1.2　數據源表格和報表表格區別對待

在和別人溝通Excel問題的時候，我比較喜歡用自己的學習經歷來舉例，因為學習Excel確實走了很多彎路。接觸Excel有好幾年了，我才有了數據源表格和報表表格的概念，如果剛參加工作的時候就能明確這兩種表格，我的工作效率還能成倍地提高，Excel學習之路也不至于很坎坷。

我們經常說表格或Excel表格，為什么還會出現數據源表格和報表表格，Excel表格怎么能區分出這些？其實這兩種表格是概念中的，而并非靠Excel固有的功能就能區分。在學習Excel的過程中，我們必須先將這兩種概念的表格區分清楚，才能讓我們在Excel學習之中更加通暢。

我們從小就被教育學習要打好基礎，學習Excel同樣如此，這個基礎是從區分兩種表格開始的，只有了解清楚這兩種表格，才能更好地進行表格的設計和應用。

1.2.1　數據源表格

“大數據”突然鋪天蓋地而來，它的特點之一是海量的數據，對HR從業者來說，我們可能得不到海量的數據，但是大量數據是可以積累的，例如歷年來的工資數據、員工離職數據、培訓數據等。在這里所介紹的大量數據并不是處理過的數據，而是一些基礎的數據。如果有人說他有歷年來公司的離職率、離職原因分析等，這就不是基礎數據，而是處理過的數據，對我們的工作意義不是太大，因為管理并不是固化的，我們每年不可能固定地用幾項指標。如果有人說他有歷年來公司離職員工的各項基本信息，那么這樣的信息對我們分析員工離職的各項數據是非常有幫助的。

在日常工作中，很多人分不清數據源表格或者讓數據源表格承擔太多的“職責”，最終搞得不倫不類，導致在表格處理和數據處理方面，浪費大量的時間和精力，最后也有可能達不到想要的結果。圖1-1所示為某公司的一個人事信息表，當然這個表不是他們公司的表，是筆者自己根據他們公司表格格式處理過的。根據這個表如果要統計各部門28周歲以上的女性，是否有頭大的感覺？這僅僅是一項統計，如果按人力資源工作中的各項指標來統計，那么需要一個人用很長時間來專門統計這些數據，這樣嚴重降低了工作效率。

數據源表格一般只是給數據統計分析人員看的，在沒有匯總分析的情況下，給其他人看意義很小，我們不能指望一張表格能滿足多項需求，千萬不要把一張表做得不倫不類，結果滿足不了各種需求，反而會給數據匯總分析造成困難。

地基牢固方能建起高樓大廈，在Excel表格操作中數據源表格就是這個地基，基礎打不好，談什么工作效率提高、數據分析、多維對比等都是枉然。因此，在設計數據源表格時應注意以下事項。

1.錄入的數據是基本的數據

基本數據表現在錄入的數據是最基本的，即基本不是通過數據計算得出的。為什么要說“基本不是通過數據計算得出的”，因為用Excel是輔助工作的，為了一些操作便利，我們可能還要用到一些處理后的數據，如人事信息表中的出生日期和性別，雖然能通過身份證號得出，但為了工作中的數據處理分析便利，還是將其納入數據源表格中。

越是基礎的數據，越能從中找到一些規律。例如每次培訓的培訓費用，可以將培訓費用分為：教材費用、講師津貼、交通費用、住宿費用等，以便于日后對各項費用進行分析對比。例如想要提高工作效率，縮短一件產品的加工時間，可以將加工分解為各個基本的動作，然后從各個動作中分析問題，找出提高工作效率的方法。

2.數據便于操作處理

錄入、存儲各種數據，就是為了用Excel的功能或工具如篩選、排序、函數、數據透視表等對數據進行匯總、分析，進而得到我們想要的結果。例如，錄入人事信息數據是為了對人員情況進行多維分析；錄入培訓數據是為了對培訓情況進行分析，以期從分析結果中找出規律、找出工作中需改進的地方，不斷促進我們工作效率的提高。因此數據源表格中的數據要具備各種“變形”的能力，是各種匯總分析的基礎。如何讓數據具備各種“變形”的能力，學習了第2章的內容后我們會了解。

再來看圖1-1，它明顯不符合“數據便于操作處理”這一點的要求，進行綜合分析的時候給我們造成了諸多不便。

1.2.2　報表表格

報表表格是相對數據源表格來說的，如果說數據源表格是給自己看的，那么不需要華麗的外表；如果數據源表格是給外人看的，那么報表表格就需要打扮得漂漂亮亮地呈現在眾人眼前。

圖1-2所示為年度人員流動情況統計表，該表可以說是一個報表表格，它是根據人事信息表匯總出來的數據，根據這個表格我們看到，報表表格的數據是從數據源表格中匯總計算而來的、它注意了排版的美觀性等。