1.1 Excel是會計信息化工作的重要工具

隨著信息技術的發(fā)展和應用，人們用“信息革命”來概括信息技術對現(xiàn)代社會的重要性和影響。作為“商業(yè)語言”的會計，其發(fā)展深刻地受到信息技術的影響。20世紀80年代“會計電算化”概念的提出，標志著我國現(xiàn)代信息技術與會計實現(xiàn)了結合；20世紀90年代“會計信息化”概念的提出，標志著我國企業(yè)會計信息化的工作開始走向成熟。

2013年12月，財政部頒布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），為未來我國企業(yè)會計信息化的進一步發(fā)展提供了指導框架。與以往的會計信息化相關規(guī)范不同，《規(guī)范》第一條明確指出：“會計信息化是指企業(yè)利用計算機、網(wǎng)絡通信等現(xiàn)代信息技術手段開展會計核算，以及利用上述技術手段將會計核算與其他經(jīng)營管理活動有機結合的過程。”

當代企業(yè)的經(jīng)營，離不開各種各樣的信息系統(tǒng)每天提供的各式各樣的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)反映了企業(yè)的日常經(jīng)營活動。甚至，在某些行業(yè)內，數(shù)據(jù)就是企業(yè)的生命，數(shù)據(jù)已經(jīng)取代實物資產(chǎn)與現(xiàn)金資產(chǎn)而成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)。

因此，熟練掌握企業(yè)的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理分析軟件是現(xiàn)代會計的一項必備技能，否則其將難以展開工作。Microsoft Excel就是最常用和功能最強大的數(shù)據(jù)處理分析軟件之一。

在會計信息化的日常工作中，通常需要將Excel與財務軟件及企業(yè)資源管理系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning，ERP）有機地結合起來，發(fā)揮各自的優(yōu)勢。一般而言，結合Excel和ERP的處理流程如圖1-1所示。

1.采集原始數(shù)據(jù)

采集原始數(shù)據(jù)即由相關責任部門提供原始經(jīng)營數(shù)據(jù)和原始憑證，或者會計人員根據(jù)需要直接從公司的信息系統(tǒng)中取得所需的數(shù)據(jù)。

2.會計核算處理

會計核算處理即根據(jù)會計準則以及企業(yè)的財務制度，對原始數(shù)據(jù)進行處理與加工，轉變?yōu)榘凑肇攧諘嫴块T統(tǒng)計口徑來使用的數(shù)據(jù)。例如，有的公司規(guī)定，某些公共支出項目（如公司車隊的公務用車費用）需要按照實際用途歸集到具體部門，那么每次核算公共支出項目的時候，就需要根據(jù)用車記錄表進行費用分攤，然后才能得到每個部門的費用數(shù)據(jù)。

在這個過程中，經(jīng)常需要使用Excel。

3.編制會計憑證

編制會計憑證即使用財務軟件，將經(jīng)過基本會計核算的數(shù)據(jù)進行憑證編制。

4.生成賬簿報表

在財務軟件中，只要錄入了會計憑證，所有對應的賬簿與標準會計報表都可以自動生成。

5.導出會計數(shù)據(jù)

盡管很多財務軟件支持自定義報表，但是這些報表受數(shù)據(jù)源和軟件功能的限制，無法滿足更多維度的實際分析需要，所以需要導出到Excel中，成為二次報表開發(fā)的數(shù)據(jù)源。

6.自定義經(jīng)營分析

借助 Excel，我們可以根據(jù)包括財務軟件導出數(shù)據(jù)在內的各種數(shù)據(jù)，完成企業(yè)經(jīng)營分析所需的各項報表的編制。

從以上流程可以看出，財務會計人員學習Excel，不是為了將來用Excel去開發(fā)企業(yè)的會計軟件及完成證、賬、表的編制工作，而是為了與財務軟件和企業(yè)信息系統(tǒng)相結合，完成各類數(shù)據(jù)的處理與分析工作，從而實現(xiàn)會計信息化。