1.1 Excel是會(huì)計(jì)信息化工作的重要工具

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人們用“信息革命”來概括信息技術(shù)對現(xiàn)代社會(huì)的重要性和影響。作為“商業(yè)語言”的會(huì)計(jì)，其發(fā)展深刻地受到信息技術(shù)的影響。20世紀(jì)80年代“會(huì)計(jì)電算化”概念的提出，標(biāo)志著我國現(xiàn)代信息技術(shù)與會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了結(jié)合；20世紀(jì)90年代“會(huì)計(jì)信息化”概念的提出，標(biāo)志著我國企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的工作開始走向成熟。

2013年12月，財(cái)政部頒布了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），為未來我國企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展提供了指導(dǎo)框架。與以往的會(huì)計(jì)信息化相關(guān)規(guī)范不同，《規(guī)范》第一條明確指出：“會(huì)計(jì)信息化是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算，以及利用上述技術(shù)手段將會(huì)計(jì)核算與其他經(jīng)營管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合的過程。”

當(dāng)代企業(yè)的經(jīng)營，離不開各種各樣的信息系統(tǒng)每天提供的各式各樣的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)反映了企業(yè)的日常經(jīng)營活動(dòng)。甚至，在某些行業(yè)內(nèi)，數(shù)據(jù)就是企業(yè)的生命，數(shù)據(jù)已經(jīng)取代實(shí)物資產(chǎn)與現(xiàn)金資產(chǎn)而成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)。

因此，熟練掌握企業(yè)的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理分析軟件是現(xiàn)代會(huì)計(jì)的一項(xiàng)必備技能，否則其將難以展開工作。Microsoft Excel就是最常用和功能最強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理分析軟件之一。

在會(huì)計(jì)信息化的日常工作中，通常需要將Excel與財(cái)務(wù)軟件及企業(yè)資源管理系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning，ERP）有機(jī)地結(jié)合起來，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。一般而言，結(jié)合Excel和ERP的處理流程如圖1-1所示。

1.采集原始數(shù)據(jù)

采集原始數(shù)據(jù)即由相關(guān)責(zé)任部門提供原始經(jīng)營數(shù)據(jù)和原始憑證，或者會(huì)計(jì)人員根據(jù)需要直接從公司的信息系統(tǒng)中取得所需的數(shù)據(jù)。

2.會(huì)計(jì)核算處理

會(huì)計(jì)核算處理即根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理與加工，轉(zhuǎn)變?yōu)榘凑肇?cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門統(tǒng)計(jì)口徑來使用的數(shù)據(jù)。例如，有的公司規(guī)定，某些公共支出項(xiàng)目（如公司車隊(duì)的公務(wù)用車費(fèi)用）需要按照實(shí)際用途歸集到具體部門，那么每次核算公共支出項(xiàng)目的時(shí)候，就需要根據(jù)用車記錄表進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅缓蟛拍艿玫矫總€(gè)部門的費(fèi)用數(shù)據(jù)。

在這個(gè)過程中，經(jīng)常需要使用Excel。

3.編制會(huì)計(jì)憑證

編制會(huì)計(jì)憑證即使用財(cái)務(wù)軟件，將經(jīng)過基本會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)進(jìn)行憑證編制。

4.生成賬簿報(bào)表

在財(cái)務(wù)軟件中，只要錄入了會(huì)計(jì)憑證，所有對應(yīng)的賬簿與標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)報(bào)表都可以自動(dòng)生成。

5.導(dǎo)出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

盡管很多財(cái)務(wù)軟件支持自定義報(bào)表，但是這些報(bào)表受數(shù)據(jù)源和軟件功能的限制，無法滿足更多維度的實(shí)際分析需要，所以需要導(dǎo)出到Excel中，成為二次報(bào)表開發(fā)的數(shù)據(jù)源。

6.自定義經(jīng)營分析

借助 Excel，我們可以根據(jù)包括財(cái)務(wù)軟件導(dǎo)出數(shù)據(jù)在內(nèi)的各種數(shù)據(jù)，完成企業(yè)經(jīng)營分析所需的各項(xiàng)報(bào)表的編制。

從以上流程可以看出，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)Excel，不是為了將來用Excel去開發(fā)企業(yè)的會(huì)計(jì)軟件及完成證、賬、表的編制工作，而是為了與財(cái)務(wù)軟件和企業(yè)信息系統(tǒng)相結(jié)合，完成各類數(shù)據(jù)的處理與分析工作，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化。