他們五六小時就能做好，而制作一份簡單的事業(yè)計劃Excel表格，三小時就足夠了。

他們的工作速度為什么那么快？工作效率為什么那么高？原因在于：第一，對工作方向的合理化規(guī)劃；第二，具體操作過程的合理化。關(guān)于第一點，他們采取的方法有“對目標(biāo)成果進(jìn)行清晰設(shè)想的‘目標(biāo)志向’”“以假說為基礎(chǔ)向前進(jìn)發(fā)的‘假說思考’”等技巧。

在操作速度方面，他們熟練掌握各種辦公軟件的操作，比如快捷鍵的使用，就可以大幅減少工作時間。另外，還有硬件方面的合理化。舉例來說，我剛進(jìn)公司的時候，公司給我配發(fā)了IBM（現(xiàn)在是聯(lián)想）的ThinkPad筆記本電腦。用過ThinkPad筆記本電腦的朋友都知道，鍵盤中央有個“小紅帽”，這個“小紅帽”可以替代鼠標(biāo)。只不過我非常不習(xí)慣用“小紅帽”，于是就外接了一個鼠標(biāo)來用。

結(jié)果，前輩問我：“你為什么要用鼠標(biāo)？手在鼠標(biāo)和鍵盤之間來回切換，那不是浪費時間嘛！”我不太能理解前輩的意思，于是他給我算了一筆賬。他說：“你在用電腦工作的時候，假設(shè)每10秒手就要在鼠標(biāo)和鍵盤之間往返一次，那么1分鐘就要往返6次。假設(shè)往返一次需要0.5秒，那么1分鐘就要浪費3秒，1小時就浪費180秒（3分鐘）。松上君，你現(xiàn)在一天工作18小時，那么因為手在鼠標(biāo)和鍵盤之間往返就要損失54分鐘。這將近一小時的時間用來睡覺不好嗎？”從那以后我就不再用鼠標(biāo)了，而是通過反復(fù)練習(xí)掌握了“小紅帽”的使用方法。到現(xiàn)在，我也非常喜歡用ThinkPad這個系列的筆記本電腦。

這個例子也許有點極端，卻是現(xiàn)實中發(fā)生的真事。由此可見，外資戰(zhàn)略顧問為了追求極致的工作效率，已經(jīng)把操作速度精確到秒了。

原則012 快速制作PPT，還能提升質(zhì)量

一般人認(rèn)為，工作速度太快，質(zhì)量就會很粗糙。但實際上，快速制作PPT，反而能提高PPT的質(zhì)量。我工作的第一家公司是外資的經(jīng)營管理戰(zhàn)略顧問公司，入職的第一年，有前輩建議我：“松上君，與其先思考，不如先干起來。”當(dāng)時我以為“對戰(zhàn)略顧問這一職業(yè)來說，應(yīng)該先做后思考”，但現(xiàn)在反思起來，前輩的意思是，通過工作流程的合理化，提高工作速度，才能擠出更多的思考時間，提高工作質(zhì)量。

對各種各樣的信息進(jìn)行充分的綜合思考，才能提高工作的質(zhì)量。換句話說，要想提高工作的質(zhì)量，充足的“思考量”是絕對必需的。以金字塔為例，如果把金字塔的底邊比喻成“思考量”，那么底邊越長，金字塔的高度才能越高。金字塔的高度就是工作的質(zhì)量。我們在這里所說的工作質(zhì)量，就是指制作的PPT的質(zhì)量。

關(guān)于金字塔底邊的“思考量”，可能有朋友會認(rèn)為那些頭腦聰明的人在思考量方面肯定有優(yōu)勢。但是，思考量可以分解為“思考速度×思考時間”。思考速度（頭腦運轉(zhuǎn)速度）因人而異，頭腦聰明的人可能會思考得快一些。可是，思考時間對所有人都是平等的。頭腦不太聰明的人，只要下功夫，就可以擠出更多的思考時間。

提高工作速度，并不單單是為了縮短工作時間，而是要創(chuàng)造出更多的思考時間。思考時間增加了，思考量自然就增加了，于是，工作質(zhì)量也會隨之提高。

和公司的同事相比，我的學(xué)歷不占優(yōu)勢，頭腦也不算聰明。但是，通過提高工作速度，就創(chuàng)造出了更多的思考時間，于是，思考量上去了，我的工作質(zhì)量也就上去了。所以，那時我的工作成績并不輸給那些聰明的同事。