2.1 了解制表大環境

在工作中很多人接到領導要求制作一個表格的任務時，不管三七二十一直接開始做。費了很大力氣，花了很長時間，結果往往不滿意，經常會返工或重做，不僅耗時費力，還有可能耽誤重要事項的進度。通過對大量事例的總結和提煉，筆者歸納出3個方面的原因：表格設計權限不清、Excel版本選用不當、沒有弄清楚數據來自哪里。下面具體展開講解。

2.1.1 表格設計的權限有多少

在制作、修改、完善表格時，各位用戶一定要知道自己的權限：自己能對表格的架構和數據做哪些修改或變動。對于公司固定架構的表格（通常是通用表格模板），通常情況下只能做數據內容的填寫，至于格式、樣式，如行高、列寬、字體、字號，特別是LOGO圖片等，都不要進行任何修改，因為這是公司統一的UI樣式，是由專業人員經過一系列設計后的最終呈現結果。這類屬于絕對無權限，禁止做任何設計。如下圖所示是一家公司固定的表格樣式模板。

對于一些行業固定或規定結構的表格等只有部分修改權限，如資產負債表、經營報表和季度報表等，如下圖所示。這一類表格可以對字體格式、邊框樣式、行高、列寬和底紋等進行修改。

怎樣避免越權或越位制作、修改表格呢？除了靠記憶和常識判斷外，還可以在動工之前問問相關同事或領導，明確自己能做什么，不能做什么，保證制作的表格權限適當，不做無用功。

2.1.2 選用哪個版本的Excel

Excel的版本有很多，之所以要讓大家在制作表格前先確定選擇哪個版本的Excel，有兩個原因：一是了解領導或客戶能夠打開的版本或公司內部通用的版本，防止Excel版本過高，對方無法打開的情況發生（當然，也可以通過保存版本類型轉換，但不能保證所有的表格樣式、對象沒有絲毫變化）。二是根據制作的表格內容選擇合適的Excel版本，版本越高的Excel，智能化越高，新功能越多，能將低版本復雜的操作變得簡單，如制作瀑布圖表，低版本的Excel會用到十多步煩瑣操作，而高版本的Excel，如Excel 2016兩步就能完成（如果擔心高版本制作的表格樣式或圖表等保存為低版本對象出現丟失或變化，可將其發布為網頁、PDF，或用低版本Excel打開降級的表格，檢查并將變化的對象進行修改、完善）。

2.1.3 知曉數據從哪里來

數據是表格的靈魂，沒有數據的表格也沒有實際存在的意義。所以，輸入表格數據是必不可少的操作（雖然有時會出現延后或暫時空缺）。除了那些必須全新手動輸入的數據之外，如每日生產數據、開支數據，其他數據最好在制表之前了解清楚可以從哪里得到。

在職場中，數據來源的方向有這樣幾個：網頁抓取、數據庫導入、從其他文件中復制、使用公式引用或計算而來。作為一個成熟的表格制作者，在設計表格前，應想想數據從哪里來，甚至是了解渠道和對應的方法，如房地產數據分析專員，需要對某一地區的市場數據進行分析，他就需要了解是否已有市場數據，如果沒有，則需要在哪些網頁中進行抓取，順便了解需要哪些技術、人員和工具等，從而保證表格數據的準確。