4.1　輸入文本

無論多么復雜的文檔，都是從文本的輸入開始的。掌握Word的輸入方法，是編輯各種文檔的基礎和前提。本節(jié)除介紹簡單地輸入文本外還介紹一些其他的常用功能，如轉換“插入”和“改寫”狀態(tài)、插入特殊字符等。

4.1.1　定位光標插入點

打開Word文檔之后，在文檔開始的編輯區(qū)域會出現(xiàn)不停閃爍的光標，即“文本插入點”，它表示文本輸入的位置，在該位置輸入內容后，文本插入點會自動后移，而輸入的內容也將顯示在文檔編輯區(qū)域。所以在文本輸入之前，需要先定位插入點位置（為通俗起見，下稱光標），它標志著我們新插入的文字或其他對象要出現(xiàn)的位置。

“定位光標插入點”和“鼠標光標”是不一樣的。“鼠標光標”以“懸浮I”的狀態(tài)出現(xiàn)，在“即點即輸”功能下，不同的編輯區(qū)域，鼠標光標的形狀是變化的，如圖4-1所示。將其移到狀態(tài)欄中則以箭頭狀態(tài)出現(xiàn)，等候指令。本節(jié)介紹兩種常用的定位光標插入點的方法。

1．通過鼠標定位

Word 2019文檔中，默認開啟“即點即輸（定位光標）”功能。這個功能可以通過在“文件”選項卡中的“選項”中單擊“高級”命令，在“編輯選項”列表框選中啟用“即點即輸”復選框，然后單擊“確定”按鈕來設置，如圖4-2所示。啟用“即點即輸”功能后，用戶在Word文檔編輯窗口中的任意位置單擊定位光標即可進行編輯，單擊一下頁面內容就會把插入點移動到單擊的位置上，（如果在空白處，需雙擊）最大限度地方便了對文本的輸入。

2．鍵盤定位插入點

利用鍵盤來移動光標的最常用快捷鍵（含組合鍵）有如下幾個。

　“←”鍵：向左移動一個字符。

　“↑”鍵：向上移動一行。

　“→”鍵：向右移動一個字符。

　“↓”鍵：向下移動一行。

　Ctrl+“←”鍵：向左移動一個漢字或英文單詞。

　Ctrl+“→”鍵：向右移動一個漢字或英文單詞。

　Ctrl+“↑”鍵：移到本段的開始處。

　Ctrl+“↓”鍵：移到下一段的開始處。

　Home鍵：移到本行行首。

　End鍵：移到本行行尾。

　PageUp鍵：上移一屏。

　PageDown鍵：下移一屏。

　Ctrl+PageUp鍵：上移一頁。

　Ctrl+PageDown鍵：下移一頁。

4.1.2　輸入文字與標點

在Word中輸入文本只需簡單地輸入即可。如果輸入的文本滿一行，Word 2019將自動換行；要開始新的段落時，可以按Enter鍵來實現(xiàn)。

文字輸入主要包括英文和中文輸入。啟動Word后，系統(tǒng)默認的輸入法為中文輸入法，如果要輸入英文，應先切換到英文輸入法狀態(tài)。輸入英文時，需要注意兩個單詞中間通常要用空格分隔。

1．設置文字輸入法

對于使用中文的用戶來說，選擇一款適合自己使用習慣的輸入法是非常有必要的。Windows系統(tǒng)中一般會自帶一些基本的輸入法，輸入速度最快的是五筆輸入法，其重碼率低，缺點是難以掌握。對于不會使用五筆的用戶推薦使用漢語拼音輸入法軟件，目前比較主流的有QQ拼音輸入法、搜狗拼音、谷歌拼音、智能ABC等，其優(yōu)點是詞庫豐富，缺點是生僻字及不常用字輸入時要選字，比較麻煩。

根據(jù)需要，用戶可以在系統(tǒng)中任意安裝或卸除某種輸入法。操作步驟如下。

（1）單擊計算機桌面右下角的輸入法指示圖標，彈出圖4-3所示的輸入法選項列表，單擊列表中最下面的“語言首選項”選項，彈出“區(qū)域和語言”設置窗口，如圖4-4所示。

（2）在“區(qū)域和語言”設置窗口中的“首選的語言”選項區(qū)中，單擊“中文（中華人民共和國）”選項，再單擊彈出的“選項”按鈕，如圖4-5所示。

（3）此時彈出“中文（中華人民共和國）”窗口，如圖4-6所示，在“鍵盤”設置界面列出了當前系統(tǒng)中的輸入法，用戶可以根據(jù)需要對輸入法進行選擇、添加和刪除。

單擊桌面左下角的“開始”按鈕，在彈出的“開始”菜單中單擊設置按鈕，彈出圖4-7所示的“Windows設置”窗口，單擊“時間和語言”選項，打開“日期和時間”窗口，如圖4-8所示，單擊“區(qū)域和語言”選項，彈出“區(qū)域和語言”窗口，按照需要對所需的文字輸入法進行相應的設置。

2．切換輸入法

安裝了中文輸入法后，用戶就可以在使用過程中隨時調用任意一種中文輸入法進行中文輸入。可以使用鍵盤或鼠標在系統(tǒng)中調用或切換中文輸入法。

1）使用鍵盤

使用鍵盤，用戶可以快速調用或切換中文輸入法。常用的組合鍵如下。

　中文輸入法間切換：Ctrl+Shift

　中英文間切換：Ctrl+Space（空格鍵）

　英文大小寫切換：Caps Lock，或者在英文輸入法小寫狀態(tài)按住Shift鍵臨時切換到大寫狀態(tài)（大寫狀態(tài)下可臨時切換到小寫狀態(tài)）

　半角、全角的切換：Shift+ Space

2）使用鼠標

除了鍵盤之外，用戶還可以使用鼠標在系統(tǒng)中調用或切換中文輸入法。操作如下：單擊任務欄中的輸入法指示圖標，就會彈出當前系統(tǒng)中安裝的輸入法列表，如圖4-3所示。單擊某種要使用的中文輸入法，即可切換到該輸入法狀態(tài)。任務欄上的輸入法指示器圖標將隨著用戶選擇輸入法的不同而發(fā)生相應的變化。

3．標點的輸入

常用的標點利用鍵盤直接輸入即可。在輸入標點符號的時候要注意，如果一個鍵上只有一個符號，則可以直接按對應的鍵；但是有的鍵有兩個標點符號，上面的符號叫作上檔字符，下面的叫作下檔字符，上檔字符可以利用Shift+符號鍵來輸入。例如，要在文檔中輸入一個冒號，則應按Shift+冒號鍵。

上機練習——新建“說明書”文檔，并輸入文本

操作步驟

（1）啟動Word 2019，新建一個空白的Word文檔，在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，將其以“說明書”為名進行保存。

（2）定位光標插入點，在中文輸入法狀態(tài)下，輸入標題文本“產品說明書”，如圖4-10所示。

（3）按中英文輸入法切換鍵Ctrl+Space，將輸入法切換到英文狀態(tài)下，并按英文大小寫切換鍵Caps Lock，即可輸入英文大寫字母P，如圖4-11所示。

（4）再次按英文大小寫切換鍵Caps Lock，將輸入法調整為英文小寫狀態(tài)，輸入單詞的剩余字母部分，如圖4-12所示。

（5）按一下空格鍵，輸入第二個英語單詞，如圖4-13所示。

（6）按Enter鍵，將插入點定位在第三行的行首，并按Ctrl+Space鍵將輸入法切換到中文狀態(tài)，輸入中文文本，如圖4-14所示。

（7）按Enter鍵，將插入點定位在第四行的行首，再按快捷鍵Ctrl+Space，將輸入法切換到英文狀態(tài)，并配合英文大小寫切換鍵Caps Lock，輸入第四行的英文文本，結果如圖4-15所示。

（8）按Enter鍵，將插入點定位在第五行的行首，按快捷鍵Ctrl+Space將輸入法調整到中文輸入法狀態(tài)。

（9）按住Shift鍵的同時，按下左括號“（”和右括號“）”鍵，并把插入點移動到括號內，輸入數(shù)字1，如圖4-16所示。

（10）按住“→”鍵，將光標向右移動一個字符，在中文輸入法狀態(tài)下輸入第五行的剩余文本，如圖4-17所示。

（11）參照以上的文本輸入方法，將文檔剩余部分完成，并進行保存，結果如圖4-9所示。

4.1.3　輸入符號

“符號”在日常文本輸入過程中會經常用到，有些輸入法也帶有一定的特殊符號。可以使用鍵盤來輸入常用的基本符號，但有的符號鍵盤上不存在，如☆、⊙、♀、♂等。Word 2019的符號樣式庫中提供了很多符號供文檔輸入時使用，直接選擇這些符號就能插入到文檔之中。

1．一般常用符號

單擊“插入”選項卡“符號”功能組中的“符號”下拉按鈕，彈出“符號”命令下拉菜單，可以看到一些常用的符號，如圖4-18所示。單擊所需要的符號即可將其插入到Word 2019文檔中。

如果符號面板中沒有所需要的符號，可以單擊“其他符號”選項，打開“符號”對話框，如圖4-19所示。在“符號”選項卡中單擊“字體”右側的下拉按鈕就可以選擇需要的一種符號的字體類型，如圖4-20所示。在“子集”下拉列表框中可以選擇字符代碼子集選項，如圖4-21所示。

2．特殊字符

在文本輸入過程中，有時會用到一些特殊的字符，這時就需要在“插入”選項卡的“符號”功能組中單擊“其他符號”命令按鈕，在彈出的“符號”對話框中切換到“特殊字符”選項卡，從中可以選擇“”（不間斷連字符）、“”（可選連字符）、“”（不間斷空格）等特殊字符，如圖4-22所示。

輸入的文本到達行的末尾時，Word會自動執(zhí)行分行功能。有時用戶會遇到在行的末尾輸入一些比較特殊的、不太適合分兩行顯示的文本，如果進行人工分行可能會使段落中的行顯得參差不齊，這時可以插入一些特殊的字符來解決這一問題。

1）不間斷連字符

當帶有連字符的單詞、數(shù)字或短語位于行尾時，使用不間斷連字符“”來代替一般的連字符就可避免斷字。例如，可以用“不間斷連字符”避免電話號碼05××-67××××××在行尾時被斷開，而將該項移至下一行的行首，也可以使單詞good-bye始終保持在同一行中，不被分開。在鍵盤上按快捷鍵Ctrl+Shift+“-”也可輸入不間斷連字符。

2）可選連字符

當單詞或短語位于行尾時，我們可以使用可選連字符“”來控制斷字的具體位置。例如，當“禁止打印”的英文單詞nonprinting位于行尾時，可以用可選連字符“”將整體單詞斷開為non-printing方式而不是nonprint-ing方式。在鍵盤上按快捷鍵Ctrl+“-”也可輸入可選連字符。

Word文檔中含有可選連字符的英文單詞如果沒有處于行尾，則默認情況下不顯示可選連字符。用戶可以在“文件”菜單中單擊“選項”命令，在彈出的“Word選項”對話框中單擊“顯示”選項，選中“可選連字符”復選框，設置為一直顯示可選連字符。

3）不間斷空格

在縮寫的稱呼和姓Mr. Zhang之間有一個空格，在自動分行時系統(tǒng)會認為這是兩個單詞而將它們分開，如果使用不間斷空格“”來代替普通空格，那么系統(tǒng)會將它們作為整體的一個單詞而不再把它們分開，使該詞組保持在同一行文字中。在鍵盤上按Ctrl+Shift+Space鍵也可以輸入不間斷空格。

上機練習——在“說明書”中輸入符號

操作步驟

（1）啟動Word 2019，打開“說明書”文檔。

（2）將插入點定位到標題左側，在“插入”選項卡的“符號”功能組中，單擊“符號”按鈕，在彈出的符號下拉列表框中選擇“其他符號”選項，在彈出的“符號”對話框中切換到“符號”選項卡，在“字體”下拉列表框中選擇Wingdings選項，從下面的列表框中選擇符號，如圖4-24所示，然后單擊“插入”按鈕，即可在文檔中的光標定位點插入一個相應的符號，如圖4-25所示。

（3）將插入點定位到第二行的行首，選擇符號，并單擊“插入”按鈕，結果如圖4-26所示。

（4）參照以上步驟，把剩余的符號插入剩余文檔的合適位置，結果如圖4-27所示。

（5）選中第六行的行尾連字符“-”，切換到“符號”對話框的“特殊字符”選項卡，在打開的“字符”列表中選擇“不間斷連字符”選項，如圖4-28所示，單擊“插入”按鈕，即可把文檔中的普通連字符“-”換成不間斷連字符“”。完成后單擊“關閉”按鈕，關閉“符號”對話框，最終文本效果如圖4-20所示。

4.1.4　輸入特殊信息

1．大寫中文數(shù)字

我們在工作中經常會遇到將阿拉伯數(shù)字轉換成中文大寫數(shù)字的情形，尤其是從事會計、審計、財務、出納等工作的人員。對此除了使用漢字輸入法一個一個輸入以外，我們還可以使用Word提供的插入編號功能來迅速輸入，實現(xiàn)阿拉伯數(shù)字和中文大寫數(shù)字的一鍵轉換。

例如我們將一份“物業(yè)費催繳通知單”文檔中的大寫金額補充完整，如圖4-29所示，可以按照以下步驟操作。

（1）將插入點定位到需要輸入大寫中文數(shù)字的位置。

（2）單擊“插入”選項卡“符號”功能組中的“編號”命令按鈕，如圖4-30所示。

（3）在彈出的“編號”對話框的“編號”文本框中輸入數(shù)字“4865”，在“編號類型”列表中選擇大寫的中文數(shù)字類型，如圖4-31所示。

（4）單擊“確定”按鈕，并保存。最終結果如圖4-32所示。

2．輸入日期和時間

如果在Word文檔中輸入當前系統(tǒng)日期的年份，Word會自動提醒用戶按Enter鍵輸入默認格式顯示下的完整日期，如圖4-33所示，直接按Enter鍵就可輸入。

如果要輸入其他格式下的當前日期，如圖4-34所示，除了手動輸入，我們還可以通過“日期和時間”對話框進行設置。

（1）將光標放置到文檔中需要插入時間或日期的位置。

（2）在“插入”選項卡的“文本”功能組中單擊“日期和時間”命令按鈕，彈出“日期和時間”對話框，各項說明如下。

　可用格式：在列表框中單擊所需要的格式即可應用該日期和時間格式，如圖4-35所示。

　語言（國家/地區(qū)）：從下拉列表框中可以選擇日期和時間的顯示語言類型。

3．輸入公式

我們在輸入Word文檔時，有時需要輸入數(shù)理化公式，但直接輸入是無法操作的，只有借助公式來完成。Word中內置了一些常用的公式，可以直接使用。我們也可以自己定義內置中沒有的公式。另外，在Word 2019中，可以用新增加的墨跡公式來實現(xiàn)手寫公式。

1）內置公式

我們將插入點定位到需要插入公式的文檔位置，在“插入”選項卡的“符號”功能組，單擊“公式”命令按鈕，即可彈出常用的公式下拉列表框，如圖4-36所示。例如選擇“二次公式”選項，就可以在定位點插入“二次公式”，用戶可以在公式編輯窗口中選中某個內容對公式進行數(shù)值的修改替換，以形成所需的公式，如圖4-37所示。

2）自定義公式

如果“公式”下拉列表框中沒有所需的公式，用戶可以自定義來完成。

（1）將插入點定位到需要插入公式的文檔位置。

（2）在“插入”選項卡的“符號”功能組，單擊“公式”命令按鈕，在下拉列表框中選擇“插入新公式”命令，則會在插入點位置彈出如圖4-38所示的“在此處鍵入公式”控件。

（3）在“公式工具設計”選項卡的“結構”命令組中選擇合適的公式結構，如選擇一個名稱為“有限積分”的公式結構，如圖4-39所示。

（4）在“公式工具設計”選項卡的“符號”命令組中選擇所需符號類型，就可以在“有限積分”的公式結構占位符中輸入相應的內容了，如圖4-40所示。

3）墨跡公式

“墨跡公式”是Word 2019新增的手寫輸入公式功能，即實現(xiàn)數(shù)學公式的手寫識別，操作非常方便、快捷。

（1）將插入點定位到需要插入公式的文檔位置。

（2）在“插入”選項卡的“符號”功能組，單擊“公式”命令按鈕，在下拉列表框中選擇“墨跡公式”選項，彈出圖4-41所示的“數(shù)學輸入控件”對話框。

（3）此時按住鼠標左鍵不放，并在黃色區(qū)域中進行公式的手寫就可以了，如圖4-42所示。

（4）完成后單擊“插入”按鈕，就可以看到剛才書寫的公式已經轉換成標準形式插入到文檔中了，如圖4-43所示。