1.3　表格設計的正確意識

我們在接觸Excel的初始階段，也必然會面臨自己設計表格的情況，有不少人認為設計一個表格很簡單，因為知道需要統計什么信息后直接在表中列明相應的標題即可。有一次一位同行在網上傳給我一張表，問我怎么能快速統計勞動合同期限。她說她問了其他人，知道用DATEDIF（）函數可以快速統計出勞動合同期限，但是她無論如何也統計不出來。圖1-3所示為筆者根據印象做的一張表，中間省略了很多內容，看到她傳來的表后，便先問她這表為什么設計成這樣，她告訴我勞動合同起止日期放在一起看多方便。而在她問我這個問題不久，一個朋友截圖問我問題，正好又看到了他的表格中勞動合同起止日期也是這樣填寫的，他說是他的上級要求他這樣做的，理由同樣是看著方便。

Excel并不只是數據存儲，它通過基礎數據并不能反映出我們想要的結果，還要通過它強大的運算能力。問我問題的那個同行她知道用一個函數能計算出勞動合同期限，但她卻忽略了重要的一點，那就是表格設計得不規范。

前面我舉了一個數據源表格的事例，圖1-4所示為一個簡單的員工勞保發放簽收表，僅這一個簡單的表格，就能找出好幾個問題。部門和發放時間完全可以放在表格標題中，表格的顏色也完全沒有必要等。

無論設計數據源表格還是報表表格，都需要進行仔細分析。在我接觸的Excel問題中，發現一個道理：Excel在HR工作的應用中，如果表格設計的科學了，幾乎不存在什么高深的知識。Excel“高手”，只不過是我們操作Excel表格不規范造就的，這其中就包括表格設計的不規范。

對于規范化的表格設計，沒有統一的標準，我們設計的表格能滿足工作的需要，而且通過表格數據可快速得到各種處理過的數據即可。在設計表格時，不要拿過來就設計，一定要仔細考慮，如同分析工作一樣，分析一下表格需要達到的效果、采用什么樣的結構等，對于一些無用的信息或重復的信息也要剔除出去。因此，在表格設計時，一定要有大局意識、統一意識、長遠意識和傳承意識。

1.3.1　大局意識

大局意識就是在表格設計時要有大局觀，表格設計和HR崗位晉升不一樣，無論Excel新手還是老手，設計表格時都要有大局觀。但初入HR這一行業的人員甚至是在這一行業工作了有些年頭的人員，在能力方面都不一定會要求他們有大局觀。所以在設計表格時，必須要考慮相關的人員及上下級對數據的需求，預估工作中可能用到的數據，而且要把設計的表格放在工作流程中的某一環節中考慮。

設計一個表格應用到工作中，最好的結果莫過于悄無聲息地融入工作流程中，不會對和自己工作相關的人員造成工作量的增加。如在員工較多的公司，員工姓名重復或出錯的可能性就越大，人事專員在設計人事信息表時考慮將員工編號設置成唯一性，員工編號作為檢索條件，無論在查詢員工的人事信息、工資明細還是培訓記錄時，都可以用員工編號進行檢索，在很大程度上防止了出錯。

培養表格設計的大局觀，可以在每次設計表格時考慮：這個表格有什么作用，這個表格的數據是從哪個表或哪個人那里得來的，誰會在這個表格中獲得數據進行工作，上下級或同級他們有什么數據需求……多考慮終歸是沒錯的，以免表格設計不完整再進行返工。

1.3.2　統一意識

設計的表格，不能僅考慮這個表格適合自己使用，還要考慮這個表格多人操作時能做到統一，這個統一意識分為兩部分：一是表格內的統一意識，包括格式的統一、錄入內容的統一、保存名稱的統一等；二是表格外的統一意識，這個統一意識并不是自己操作設計表格，而是要考慮將統一的表格設計意識傳遞給周圍的同事，團隊中所有的人都有同樣的意識，這樣團隊中很多表格銜接的工作會變得很容易。

1.3.3　長遠意識

人力資源工作中有人力資源規劃，設計Excel表格同樣要進行規劃，不僅要滿足當前的需求，還要考慮以后可能的需求，當前不需要的以后不一定不需要。例如，某公司做經營分析時發現這幾年基層人員變化不大，但隨著工藝水平的不斷提高，公司產能反而呈下降的趨勢。沒過多久，人力資源部拿出了每個產品個人產能的對比表，發現有的產品個人產能提高，有的產品個人產能降低，這些數據源于這幾年人力資源部在統計計件工資時，將生產部日報表中的內容隨計件各項目一起輸入表格中，當初就是考慮能多角度分析計件的各項數據，沒想到在關鍵時候起到了作用。

工作不會一成不變的，隨著公司的發展和管理水平的不斷提高，需要的數據可能會越來越多，也可能會有一些數據用得越來越少，原來沒注重的數據會越來越重視，所以設計表格時要有長遠意識，將一些可能有用的數據錄入其中，為以后工作帶來便利。

1.3.4　傳承意識

每個人都會有自己的工作思路，我們可能會調崗、晉升或者換工作，到了一個新崗位上有可能會和原崗位人員的工作思路不一樣，但無論工作思路如何不一樣，各項指標分析都可能會出現偏重，不過，這不能成為表格設計和數據存儲改變的理由。如果表格設計時考慮的因素足夠多，存儲的數據足夠大，無論用任何數據或任何指標，都能從數據表中引用計算。如同前面一樣，我們可以影響其他人有同樣的表格操作設計意識，同樣都有統一意識和傳承意識，都將該崗位需要的數據完善，我想無論在哪個崗位或哪個公司，我們的工作都會越來越得心應手。