1.1 電算化會計(jì)信息系統(tǒng)基本概念

電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，并在其中發(fā)揮著舉足輕重的作用。它是用計(jì)算機(jī)代替人工對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行信息輸入、處理、存儲和輸出。它是會計(jì)發(fā)展史上的一次重要的革命。本章首先介紹有關(guān)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的基本概念。

1. 數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)（Data）是反映客觀事物的性質(zhì)、形態(tài)、結(jié)構(gòu)和特征的符號，并能對客觀事物的屬性進(jìn)行描述。研究數(shù)據(jù)就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分類、錄入、存儲、分析、檢驗(yàn)等一系列活動的統(tǒng)稱。數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式可以是具體的數(shù)字、文字或圖形等形式。

會計(jì)數(shù)據(jù)則是用于描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)屬性的數(shù)據(jù)。在會計(jì)工作中，從不同來源、渠道取得的各種原始資料、原始憑證、記賬憑證等都是大量描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)屬性的數(shù)據(jù)，都稱做會計(jì)數(shù)據(jù)。

2. 信息

信息是經(jīng)過加工、具有一定含義的、對決策有價值的數(shù)據(jù)。信息是數(shù)據(jù)加工的結(jié)果，可以用數(shù)字、文字或圖形等形式對客觀事物的性質(zhì)、結(jié)構(gòu)和特征等方面進(jìn)行反映，是對數(shù)據(jù)加工的結(jié)果。例如，“100人”是一項(xiàng)數(shù)據(jù)，但這一數(shù)據(jù)只有數(shù)字上的含義，沒有實(shí)質(zhì)的內(nèi)容。而“這個教室能容納100人”就可以反映教室大小的信息，對教學(xué)管理者來說是有意義的。

一般來講信息具有以下特征。

（1）共享性：同一內(nèi)容的信息可以在同一時間被多個人使用，并且可以被反復(fù)使用。信息不會像物質(zhì)一樣因?yàn)楣蚕矶鴾p少，反而可以因?yàn)楣蚕矶苌龈嗟膬?nèi)容。例如，信息被多個人使用后可以產(chǎn)生更大的更有用的信息。

（2）普遍性：信息無處不在，我們身邊處處都有信息，每天看到的、聽到的無處不是信息。商品的價格打折、交通信號燈等這些都是信息。

（3）可傳遞性：信息通過（聲、光、磁、語言、表情、文字符號、數(shù)據(jù)、圖像等）載體表達(dá)出來。信息隨著載體而從一個地方傳遞到另一個地方。信息可以通過口或通過筆，也可以通過報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等傳遞。總之，信息不能直接傳播，必須依靠媒介物體。例如，信息以廣告的形式通過電視這個載體傳遞。

（4）時效性：信息不是一成不變的東西，會隨著客觀事物的變化而變化，信息要反映事物的最新變化狀態(tài)才會具有效用。過時的信息，是無用的信息，不是真正的信息。昨日的消息、上午的新聞即使是十分真實(shí)的、很有價值的信息，一旦失去了時效，就會變成無人問津的東西。

（5）價值性：信息的價值就在于被人們發(fā)現(xiàn)并且利用，對人們的決策有幫助。例如，利用K線圖提供的信息對投資者來說是有價值的信息，對投資者的決策是有幫助的。

會計(jì)信息是會計(jì)主體通過財(cái)務(wù)報告向投資者、債權(quán)人或其他信息使用者提供企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況的信息。它是對會計(jì)數(shù)據(jù)，按照一定的要求進(jìn)行計(jì)算、分類、匯總而形成對會計(jì)信息使用人來說有用的信息。

3. 信息系統(tǒng)

（1）系統(tǒng)。系統(tǒng)（System）是由一些相互聯(lián)系、相互作用的若干要素，為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)而組成的具有一定功能的有機(jī)整體。我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ饔泻芏嘞到y(tǒng)，例如，商業(yè)系統(tǒng)、教育系統(tǒng)、經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)、文藝系統(tǒng)等。系統(tǒng)無處不在，服務(wù)于我們的生活和工作。

一個系統(tǒng)應(yīng)該具有的以下特點(diǎn)。

① 整體性。一個系統(tǒng)由兩個或兩個以上的要素組成，所有要素的集合構(gòu)成了一個有機(jī)的整體。不能把系統(tǒng)看成孤立的要素。研究系統(tǒng)要著眼于要素與要素之間的相互作用和影響。

系統(tǒng)是要素的有機(jī)集合而不是簡單相加，系統(tǒng)整體的功能不等于各要素的功能之和，而應(yīng)大于各要素的功能之和，應(yīng)具有不同于各組成要素的新的功能和屬性。

② 目的性。任何系統(tǒng)都具有共同的目標(biāo)，系統(tǒng)全部的活動都是為了達(dá)到這個目標(biāo)。雖然各個組成部分的分工不同，但是整體目標(biāo)是相同的，都是為實(shí)現(xiàn)一定的功能而存在。這是區(qū)別不同系統(tǒng)的重要標(biāo)志。

③ 相關(guān)性。一個系統(tǒng)整體與部分之間，各要素之間相互聯(lián)系、密不可分。同時，系統(tǒng)與外部環(huán)境也是有關(guān)聯(lián)的。通過這些關(guān)聯(lián)，使系統(tǒng)有機(jī)地聯(lián)系在一起，發(fā)揮其特定功能。

④ 動態(tài)性。任何系統(tǒng)都不是靜止的，都是時刻運(yùn)動著、發(fā)展著的，即任何系統(tǒng)都處在變化和發(fā)展之中。系統(tǒng)總是不斷地接收外部的輸入，并對輸入進(jìn)行加工處理，最終將處理結(jié)果向外部輸出。

⑤ 層次性。系統(tǒng)從結(jié)構(gòu)看是分層的。一個系統(tǒng)必然地被包含在一個更大的系統(tǒng)內(nèi)，一個系統(tǒng)內(nèi)部的要素本身也可能是一個個小的系統(tǒng)。

系統(tǒng)可分為三類：人工系統(tǒng)、自動系統(tǒng)、電算化系統(tǒng)。人工系統(tǒng)的大部分工作都是由人工完成的，如手工會計(jì)系統(tǒng)。自動系統(tǒng)大部分工作是由機(jī)器自動完成的，如室內(nèi)恒溫系統(tǒng)、數(shù)控機(jī)床系統(tǒng)等。電算化系統(tǒng)大部分工作是由計(jì)算機(jī)自動完成的，如電算化會計(jì)信息系統(tǒng)、ATM。

（2）信息系統(tǒng)。人類社會需要信息更需要處理信息，而信息處理依賴于信息系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)對會計(jì)信息進(jìn)行處理借助于信息系統(tǒng)。

信息系統(tǒng)（Information Systems）是指基于計(jì)算機(jī)和軟件信息技術(shù)，融合了各種管理理論和方法，以信息為加工處理對象，通過對信息的收集、傳遞、存儲、加工，在規(guī)定時間向信息使用者輸出所需要信息的“人機(jī)”相結(jié)合的系統(tǒng)。

信息系統(tǒng)有以下特點(diǎn)。

① 信息性：信息系統(tǒng)的目的是為了提供有用的信息。這也是信息系統(tǒng)的顯著特征。

② 集成性：系統(tǒng)由各個子系統(tǒng)集成而成。

③ 綜合性：綜合的對信息進(jìn)行收集、存儲、加工、傳輸、輸出等。

④ 多樣性：信息系統(tǒng)的功能、應(yīng)用領(lǐng)域都是多種多樣的。

信息系統(tǒng)可分為電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)。電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)也叫業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)（Electronic Data Processing Systems，EDPS），用計(jì)算機(jī)代替人工，來成批處理大量數(shù)據(jù)。管理信息系統(tǒng)是利用EDPS的數(shù)據(jù)和大量定量化的科學(xué)的管理方法控制整個管理系統(tǒng)的信息，統(tǒng)一處理和調(diào)節(jié)信息，采用結(jié)構(gòu)系統(tǒng)分析、結(jié)構(gòu)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，是以提高效益和效率為目的人機(jī)系統(tǒng)。決策支持系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)、模型和知識，以人機(jī)交互方式進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化決策，強(qiáng)調(diào)管理決策中的人的作用。

信息系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)的收集、輸入、加工、傳遞、檢索和分析、存儲、輸出的功能。

4. 會計(jì)信息系統(tǒng)

會計(jì)用特定的方法對生產(chǎn)經(jīng)營過程中的所有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量、記錄、分類和匯總，以財(cái)務(wù)報告的形式向內(nèi)部、外部信息使用者提供企業(yè)經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)狀況等相關(guān)信息。

會計(jì)信息系統(tǒng)（Accounting Information System，AIS）是企業(yè)管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）重要的子系統(tǒng)之一。它是在信息技術(shù)的進(jìn)步和人們對會計(jì)理論不斷完善的基礎(chǔ)上，將信息技術(shù)與會計(jì)理論有機(jī)融合起來構(gòu)建的信息系統(tǒng)。它是一個利用計(jì)算機(jī)和會計(jì)軟件對會計(jì)信息進(jìn)行收集、加工、存儲和傳送，利用會計(jì)信息對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行反映和監(jiān)督，為內(nèi)部、外部信息使用人提供有用信息的系統(tǒng)。會計(jì)信息系統(tǒng)可以是手工系統(tǒng)，也可以是以計(jì)算機(jī)為主要工具的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)。本書闡述的是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)。