第一章 會計電算化概論

1.1 會計電算化的基礎知識

1.1.1 會計電算化的基本概念

會計電算化是隨著現代化信息技術的發展而誕生的一門新興的綜合性、邊緣性的學科，它是將以電子計算機為載體的當代電子技術、信息處理技術及網絡通信技術運用到各項會計處理實務中的簡稱。簡單來說，會計電算化就是用智能化的計算機系統替代傳統的人力工作對會計賬務進行必要的核算、分析和預測及決策的過程。

1.1.2 會計電算化的內容

隨著會計電算化的發展，會計電算化的內涵日益豐富，內容更加廣泛。對于會計電算化的內容，可以從廣義和狹義兩個角度歸納總結。

（1）廣義的會計電算化

廣義會計電算化是指會計工作中有關應用計算機技術和信息技術的所有工作，具體包括以下四個方面的內容：

A.會計電算化的組織和規劃。要實現會計電算化，組織是前提。會計電算化的組織工作包括設立單位會計電算化機構、建立會計電算化宏觀管理體制、成立會計電算化人員隊伍。規劃是指為實現某一目標所做的各種安排，做好規劃是搞好會計電算化工作的重要手段和保證。會計電算化規劃包括微觀上單位會計電算化的具體規劃、宏觀上國家會計電算化的總體發展規劃及電算化會計信息系統的實施規劃。

會計電算化的組織和規劃要有充足的人力、物力、財力資源作保證，還需要其他各方面資源相互協調與配合。

B.會計電算化信息系統的建立與管理。會計電算化信息系統的建立涵蓋了從實施隊伍的組織到計算機軟硬件的購置和配置、會計軟件的開發或購買、新舊系統的轉換等一系列過程。實施隊伍的組織是指組建一個承擔系統建立工作的實施小組；計算機硬件和軟件系統的配置是指根據規劃的要求，配置將建立的電算化會計信息系統所需的計算機硬件及相應的系統軟件。會計軟件的取得可通過自行開發，也可以向專業的會計軟件制作公司購買，主要視企業自身的業務情況而定；新舊系統的轉換是指舊系統向新系統的過渡，即新舊系統并行運行直至新系統完全取代舊系統的過程。

在會計電算化信息系統建立之后，更重要的是對該系統的管理。會計電算化信息系統的管理不僅要考慮如何更好地運行已建立的會計信息系統，還要考慮保證系統正常、安全運行的控制防范措施；除此之外，更多地開發會計信息系統的功能使其更好地為企業的日常經營和管理服務也是會計電算化信息系統管理工作中不可忽視的一項。

C.會計電算化人才培養。各行各業的工作都離不開人力資源，會計電算化更是如此。作為一項高技術的工作，只懂會計或只懂計算機的專門人才已不能滿足會計電算化工作的需要，只有將會計知識和計算機知識融會貫通才能完美地完成會計電算化的工作。因此，要加快會計電算化人才的培養，采用多渠道、多方式、正規學歷教育和社會培訓等方法組織專業財務人員提高業務水平，熟練使用專業會計軟件，緊跟時代步伐。

D.會計電算化制度的建設。在會計工作由手工操作轉變為計算機智能操作后，會計數據與信息的表現形式、會計信息處理手段和程序、會計核算的方式與會計檔案的存儲介質、會計人員的職能和組織機構形式、內部控制制度等方面都發生了很大的變化，傳統的會計制度在規范會計電算化工作方面出現了明顯的缺陷和不足，所以應該在考慮會計電算化系統特點的基礎上建立一套會計電算化的核算制度，以加強對會計電算化工作的管理，保障整個會計工作的順利進行。

（2）狹義的會計電算化

狹義會計電算化是指以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術在會計實務中的應用，包括為以下三個方面的內容：

A.會計核算電算化。會計核算電算化從發展進程看是會計電算化的第一個階段，也就是一般意義上講的用計算機替代人工的記賬、算賬、報賬以及部分用人腦完成的對會計信息進行分析、判斷的過程。這一階段的主要任務是運用會計核算軟件實現會計數據處理電算化，包括系統初始設置、會計憑證處理、賬簿查詢、成本管理、固定資產和工資核算以及編制會計報表等，其特點主要體現在利用計算機對會計業務進行簡單重復計算。

B.會計管理電算化。會計管理電算化從發展進程看是會計電算化的第二階段。會計管理的對象是資金運動，會計管理的任務是有效使用資金、降低生產成本、提高經濟效益。會計管理電算化就是在會計核算電算化的基礎上，利用會計核算提供的有關數據和有用信息，使會計人員合理運用和調配資金，節約企業的生產成本和各項經費開支，最終實現企業經濟效益的提高。會計管理電算化階段的任務主要是進行會計預測、編制財務計劃、進行會計控制和開展會計分析。

C.會計決策電算化。會計電算化發展的最高階段就是會計決策電算化。在這一階段是由會計輔助決策支持軟件來完成決策工作。決策軟件根據會計預測的結果，對產品的成本、生產、銷售和定價及企業經營方向、經營方式等內容進行會計決策，輸出最后的決策結果。

1.1.3 會計電算化的特點

（1）處理工具智能化

實現會計電算化后，以前傳統的算盤、計算器等會計處理工具被計算機替代，會計數據和信息處理的速度、深度和精確性都有了明顯的提高，會計處理能力增強。

（2）會計數據編碼化

在會計電算化中，對手工中原用文字表示的各個會計科目都進行統一編碼，有利于計算機對其識別與控制，也方便會計人員查找使用，提高會計處理速度，更及時地為使用者提供信息。

（3）信息存儲磁質化

傳統會計處理中的會計信息基本上都以紙質形式出現，而會計電算化中的會計數據和信息的保存方式以磁性介質為主，系統數據承載量大大提高，節省了企業核算成本，系統內容和處理規范的隱蔽性也得到增強。

（4）賬務處理集中化

傳統會計工作中有多個不同的會計崗位，每個會計崗位負責的會計信息或會計憑證均不相同，分工很細；會計電算化運用計算機把分散在不同崗位的數據和信息統一集中處理，提高了工作效率，減少了人員冗雜，有利于數據的精確和一致。

（5）內部控制自動化

內部控制即為減少錯誤、防止舞弊而采取的方法和措施，電算化會計系統的內部控制可利用計算機的程序有秩序地進行，如事先設定操作權限，操作員的權限功能就可得到有效控制；另外賬賬核對、密碼驗證等也可以由計算機根據其設定的程序自動完成。

（6）預測決策客觀化

傳統的預測決策方式難免會添加會計人員個人的主觀意志，使預測、決策結果的客觀性降低。而在會計電算化中，會計人員借助先進軟件對數據進行精確分析，提取有用會計信息，在此基礎上再規劃、預測，這一系列過程都由計算機來完成，充分保證了預測決策的客觀性。

1.1.4 會計電算化的意義

（1）規范了會計工作，提高了核算質量

出于計算機有效識別的考慮，輸入的會計數據必須進行標準化、規范化處理，避免了手工操作中易出錯、易疏忽的問題，會計數據的基礎錄入工作得以加強，則會計核算水平和質量也有了相應的保證。

（2）降低了工作強度，提高了工作效率

實現會計電算化后，會計人員只需把記賬憑證輸入計算機并加以審核，其他各項工作諸如記賬、算賬、報賬等計算機都能自動完成，工作效率顯著提高；財會人員也得以從繁雜事務中解脫，把更多時間和精力轉移到企業日常經營管理中來，加快會計職能的轉變。

（3）提高了會計隊伍的素質

會計電算化要求會計人員既要掌握會計知識又要熟悉基本的計算機操作技能，使會計人員的知識構成拓寬；另一方面，會計人員要想參與企業經營管理，也必須不斷學習專業的經營管理知識，會計人員以及會計隊伍的整體素質必然提高。

（4）促進了會計理論研究和實務的不斷發展

會計電算化不僅是會計核算手段和會計信息處理技術的變革，而且也必然對會計核算的內容、方法、程序、對象等會計理論和實務產生影響，從而促進會計科學自身的不斷發展和完善，使其進入新的發展階段。

（5）推動了企業管理現代化

會計信息系統是企業管理信息系統的子系統，會計工作是企業管理工作的重要組成部分。實現會計電算化以后，計算機處理軟件利用搜集到的經濟活動數據為整個管理信息系統的科學分析、預測、決策提供可靠的依據，促進了企業管理現代化的實現。