第一節 會計憑證

一、會計憑證的概念和作用

會計憑證簡稱憑證，是記錄經濟業務、明確經濟責任，并據以登記賬簿的書面證明。

會計主體辦理任何一項經濟業務，都必須辦理憑證手續，由執行和完成該項經濟業務的有關人員取得或填制會計憑證，記錄經濟業務的發生日期、具體內容以及數量和金額，并在憑證上簽名或蓋章，對經濟業務的合法性、真實性和正確性負完全責任。所有會計憑證都要經過會計部門審核無誤后才能作為記賬的依據。因此，填制和審核會計憑證，是會計信息處理的重要方法之一，同時也是整個會計核算工作的起點和基礎。

會計憑證具有以下幾個方面的作用：

（一）會計憑證是提供原始資料、反映經濟業務、傳導經濟信息的工具

會計信息是經濟信息的重要組成部分，一般通過數據，以憑證、賬簿、報表等形式反映出來。填制會計憑證可以及時正確地反映經濟業務的發生與完成情況，履行會計的反映職能。任何一項經濟業務的發生，都要編制或取得會計憑證。例如，企業發生材料收發業務時，外購材料必須取得供貨單位開具的合理合法的材料采購發票；材料運達企業時，倉庫保管部門驗收入庫，必須開具材料入庫單；部門領用材料時，必須填制領料單等。

會計憑證是記錄經濟活動的最原始資料，是經濟信息的載體。企業通過會計憑證的加工、整理和傳遞，達到取得和傳導經濟信息的目的，以協調各部門、各單位之間的經濟活動，保證生產經營每個環節的正常運轉，并為會計分析、會計檢查提供了基礎材料。

（二）會計憑證是登記會計賬簿的依據

任何單位，每發生一項經濟業務，如庫存現金的收付、貨物的進出以及往來款項的結算等，都必須通過填制會計憑證來如實記錄經濟業務的內容、數量、金額，并審核無誤后，才能據以登記入賬。如果沒有合法的憑證作為依據，任何經濟業務都不能登記到賬簿中去。因此，做好會計憑證的填制和審核工作，是保證會計賬簿資料真實性、正確性的重要條件。

（三）會計憑證是明確經濟責任的手段

填制和審核會計憑證，可以明確經濟責任，建立和完善經濟責任制。每一筆經濟業務發生后，都要由經辦單位和有關人員辦理憑證手續并簽名蓋章，這就要求有關部門和人員對經濟活動的真實性、正確性、合法性負責。例如，報銷差旅費時，出差人員旅途中發生的交通費、住宿費等都必須取得合理合法的交通費發票和住宿費發票；報銷時，主管領導必須審核簽字，會計人員再根據審核后的單據辦理報銷手續。這無疑會增強有關部門、有關人員的責任感，促使其嚴格按照有關政策、制度、計劃或預算來辦事。如發生違法亂紀或經濟糾紛事件，企業也可以借助會計憑證確定各經辦部門、人員相關的經濟責任，并據以進行正確的處理，從而加強經營管理的崗位責任制。

（四）會計憑證是執行會計監督的條件

審核會計憑證是財會人員行使會計監督職能的重要形式，可以充分發揮會計的監督職能，確認經濟業務合理合法，保證會計信息真實可靠。會計主管和會計人員都要對取得或填制的會計憑證進行嚴格審核，加強對經濟業務的監督；對不合法、不真實的憑證應拒絕受理；對錯誤的憑證應予以更正，防止錯誤和弊端的發生，保護會計主體擁有資產的安全完整，維護投資者、債權人和有關各方的合法權益。

會計憑證按其填制程序和用途的不同，可以分為原始憑證和記賬憑證兩大類。下面分別進行闡述。

二、原始憑證

原始憑證是指在經濟業務發生時填制或取得的，載明經濟業務具體內容和完成情況的書面證明。原始憑證是進行會計核算的原始資料和主要依據。

原始憑證按其來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

外來原始憑證是指在經濟業務發生時，從其他單位或個人處取得的憑證。例如，供貨單位開來的貨物發票、銀行開來的收款或付款通知等都屬于外來原始憑證。

自制原始憑證是由本單位經辦業務的部門和人員在執行或完成某項經濟業務時所填制的憑證。自制原始憑證按其填制程序和內容不同，又可分為一次憑證、累計憑證和匯總原始憑證三種。

一次憑證也稱為一次有效憑證，是指只記載一項經濟業務或同時記載若干項同類經濟業務，填制手續一次完成的憑證，如領料單（見表4-1）。一次憑證只能反映一筆業務的內容，使用方便靈活，但數量較多，核算比較麻煩。

累計憑證也稱為多次有效憑證，是指連續記載一定時期內不斷重復發生的同類經濟業務，是在一次憑證中多次進行才能完成的憑證。例如，限額領料單（見表4-2）就是一種累計憑證。企業使用累計憑證，由于平時隨時登記發生的經濟業務，并計算累計數，期末計算總數后作為記賬的依據，因此能減少憑證數量，簡化憑證填制手續。

匯總原始憑證也稱為原始憑證匯總表，是根據很多同類經濟業務的原始憑證定期加以匯總而重新編制的憑證。例如，月末根據月份內所有領料單匯總編制的領料單匯總表，也稱為發料匯總表（見表4-3），就是匯總原始憑證。

三、記賬憑證

記賬憑證是指以審核無誤的原始憑證為依據，填寫借貸科目及金額等相關信息用來確定會計分錄，并據以登記賬簿的書面文件。記賬憑證是會計分錄的主要載體，也是登記賬簿的直接依據。

由于原始憑證種類繁多、格式不一，不便于在原始憑證上編制會計分錄，據以記賬，因此企業有必要將各種原始憑證反映的經濟內容加以歸類整理，確認為某一會計要素后，填制記賬憑證。從原始憑證到記賬憑證的過程是經濟信息轉換成會計信息的過程，是會計的初始確認階段。

記賬憑證按照其用途不同，可以分為通用記賬憑證和專用記賬憑證兩類。

通用記賬憑證是適用于所有經濟業務的、統一格式的記賬憑證，會計人員需要根據具體業務涉及的會計科目逐個填寫各個借方科目和貸方科目。

專用記賬憑證是指分類反映經濟業務的記賬憑證。這種記賬憑證按其反映經濟業務的內容不同，又可以分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。收款憑證記錄庫存現金和銀行存款等貨幣資金流入企業的業務。付款憑證記錄庫存現金和銀行存款等貨幣資金流出企業的業務，如用庫存現金發放工資、以銀行存款支付費用、收到貨款存入銀行等。轉賬憑證記錄不涉及貨幣資金變動的業務，如向倉庫領料、產成品交庫等。

專用記賬憑證的一般格式見表4-4、表4-5、表4-6。通用記賬憑證的一般格式與轉賬憑證相同。

記賬憑證按其填列會計科目的數目不同，可以分為單式記賬憑證和復式記賬憑證。

單式記賬憑證是在一張記賬憑證上只填列每筆會計分錄中的一方科目，其對應科目只作參考，不據以記賬。填列借方科目的稱為借項記賬憑證（見表4-7），填列貸方科目的稱為貸項記賬憑證（見表4-8）。這樣一來，每一筆會計分錄至少要填制兩張單式記賬憑證，用編號聯系起來，以便查對。

企業設置了單式記賬憑證，一方面便于匯總，也就是說，每張憑證只匯總一次，可以減少差錯；另一方面為了實行會計部門內部的崗位責任制，即每個崗位的工作人員都要對與其有關的賬戶負責，同時也有利于貫徹內部控制制度，防止差錯和舞弊。然而，由于憑證張數多、不易保管，填制憑證的工作量較大，因此使用的單位較少。

復式記賬憑證是在一張憑證上完整地列出每筆會計分錄涉及的全部科目。上述專用記賬憑證和通用記賬憑證都是復式記賬憑證。其優點是在一張憑證上就能完整地反映每一筆業務的全貌，填寫方便，附件集中，便于憑證的分析與審核。其缺點是不便于分工記賬和科目匯總。

四、會計憑證的傳遞

會計憑證的傳遞是指憑證從取得或填制時起，經過審核、記賬、裝訂到歸檔保管時止，在單位內部各有關部門和人員之間按規定的時間、路線辦理業務手續和進行處理的過程。

會計憑證的傳遞主要包括憑證的傳遞路線、傳遞時間和傳遞手續三方面的內容。各單位應該根據經濟業務的特點、機構設置、人員分工及經營管理上的需要，明確規定會計憑證的聯次及流程，既要使會計憑證經過必要的環節進行審核和處理，又要避免會計憑證在不必要的環節停留，以保證會計憑證沿著最簡捷、最合理的路線傳遞。

會計憑證的傳遞時間是指各種憑證在各經辦部門、環節停留的最長時間。會計憑證的傳遞時間應考慮各部門和有關人員，在正常情況下辦理經濟業務所需時間來合理確定。明確會計憑證的傳遞時間，能防止拖延處理和積壓憑證，保證會計工作的正常秩序，以提高工作效率。所有會計憑證的傳遞與處理，應該在報告期內完成，否則將會影響會計核算的及時性。

會計憑證的傳遞手續是指在憑證傳遞過程中的銜接手續，要做到完備嚴密、簡便易行。會計憑證的收發、交接必須按相應的手續及制度辦理，以保證會計憑證的真實性、完整性。