1.4 會計電算化信息系統構成

1.4.1 會計信息系統的概念

會計信息系統是企業管理信息系統的一個子系統，與生產管理系統、人事管理系統、設備管理系統等其他管理系統共同實現企業管理的目標。

（1）手工會計信息系統

會計信息系統是一個對會計數據進行采集、存儲、加工并輸出相關會計信息的系統，主要進行填制記賬憑證，登記各種日記賬、明細賬及總分類賬，編制會計報表以及成本核算等工作，在手工會計中這些工作都由會計人員手工操作。

會計信息系統具有數據量大、數據結構復雜、數據的真實性和準確性要求高的特征，這些特征決定了手工處理并不能滿足該系統數據處理的要求，會計電算化信息系統應運而生。

（2）會計電算化信息系統

會計電算化信息系統是一個以計算機為主要工具、以當代電子信息處理技術為手段對會計數據、信息進行處理核算，以此對企業經營活動進行反映、監督、控制和管理的會計信息系統。這是一個人機結合的系統，由計算機硬件、軟件、人員、數據和規程組成。

1.4.2 會計電算化信息系統構成

早期的會計電算化信息系統只包含工資核算、總賬、報表等子系統，功能不夠齊全；隨著信息技術革命和會計學科的發展，會計電算化信息系統也不斷發展與完善。目前，會計信息系統已經完成了由核算型向管理型的轉變，基本滿足了所有企業會計核算和管理的需要。

一般來說，會計電算化信息系統的功能結構可以分成三個基本部分，分別是財務系統、購銷存系統、管理分析系統，每個系統又可以分為若干個子系統，如圖1-1所示。

（1）財務系統

財務系統主要包括總賬子系統、薪酬子系統、固定資產子系統、應收款子系統、應付款子系統、成本管理子系統、報表子系統、資金管理子系統。

A.總賬子系統。即賬務處理子系統，通過輸入原始記賬憑證，完成全部記賬、對賬、結賬工作，生成日記賬、總賬和除各子系統生成的明細賬之外的全部明細賬。大部分賬務處理子系統還具備銀行對賬和往來賬管理的功能，小部分賬務處理子系統還具備部門核算和項目核算的功能。賬務處理子系統為其他功能子系統提供數據。

B.薪酬子系統。薪酬核算系統以職工個人的原始薪酬數據為基礎，完成職工薪酬的計算、薪酬費用的匯總和分配、計算個人所得稅，自動編制薪酬費用分配轉賬憑證傳遞給財務處理等子系統。薪酬子系統參與了對企業人力資源的部分管理。

C.固定資產子系統。固定資產子系統主要是對大型設備進行管理，即存儲和管理固定資產卡片。進行固定資產的變動核算，輸入固定資產增減變動后，系統自動登記固定資產明細賬，更新固定資產卡片。完成計提折舊和分配，固定資產費用分配轉賬憑證可自動轉入財務處理等子系統。

D.應收款子系統。應收款子系統完成對各種應收賬款的登記、沖銷工作；及時反映不同客戶信息及應收賬款信息；進行賬齡分析和壞賬估計；提供詳細的客戶和產品的統計分析，幫助財務人員有效地管理應收款。

E.應付款子系統。應付款子系統完成對各種應付賬款的登記、沖銷以及應付賬款的分析預測工作；及時分析各種流動負債的數額及償還流動負債所需的資金；提供詳細的客戶和產品的統計分析，幫助財務人員有效地管理應付款。

F.成本管理子系統。包括成本核算和成本管理。成本管理子系統根據成本核算的要求，通過用戶對成本核算對象的定義，選擇成本核算方法和費用分配方法，自動對從其他系統傳遞的數據或用戶手工錄入的數據匯總計算，輸出用戶需要的成本核算結果。

成本管理功能，可以對分批核算的產品進行追蹤分析，計算部門的內部利潤，對歷史數據進行對比分析，找出計劃成本與實際成本的差異。成本預測功能可以運用年度平均增長率，對部門總成本和某一產量的產品成本進行預測，滿足企業經營決策的需要。

G.報表子系統。報表處理系統主要根據會計核算數據完成各種會計報表的編制與匯總工作，生成各種內部報表、外部報表及匯總報表，然后根據報表數據生成各種分析圖表并展開分析。

H.資金管理子系統。資金管理子系統以銀行提供的單據、企業內部單據、憑證等為依據，記錄資金業務以及其他涉及資金管理方面的業務；處理對內、對外的收款、付款、轉賬等業務；提供逐筆計息管理功能，實現每筆資金的管理；提供各單據的動態查詢情況以及各類統計分析表。

（2）購銷存系統

工業企業的購銷存系統包括采購子系統、存貨子系統、銷售子系統，也有適用于商業的商業進銷存子系統。

A.采購子系統。按照企業采購業務管理和采購成本核算的實際需要，制訂采購計劃，對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進行全程管理，為采購部門和財務部門提供準確及時的信息，輔助管理決策。

B.存貨子系統。對企業存貨的收、發、存業務進行核算，掌握存貨的耗用情況，及時、準確地把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業的成本核算提供基礎數據；動態反映存貨資金的增減變動，提供存貨資金周轉和占用的分析，為降低庫存、減少資金積壓、加速資金周轉提供決策依據。

C.銷售子系統。銷售子系統是以銷售業務為主，兼顧輔助業務管理，實現銷售業務管理與核算一體化。銷售子系統與存貨中的產成品核算相聯系，實現對銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算，生成產成品收發結存匯總表等表格，生成產品銷售明細賬等賬簿，自動編制機制憑證供總賬子系統使用。

D.商業進銷存子系統。商業進銷存子系統是以商品銷售業務為主線，將商品采購業務、存貨核算業務、銷售業務有機地結合在一起，實現進銷存核算和管理一體化的子系統。

（3）管理分析系統

隨著會計理論的發展和在企業會計實務中的不斷應用，人們越來越意識到會計在企業管理中的重要性，對會計信息出了更高的要求。要求它不僅能滿足會計核算的需要，還要滿足企業經營管理的需要，為企業管理和決策提供支持。目前管理分析系統部分一般包括財務分析、領導查詢和決策支持子系統。

由于我國商品化管理分析系統并不完善，很多子系統尚未開發應用，目前，有關銷售預測和一些簡單的決策支持等工作主要依靠諸如報表系統或Excel等通用表處理系統提供的分析統計以及圖表功能來完成。

A.財務分析子系統。財務分析是從會計數據庫中提取數據，運用各種專門的分析方法對財務數據做進一步的加工，生成各種分析和評價企業財務狀況和經營成果的信息；編制預算和計劃并考核預算計劃的執行情況。

B.領導查詢子系統。領導查詢子系統可以從各子系統中提取數據，并將數據進一步加工、整理、分析和研究，按照領導的要求提取有用信息（如資金日報表、現金流量表、費用分析表等）并以最直觀的表格和圖形顯示出來。如果在網絡計算機會計信息系統中，領導還可以在自己辦公室的計算機上及時、全面地了解企業的財務狀況和經營成果。

C.決策支持子系統。決策支持子系統是通過建立數據庫和決策模型，利用計算機及現代分析決策方法向企業的決策者提供及時、可靠的財務、業務等信息，幫助決策者對未來經營方向和目標進行量化分析和論證，從而對企業生產經營活動作出科學的決策。

以上各子系統共同構成了會計信息系統的功能結構，它們之間為實現會計核算系統的總目標服務而相互聯系，同時各子系統又相互獨立有著各自的目標和任務。對于不同單位，根據其不同的特點，可以將這些子系統進行有機組合，形成滿足本單位會計核算和管理需要的會計信息系統。