1.4 電算化會計信息系統的結構

電算化會計信息系統的結構是指各部件的構成框架，包括物理結構和功能結構。

1.4.1 電算化會計信息系統物理結構

在組織內部構建會計信息系統，進行會計信息處理，才能實現會計信息系統的目標。會計信息系統是一個人機相結合的系統。從構成系統的物質要素的角度分析，會計信息系統的物理結構是一個由計算機硬件、計算機系統軟件、會計應用軟件、規程、人員組成的信息系統。

1. 計算機硬件

在電算化會計信息系統物理結構最里層的是系統運行的硬件平臺，即計算機硬件要素。它是計算機會計信息系統能否有效運行的物質保障條件。計算機硬件包括硬件的配置、硬件的結構兩個方面。

（1）硬件配置。硬件的配置主要包括包括計算機、外部設備及UPS（Uniterruptible Power System），不間斷電源等。良好的硬件配置為計算機參與會計信息處理工作提供了最基本的物質保證。

① 主機。主機決定了機器的性能，決定了機器的運行速度和處理能力。主機的工作速度主要由其主頻決定。主頻是指CPU的時鐘頻率。它的高低在一定程度上決定了計算機速度的高低。主頻以兆赫茲（MHz）為單位，一般說，主頻越高，速度越快。由于微處理器發展迅速，微機的主頻也在不斷提高。“奔騰”（Pentium）處理器的主頻目前已超過2GHz。

② 內存。計算機中所有程序的運行都是在內存中進行的，因此內存的性能對計算機的影響非常大。存儲容量越大，運算速度越快，處理數據的范圍也越大。

? 現在計算機的運行內存已經突破64GB的限制，128GB運行內存已經成為可能。隨著DDR4的發展，最大單條運行內存已經達到16GB。

? 對于Windows版財務軟件，多數據的內存配置因為工作站32MB以上，服務器64MB以上。而對于客戶機/服務器結構的財務軟件，服務器一般要求在128MB以上。

③ 硬盤。硬盤是計算機主要的存儲媒介之一，存儲容量的大小用字節表示。它提供大容量的存儲能力。選取硬盤容量的大小，應根據本單位日常所存數據量的大小來決定。

④ 打印機。打印機是計算機的輸出設備之一。打印機的選取應該考慮選擇打印速度快、打印寬度能滿足會計報表的要求、打印分辨率高的針式打印機。激光打印機雖然速度快，但是保存時間久了會掉色，不能滿足會計資料長期保存的要求。

⑤ UPS。會計工作具有連續性，計算機工作突然中斷會造成數據丟失等情況發生，因此電算化信息系統必須配備UPS，以保證數據庫服務器和工作站有足夠的延時保護，保證在斷電的情況下計算機的安全運行。

（2）硬件的結構。常見的信息系統硬件結構有以下三種。

① 單機結構。單機結構指每一時刻計算機只能接受一個人的指令，即只能供一個人使用，每次只能完成一項任務的結構。單機結構主要配備一臺主機、鍵盤、顯示器等外部設備。

優點：單機式數據獨占，處理效率高，數據一致性好。

缺點：單機結構穩定性差，一臺計算機出現故障，數據安全受到很大的威脅；同時，一臺計算機不利于資源共享，造成資源的浪費。

適用：在會計業務少，規模小的企事業單位。

② 多用戶結構。多用戶結構在一臺主機上通過特定硬件，連接若干臺終端設備，支持多個用戶同時使用的多用戶、多任務的結構。

優點：主機與終端機能很好地進行資源的共享。由多個終端輸入能夠提高數據輸入的速度，再由主機集中處理，這樣既提高了工作效率又具有良好的系統的安全性。

缺點：系統結構復雜，系統維護要求高。

適用：適用會計業務量大的大、中型企事業單位。

③ 網絡結構。網絡結構是按一定方式，通過通信設備和通信線路，將不同區域或同一區域的不同計算機連接起來的一種結構。

優點：這種結構最顯著的特點是會計信息資料共享。即將一個計算機系統的信息通過網絡聯結提供給同一網絡的不同計算機用戶，對共享數據進行集中處理，提高了系統的安全性、可靠性。它是會計電算化硬件系統的發展趨勢。

缺點：如果有致命的網絡病毒，就會對系統的安全性造成極大的威脅。

適用：企業集團和大型企事業單位。

2. 計算機系統軟件

僅僅具有硬件設備還不能進行數據處理與通信工作，還需要在硬件的平臺上安裝系統軟件。

（1）操作系統。系統軟件包括操作系統和支撐軟件。操作系統是管理計算機硬件與軟件資源的程序，同時也是計算機系統的內核與基石。操作系統是控制其他程序運行，管理系統資源并為用戶提供操作界面的系統軟件的集合。操作系統負責管理與配置內存、決定系統資源供需的優先次序、控制輸入與輸出設備、操作網絡與管理文件系統等基本事務。

（2）支撐軟件。支撐軟件是支撐各種軟件的開發與維護的軟件，又稱為軟件開發環境。它主要包括環境數據庫、各種接口軟件和工具組。常用來支持系統設計的程序語言有C++、Visual Basic、PowerBuilder等面向對象的應用軟件開發工具。數據庫管理系統用于支持會計應用軟件的會計數據管理、維護等工作。常見的小型數據庫管理系統軟件有Visual Foxpro、Access，大型的數據庫管理系統，如SQLServer。計算機硬件設備要素與系統軟件要素構成會計信息系統的運行平臺。

3. 會計應用軟件

會計應用軟件是以會計制度為依據，以計算機及應用技術為基礎，以會計數據處理為對象，以為會計信息使用人提供有用的信息為目標，專門用于財務會計工作的計算機軟件。它是電算化信息系統的核心。財會人員借助會計軟件可完成會計核算與管理工作。功能完備、使用安全、操作簡便的會計軟件是企事業單位開展會計電算化工作不可缺少的工具之一。

會計軟件根據適用范圍可分為通用會計軟件、定點開發會計軟件。

（1）通用會計軟件是指在一定范圍內使用的會計軟件，可分為全通用的會計軟件和行業通用的會計軟件。通用會計軟件廣泛應用于不同的企業，能為企業節省大量的時間和精力。其中，商業化的會計軟件通用性高，它以《企業財務通則》《企業會計準則》為指引，生產通用的、能滿足更多企業需求的會計軟件。通用會計軟件進行批量生產會降低生產成本，用戶可以用較低的成本獲取會計軟件來建立企業的電算化會計信息系統。

（2）定點開發會計軟件稱為專用會計軟件，是僅能在個別企業使用的會計軟件。它是企業自行開發或者請人根據企業的特點開發的會計軟件，可分為本單位自行開發、委托其他單位開發和聯合開發三種形式。在會計電算化發展的早期，會計軟件大多是由本企業內部的計算機專業人員自行開發的。對于無開發能力的企業，可以委托科研單位或者大專院校等外單位開發會計軟件。這樣開發費用高，且外部開發人員大多是專業的計算機人員，對會計核算原理不熟悉，開發時間長，實用性差。隨著會計電算化的發展，出現了會計人員和計算機專業人員聯合開發的形式。會計人員懂會計核算的原理，他們的參與有利于增強會計軟件針對性和實用性。

會計軟件的選擇要考慮軟件的合法性、通用性、操作方便性、安全可靠性和可擴展性。

4. 規程

規程是保證電算化會計信息系統正常運行的各種制度，如《會計法》《企業財務會計報告條例》《會計基礎工作規范》和《會計準則》《企業會計制度》等。會計信息系統的設計與運行應在規程的約束下進行。它既是會計信息系統設計的依據，也是會計信息系統運行必須遵循的基本原則。

另外，各個企業還應該根據自身的特點及管理的要求細化規程。例如建立企業內部控制制度、具體操作管理制度、會計檔案管理制度、業績評價與獎懲辦法等。

5. 人員

人員是會計信息系統中關鍵的要素。雖然計算機軟、硬件為信息加工處理提供技術支持，但負責設計和運行的是會計信息系統的各類人員。構建一個會計信息系統，首先，需要一個對會計信息系統的運行環境、運行需求十分熟悉的分析與設計人員來設計；其次，軟件是由人來操作的，只有會計人員深刻理解信息系統的功能內涵，才能使應用軟件運行起來；最后，信息使用者能應用計算機及時獲取到與決策相關的會計信息。

1.4.2 會計信息系統功能結構

會計信息系統由一個目標和實現目標的多種功能組成，各功能之間有各種聯系，構成一個有機的整體。會計信息系統功能結構是指會計信息系統由哪幾個子系統組成，每個子系統完成哪些功能，相互之間的關系又是怎樣的。

一般可以將電算化會計信息系統分為電算化核算子系統和財務管理子系統，如圖1-1所示。

1. 電算化核算子系統

電算化核算子系統的功能一般包括賬務處理、工資核算、存貨核算、固定資產核算、成本核算、采購與應付核算、銷售與應收核算、報表編制等。

（1）賬務處理系統是電算化會計信息系統的核心子系統。它的基本任務利用建立的會計科目體系，進行會計憑證的處理，完成記賬、算賬、結賬工作。

（2）工資核算系統完成工資的計算、匯總和分配等工作，生成工資結算單、工資結算匯總表、工資費用分配匯總表、職工福利費計提分配表等，并自動編制轉賬憑證傳遞給總賬系統。

（3）存貨管理核算系統主要用來管理企業的存貨，即及時、準確地反映采購業務的發生、貨款的支付及存貨的入庫情況；正確反映存貨的收、發、結存數，及時反饋各種積壓和短缺存貨信息，生成存貨明細賬、存貨庫存信息表等；根據各部門、各產品領用材料（存貨）情況自動進行材料費用的分配，生成材料費用分配表；自動編制轉賬憑證傳遞給總賬系統。

（4）固定資產核算系統用來管理、核算企業的固定資產。它的基本任務是實現固定資產卡片管理、固定資產增減變動核算、折舊的計提與分配等，生成固定資產卡片、固定資產增減變動表、固定資產折舊計提表等，并自動編制轉賬憑證傳遞給總賬系統使用。

（5）成本核算系統主要用來核算企業的生產成本。它實現了各種費用的歸集和分配，能及時、準確地計算出產品的總成本和單位成本，并自動編制轉賬憑證供總賬系統使用。

（6）采購與應付系統對采購活動和企業應付款進行管理。采購管理系統提供了采購訂單管理、入庫單管理、采購發票管理、貨款的結算管理、生成費用明細表、結算統計表、結算明細表、存貨采購余額表、存貨采購明細表、增值稅發票抵扣明細表、采購綜合費用表等內容。應付系統完成各應付賬款的登記、沖銷及應付賬款的分析、預測工作，并可自動編制憑證供總賬系統使用。

（7）銷售與應收系統用來進行銷售活動和企業應收款進行管理。銷售系統實現對銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算，生成銷售明細賬、發出商品明細賬、應收賬款明細賬、銷售費用明細賬、銷售成本明細賬、銷售收入、稅金、利潤匯總表、銷售利潤明細表等。應收系統完成各應收賬款的登記、沖銷工作，反映各客戶信息和應收賬款信息，并進行賬齡分析和壞賬估計，并可自動編制憑證供總賬系統使用。

（8）報表系統實現各種會計報表的定義和編制，并進行報表分析和報表匯總。該系統生成的會計報表包括對外會計報表（資產負債表、利潤表、現金流量表）和對內管理用會計報表。

2. 電算化財務管理子系統

電算化財務管理子系統包括資金管理模塊、成本管理模塊、銷售收入管理模塊、投資管理模塊，如圖1-2所示。

電算化財務管理子系統各模塊的功能如下。

（1）資金管理模塊。在資金管理模塊中進行企業資金需求預測、資金使用計劃的制訂、資金使用效率的分析、資金成本預測的管理，并自動生成計算利息的轉賬憑證傳遞到總賬系統。

（2）成本管理模塊。在成本管理模塊中接收各系統傳來的成本數據，進行成本分析、制訂成本計劃、進行定額成本管理、價格管理、責任成本管理，在成本管理系統中自動計算產品成本，自動生成轉賬憑證傳遞到總賬系統。

（3）銷售收入管理模塊。在銷售收入管理模塊中進行企業收入利潤的預測、收入利潤的分析、本量利法進行經營決策和目標控制的管理，并自動生成相關的轉賬憑證傳遞到總賬系統。

（4）投資管理模塊。在投資管理模塊中進行長、短期投資的管理，自動生成轉賬憑證傳遞到總賬系統。