第1章 自我管理：平衡的關鍵

若想讓生活與眾不同，或許你應該讓自己與眾不同。

——諾曼·文森特·皮埃爾

“工作量大，時間少。”

“根本不夠時間去完成。”

“不管我投入多少時間，就是不夠用。”

這些話聽起來是否無比熟悉？當今社會大部分人都會感覺工作超量、深陷泥淖，極度需要時間。要想掌握主動、減少壓力，我們必須學習一些基本的道理，然后再制定改進計劃。

事實：要掌控生活，首先得掌控時間。事實：我們都平等地擁有全部時間。

悲嘆時間不夠是徒勞無功的——那只會浪費時間和精力。每個人每天都有24小時。準確地說，是1440分鐘。就是這樣，不多不少。你可能會希望能夠擁有更多的時間，但這是不可能的。這也是人人平等的一個體現。你必須接受這個事實，設法利用現有的時間。

時間都到哪兒去了？成就卓著的人能準確計算出自己每一分鐘的去向。查出自己浪費時間和效率低下的各項活動，對于我們在這個快節奏的社會取得成功至關重要。

浪費時間就是費生命，而掌控時就是掌控生活，最限度地利用生活。——阿蘭·拉

事實：你無法節約時間，你只能消耗或投資時間。

沙漏能很好地說明時間的概念。沙子每時每刻都在以相同的頻率不斷流逝。你無法插入手指阻止它流逝。在剛剛過去的一分鐘里，我們每個人都失去了不可追回的60秒鐘。

芬蘭偉大的賽跑選手帕沃·魯米在20世紀20年代曾多次創下賽跑的世界紀錄，然后又將這些紀錄打破。在他又一次打破紀錄時，一個剛剛得知消息的大學生興沖沖地對教授說：“羅杰斯教授，帕沃·魯米剛剛又打破賽跑世界記錄了，他的成績比世界紀錄足足縮短了2秒！”

教授看了他一會兒，然后說：“那么帕沃·魯米打算用這省出來的2秒做什么呢？”

糟糕的是你根本無法節省時間。不過也有值得樂觀的一面。你可以明智地投資你的時間，以期將來獲得生產上的收益和做決定的自由。你可以把時間投入到什么活動中去獲得最大回報呢？

事實：投入更多時間不是答案。

你工作的時間越長，取得的成效越低……而你也越可能會毀掉你已經做好的一切。大部分人理論上接受這一事實，但在實踐中卻常常不承認。老話說得好：“不要把活動等同于成就。”通過使用電腦已經把這一觀念深深地植入我們腦中。你是否曾經用一個小時往電腦里輸入信息，然后卻在最后一刻因為疲勞犯了致命的錯誤，而把前一小時輸入的內容全部刪除？

假如你堅持讓自己超過合理限度地工作，那不僅會使自己的生活無法平衡，而且會受“報酬遞減法則”和“反效法則”控制。

解決問題的答案在于高效、有力地利用好每天的1440分鐘。必須把忙碌的狀態轉變為高產的狀態。時間管理和組織技巧都不是問題，問題在于自我管理技巧。

評價：自我管理測試

用“是”或“否”回答以下問題，前提是要對自己絕對誠實。

1.我先做喜歡做的事再做不喜歡的。

2.我做會做的事比做不會做的事要快。

3.我先做最簡單的事再做難的。

4.我先解決小問題再對付大問題

5.我做后備資源充分的項目。

6.我有時會先做計劃外的事再做計劃內的事。

7.我先回應別人的要求再回應自己的。

8.我先做緊急的事再做重要的事。

9.我隨時準備處理危機和緊急情況。

10.我先做有趣的事再做無趣的事。

11.我做那些有政治權宜的事。

12.我做那些帶來最多結局的事。

13.我做事的依據是看誰要我做。

14.我依照事情出現的順序去做。

15.我做事依照“吱吱叫車輪”原則（會叫的車能得到潤滑）。解釋：

你給出的“是”越多，你就必須消除越多習慣來更有效地管理自己、管理時間、管理生產效率及你的壓力水平。

你是自己人生中各種經歷積累和混合的復雜產物。改變長期形成的習慣需要重新評估你目前的方法、態度，需要學習新方法，并且要培養新習慣去代替原來無效的習慣。要堅定地相信并有力、長期地貫徹改變過程中的每一個相關步驟。

習 慣

我是你時時刻刻的伴侶。

我是你上佳的助手，也可能是你莫大的負擔。

我會推你向前，也能拉你走向失敗。

而且我完全聽從你的支配。

你每日所做，半數仰賴于我，

我能完成得既快又好。

我便于管理；你只需忠誠于我。

準確告知我你的要求，

幾次練習后，我便能自動操作。

我為所有偉人服務，

然而，唉，也為所有失敗者效勞。

我讓偉人成功，

也讓失敗者失敗。

我非機器，然而我像機器一般準確，

又像人一般機智。

你可以因我受益，也可能為我所害

對我并無影響。

帶上我，培訓我，忠于我

我將帶你攀上世界之巔。

玩忽大意，我將毀掉你。

我是誰？

我是習慣！

總而言之，改變舊習慣需要時間、努力加集中的精力。沒有任何神奇的答案。改變不會自動發生。你現有的習慣不是一夜之間形成的，所以想馬上就永遠地改變這些習慣也是不現實的。

習慣就像繩索，聯結著生活的點點滴滴。新習慣就像細線……脆弱，易斷。隨著時間的流逝，習慣變得根深蒂固，細線漸漸變成絞在一起的粗繩，支撐的力量也大大增加……需要很大力氣才能解開。如果那習慣是個好習慣的話，這是件奇妙的事情；但如果那習慣還需改進的話，情況就不那么樂觀了。

用新習慣代替舊習慣就像用一根脆弱的新線去代替絞在一起的粗繩一樣。新線還不夠結實、不夠穩固。必須會有一個新老共存的過渡階段。如果你積極努力地去加強新習慣，舊習慣就會逐漸減弱直到消失。但是只有你全力以赴去加強新習慣，才能取得這樣的效果。

幸運的是，獲得新習慣的過程并不會持續過久。“現代心理學之父”威廉·詹姆斯指出，要消除一種舊習慣或形成新習慣，需要21～30天不變而有間隔的重復。你的目標應該是持續地改進，而不是完美。改進的意思是找出問題的解決辦法。結果不僅可以提高生產效率，并且能獲得成就感，獲得進一步改進的動力。

在這里，毅力是問題的關鍵。你必須有毅力去贏得主動權；去重設你的首要任務，重新達到生活的平衡；做任何必要的工作來改變習慣。你有這樣的毅力嗎？

自我管理辦法概要

成大事者均精力充沛、動力十足，因為他們總是努力達成自我目標或要求。你的目標和動力是什么呢？目標明確才有動力創造新技術、發明新工具來獲取更高水平的生產力。可以改進的方面其實很多，歸納起來主要包括以下幾點：

☆ 明確的任務/目的

沒有清晰的目標意識，就不可能有效組織和管理輕重緩急的任務。你要走向何處？你生活的目的是什么？你今天為什么要上班？你們部門存在的具體目的又是什么？你有沒有一個系統的任務書？你能不假思索地說出它的內容嗎？

本書第3章介紹了各種有用的辦法幫助你確定個人及工作上的任務安排，并且介紹了如何通過確立清晰、專注的目標，來確保生活和工作朝著你意愿的方向發展。

☆ 確立首要任務，并與人溝通

在列每日事項清單時，如果沒把各項事務的重要性確定下來，那么清單列得再好也是無用、低效的。人們往往很容易掉入這樣一個陷阱，那就是完成了很多任務，卻不曾想這些任務都是錯的。有時，人們不先去做最重要的事，反而選擇最簡單、更有趣或者順手拈來的事情去做。

你必須了解，對于你和部門來說，什么是真正重要的，這樣才能做出正確的決定，有效利用時間。本書第5章介紹了一些非常有用的組織工具來幫助你決定什么才是真正重要的，并且為你安排好了做事的邏輯順序。本書第7章主要介紹了如何與人溝通，將各項首要任務告知他人，使他人的努力能夠與你同步。

☆ 每日行動計劃

沒有計劃地開始一天，十有八九這天就在做些錯事。其他任何人都有可能帶著各種請求和任務來打斷你的行動。你就會被動地被這些不速之客牽著鼻子走，因為你根本沒有辦法保衛自己。本書第4章和第7章向你描述了提前計劃和有效溝通如何成功助你保衛自己。

☆ 對超負荷說“不”

對許多人來說，規劃、處理和完成項目的方式本身都沒什么大錯，錯就錯在攬的項目實在太多。（如果你現在想“啊，我就是這樣的！”——那你就對了。）你必須學會說“不”并且真正學會拒絕。本書第6章會告訴你怎么做。

☆ 果斷

做決定的過程和之后的計劃過程同等重要。沒有做好計劃，沒有安排好輕重緩急，很有可能就會陷入糟糕的情況中，或者因為根本沒有辦法取應對突發情況而錯失良機。本書第4章介紹了如何做計劃。

☆ 冷靜處理危機

微軟離破產永遠只有18個月。——比爾·蓋茨

如果我們總是忙于尋找滅火器去撲滅每天不斷發生的火災，那生活該是多么令人沮喪！因為一向被忽略的情況忽然變得緊急，我們的生產力可能會無限地受阻。如果你總是忙于滅火，那你永遠也沒辦法防止新的火災發生！本書第4章介紹了如何做計劃，而計劃的一個好處就是消除每天活動中的諸多危機。當然，如果危機無法避免—有時確實如此，本書第8章介紹了一系列方法確保你成功渡過危機。

☆ 有效分配任務

毫無疑問，“我自己能做得更好”這種思想是最可能制造業務麻煩和錯失良機的因素。而分配任務時不能有效溝通則可能排在第二。本書第7章向你介紹了如何通過自信地分配任務，來讓其他人全力投入到你的計劃中去的高效辦法。

☆ 平衡生活，減少壓力

這是大多數人最終要達到的目標。隨著外界壓力越來越大，隨著工作節奏不斷加快，你正確抉擇的能力、平衡生活的能力、處理壓力的能力就成為存活的關鍵因素了。如果你感覺生活的節奏快得讓你無所適從，如果你發現你的時間根本不夠用，那么請讀一讀第9章。把每一天都當成享受而不是負擔。

熟悉以上所提的每一項對于自我管理/效率提高計劃都至關重要。高效的新習慣需要隨著時間一點一滴、循序漸進地培養。其實每個人都知道這一點，但是很多人仍然一邊說著需要做改變，一邊又重復著自己舊的習慣。

人們感覺到的壓力大部分來自他們沒有按照自己的安排去做。他們答應變得有條理起來，但是卻沒做到；他們開始做一大堆項目，卻只完成其中的兩項。

自我管理就是要縮小說與做之間的差距。效率是和完成緊密結合的。這兩者又都需要行動和堅持。請銘記：開始并不重要，重要的是結果。

堅持住

大凡成功人生，都有明確的奮斗目標和計劃，并且能持之以恒，時刻不忘。——丹尼斯·韋特利

你是否曾經投入一個項目并決心做一些改變……然后遇到了障礙？你就聳聳肩，說：“唉，不行了。”然后又回到舊的、令你感覺舒服的方法中去？

你是否給過新方法以公正的嘗試？

很可能沒有。

僅僅因為你遇到了挫折就放棄是毫無道理的。如果你的孩子遇到這種情況你會怎么對他說？你是不是會說“剛開始沒成功沒關系，再試試”？那你為什么要說：“我開始沒成功，所以我放棄了？”

或許你會想：“想法很好，但實際操作起來就是不行。”想想這里面的邏輯。如果實際操作不行，那就不是個好想法了……那就只是幻想了。

事實：如果真的有了好想法，那就一定有辦法讓它實施得很好。

堅持住。

想辦法對付它。

根據你的具體情況修正它。

嘗試新事物會讓人手足無措，這很正常。但如果你想把它做好，你想正確地完成它，你想現在就做。記住金克拉的話：

任何值得正確去做的事都值得異常投入地做，直到你學會了正確把它做好為止。

繼續做下去，繼續嘗試。大部分好點子在剛開始實施時都不那么令人自在。

本書包含了大量好點子。這些點子要求我們不按常規出牌，并且有很多點子看起來會很難做。剛開始時你可能會犯些錯誤，并且有時還可能會出現退步。這些都是正常的，它們是學習和改變的一部分。你只需堅持自己的承諾不放棄。并且請記住：要達到任何顯赫的目標，你都必須離開你的舒適區域。

十條建議讓你迅速開始改變

要讓自己保持動力成為有條理的人并非易事。

永久的改變總是需要時間的，并且在尚未看到結果時保持前進的動力是很難的。所以很關鍵的一點是我們要迅速開始，并且先做一些可以讓自己看到或感覺到目前效果的事。你需要獲得成就感，并且要感覺到你所付出的努力確實是有回報的。每隔一段時間，你要迅速改變自己的動力。

畢竟，這不也是很多人習慣在每天結束時，劃掉“待做事項”中某些項目的原因嗎？

劃掉那些項目可以獲得一種你迫切需要的進步感覺，并且推動你繼續去做清單上其他的項目。

你是否有過這樣的經歷：一天結束時回顧清單，結果發現自己做了大量清單上并未列出的事情，然后你把它們也寫下來，這樣你就可以又把它們都劃去？這就是你在繼續走向永久改變的征程上，所需要獲得的成就感。

以下是一系列你可以立刻去做的事，以迅速開始你的條理性改進進程。你也可以在本手冊的后面，找到更詳細的解釋和一些基本原理。

1.首先，徹底“清空”大腦。

列出一系列在你大腦里盤旋的未完成項目——不管大事小事。大腦在記住這些項目時會浪費大量時間和精力。要使“清空”大腦的清單有效，就必須確保清單的完整性。去列滿清單吧，不管需要花費多少時間。

·項目清單——所有正在進行的項目。

·下一步行動清單——把完成所有有效項目所需的下一步驟列出來。

·等待清單——記錄下所有必須依靠他人完成的項目。

·日歷——具體行動的日期、時間。

·某天/可能事項清單——所有還需考慮的任務。

以后可能還會想到別的項目，只需把它們簡單添加到清單上即可，不要擔心主次排序。

你現在所要獲得的只是一些精神呼吸的空間。如果某件未完成的事項已經列在“清空”大腦清單上了，你就不要再去考慮了，等到時間再去做。

2.建立“今日難題”文件。

3.徹底清理書桌。

迅速瀏覽每個項目，不要逐字逐句讀——那樣的話你永遠也讀不完。智者曾經說過：“識字的人永遠都不能成功地清理好辦公室。”我們要避免這樣的結果。

·如果是待做的項目，確定好行動日期，在右上角注明，并且放到“今日難事”文件里。

·如果是要歸檔的文件，放到“待歸檔”文件袋內（而不是放在書桌或總檔案里）。

·如果那是別人的文件，放到別人的書桌上去。

·如果是不確定的文件，把它丟開。

4.把參考和閱讀分開。

你不可能閱讀所有的專業雜志、書籍等。把那些你將來需要用作參考的雜志存起來，并且只把你近期要用的雜志放在閱讀文件內。

5.不要將總檔案放在桌面上，也不要將它放在你能看到的地方，最好不要放在辦公室里。

6.制定兩分鐘法則。

每次遇到兩分鐘內可以做完的事，請馬上去做。

7.請站著打電話。

8.每天早晨請先做最重要的事。

9.找出你的最佳工作時間，避免自己在這段時間內受外界干擾。

10.重新定位你的壓力水平。

記住以下這些小常識，避免讓你的腎上腺素達到最高水平。

·看看窗外。坐在窗邊的人比其他人患頭疼、腰疼和精力衰竭的概率低23%。

·戶外運動。研究表明習慣在室內做運動的人更有可能堅持不下去。

·減輕你的運動強度。運動強度和心理健康獲益之間沒有必然的聯系。

·運動之后請放松。躺好，閉上眼睛，讓精神游移片刻。運動中釋放的腦內啡可以使你保持20分鐘左右的初始輕松狀態。等你起來回到正常活動中時，你會進入第二階段的狀態——精神煥發，隨時準備解決接下來遇到的任何問題。

·改善心態。糾纏于問題，尤其是無法人為控制的問題只會增加你的壓力。接受你無法改變的事實，繼續前進。笑對生活的荒謬。

這樣你就應該可以開始了。但是，這些讓你快速起步的建議并不能讓每件事都受你掌控，不過它可以讓你在詳細學習本手冊時，快速找到提高的重點。

要點小結

·如果你想管理和組織好首要任務，就必須先學會管理你自己。

·承認并接受你無法掌控的領域；關注你可以掌控的領域，并且采取行動。

·你已經擁有足夠多的時間，不會再有更多了。

·你無法節約時間，而只能消耗時間。把時間花在回報率最高的地方。

·工作時間太長，會降低甚至消除你的效率。

·如果能更巧妙地工作而不是一味蠻干，你可以獲得更高的勞動成果，同時也更輕松。

·嘗試把本手冊里的每一個想法都應用于你的個人實際中。

·成功的自我管理來自形成良好的個人習慣，并讓這些習慣指導你，給你自由。

·形成新習慣或消除舊習慣需要30天有意識、間隔的反復行動。

·如果事情進展不順利，可能是很多常見的效率殺手在起作用。

·找出你的弱點，并做出在這方面形成新習慣的計劃。

·新習慣都很脆弱，新習慣的形成需要毅力。

我們中的大多人把一半的時間花幻想得到某些東西可是如果他們不把一半的時間花在幻上，他們早就會得這些東西了。——亞歷山大·爾克特

把自我管理辦法運用于實際生活

·你能怎樣最好地管理和組織生活中的重要事項？

·要養成新習慣，你應該怎么做？要花多長時間？

·養成新習慣要執行哪三條準則？

·你什么時候開始的？你是否對自己的毅力作出了承諾？

·制訂一個30天的行動計劃。30天后重新審視自己的進步，然后修正計劃。