2.3　保存文檔

在編輯Word文檔時，保存文檔是非常重要的一個操作，只有保存后的文檔才能儲存到計算機硬盤或者云端固定位置，以便再次對其進行查看或者編輯。如果不保存，編輯的文檔內容就會丟失。

2.3.1　保存新建文檔

Word雖然在建立新文檔時賦予了它“文檔1”的名稱，但是沒有為它分配在計算機硬盤中的文件名，因此，我們在要保存新文檔時，需要給新文檔指定一個文件名。保存新建文檔的具體步驟如下。

（1）打開“文件”菜單，從彈出的界面中選擇“保存”命令，或者單擊快速訪問工具欄上的“保存”按鈕，還可以使用快捷鍵Ctrl+S，這時會出現“另存為”界面，如圖2-25所示，用戶可以根據需要選擇保存的位置選項。

　最近：單擊“最近”選項，會在“另存為”界面的右側列出最近使用過的文件夾，如果用戶想把新建的文檔保存在最近剛剛使用過的文件夾中，可以單擊選擇此選項，操作更為便捷。

　OneDrive：單擊“OneDrive”選項，可以將新建的文檔存儲到OneDrive 中，如圖2-26所示。將文件保存到“OneDrive”后，可以與他人共享和協作，也可從任何位置（計算機、平板電腦或手機）訪問文檔。即使用戶不在計算機旁，只要連接到 Web，同樣可以處理文檔。

　這臺電腦：單擊“這臺電腦”選項，會在右側顯示最近使用過的文件夾列表，以及一個文檔文件夾，供用戶選擇適當的文件保存路徑，如圖2-27所示。

　添加位置：單擊“添加位置”選項會在右側顯示Office 365 SharePoint和OneDrive兩種選項，如圖2-28所示，用戶可以將文件保存到云端。

　瀏覽：單擊“瀏覽”選項會直接彈出“另存為”對話框。在“另存為”對話框中可以設置保存路徑、名稱，以及保存格式。在“保存類型”下拉列表框中提供了多種文檔保存的類型，用戶可根據需要選擇使用，如圖2-29所示。

各保存類型說明如下。

　.docx是Word 2007及其以后版本的文檔格式。Word 2007也兼容Word 97—Word 2003的文檔格式。

　.docm是Word 2007及其以后版本的啟用宏的文檔格式。

　.doc是Word 97—Word 2003的通用文檔格式。

　.dotx是Word 2007及其以后版本的模板文檔格式。

　.dotm是Word 2007及其以后版本的啟用宏的模板文檔格式。

　.dot是Word 97—Word 2003模板文檔格式。

　.pdf是PDF格式的文件，該格式不易變化，內容穩定，非常適合傳輸。

　.xps是微軟推出的一種電子文件格式，其他使用者無法輕易修改文件中的數據。

　.xml是一種網頁文件的格式。

　.txt是“純文本”格式，此格式將會使文件中的格式和圖片等全部丟失。

　.mht 是單個文件網頁格式，只會產生一個網頁文件，可以保存文檔內所有信息。

　.htm、.html是超文本文檔，產生一個網頁文件和一個文件夾，適合把文檔內的圖片提取出來。

　.rtf即多文本格式，是一種類似DOC格式（Word文檔）的文件，有很好的兼容性。

　.odt是一種基于XML的開放文檔格式。

（2）將文檔的名稱、保存格式以及保存路徑設置完以后，單擊“另存為”對話框中的“保存”按鈕即可保存文檔。

2.3.2　保存已經保存過的文檔

如果已經保存過的文檔又進行了編輯和修改，我們可以在保存時選擇“文件”菜單，在打開的界面中選擇“保存”選項，或者直接單擊快速訪問工具欄上的“保存”按鈕，還可以使用快捷鍵Ctrl+S，就可以按照原來的路徑、名稱和格式進行保存。

2.3.3　保存經過編輯的文檔

對已經保存過的文檔又進行了一些編輯操作后，如果需要在進行保存的同時還希望保存以前的文檔，就需要對文檔進行“另存為”操作了。

要將當前的文檔另存為其他文檔，可以打開“文件”菜單，在彈出的界面中選擇“另存為”選項，然后在打開的選項區域中選擇文檔另存為的具體路徑即可。

2.3.4　設置自動保存文檔

如果用戶總是忘記對文檔實時進行保存操作，可以將文檔設置為自動保存。Word 2019默認啟動“自動保存”，用戶可以按照需要自行指定自動保存的格式、時間間隔和保存路徑等。設置自動保存后，無論文檔是否進行了編輯修改，系統都會根據設置的保存格式、保存時間間隔和保存路徑自動進行文檔保存。具體設置步驟如下：

（1）啟動Word 2019后，打開“文件”菜單，從彈出的界面中單擊“選項”命令，如圖2-30所示。

（2）在打開的“Word選項”對話框中單擊“保存”選項，在“保存文檔”區域可以自定義文檔保存的格式、時間間隔以及自動恢復文件的位置，如圖2-31所示。

（3）完成設置后，單擊“確定”按鈕即可。

上機練習——設置文檔自動保存時間為5分鐘

操作步驟

（1）啟動Word 2019，打開Word編輯界面，單擊“文件”菜單，從彈出的界面中單擊“選項”命令，如圖2-32所示。

（2）在打開的“Word選項”對話框中選中“保存自動恢復信息時間間隔”復選框，在其右側的微調框中輸入“5”，如圖2-33所示。

（3）單擊“確定”按鈕即可完成設置。